เนื้อหาวันที่ : 2006-11-01 18:39:34 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 2582 views

10 แนวทางที่ดีที่สุดในการซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร MFP และแฟกซ์

หลายครั้งที่ผู้ใช้งานของบริษัท ไม่ได้เลือกซื้อสินค้าด้วยตัวเอง เพราะมอบหมายให้ฝ่ายจัดซื้อทำการจัดหาให้ ซึ่งเป็นไปได้ว่า สินค้าที่สั่งซื้อไป

หลายครั้งที่ผู้ใช้งานของบริษัท ไม่ได้เลือกซื้อสินค้าด้วยตัวเอง เพราะมอบหมายให้ฝ่ายจัดซื้อทำการจัดหาให้ ซึ่งเป็นไปได้ว่า สินค้าที่สั่งซื้ออาจจะไม่ตรงความต้องการ หรือซื้อมาเผื่อมากเกินไป สินค้าจึงถูกใช้งานไม่เต็มประสิทธิภาพ และเป็นการเพิ่มต้นทุนการดำเนินงานโดยไม่จำเป็น

.

.

โดยเฉพาะอุปกรณ์สำนักงานจำพวกเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชั่น และเครื่องแฟกซ์ ที่ต้องใช้กันเป็นประจำทุกวัน พอเสียเมื่อไร ก็เดือดร้อนกันไปทั่ว ฝ่ายซ่อมบำรุงจากภายในหรือภายนอก ถ้ามาช้าก็จะโดนต่อว่าเป็นเรื่องใหญ่ ดังนั้น เพื่อให้องค์กรปลอดภัยจากความเสียหายของอุปกรณ์สำนักงาน และทำงานได้ราบรื่นตลอดช่วงเวลาทำการ ก่อนจะซื้ออุปกรณ์สำนักงานลองมาวางกลยุทธ์และเกณฑ์ในการพิจารณากันสักสิบประการดังนี้

.
1. Involve Purchasing

มอบหมายการซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ไปยังฝ่ายจัดซื้อ แทนการให้ฝ่ายไอทีซื้อเหมือนที่ผ่านมา ผู้ใช้งานซื้อเครื่องถ่ายและแฟกซ์  ผู้จัดการฝ่ายไอที จัดซื้อ พรินเตอร์เพื่อเชื่อมต่อเข้ากับเครือข่าย  และกลุ่มผู้ใช้งานซื้อเครื่องถ่ายเอกสารและแฟกซ์ อย่างไรก็ดี ควรโอนงานจัดซื้อทั้งสามอย่างที่ว่า มาให้ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบในแง่ของวินัยการซื้อ การเจรจาต่อรอง ประสบการณ์และสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ จนถึงกระบวนการจัดซื้อ ไม่ต้องสงสัยเลยว่า การจัดซื้อระดับสากลจึงมอบหมายให้ฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบการซื้ออุปกรณ์สำนักงานทั้งหมด

.
2.Consolidate the office equipment buy

รวบรวมอุปกรณ์สำนักงานที่จะซื้อเพื่อซื้อพร้อมกัน  เป็นการสำรวจว่าแผนกไหนต้องการซื้ออะไรบ้าง เพื่อนำมาซื้อพร้อมกัน ซึ่งผลสำรวจที่ผ่านมาพบว่า การซื้อ MFP (Multi Function Printer) เครื่องพรินเตอร์ แฟกซ์ แบบรวมกันช่วยลดต้นทุนโดยรวมลงได้ อย่างน้อย 20% และเครื่องใช้เหล่านี้ควรมีเพียงหนึ่งหรือสองมาตรฐาน ในองค์กรจะช่วยให้การควบคุมคุณภาพสินค้าและพัฒนาทำได้ง่าย

.
3.Use Cross-Functional Teams

ใช้ทีมงานที่มาจากหลายแผนกที่เชี่ยวชาญต่างกันมาช่วยตัดสินใจในการเลือกซื้อ เพราะบางกรณีสินค้าที่ต้องการซื้อมีฟังก์ชั่นบางประการที่ฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถเข้าใจได้ จึงเป็นการดีถ้าคณะทำงานด้านจัดซื้อจะมีทีมงานมาจากหน่วยงานต่างๆ เช่น ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบริหาร ฝ่ายไอที และผู้ใช้งานจากหลายหน่วยธุรกิจ เพื่อกำหนดคุณสมบัติของเครื่องได้ตรงกับความต้องการผู้ใช้มากที่สุด

