ร.อ.สุชาติ  ศุภมงคล

การสั่งซื้อมีค่าใช้จ่ายที่แอบแฝงอยู่อย่างคาดไม่ถึง เช่น ค่าเครื่องเขียน แบบพิมพ์ ค่าจ้างแรงงานในส่วนของงานจัดซื้อ ค่าใช้จ่ายในการติดต่อและสานงานกับพ่อค้า ผู้จัดส่ง เป็นต้น ค่าของการสั่งซื้อจึงเป็นส่วนที่ควรคำนึงถึงในการสั่งซื้อแต่ละใบสั่งและรายการ ซึ่งไม่ยากอย่างที่คิด

ทบทวนเรื่อง Lean Organization ซึ่งเป็นหัวข้อใหญ่ของเรื่องในอนุกรมนี้อีกครั้ง เพื่อท่านผู้อ่านที่ได้อ่านเป็นครั้งแรก ผมได้กล่าวถึงเรื่องการเก็บพัสดุโรงงาน และการควบคุมการสั่งซื้อเป็นปัจจัยสำคัญในการทำให้องค์การประหยัดความฟุ่มเฟือยลง นั่นคือเรื่อง Order Control for Lean Organization ได้กล่าวเป็นเรื่องสำคัญ 2 เรื่อง คือ

1. เลือกสรรรายการที่จะต้องเก็บเป็นพัสดุคงคลัง (Stock Keeping Unit: SKU) ไว้ตามจำนวนที่สมเหตุผล และต้องมีวิธีควบคุมจำนวนคงเหลือสำหรับพัสดุที่ได้เลือกแล้ว โดยให้มีการควบคุมจำนวนสั่งซื้อใหม่ที่ประหยัดค่าของการเก็บและค่าของการซื้ออย่างสม่ำเสมอด้วยการทำ Perpetual Inventory Control เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีพัสดุและอะไหล่เหล่านี้อยู่ในคลังและตอบสนองความต้องการได้ตลอดเวลา ต้องไม่ให้มีการเก็บสต็อกพัสดุที่ไม่มีความจำเป็นและพัสดุที่อาจใช้วิธีการจัดหาเพิ่มเติมสต๊อกได้เร็ว

2. Non-Stock Part พวกที่ไม่ต้องซื้อเข้าสต็อกและไม่ต้องควบคุมจำนวนคงเหลือแต่อย่างใด ซึ่งจะเป็นพวกซื้อเข้าเมื่อต้องการ หรือซื้อเข้าบัญชีค่าใช้จ่ายโดยตรง (Order as Required or Direct Charged Basis)

การตัดพัสดุหรืออะไหล่ในประเภท Non-Stock Part ออกจาก SKU จะทำให้รายการพัสดุลดลงได้มาก และอาจสามารถลดลงได้เกือบ 50% ในโรงงานที่ไม่ได้คิดเรื่องนี้มาก่อน หรือโรงงานขนาดเบาที่มีพัสดุประเภทอะไหล่และส่วนประกอบไม่มากนัก เป็นโรงงานประเภท Semi Capital Intensive

ข้อสำคัญอีกประการหนึ่ง โรงงานที่มีการควบคุมจำนวนคงเหลือได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การใช้โปรแกรมควบคุมที่ทันกาลอยู่เสมอ (Real Time) เช่น การควบคุมจำนวนคงเหลือด้วยระบบพลวัต (Dynamic Inventory System) อาจไม่ต้องมี Safe Stock เลยก็ได้ หรือมี Safety Stock ที่สมเหตุผล   

เช่น การใช้ระดับบริการและอัตราผิดพลาดเฉลี่ยสมบูรณ์บนระยะเวลาในการจัดหา (Service Level And Mean Absolute Deviation Over Lead-Time) วิธีนี้ทำให้พัสดุบางรายการที่มีอัตราการพยากรณ์ผิดพลาด (Forecast Error) น้อย หรือบางรายการไม่ต้องการระดับบริการสูง Safety Stock จะมีค่าเป็น 0

