เนื้อหาวันที่ : 2009-11-23 16:27:29 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 968 views

ระเบียนข้อมูลที่จัดเก็บในองค์กรของคุณ เป็นไปตามข้อกฎระเบียบหรือไม่

หลายๆ องค์กร มองข้ามความจำเป็นที่แท้จริงของธุรกิจจะต้องจัดเก็บระเบียนข้อมูล นั่นอาจนำไปสู่การสูญเสียชื่อเสียงครั้งใหญ่ เสียค่าปรับจำนวนมหาศาล และเป็นรูรั่วสำคัญในกระเป๋าเงินขององค์กร

.

หลายๆ องค์กร มองข้ามความจำเป็นที่แท้จริงของธุรกิจจะต้องจัดเก็บระเบียนข้อมูล (records : หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการเอาเขตข้อมูลหลายเขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง) ในองค์กรให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย เพราะการมุ่งทำกำไรและการพัฒนาธุรกิจกลายเป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ โดยเฉพาะในภาวะวิกฤตการเงินถดถอยเช่นในปัจจุบัน 

.

การมีระเบียนข้อมูลที่ถูกต้องตามกฎระเบียบกลายเป็นสิ่งที่ถูกให้ความสำคัญในลำดับท้ายๆ ซึ่งนั่นอาจนำไปสู่การสูญเสียชื่อเสียงครั้งใหญ่ เสียค่าปรับจำนวนมหาศาล และเป็นรูรั่วสำคัญในกระเป๋าเงินขององค์กร

.

ปัญหานี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับองค์กรที่ประสบปัญหาทางการเงินเท่านั้น แต่องค์กรขนาดใหญ่ก็สามารถเกิดปัญหานี้ได้ จะเห็นได้จากข่าวสารที่รายงานถึงกรณีที่องค์กรที่มีชื่อเสียงถูกปรับเป็นเงินหลายล้านดอลลาร์เนื่องจากไม่มีเอกสารที่ถูกต้องสำหรับใช้อ้างอิงในทางกฎหมายบ่อยครั้งที่ปัญหาไม่ได้เกิดจากระบบจัดเก็บข้อมูลเอกสาร แต่มาจากการขาดระบบและกระบวนการเก็บระเบียนที่ดีพอและเป็นไปตามข้อกำหนดกฎหมายที่เกี่ยวข้อง  

.

อีกทั้งยังกลายเป็นปัญหาสำคัญเมื่อเจ้าหน้าที่ผู้บังคับใช้กฎหมายและรัฐบาลทั่วโลกหันมาเพ่งเล็งและดำเนินการตรวจสอบข้อตกลงทางธุรกิจและผลกำไรมากขึ้น

.
ก้าวแรก    

คำถามมีว่าคุณมีระบบจัดเก็บระเบียนที่เป็นไปตามข้อกำหนดกฎหมายหรือไม่ และคุณพร้อมรับกับความเสี่ยงทางการเงินครั้งใหญ่แล้วหรือยัง คำตอบขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างเอกสารและระเบียนข้อมูลอย่างไร จริงๆ แล้ว หลายแห่งมักจะใช้สองคำนี้สลับกันไปมา แต่ในทางกฎหมาย ความหมายนั้นแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

.

ในชั้นศาล เอกสารถูกพิจารณาเป็น "ระเบียน" ถ้ามีการพิสูจน์แล้วว่ามีผลทางกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อพิพาทขึ้น กล่าวโดยง่ายก็คือเอกสารคือระเบียนถ้ามีการรวมเข้าไว้ด้วยกัน นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงมีมาตรฐานระหว่างประเทศจำนวนมากที่ต้องการให้คำจำกัดความ "สภาพแวดล้อม" ที่มีการจัดเก็บระเบียนข้อมูลไว้

.

ตัวอย่างเช่น ระเบียนที่มีอยู่ในสภาพแวดล้อมที่สามารถเปลี่ยนเป็นเอกสารได้นั้น จะสามารถตรวจหาและติดตามได้โดยง่าย ลองพิจารณาการติดตามการตรวจสอบ แล้วคุณจะพบว่าเหตุใดการจัดเก็บระเบียนจึงกลายเป็นข้อกังวลสำคัญที่ผู้จัดการระดับสูงจำนวนมากกำลังให้ความสำคัญอย่างมาก

.

แม้ว่าคุณจะมีระบบจัดเก็บระเบียนที่แยกความแตกต่างระหว่างระเบียนกับเอกสาร แต่ก็อาจไม่ได้เป็นไปตามข้อกฎหมาย สิ่งนี้เป็นปัญหาใหญ่ในปัจจุบันเนื่องจากองค์กรธุรกิจจำนวนมากได้เก็บเอกสารของตนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-format) เพื่อให้แน่ใจได้ว่าพวกเขาจะสามารถปฏิบัติตามมาตรฐานที่ถูกต้อง                            

.