.
4.Use a Strategic-Sourcing Process 

ใช้กระบวนการจัดซื้อจัดหาเชิงกลยุทธ์ มาดูเรื่องต้นทุนรวม (Total Cost of Ownership: TCO) โดยมองถึงต้นทุนทางตรง เช่น ราคาเครื่อง วัสดุสิ้นเปลืองที่ต้องใช้ต่อปี และการซ่อมบำรุง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ต้องนำมาพิจารณาก่อนซื้อเสมอ

.
5.Issue an RFP (Request for Proposal)

เอกสารประกอบการจัดซื้อ น่าจะเริ่มที่การขอ RFI (Request for Information) จากผู้จำหน่ายอุปกรณ์ดังกล่าว อาจจะมาจากผู้ผลิต ผู้ขาย ร้านค้า ซึ่งขั้นตอนนี้ทางผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อยืนยันว่าไม่ควรมองข้าม เพื่อใช้อ้างอิงในการตัดสินใจซื้อ

.
6.Evaluate Capability

การประเมินศักยภาพของซัพพลายเออร์ ด้วยการเชิญซัพพลายเออร์มานำเสนอความสามารถหรือศักยภาพในการให้บริการของเขาว่าเป็นอย่างไร จากนั้นนำมาจัดเรียงลำดับซัพพลายเออร์ตามรายสินค้า ราคา ประสิทธิผล และการจัดการลูกค้าก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะเลือกรายใด

.
7.Negotiate with two or three potential Suppliers 

ต่อรองกับซัพพลายเออร์อย่างน้อยสองสามรายเพื่อต่อรองให้ได้ราคาที่ดีที่สุด เช่นบางบริษัทอาจมองที่ ต้นทุนต่อการสำเนาหนึ่งแผ่น และคิดค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่ใช้จริง สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร หรือพรินเตอร์ แต่อย่างไรก็ตามก็ไม่ควรลืมที่จะต่อรองเกี่ยวกับการบริการด้วยว่า เมื่อไรถึงมีค่าปรับและเมื่อไรมีรางวัลให้

.
8.Select the suppliers

การทำงานของบริษัทระดับโลก จะมีการให้คะแนนซัพพลายเออร์ ว่าแต่ละรายมีศักยภาพมากน้อยแค่ไหนในการให้บริการจัดหา เครื่องถ่ายเอกสาร MFP และพรินเตอร์ แล้วนำมาคัดเลือกโดยทีมงานจัดซื้อที่มาจากหลายแผนก ซึ่งซัพพลายเออร์บางรายอาจจัดทีมงานบริการออนไซต์ให้กับลูกค้ารายใหญ่ การพิจารณาก็มีหลายตัวแปร เช่น เหตุผลทางด้านการเงิน อาจจะดูเรื่องของการอัพเดตเทคโนโลยีว่าบ่อยครั้งแค่ไหน เพราะการซื้อเครื่องถ่าย และ MFP นิยมใช้การผ่อนชำระ 3 ปี

.
9.Implement the agreement

การทำข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ที่บริการจัดหาเครื่องใช้สำนักงาน เป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ บริษัทระดับโลก มักทำสัญญาในเรื่องของแผนการใช้ และการเปลี่ยนเครื่องหากมีรุ่นใหม่ออกมา ซึ่งผู้ใช้จะได้ประโยชน์สูงสุด

.
10.Manage the agreement

การทำงานของฝ่ายจัดซื้อระดับโลก จะมีการวัดผลการทำงานของซัพพลายเออร์ ในเรื่องประสิทธิภาพ ความสม่ำเสมอ โดยอาจจะทำเป็นตารางเช็คในเรื่อง Total Cost , Reliability, Quailty และ Service มีการสำรวจผู้ใช้ในเรื่องความพึงพอใจซัพพลายเออร์แต่ละราย ดูว่าทำหน้าที่ได้ดีไหม ตรวจสอบในเรื่องค่าใช้จ่ายการบริการและการจัดหา  และควรนำเครื่องใช้สำนักงานที่ซื้อมาเข้าในโปรแกรมบริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กรด้วย ถ้าองค์กรของท่านยังไม่ได้ทำ