ได้แนะนำเรื่องคำนวณค่าของการเก็บพัสดุไปแล้วในฉบับที่ผ่านมา เพื่อให้ท่านได้ระมัดระวังเรื่องค่าใช้จ่ายในการเก็บ ซึ่งจะมีมูลค่าสูงเมื่อจำนวนที่สั่งซื้อมากขึ้น และแนะนำให้ใช้รายงาน Cost of Possession Inventory ประจำปี เพื่อเปรียบเทียบค่าของการเก็บปีต่อปี ส่วนเรื่องค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อนั้นมีแนวคิดที่กลับกัน คือ เมื่อซื้อจำนวนมากจะประหยัดค่าการสั่งซื้อลงได้ (เพราะซื้อน้อยครั้ง) แต้ถ้าซื้อในแต่ล่ะครั้งมีจำนวนน้อย ในหนึ่งปีต้องซื้อหลายครั้งจะเสียค่าการสั่งซื้อมากกว่า

และเนื่องจากการหาค่าของการสั่งซื้อจะต้องเป็น ต่อใบสั่ง ต่อรายการ (Per Order Per Item) ค่าของการสั่งซื้อจึงต้องใช้ค่าเฉลี่ยจำนวนรายการต่อใบสั่งซื้อทั้งหมด เช่น ได้ค่าเฉลี่ยหนึ่งใบสั่งมีสี่รายการ ค่าของการจัดซื้อต่อใบสั่งที่ได้มาจะต้องหารด้วย 4.0 จึงจะได้ค่าของการสั่งซื้อเป็น ต่อใบสั่ง ต่อรายการ

Cost of Order หรือ Ordering Cost ที่ใช้ในการจัดซื้อพัสดุ (ท่านอาจได้พบคำว่า Set Up Cost ซึ่งใช้ในการผลิตสินค้าแต่ล่ะ Batch) การสั่งซื้อต้องมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นหลายประการ เช่น ค่าเครื่องเขียน แบบพิมพ์ ค่าจ้างแรงงานพนักงานในส่วนงานจัดซื้อ ค่าใช้จ่ายในการติดต่อประสานงานกับพ่อค้า ผู้จัดส่ง เป็นต้น

ท่านผู้อ่านต้องการจะแยกหาค่าการจัดซื้อในประเทศและต่างประเทศออกจากกันซึ่งทำได้ไม่ยาก ส่วนค่าใช้จ่ายประเภทแรงงานพนักงานที่อาจใช้บุคลากรร่วมกันให้แบ่งเป็นเปอร์เซ็นต์ เช่น 65-35% แล้วจึงแยกเงินเดือน สวัสดิการออกตามเปอร์เซ็นต์ดังกล่าว

เนื่องจากการหาค่าการสั่งซื้อแบบที่ 1 นี้ จัดทำขึ้นอย่างละเอียดและซับซ้อน ซึ่งอาจจำเป็นสำหรับหน่วยงานที่ต้องการได้ตัวเกณฑ์ที่แม่นยำ (Parameter) ลงใช้ในสูตรคำนวณเพื่อหาค่าที่ใกล้เคียงที่สุด

1. ค่าใช้จ่ายในส่วนงานจัดซื้อ
2. ค่าใช้จ่ายในส่วนงานคลังพัสดุ
3. ค่าใช้จ่ายในส่วนคอมพิวเตอร์
4. ค่าใช้จ่ายในส่วนงานบัญชี การเงิน
5. ค่าใช้จ่ายพัสดุ และของใช้สิ้นเปลือง

ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ ส่วนใหญ่จะเป็นค่าแรงพนักงานที่ทำงานในส่วนงานต่างๆ (ข้อ 1-4) ในการหาค่าแรงงานจะได้จาก เวลาที่ใช้ทำงานนั้นๆ คูณด้วยอัตราค่าแรงงาน (Hourly Rate) ผมได้นำตัวอย่างการหาค่าแรงงานจากบริษัทน้ำมันยักษ์ใหญ่ลงรายละเอียดเป็นภาคภาษาอังกฤษไว้ ดังนี้    

1. Purchasing Department
    Release of Purchase Order………………………………….Time: Minutes
    - Review and Sign Order                                                       .4