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการดังกล่าวอาจไม่เพียงพอเนื่องจากปัจจุบันได้เกิดกฎระเบียบใหม่ๆ ขึ้นมาจำนวนมากและกำหนดให้มีการแยกแยะระดับความสำคัญของเอกสารที่แตกต่างกัน ตลอดจนระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารแต่ละอย่างไว้ด้วย

.

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นได้แค่บิตและไบต์ของข้อมูลเท่านั้น แต่สิ่งสำคัญกว่านั้นคือสภาพแวดล้อมที่มีการจัดเก็บเอกสารเมื่อมีการกำหนดให้เอกสารเป็นระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมทนายความ ศาล และเจ้าหน้าที่ด้านกฎหมายจึงต้องการรับรู้ถึงสิทธิ์ในการเข้าถึง   

.

คุณลักษณะด้านความปลอดภัย ฟังก์ชันการตรวจสอบ กลไกการป้องกันเนื้อหา ความสามารถในการดำเนินการเพื่อขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน การค้นหาและเรียกคืนข้อมูล เป็นต้น กล่าวคือการแสดงไฟล์ข้อมูลบนหน้าจอและการแสดงในรูปแบบเอกสารที่พิมพ์ออกมาอาจไม่เพียงพออีกต่อไปแล้วสำหรับการปฏิบัติให้เป็นไปตามข้อกฎหมาย

.
ลองพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

กฎหมายบริษัทปี 2536 (New Zealand’s Companies Act 1993) (แก้ไขเพิ่มเติม) ของนิวซีแลนด์ มีเกณฑ์ข้อบังคับด้านกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บระเบียนจำนวนมาก ซึ่งมีข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียนของผู้ถือหุ้น ระเบียนทั่วไปของบริษัท ระเบียนด้านบัญชี และการตรวจสอบระเบียน ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียบผู้ถือหุ้นกำหนดไว้ว่าผู้ถือหุ้นมีสิทธ์ที่จะได้รับระเบียนข้อมูลภายใน 10 วันทำงานหลังจากดำเนินการร้องขอแล้ว

.

นอกจากนี้ ข้อกำหนดเกี่ยวกับระเบียนทั่วไปของบริษัทยังระบุด้วยว่าจะต้องมีการเก็บรักษาระเบียนไว้เป็นเวลา 7 ปี ซึ่งหากไม่ปฏิบัติตามจะถือเป็นโทษทางอาญา และอย่างน้อยต้องจัดเก็บระเบียนเหล่านี้ไว้ใน "รูปแบบลายลักษณ์อักษร" หรือรูปแบบที่สามารถแปลงเป็นรูปแบบลายลักษณ์อักษรด้วยระบบที่ป้องกันการปลอมแปลงได้

.

กฎหมายบริษัทของสิงคโปร์ (The Singaporean Companies Act) มีข้อกำหนดว่าการทำลายเอกสารของบริษัทถือเป็นการกระทำผิดกฎหมาย ซึ่งเป็นแรงผลักดันให้ผู้บริหารของบริษัทต่างๆ จำเป็นต้องมีระบบจัดเก็บระเบียนต่างๆ ไว้ให้ถูกต้อง

.

กฎหมายบริษัทของอินเดีย ปี 2499 (India’s Companies Act 1956) (แก้ไขเพิ่มเติม) กำหนดให้มีการเก็บรักษาระเบียนอย่างครอบคลุมโดยใช้ "คู่มือ" ของบริษัทเป็นแนวทาง และต้องทำให้พร้อมใช้งานเมื่อมีการตรวจสอบจากผู้อำนวยการ เจ้าพนักงาน และผู้ตรวจสอบ

.

กฎหมายประกอบกิจการของออสเตรเลีย ปี 2544 (Australia’ s Corporations Act 2001) ระบุไว้ว่าระเบียนทางบัญชี (หรือ "การเงิน") ต้องถูกเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลา 7 ปี และถือเป็นความผิดถ้าไม่ปฏิบัติตาม ในมาตรา 288 ของกฎหมายระบุไว้ว่าระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ต้อง "สามารถแปลง" เป็นสิ่งที่พิมพ์ออกมาภายในระยะเวลาที่สมเหตุสมผลซึ่งการไม่ปฏิบัติตามข้อบัญญัตินี้ถือเป็นความผิดทางกฎหมาย (โดยไม่คำนึงว่าการละเมิดนั้นจะเป็นไปโดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม)

.

