เนื้อหาวันที่ : 2006-08-21 11:16:51 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 2051 views

จัดสรรวันและเวลาของคุณ

มีคนจำนวนมากที่ใช้ชีวิตโดยไม่มีการจัดการอย่างเป็นระบบ โดยจะแก้ปัญหาที่เจอไปทีละอย่าง ซึ่งทำให้ต้องเสียเวลาและกำลังไปเรื่อย ๆ เพราะมีงานหลายอย่างที่เราต้องทำให้เสร็จ

มีคนจำนวนมากที่ใช้ชีวิตโดยไม่มีการจัดการอย่างเป็นระบบ โดยจะแก้ปัญหาที่เจอไปทีละอย่าง ซึ่งทำให้ต้องเสียเวลาและกำลังไปเรื่อย ๆ เพราะมีงานหลายอย่างที่เราต้องทำให้เสร็จ ไม่ว่าจะเป็นงานบ้าน ออกไปเสียค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ครบงวดต้องจ่าย มีงานได้เงินต้องทำ มีคนต้องไปพบตามนัด และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ มีครอบครัวที่ต้องดูแลเอาใจใส่

 

 

คนจำนวนไม่น้อยทำอะไรหลายอย่างให้เสร็จไปแบบจวนตัวทีละอย่า ๆ ทำให้ตัวเองยิ่งยุ่งยากมากขึ้นเรื่อย ๆ เอาแต่หวังลม ๆ แล้ง ๆ ว่าวันหนึ่งจะทำอะไรได้ดีกว่านี้ และคิดว่าจะจัดการอะไรให้เข้าที่เข้าทางกว่านี้ได้สักวัน คุณเป็นอย่างนั้นด้วยหรือเปล่าลองตอบคำถามแบบทดสอบด้านล่างดู

 
  • คุณลองให้คะแนนตัวเอง โดยตอบคำถามเหล่านี้ว่า ใช่ หรือ ไม่
  • คุณมีการวางแผนหรือไม่ว่าจะทำสิ่งต่าง ๆ ในแต่ละวัน โดยตัดสินใจว่าต้องทำให้อะไรให้เสร็จบ้าง และใช้กฎเกณฑ์อะไรมาตัดสินลำดับสิ่งที่ต้องทำก่อนหลัง
  • คุณจัดการกับงานให้เสร็จลุล่วงไปทีละอย่างหรือไม่
  • คุณมีการวางแผนจัดการเพื่อรับมือกับแขกที่ไม่มีการนัดหมายกันล่วงหน้ามาก่อน โดยไม่แสดงว่าถูกรบกวนหรือรู้สึกวุ่นวายหรือไม่
  • คุณมีวิธีจัดการงานบ้านหรือไม่
  • ถ้าคุณมีงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ คุณจะจัดการทันทีแทนที่จะผลัดไปก่อนเพื่อออกไปข้างนอกกับเพื่อนหรือไม่
  • เมื่อมีกำหนดการด้านการเงินที่ไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ และนั่นส่งผลต่อการใช้จ่ายงบประมาณของคุณด้วย คุณจะรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นหรือไม่
  • ถ้ามีเหตุให้คุณจะต้องละมือจากข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและเรื่องส่วนตัวของคุณได้อย่างสบาย ๆ หรือไม่
  • คุณมีสมุดบันทึกการนัดหมายหรือไม่
  • คุณพิจารณาอย่างรอบคอบหรือไม่ ว่าคุณไม่ได้รับงานต่าง ๆ มาอยู่ในความรับผิดชอบเกินกว่าที่ตัวเองจะทำได้จริง ๆ
  • คุณจดชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ และวันนัดหมายสำคัญต่าง ๆ ลงในสมุดบันทึกที่มีการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบ แทนการจดสิ่งเหล่านี้ลงบนด้านหลังของซองจดหมาย ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณจะทำหายได้ง่าย ๆ หรือวางไว้ผิดที่ผิดทางจนหาไม่เจอหรือไม่

