เนื้อหาวันที่ : 2009-11-23 17:44:50 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 12343 views

จัดการกระบวนการด้วยกฎธุรกิจ (Business Rules)

ในวงการการจัดการกระบวนการธุรกิจ (Business Process Management) มักจะมีการกล่าวถึง Business Rules หรือ กฎธุรกิจอยู่เสมอ แน่นอนว่าสำหรับแนวคิดใหม่อย่าง BPM ที่ย่างก้าวเข้ามาในวงการ IT ย่อมมีมุมมองหรือคำนิยามที่แตกต่างกันออกไป บางคนให้ความหมายไปในทางการสร้างข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) และที่สำคัญ Business Rules นั้นมีความสัมพันธ์กับกระบวนการธุรกิจอย่างไร

ดร.วิทยา สุหฤทดำรง
ภาควิชาวิศวกรรมอุตสาหการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

.

.

ในวงการการจัดการกระบวนการธุรกิจ (Business Process Management) มักจะมีการกล่าวถึง Business Rules หรือ กฎธุรกิจอยู่เสมอ แน่นอนว่าสำหรับแนวคิดใหม่อย่าง BPM ที่ย่างก้าวเข้ามาในวงการ IT ย่อมมีมุมมองหรือคำนิยามที่แตกต่างกันออกไป บางคนให้ความหมายไปในทางการสร้างข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) และที่สำคัญ Business Rules นั้นมีความสัมพันธ์กับกระบวนการธุรกิจอย่างไร

.
กฎธุรกิจ คืออะไร

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด กฎ คือ ข้อความที่แถลงว่า “อะไรควรทำหรือไม่ควรทำ” เราทุกคนคงมีประสบการณ์กับกฎต่าง ๆ มาแล้วตลอดชีวิตของเรา ในความหมายนี้ กฎต่าง ๆทั้งหลายได้มีมาอยู่เป็นพัน ๆ ปีอย่างไม่ต้องสงสัย กฎหมายต่าง ๆ ก็เป็นตัวอย่างที่ดีสำหรับการใช้กฎ      

.

ส่วนนโยบายนั้นตามปกติเป็นเรื่องทั่วไปและบางทีก็เป็นคำกล่าวอย่างลอย ๆ ของกฎ องค์กรทั้งหลายจะขึ้นอยู่กับนโยบายกับกฎต่าง ๆ ที่จะกำหนดเป้าหมายและสื่อสารถึงพฤติกรรมที่พึงประสงค์และไม่พึงประสงค์

.
กฎง่าย ๆ มีรูปแบบดังนี้
     ถ้า < สถานการณ์เป็น X>, ดังนั้น < คุณควรจะทำ Y>
.

กฎทั้งหลายส่วนใหญ่ที่เราได้เจอและใช้กันในชีวิตประจำวัน เป็นกฎอย่างไม่เป็นทางการ กฎเหล่านั้นใช้ลักษณะคำที่ไม่ได้นิยามไว้อย่างเป็นระเบียบแบบแผน โดยปราศจากการรู้ถึงความหมายอย่างแน่นอนว่าคำต่าง ๆ ที่ใช้ในกฎนั้นถูกนิยามมาอย่างไร เราก็คงจะไม่แน่ใจว่าจะแปลความหมายของกฎต่าง ๆ นั้นอย่างไร

.

ในระบบกฎหมายซึ่งมีปริมาณของการตีความข้อกฎหมายและคดีความต่าง ๆ และการให้การหรือให้ปากคำต่อปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการใช้กฎเหล่านั้นกฎก็สามารถเขียนอยู่ในรูปแบบภาษาง่าย ๆ เพื่อที่จะใช้งานกับการเผชิญหน้ากับสถานการณ์ที่ซับซ้อนที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

.

กฎอย่างเป็นทางการ (Formal Rule) คือ กฎที่ถูกกล่าวถึงตามรูปแบบที่กำหนดไว้ ในกรณีทั่วไปกฎอย่างเป็นทางการ และจะต้องมีคำศัพท์ (Vocabulary) อย่างเป็นทางการมาด้วยเพื่อที่จะได้กำหนดคำหลัก (Key Term) ที่ใช้ในกฎต่าง ๆ กฎที่ใช้อย่างเป็นทางการ ตามปกติจะมีสองแบบ คือ Declarative และ Atomic 

.