บทบัญญัติว่าด้วยบริษัทของฮ่องกง (Hong Kong’s Companies Ordinance) กำหนดให้มีการจัดเก็บระเบียนทางการเงินเนื่องจากเป็น "สิ่งจำเป็น" สำหรับการให้ข้อเท็จจริงสำหรับถ้อยแถลงในการดำเนินงานและดำเนินธุรกรรมต่างๆ ของบริษัท

.

ในสภาพแวดล้อมทางกฎหมายและการตรวจสอบอย่างเข้มงวดของเจ้าพนักงานและทางการ วิธีจัดเก็บระเบียนของคุณกลายเป็นประเด็นสำคัญทางธุรกิจและในวงประชุมของผู้บริหาร ไม่ได้เป็นแค่ประเด็นทางด้านไอทีเท่านั้น 

.

นอกจากนี้ ถ้าธุรกิจของคุณกำลังต้องการดำเนินธุรกิจในประเทศที่พัฒนาแล้วหรือในประเทศเศรษฐกิจภาคพื้นตะวันตก การจัดเก็บระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามกฎระเบียบถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง มิฉะนั้นจะไม่มีบริษัทใดๆ ในประเทศตะวันตกกล้าที่จะเสี่ยงในการทำธุรกิจร่วมกับคุณ

.

.
มากกว่าความปลอดภัยและการตรวจสอบ

ปัจจุบันการปฏิบัติให้เป็นไปตามข้อกฎหมายไม่ได้จำกัดไว้เฉพาะด้านความปลอดภัยและการตรวจสอบเท่านั้น โดยภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกกำลังนำเอาประเด็นเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามอย่างแถบประเทศในยุโรป ซึ่งเห็นได้จากความพยายามของกลุ่มเอเปคในการจัดตั้งกรอบการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้กรอบเอเปค (APEC Privacy Framework) ซึ่งบริษัทต่างๆ จะต้องสามารถอธิบายกระแสของข้อมูลภายในเครือข่ายของตนได้ทั้งหมด

.

ประเทศออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ได้ออกกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อคุ้มครองพลเมืองไม่ให้ข้อมูลส่วนบุคคลถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ดังนั้น องค์กรธุรกิจในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกจึงต้องแน่ใจได้ว่าจะไม่มีการใช้ข้อมูลไปในทางที่ผิดและนอกเหนือจากกรอบที่กำหนดไว้

.

กฎระเบียบใหม่เกี่ยวกับความอิสระของข้อมูลและกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (อีคอมเมิร์ซ) ให้แนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน ซึ่งนอกจากผู้บริโภคและสาธารณชนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้เมื่อต้องการแล้ว การติดต่อสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังเป็นสิ่งที่ได้รับการยอมรับทางกฎหมายด้วย    

.

ดังจะเห็นได้ในกฎหมายว่าด้วยพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce) ที่ระบุไว้ว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกจัดเก็บไว้ในระยะเวลาที่เหมาะสมและสามารถใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลได้ในกรณีเกิดข้อพิพาทหรือการกล่าวหาใดๆ

.

สำหรับธนาคาร ประเด็นเหล่านี้กลายเป็นเรื่องที่ต้องได้รับการตรวจสอบมากขึ้น เมื่อมีการนำเกณฑ์ Basel II เข้ามาใช้ในปี 2547 แม้จะยังคงยึดตามแนวทางของ Basel I อยู่ แต่ได้เพิ่มความสำคัญให้กับความเสี่ยงด้านการดำเนินงานและขยายไปถึงข้อกำหนดของการเปิดเผยข้อมูลด้วย นอกจากนี้ยังมี Sarbanes-Oxley Act ที่รัฐบาลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกใช้เป็นฐานในการออกกฎหมายบริษัทในอนาคตของตนด้วย

.

การก่อการร้าย การหลีกเลี่ยงภาษี และการฟอกเงิน กลายเป็นปัญหาสำคัญสำหรับประเทศทั่วโลก ซึ่งส่งผลต่อการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างมาก ขณะนี้นิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย อินเดีย สิงคโปร์ และไทยได้ออกกฎหมายที่เฉพาะเจาะจงและเข้มงวดเพื่อปรับใช้กับลูกค้าที่ใช้บริการการเงิน ป้องกันไม่ให้เกิดกรณีการฟอกเงินขึ้น          

.

ไม่น่าแปลกใจที่กฎหมายในลักษณะดังกล่าวจะเพิ่มจำนวนมากขึ้น เนื่องจากภัยคุกคามด้านการก่อการร้ายและการฟอกเงินยังคงเป็นเรื่องประเด็นระหว่างประเทศที่สำคัญอยู่

.