เริ่มจัดการอย่างมีระบบได้แล้ว

หากคำตอบที่ได้จากคำถามด้านบนแสดงให้เห็นว่าคุณได้คะแนนต่ำกว่าที่ควรจะเป็นในเรื่องของการจัดการสิ่งต่าง ๆ ก็ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องให้เวลากับการกลับมามองเป้าหมายในชีวิตและจัดระบบให้กับการดำเนินของตัวเอง ซึ่งคุณสามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการนำกระดาษ ดินสอ และนาฬิกามา จากนั้นทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

 
  • ลงมือเขียนเป้าหมายในชีวิตของคุณให้มากที่สุดภายในเวลา 2 นาทีลงบนกระดาษหนึ่งแผ่น โดยเป้าหมายในชีวิตที่เขียนลงไปนั้นรวมเป้าหมายทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเงิน เรื่องส่วนตัว สุขภาพ อาชีพ สังคม และด้านจิตใจ เขียนให้ได้มากที่สุดจนกว่าจะหมดเวลา 2 นาที
  • เขียนสิ่งที่คุณต้องการจะกระทำให้สำเร็จภายในเวลา 5 ปีข้างหน้าลงบนกระดาษอีกแผ่นในเวลา 2 นาทีเช่นกัน
  • และเขียนสิ่งที่คุณต้องการจะทำหากคุณเหลือเวลาในการใช้ชีวิตอีก 6 เดือน ซึ่งเขียนให้ได้มากที่สุดภายในเวลา 2 นาที
  • จากนั้นทบทวนสิ่งที่คุณเขียนทั้งหมดอีกครั้ง แล้วเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้แล้วแต่ที่คุณต้องการในกระดาษเหล่านั้น
  • ต่อไปกลับไปดูสิ่งที่คุณเขียนในแผ่นเป้าหมายชีวิต จากนั้นเขียนหมายเลข 1 ไว้ข้างหน้าเป้าหมายที่คุณคิดว่าสำคัญที่สุด 3 ข้อสำหรับคุณตอนนี้ แล้วนำกระดาษใหม่มา 3 แผ่นแล้วเขียนหัวกระดาษแต่ละแผ่นด้วยเป้าหมายชีวิต 3 ข้อที่คุณเลือกเอาไว้ และในกระดาษแต่ละแผ่นนั้น ให้คุณเขียนขั้นตอนที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้น ๆ ได้ โดยใช้เวลา 2 นาทีเพื่อเขียนขั้นตอนเหล่านั้นในแต่ละแผ่น โดยพยายามเขียนให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
  • และขั้นสุดท้ายเลือกสิ่งที่คุณต้องทำในขั้นตอนที่เขียนในกระดาษทั้ง 3 แผ่นมาอย่างน้อยแผ่นละ 1 ข้อเพื่อลงมือทำในสัปดาห์ต่อไป โดยจัดตารางเวลาเพื่อทำสิ่งเหล่านั้นเอาไว้

สิ่งที่เราได้จากการทำตามขั้นตอนเหล่านี้เป็นเรื่องแปลก เพราะคนส่วนใหญ่มักจะไม่เคยเขียนเป้าหมายระยะยาวในชีวิตของตัวเองออกมาเป็นตัวหนังสือมากนัก ก็เพราะมักจะกลัวที่จะต้องเห็นความคิดเหล่านั้น นั่นเป็นเพราะกลัวว่าเมื่อเขียนออกมาแล้ว จะทำให้ตัวเองต้องยึดติดอยู่กับสิ่งที่ตัวเองเขียนไปแล้ว

 
วางแผนการทำงานในแต่ละวัน

คุณต้องรับผิดชอบต่อชีวิตตัวเอง โดยการใส่ใจลึกลงไปในรายละเอียด ซึ่งทำได้ด้วยการวางแผนจัดการสิ่งต่าง ๆ ในแต่ละวันเพื่อทำให้คุณมีเวลาพอที่จะทำงานแต่ละอย่างเสร็จสิ้นได้ แม้แต่งานบ้าน

 