กฎแบบ Declarative เป็นกฎซึ่งกล่าวไว้ว่า เป็นอิสระต่อกระบวนการที่เฉพาะเจาะจงหรือวิธีการสำหรับการประเมิน ดังนั้นถ้าใครตั้ง กฎ Declarative ไว้ กฎเหล่านี้จะไม่สร้างความแตกต่างกันไม่ว่าจะนำมาใช้ในลำดับใด กฎ Declarative ไม่ได้บอกว่าจะทำอย่างไร แต่บอกแค่ว่า สถานการณ์เป็นอย่างไรและความสัมพันธ์เชิงเหตุและผลเป็นอย่างไร เช่น

.
บัญชีเริ่มต้นควรจะเป็น 5,000 บาท
เส้นผ่าศูนย์กลางของนอตควรจะไม่เกิน 12 มม
พนักงานที่ทำงานยังไม่ถึง12 เดือน จะไม่ได้รับเงินโบนัส
.

ถ้าเรากำลังจะใช้กฎข้างบนนี้ เราอาจจะต้องใช้คำนิยามอย่างเปิดเผยของ บัญชี นอต และพนักงานและการได้รับเงินโบนัส คำเหล่านี้อาจจะทำให้เราเดือดร้อนก็ได้ ถ้าเราได้ตกลงกันก่อนว่าเราหมายความว่าอย่างไรกันแน่ คนแต่ละกลุ่มก็ใช้คำเหล่านี้กันคนละความหมาย เช่น คำว่า พนักงานอาจจะมีความหมายต่างกันออกไปในกฎที่ 3 

.

ซึ่งอาจจะใช้ได้เฉพาะงานบางอย่างเท่านั้น แต่อาจจะทำให้เกิดความโกลาหลขึ้น ถ้าสิ่งที่เพิ่มเติมลงไปในกฎนั้นมาจากกฎอื่น ๆ ที่ให้ความหมายของพนักงานต่างกันออกไป กฎ Atomic เป็นกฎที่ไม่สามารถที่จะแบ่งแยกออกไปเป็นกฎย่อยที่ง่ายกว่าได้อีก โดยปราศจากการสูญเสียความหมายต่อผู้ใช้งานในธุรกิจ

.

กฎธุรกิจ คือ กฎอย่างเป็นทางการที่ถูกเขียนด้วยภาษาซึ่งผู้จัดการธุรกิจสามารถเข้าใจได้ กฎธุรกิจจะประกอบไปด้วยคำศัพท์ที่แน่นอนและเป็นกฎแบบ Declarative และ Atomic ตัวอย่างบางตัวอย่างของกฎธุรกิจ เช่น

.

• กฎทั่วไปที่ใช้กับกิจกรรมทางธุรกิจทั่วไป
• กฎเฉพาะอย่างที่ใช้สำหรับสถานการณ์หรือการทำรายการธุรกิจบางอย่างเท่านั้น
• กฎซึ่งกำจัดการทำรายการธุรกิจระหว่างองค์ประกอบธุรกิจหรือกระบวนการต่าง ๆ
• กฎซึ่งกำหนดหรือกำจัดความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบธุรกิจหรือกระบวนการต่าง ๆ
• กฎซึ่งกำหนดหรือกำจัดเหตุการณ์ทางธุรกิจ
• กฎซึ่งทำให้เกิดความจริงเชิงธุรกิจ
• กฎซึ่งต้องการกระทำที่แน่นอนในเหตุการณ์เฉพาะอย่าง
• กฎที่ห้ามการกระทำที่แน่นอนในสถานการณ์เฉพาะอย่าง

.

ตามปกติแล้วผู้จัดการต้องกำหนดกฎต่าง ๆ ในหลาย ๆ แนวทาง คู่มือสำหรับนโยบายบุคลากรเป็นตัวอย่างที่ดีของเอกสารที่ประกอบไปด้วยกฎต่าง ๆ ที่อาจจะเป็นทางการก็ได้หรือไม่เป็นทางการ ในทางเดียวกันมาตรฐานทางบัญชีบ่อยครั้งก็สร้างมาจากกฎที่เป็นทางการไม่มากก็น้อย

.
Business Process or Business Rules ?