ภาวะถดถอยทางการเงินในปัจจุบันทำให้การจัดเก็บระเบียนขององค์กรต่างๆ กลายเป็นประเด็นสำคัญของบรรดาผู้บริหาร มิใช่เพียงฝ่ายกฎหมายหรือไอทีเท่านั้น เนื่องจากปัญหาด้านการยักย้ายถ่ายเทเงินกำลังกลายเป็นสิ่งน่ากังวลอย่างมากสำหรับรัฐบาล เจ้าหน้าที่ผู้กำกับดูแล และสาธารณชน เนื่องจากจะช่วยในการตรวจสอบและสามารถป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาดังกล่าวได้

.

จะเห็นได้ว่าภาวะถดถอยทางการเงินอาจส่งผลกระทบไปอีกหลายสิบปี และแน่นอนว่าจะต้องเกิดคดีความด้านอาชญากรรมเพิ่มขึ้น ซึ่งระเบียนข้อมูลที่ถูกเก็บไว้เหล่านั้นจะต้องถูกนำมาใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย

.

สิ่งนี้จะเปิดเผยให้เห็นถึง “ช่องโหว่ของข้อมูล” เมื่อมีการเรียกดูระเบียน และยังชี้ให้เห็นถึงการขาดระบบและการเก็บระเบียนที่ครอบคลุมทั้งระบบ รวมถึงนำพาไปสู่ภาวะอันตราย 

.
บทบาทของไอทีตามข้อกำหนด

ไม่ว่ากฎหมายหรือข้อบังคับใดกำลังจะมีผลหรือมีผลต่อธุรกิจของคุณแล้ว ประเด็นสำคัญคือการมีระบบข้อมูลที่ถูกต้องที่ได้รับการออกแบบมาให้รองรับกับกฎระเบียบต่างๆ ได้

.

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้อาจไม่ง่ายนัก เนื่องจากปัญหาอยู่ที่โซลูชั่นระบบจัดเก็บข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ ไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับสภาพแวดล้อมดังกล่าว โปรแกรมพื้นฐานของระบบจัดเก็บข้อมูลส่วนใหญ่นั้น มีความสามารถในการค้นหาและเรียกคืนข้อมูลที่จำกัด ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับชนิดข้อมูลที่ถูกจัดเก็บ     

.

สิ่งที่แย่กว่านั้นก็คือหลายระบบไม่ได้แยกความแตกต่างของข้อมูลแบบมีโครงสร้าง (structure data) กับแบบไม่มีโครงสร้าง (unstructured data) ซึ่งเป็นข้อกังวลหลักเนื่องจากข้อมูลแบบไม่มีโครงสร้างอย่างอีเมลและเอกสารกราฟิกนั้น ในปัจจุบันได้รับการจัดเก็บในรูปของระเบียนเช่นกัน

.

จากรายงานล่าสุดเมื่อเดือนมีนาคม 2552 โดยฟิลด์ ฟิชเชอร์ วอเตอร์เฮาส์ เรื่อง Rethinking recordkeeping: A legally sound strategy for APAC organizations ระบุไว้ว่า "มุมมองซ้อนของมาตรฐานการจัดการระเบียนดูเหมือนจะเป็นทางเลือกสำหรับองค์กรในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกที่กำลังกังวลอย่างมากเกี่ยวกับกฎเกณฑ์การจัดเก็บระเบียน เนื่องจากสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับผลทางกฎหมายในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้น" ดังนั้นเทคโนโลยีจะต้องสามารถ "แสดงคุณลักษณะทั้งหมดของสภาพแวดล้อมที่จัดเก็บระเบียนจริงได้"

.
เลือกใช้ไอทีที่เหมาะสม

โซลูชั่นอย่าง Hitachi Content Archive Platform (HCAP) จากบริษัท ฮิตาชิ ดาต้า ซิสเต็มส์ ได้รับการออกแบบขึ้นมาจากพื้นฐานที่สามารถจัดการกับข้อกังวลเหล่านี้ได้ โซลูชั่นนี้แตกต่างจากโซลูชั่นจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ อย่างมาก เนื่องจากให้ความสำคัญกับการยึดที่ตัววัตถุแทนที่จะเป็นการยึดตามตำแหน่งที่ตั้งเหมือนคู่แข่งรายอื่นๆ ซึ่งถือเป็นความแตกต่างที่สำคัญยิ่งในบริบทของการจัดเก็บระเบียน

.
ข้อได้เปรียบหลักก็คือระบบที่ยึดตามวัตถุจะเก็บเฉพาะสำเนาเดียวของวัตถุต้นฉบับ                            

สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่าระเบียนที่ถูกต้องจะถูกเรียกคืนมาได้ และใช้เวลาในการเรียกคืนข้อมูลสั้นลงอย่างมาก ตัวอย่างเช่น HCAP ใช้กระบวนการเก็บลายนิ้วมือดิจิทัลของระเบียนทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจได้ถึงความเป็นเฉพาะตนของแต่ละระเบียน และยังสามารถป้องกันไม่ให้มีการลบหรือแก้ไขโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจได้ (กรุณาดูข้อมูลใน side box) 

.