การสั่งซื้อทุกครั้งต้องมีค่าใช้จ่าย จะเห็นได้จากค่าใช่จ่ายในงบประมาณของแผนกจัดซื้อ ทั้งค่าแรงงาน อันได้แก่ เงินเดือน สวัสดิการ และค่าใช้จ่ายต่างๆ อีกหลายหมวด ค่าของการจัดซื้อที่แพง หมายถึง ค่าใช้จ่ายมาก เช่น ใช้บุคลากรมาก หรือเงินเดือนสูง ใช้พัสดุอุปกรณ์ไม่ประหยัด ในระบบ Economic จะต้องสั่งซื้อน้อยครั้งลง นั่นก็คือ ต้องเพิ่มจำนวนสั่งซื้อแต่ละครั้งขึ้น การเพิ่มจำนวนสั่งซื้อขึ้น มันก็จะไปเพิ่มค่าของการเก็บ ในระบบ Lean นั้นต้องการให้ค่าของการเก็บน้อยลง  

ก็หมายความว่า จะต้องสั่งครั้งละจำนวนน้อยๆ ก็คือต้องสั่งบ่อยๆ นั่นเอง และท้ายสุดก็คือ ต้องลดค่าของการสั่งซื้อลง การลดค่าของการสั่งซื้อควรหมายถึง การเพิ่มใบสั่งซื้อมากขึ้น แต่ถ้าองค์การใดที่มีจำนวนพนักงานมาก เรียกว่า คนเกินงาน ค่าของการสั่งซื้อก็จะแพงขึ้นมาก สูตร E O Q อาจใช้ไม่ได้เลยก็ว่าได้ ข้อนี้เป็นข้อหนึ่งที่องค์การบางแห่งไม่สามารถใช้สูตรนี้ได้ ดังนั้นท่านควรหาค่าของการจัดซื้อไว้เพื่อเปรียบเทียบกับ Bench Mark กับองค์การอื่นที่เขาหาไว้แล้ว

อย่างไรก็ตามค่าการสั่งซื้ออาจมีถูกมีแพงขึ้นอยู่กับรูปแบบของงานจัดซื้อ Type of Order เช่น การสั่งซื้อจากต่างประเทศ มีค่าใช้จ่ายมากกว่าการสั่งซื้อผ่าน Blanket Order การซื้อด้วยเงินสดย่อยย่อมมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า การซื้อที่ต้องมีการประกวดราคา การใช้เวลาในการซื้อนานกว่าย่อมมีค่าใช้จ่ายแพงกว่า

คงทราบกันดีว่าสมัยหนึ่งมีการทำที่เรียกกันในภาษาอังกฤษว่า Time Motion Study กรณีศึกษาเรื่องการใช้เวลาทำงานชิ้นหนึ่งนานเท่าไหร่ แล้วนำเอาอัตราค่าแรงงานของผู้ทำงานนั้นมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่าย Ordering Cost Component ส่วนประกอบของค่าการจัดซื้อมาจากงานเหล่านี้

1) Requisitioning การทำใบขอซื้อ
2) Ordering การสั่งซื้อ
3) Expediting การติดตามเร่งด่วน
4) Receiving การรับพัสดุ
5) Storage การนำเข้าเก็บ
6) Inspection การตรวจสอบ
7) Accounting การบันทึกบัญชีพัสดุ 

จากตัวประกอบค่าของการสั่งซื้อด้านบน 
ข้อ 1), 2) และ 3) เป็นหน้าที่ของส่วนงานจัดซื้อ
ข้อ 4), 5) และ 6) เป็นหน้าที่ของส่วนงานคลังพัสดุ
ข้อ 7) เป็นหน้าที่ของส่วนบัญชี

เนื่องจากการเก็บจำนวนรายการต่อหนึ่งใบสั่งได้ค่าเฉลี่ย = 1.9 Line Items Per Order ดังนั้นค่าการสั่งซื้อต่อ Order/Line Item = 4.28 USD (8.14 หารด้วย 1.9) หรือถ้าเป็นเงินบาท จะได้ประมาณ = 145.52 บาทต่อใบสั่งต่อรายการ 

จะขอยกตัวอย่างที่มาของค่าใช้จ่ายสำหรับส่วนงานจัดซื้อ ซึ่งได้มาเป็นต่อ Order (หนึ่งใบสั่งซื้อ) = 0.81 USD ดังนี้