หากคุณต้องการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องนำข้อแนะนำในการบริหารเวลาและการวางแผนไปใช้ มีสิ่งที่จะช่วยในการวางแผน 2 อย่างที่เป็นประโยชน์ คือ สมุดโน้ต ที่จะทำให้คุณสามารถเขียนความคิดใหม่ ๆ ที่คิดขึ้นมาได้ อีกอย่างหนึ่งคือ ฏิทินขนาดใหญ่ที่คุณจะสามารถเขียนนัดหมาย วันสำคัญเนื่องในโอกาสพิเศษ และวันที่เป็นเส้นตายของงานชิ้นต่าง ๆ

 

รายการสิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละวัน : ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าของวันหรือช่วงกลางคืนก่อนจะเริ่มวันใหม่พรุ่งนี้ จดรายการทุกอย่างที่คุณต้องจัดการในวันถัดไปให้เรียบร้อย, ย้ายสิ่งต่าง ๆ จากปฏิทินของคุณมาใส่ไว้ในรายการต่าง ๆ เหล่านี้ รวมถึงรายการที่คุณจะต้องทำในเป้าหมายชีวิตด้วย

 

 

จัดลำดับความสำคัญ : อะไรที่คุณต้องลงมือทำเป็นอันดับแรก มีอะไรบ้างที่สามารถทำได้ในเวลาที่แน่นอนมีอะไรบ้างที่จะสามารถแบ่งออกไว้ทำคราวหลังหรือละเว้นได้บ้าง จากนั้นให้น้ำหนักสิ่งต่าง ๆ ด้วยการให้ดาวกับสิ่งที่คุณต้องทำ เช่น ให้สามดาวกับสิ่งสำคัญที่สุด, สองดาวกับสิ่งที่สำคัญรองลงมา และหนึ่งดาวกับสิ่งที่สำคัญน้อยที่สุด

 

การทำตามขั้นตอนเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายหลักคือสิ่งที่คุณควรจัดลำดับความสำคัญโดยให้สามดาว พยายามแบ่งงานบางส่วนให้กับคนอื่นรับผิดชอบหรือตัดสิ่งที่ได้หนึ่งดาวออกไปบ้างถ้าสามารถทำได้ แล้วทำสิ่งที่ได้สามดาวก่อน แต่ถ้าสิ่งนั้นมีส่วนที่ต้องทำมากเกินไปให้แล้วเสร็จภายในครั้งเดียว ก็แบ่งออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น ทำงานที่มีสามดาวในขณะที่คุณมีกำลังมากที่สุด ส่วนงานประจำวันที่ไม่สำคัญนักเอาไว้ทำหลังจากนั้น

 

หัดปฏิเสธ :  ถ้าคุณคิดว่าชีวิตของตัวเองต้องชะงักเพราะสิ่งที่ต้องทำมีหนึ่งดาวและสองดาวมากเกินไป คุณต้องเรียนรู้ที่จะใจแข็งและปฏิเสธสิ่งที่คนอื่นต้องการให้คุณทำเสียบ้าง

 

ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เป็นสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้วว่าควรจะทำ แต่ชีวิตที่ต้องรีบเร่งอยู่ตลอดเวลาในแต่ละวันอาจดึงความสนใจของคุณไปจากเรื่องสำคัญเรื่องนี้ เวลามักจะเดินเร็วสำหรับการทำงานที่ไม่ได้วางแผนเอาไว้ก่อน แต่หากยอมสละเวลาเล็กน้อยให้ความสำคัญกับการวางแผนการดำเนินชีวิตและการจัดการกับเรื่องมากมายที่ต้องทำ คุณจะรู้สึกว่าเวลาในแต่ละวันนั้นคุณสามารถเป็นผู้กำหนดได้ง่าย ๆ การวางแผนเวลาไม่ใช่เรื่องที่เป็นพิธีรีตองหรือเป็นเรื่องที่เร่งเร้า หรือกำหนดขอบเขตคุณ แต่เป็นเรื่องที่จะช่วยให้คุณทำอะไรได้ง่ายขึ้นด้วยเวลาที่มากขึ้น

 

เรียบเรียงจาก Organising Your Time And Day โดย Janice A