นอกจากนี้ ระบบดังกล่าวยังออกแบบสำหรับระบบจัดเก็บข้อมูลเนื้อหาแบบคงที่ในระยะยาว นั่นคือข้อมูลธุรกิจที่ไม่ควรเปลี่ยนแปลง และไม่มีการแบ่งแยกระหว่างข้อมูลแบบมีโครงสร้าง (เช่น ฐานข้อมูล) และข้อมูลแบบไม่มีโครงสร้าง (เช่น อีเมล และเอกสาร Word)

.

การใช้ระบบดังกล่าวไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับที่เพิ่มขึ้นและในสภาพแวดล้อมของตลาดที่มีกฎระเบียบสูงแล้ว    แต่ยังทำให้แน่ใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะมีความเสี่ยงด้านการดำเนินงานและกฎหมายน้อยลง ซึ่งเป็นข้อกังวลหลักสำหรับผู้ถือหุ้นและลูกค้าในสภาวะเศรษฐกิจถดถอยเช่นในปัจจุบัน

.

ดังนั้น ระบบไอทีของคุณต้องพร้อมที่จะจัดการกับข้อกำหนดให้เป็นไปตามกฎหมายทั้งในปัจจุบันและอนาคต บางทีน่าจะถึงเวลาแล้วที่คุณควรพบที่ปรึกษาทางด้านกฎหมาย

.
Sidebox: ทำไมต้องเป็น HCAP

หนึ่งในคุณสมบัติหลักของ Hitachi Content Archive Platform (HCAP) คือการใช้ลายนิ้วมือดิจิทัลเพื่อตรวจสอบการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงใดๆ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เนื่องจากลายนิ้วมือดิจิทัลจะเหมือนกับลายนิ้วมือของตัวคุณเอง ซึ่งเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว นอกจากนี้ยังสามารถป้องกันการแก้ไขระเบียนและป้องกัน 'การเขียนทับ' ระเบียนโดยเจตนาด้วย ดังนั้นจึงเป็นการปรับปรุงการจัดเก็บและรักษาระเบียนให้ดีขึ้นได้ และด้วยเทคโนโลยีดังกล่าว ธุรกิจจึงสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของ 'ระเบียน' ในชั้นศาลได้

.

คุณสมบัติหลักอีกอย่างของ HCAP คือ การให้ความสำคัญกับเนื้อหาเป็นหลัก สิ่งนี้ทำให้แตกต่างจากคู่แข่งในตลาด Content Addressable Storage (CAS) นั่นคือเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถค้นหาระเบียนได้อย่างครอบคลุมทั้งในส่วนของเนื้อหาและเมตาดาต้า

.

การจัดเก็บลายนิ้วมือดิจิทัลและการให้ความสำคัญกับเนื้อหาเป็นเพียงส่วนหนึ่งในคุณลักษณะจำวนมากของ HCAP ยังมีสิ่งสำคัญอื่นๆ อีกได้แก่
การใช้เทคโนโลยีที่เป็นที่ยอมรับ
ระเบียนที่จัดเก็บสามารถถูกเข้ารหัสลับเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต
การจับภาพข้อมูลระเบียนได้อย่างสมบูรณ์และครอบคลุม สามารถแบ่งประเภทของระเบียนซึ่งรวมถึงการสร้างและสนับสนุนเมตาดาต้าได้

.
การป้องกันระเบียนต่อการสูญหายเนื่องจากความล้มเหลวของระบบด้วยฟังก์ชันการทำงานแบบเขียนครั้งเดียวแต่อ่านได้หลายครั้ง Write Once, Read Many (WORM)
การค้นหา เข้าถึง และเรียกคืนข้อมูลระเบียนที่สมบูรณ์และครอบคลุม
ให้การตรวจสอบและการเฝ้าระวังเหตุการณ์ตลอดวงจรอายุของข้อมูลเป็นไปได้อย่างสมบูรณ์และครอบคลุม