1) Release of Purchase Order                                           1.4  นาที
     ตรวจและเซ็นต์ใบสั่งซื้อ
     Order Mailing
     จัดเอกสารเข้าแฟ้ม                                                      
2) Handling of Computer Print Out                                       .2  นาที
3) Invoices ทำงานต่างๆ เกี่ยวกับอินวอยส์                               4.2  นาที   
4) Follow-Up การติดตามทวงถาม เฉลี่ยต่อใบสั่งซื้อ                  1.3  นาที
     รวม  Direct Productive Time                                         7.1   นาที  
5) Indirect Nonproductive Time                                           .8   นาที                                   

เวลาที่เสียไประหว่างทำงาน เช่น พักดื่มน้ำ กาแฟ เวลาว่างพักเหนื่อย (Fatigue and Personal) = 10.4% ของเวลาทำงาน = 10.4% x 7.1 นาที = 0.8 นาที                   

อัตราแรงงานต่อชั่วโมง  = $ 4.65
บวกด้วย Benefits        = $ 1.49
รวม                             $ 6.14/ hour
ดังนั้น  Labor Cost Per Order = (6.14/Hr) (1 Hr=60 Min) (7.9 Min/Order) = $0.81/Order

การหาค่าของการสั่งซื้อ ซึ่งมีตัวประกอบจากหน่วยงาน 4 หน่วยงาน และค่าใช้จ่ายอีกหนึ่งรายการ สำหรับค่าใช้จ่ายที่อยู่ในหัวข้อ Materials and Supplies นั้น เขาหามูลค่าจากรายงานงบประมาณค่าใช้จ่าย Expense Budget Report ซึ่งได้ Prorate ลงเป็นค่าใช้จ่ายในงานจัดซื้อของงานทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง

วิจารณ์ ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อต่อใบสั่งซื้อต่อรายการ ที่ได้ออกมา = 145.52 บาทนั้น มีค่าค่อนข้างสูง เนื่องจากอัตราแรงงานของอเมริกันสูงกว่าอัตราแรงงานไทย จากการหาค่าเฉลี่ยจากบริษัทในประเทศเรามีค่าต่ำกว่าค่อนข้างมาก เช่น ประมาณ 81 บาท ต่อใบสั่งซื้อ ต่อรายการ บริษัทข้ามชาติหลายบริษัทที่มีหัวหน้าจัดซื้อเป็นต่างชาติเคยเห็นตัวเลขประมาณ 125 บาท 

การหาค่าของการสั่งซื้อด้วยวิธี ใช้ Time Motion Study โดยคิดจากธุรกรรม Transaction ต่างๆ แล้วนำมาคำนวณเป็น มูลค่า โดยใช้อัตราชั่วโมงแรงงานเป็นตัวคูณ ได้ผลลัพธ์ น่าจะเป็นค่าที่ถูกต้องแม่นยำดี แต่ค่อนข้างซับซ้อน (หมายเหตุ: ไม่ได้ลงรายละเอียดสำหรับหน่วยงานคลังพัสดุ หน่วยงานบัญชี)

จากประสบการณ์ มีการหาค่าของการสั่งซื้อที่คิดเฉพาะค่าใช้จ่ายในส่วนงานจัดซื้อเท่านั้น และคิดอย่างง่ายๆ ตัวอย่างเช่น  1. รวบรวมใบสั่งซื้อที่ออกไปภายในหนึ่งปี เช่น ได้ 2,500 ใบสั่งซื้อ

รวมค่าใช้จ่ายในแผนกจัดซื้อ = 832,000 บาท ใช้ไปในการทำงานจัดซื้อ 1 ปี ได้ใบสั่งซื้อ 2,500 ฉบับ ดังนั้นค่าใช้จ่ายในการซื้อ ต่อ 1ใบสั่ง = 332.8 บาท
ดังนั้น ค่าของการจัดซื้อต่อหนึ่งใบสั่งต่อหนึ่งรายการ = 66.56 บาท

ผมว่าง่ายดี และยังดีกว่าไม่เคยหาค่าของการจัดซื้อในกิจการของท่านเลย และถ้าท่านจะเอาค่าใช้จ่ายแผนกอื่นที่มีส่วนทำงานร่วมในการซื้อก็สามารถทำได้ในวิธีเดียวกัน เพียงแต่ต้องแบ่งค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องเป็นธรรม การทำ Prorate ให้ถูกต้องเป็นเรื่องยาก อาจต้องกลับไปทำ Time Motion Study อีกก็เป็นได้