ความจริงเรื่องราวของกระบวนการธุรกิจในอดีตนั้นแยกไม่ออกจากเทคโนโลยีสารสนเทศ แต่แนวคิดในปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไปสู่การคำนึงถึงลูกค้าเพิ่มมากขึ้น แต่ดั้งเดิมการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรจะต้องอาศัยการวิเคราะห์ของนักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst) ซึ่งจะเป็นคนที่กำหนดกฎธุรกิจเพื่อที่จะนำไปใช้ในการพัฒนาซอฟท์แวร์ขององค์กร และที่สำคัญจะต้องทำให้ผู้จัดการธุรกิจต่าง ๆ ได้เข้าใจในกฎต่าง ๆ นั้นด้วยและทำการอนุมัติเพื่อจะได้นำไปพัฒนาการใช้งานซอฟต์แวร์ 

.

กฎต่าง ๆ เหล่านั้นก็จะแปรสภาพกลายไปเป็นกฎเชิงเทคนิคทั้งหลาย ที่แล้วมานั้นกฎธุรกิจต่าง ๆ นั้นจะต้องถูกเก็บไว้ในรูปแบบที่สามารถสื่อสารกับผู้จัดการธุรกิจได้เพื่อที่ได้ตรวจสอบและเปลี่ยนแปลง ที่ผ่านมานั้นมีความเข้าใจผิดในบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศไปมากสำหรับการคงไว้ซึ่งกฎธุรกิจที่ถูกเขียนเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์  

.

กระบวนการธุรกิจนั้นต้องการกฎธุรกิจในการทำให้กระบวนการธุรกิจสามารถดำเนินการได้ถึงตามเป้าหมายเป้าหมายทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป กระบวนการธุรกิจและกฎธุรกิจก็จะต้องเปลี่ยนแปลงตามเช่นกัน ดังนั้นกฎธุรกิจที่ฝังตัวอยู่ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศก็ต้องเปลี่ยนตามไปด้วย การปรับปรุงกระบวนการธุรกิจที่จริงแล้วก็เป็นการปรับกฎธุรกิจนั้นเอง การปรับเปลี่ยนใดก็ตามถ้ากฎธุรกิจที่มีอิทธิพลต่อทรัพยากรของกระบวนการไม่เปลี่ยนแปลงแล้วก็คงจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน

.
การบ่งชี้และการจัดองค์กรสำหรับกฎธุรกิจ

วิธีการวิเคราะห์กระบวนการธุรกิจส่วนใหญ่จะเน้นไปในทางการนิยามกระบวนการต่าง ๆ ตลอดไปจนถึงกระบวนการย่อยและกิจกรรมต่าง ๆ  และการไหลของงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง แผนภาพแสดงการไหลของกระบวนการในบางครั้งก็จะรวมเอาจุดที่มีการตัดสินใจเข้ามาด้วยเพื่อที่แสดงให้เห็นว่าทำไมการไหลจึงต้องไหลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง  

.

ตั้งแต่อดีตที่ผ่านมาความพยายามในการสร้างแบบจำลองของกระบวนการก็ยังไม่ได้สนใจที่เก็บรายละเอียดของกฎทั้งหมดสำหรับกิจกรรมหนึ่ง ๆ เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการตัดสินใจ 

.

สำหรับคนที่ได้สร้างแบบจำลองกระบวนการธุรกิจบางครั้งก็จะบันทึกกฎธุรกิจที่ถูกใช้สำหรับการตัดสินใจ มีเครื่องมือในการสร้างแบบจำลองบางตัวทำให้งานง่ายด้วยการเขียนกฎอย่างไม่เป็นทางการและเชี่ยมโยงกฎเหล่านั้นไปสู่กิจกรรมที่เจาะจงในแผนที่มีการไหล โครงการออกแบบและปรับปรุงกระบวนการใหม่ตามปกติแล้วจะพยายามที่กำหนดกฎทั้งหมดที่ใช้ในกระบวนการ แม้ว่าจะไม่ได้ทำเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ   

.

บ่อยครั้งที่การออกแบบใหม่หรือการปรับปรุงกระบวนการหนึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนกฎที่เฉพาะเจาะจงต่าง ๆ ซึ่งดูเหมือนว่าจะสมเหตุสมผลกัน ในหลักการแล้วการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการก็จะเกิดการเปลี่ยนในกฎไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม    ซึ่งกฎเหล่านี้ได้กำหนดกระบวนการว่าควรจะปฏิบัติงานอย่างไรในอดีตที่ผ่านมา

.

น่าเสียดายที่บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้เก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับกระบวนการธุรกิจไว้ในระดับองค์กรธุรกิจ แทนที่จะเป็นทีมโครงงานทำการทบทวนกระบวนการ หรือเขียนคู่มือหรือซอฟต์แวร์ตามแต่ละโครงงาน ดังนั้นเมื่อกฎต่าง ๆ ได้ถูกค้นพบระหว่างความพยายามการออกแบบกระบวนการใหม่ แต่คนทั่วไปก็ยังเข้าไม่ถึงกฎเหล่านั้น การปรับเรียงนโยบายของบริษัทและกฎต่าง ๆ ที่ใช้ในกระบวนการต่าง ๆ ก็ยังคงเป็นปัญหาอยู่

.
สรุป

กฎธุรกิจซึ่งเป็นเหมือนคำแถลงของความมุ่งมั่นเชิงการจัดการถูกใช้อยู่ทั่วไปในทุก ๆ องค์กร ทุกคนในองค์กรเขียนบันทึกข้อความ คู่มือการทำงาน และนำไปใช้ในซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลต่าง ๆ ตลอด 20 ปีที่ผ่านมา ผู้ผลิตซอฟต์แวร์ได้สำรวจหาความสามารถของตัวของในการค้นหากฎธุรกิจต่าง ๆ ให้พบ ทำการจัดเก็บไว้และการนำออกมาใช้ในหลากหลายการใช้งาน  

.

ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้ถูกออกแบบให้มาใช้งานที่หลากหลาย บางซอฟต์แวร์สามารถให้ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ใส่กฎธุรกิจเข้าไปในซอฟต์แวร์ที่ใช้งานด้วยเลย บางซอฟต์แวร์ก็มีเครื่องมืออื่นมากับซอฟต์แวร์เพื่อที่จะทำให้เกิดความยืดหยุ่นสำหรับเครื่องมือที่ใช้ใน Workflow หรือ เครื่องมือของ BPM

.

บริษัทส่วนใหญ่นั้นยังคงไม่พร้อมที่จะสร้างแหล่งเก็บและรวบรวมกฎธุรกิจขององค์ธุรกิจ มาตรฐานที่จะทำให้เป็นจริงได้และมีประสิทธิภาพเพิ่งจะเริ่มพัฒนา เมื่อมาตรฐานนั้นได้รับการยอมรับมากขึ้น เราก็คงเห็นบริษัทต่าง ๆ นำเอาแนวคิดนี้มาใช้มากขึ้น เราก็คงจะเห็นตลาดของเครื่องมือในการจัดการกฎธุรกิจออกมาจำหน่ายในตลาดมากขึ้น ซึ่งอาจจะใช้ร่วมกับเครื่องมือของ BPM หรือ Knowledge Management

.

ส่วนในระหว่างนี้ ผู้ปฏิบัติงานในด้านการปรับเปลี่ยนกระบวนการธุรกิจควรจะทำในสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อที่จะจัดเตรียมไว้สำหรับการใช้งานกฎธุรกิจที่เป็นระเบียบกว่า พวกเขาควรจะเรียนรู้เกี่ยวกับกฎต่าง ๆ และวิธีที่จะเขียนกฎต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ นักปรับเปลี่ยนกระบวนการธุรกิจควรจะค้นหากฎต่าง ๆ ให้พบเมื่อมีโอกาสและใช้กฎเหล่านั้นกับนโยบายขององค์กรและกระบวนการธุรกิจ ที่สุดแล้วผู้จัดการกระบวนการธุรกิจควรจะเตรียมตัวแต่บัดนี้สำหรับการใช้งานของกฎธุรกิจที่กว้างขวางขึ้นในอนาคต

.
เรียบเรียงจาก

• “Business Rules: Introduction” Business Process Trend Newsletter, Vol.1, No.7 July 2003

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด