สินค้าคงคลังที่เป็นพัสดุคงเหลือ มีรายจ่ายแอบแฝงอย่างคาดไม่ถึง ทำอย่างไรถึงจะรู้ว่าอะไรคือรายจ่ายที่แอบแฝง และทำอย่างไรจึงจะรู้ได้ถึงมูลค่าของการเก็บ และได้จำนวนเปอร์เซ็นต์ เพื่อนำไปเปรียบเทียบกับจำนวนพัสดุคงเหลือเฉลี่ยในปีต่อๆ ไป เพื่อให้รู้ถึงการลดค่าของการเก็บของท่านว่าดีขึ้นเพียงไร

เรื่องการบริหารพัสดุ MRO ให้มีประสิทธิภาพนั้น ควรหมายถึง การลดจำนวนรายการพัสดุลงให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมกับกิจการ เช่น โรงงานผลิตกระเบื้องลูกฟูกควรมีรายการพัสดุประมาณ 2,000 รายการ และการควบคุมจำนวนคงคลังของพัสดุแต่ละรายการให้มีจำนวนเหมาะสมกับการเบิกใช้จริง

การรักษาอัตราส่วนหมุนเวียนระหว่างยอดจ่ายกับจำนวนคงเหลือเฉลี่ยให้อยู่ในเลขมาตรฐานอยู่เสมอย่อมเป็นการรักษาความสมดุลของจำนวนที่มีอยู่กับจำนวนที่ต้องใช้ คือ หลักการของ Demand กับ Supply นั่นเอง ทั้งสองเรื่องนี้นับเป็นบทบาทสำคัญในการทำให้องค์การผอมลงแต่ยังมีสุขภาพแข็งแรง (Thin and Healthy)

องค์การใดที่มีพัสดุเหลือมากใช้ไม่หมดอันเนื่องจากการไม่จำกัดจำนวนรายการพัสดุที่ซื้อเข้าเก็บสต็อก ปล่อยให้มีรายการเพิ่มขึ้นทั้งที่พัสดุบางรายการสามารถจัดซื้อเมื่อต้องการได้ และอีกประการหนึ่งคือ การที่ไม่มีการควบคุมจำนวนสั่งซื้อแต่ละครั้งให้มีจำนวนพอเหมาะหรือจำนวนที่ประหยัดทำให้มีจำนวนคงเหลือมากเกินไป มันบ่งบอกถึงความสิ้นเปลืองหรือมีทรัพย์สินที่นอนหลับอยู่

ฝรั่งเขาเรียกว่า Sleeping Capital ท่านเจ้าของกิจการที่ไม่เคยเอาใจใส่กับเรื่องการบริหารพัสดุเลยปล่อยให้เงินจมอยู่ในพัสดุคงเหลือมากเกินไปทำให้อัตราส่วนสภาพคล่องเสียหายได้ และนั่นอาจหมายถึง ท่านยังไม่ทราบถึงการเก็บสต็อกนั้นมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง มีมูลค่าสูงเพียงไร ท่านผู้บริหารควรได้ทราบก่อนที่ความเสียหายจะเกิดขึ้น ขณะที่การตลาดก็อยู่ในระดับดีมีส่วนแบ่งการขายสูง ในข้อเขียนครั้งนี้จะได้กล่าวถึงเรื่องการคำนวณ Inventory Cost ซึ่งประกอบด้วย 

1. Cost of Money ค่าของเงินที่ลงทุนสร้างสต็อก
2. Inventory Taxes ค่าภาษีสินค้าคงเหลือ
3. Warehouse Space ค่าใช้จ่ายในเรื่องพื้นที่คลัง
4. Insurance ค่าประกันภัยสินค้าคงเหลือ

5. Physical Handling ค่าปฏิบัติการในคลัง เช่น ค่ายกขนเคลื่อนย้าย จัดสินค้า
6. Clerical and Inventory Control ค่าการบริหารระดับคงคลัง การปรับยอด และบริหารจัดการต่างๆ
7. Obsolescence ค่าพัสดุล้าสมัย Out of Date ไม่มีใครใช้ เพราะมีสิ่งอื่นที่ดีกว่า เช่น พิมพ์ดีด Typewriters ถูกแทนที่ด้วยคอมพิวเตอร์
8. Deterioration and Pilferage พัสดุเสีย เสื่อมสภาพ หมดอายุการใช้งาน และพัสดุขาดหายหรือถูกขโมย เช่น ของขาดจำนวน ตรวจพบตอนเช็คสต็อก Shortage During Stock Checked

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เรียกได้ว่า ซึมบ่อทราย ค่อยเป็นค่อยไป เกิดขึ้นทั้งที่ไม่รู้ตัวและหรือรู้ตัวแต่ประมาท ทำให้เกิดความเสียหายขนาดใหญ่ได้ มีบริษัทและองค์การที่ต้องล้มลงอันเนื่องจากการบริหารทรัพย์สินผิดพลาด เหตุปัจจัยหนึ่งก็คือ พัสดุคงเหลือ หรือสินค้าคงเหลืออันเป็นทรัพย์สินหมุนเวียนที่ขาดสภาพคล่อง ส่งผลให้การเงินทั้งแผงต้องพังทลายลง จึงต้องศึกษาเรื่องค่าใช้จ่ายทุกๆ ตัวให้ละเอียด ดังต่อไปนี้

1. Cost of money ค่าเงินลงทุนสร้างสต็อก เรื่องนี้มองกันผิวเผินอย่างที่เข้าใจผิดกันมานานแล้วว่า เป็นอัตราดอกเบี้ยธนาคารสำหรับวงเงิน โอดี เรื่องนี้มีคำอธิบายไว้ในตำรา เรื่อง การบริหารพัสดุอย่างลงรายละเอียดว่าเป็น Minimum Rates of Return ที่มีลักษณะเป็น Hurdle Rates ซึ่งได้จากการกำหนดนโยบายแต่ละบริษัท แต่ละตำบล และแต่ละกาลเวลา คำว่า Hurdle หมายถึง Difficulty to be Overcome เอาแน่ไม่ได้ เพื่อให้ท่านเข้าใจในทางปฏิบัติ จึงต้องยกตัวอย่างจากบริษัทหนึ่งที่คิดเรื่องเงินลงทุนสร้างสต็อกอย่างพิถีพิถัน

โดยคิดจาก Cost of Money After Tax ตัวอย่างเช่น ภาษีรายได้จากการประกอบการ (Tax Rate = 50 %) Hurdle Rate = 10% (Applicable to Geographical Area at the Time Which the Inventories will be Stored) ดังนั้น Appropriate Before–Tax Cost of Money Would be = 20 % ถ้าในประเทศเรา Tax Rate = 35%, Hurdle Rate = 10% คิดในทำนองเดียวกันก็จะได้ Cost of Money Before Tax =15.38 %

2. Taxes คือ ภาษีสินค้าคงเหลือ (Inventory Tax) เป็นภาษีที่เก็บจากการมีสต็อกหรือภาษีจาการกักตุนสินค้า (ในประเทศเราไม่มีภาษีประเภทนี้) คิดจากมูลค่าสินค้าคงเหลือเฉลี่ยในระหว่างปีที่มีส่วนเกินจากอัตราส่วนหมุนเวียนที่เหมาะสม ในอเมริกามีอัตราการเก็บที่แตกต่างกัน ระหว่างรัฐต่อรัฐ เมืองต่อเมือง และยังต้องมีอัตราความแตกต่างระหว่างสินค้าบางชนิดอีกด้วย ภาษีประเภทนี้มีส่วนดีที่จะกดดันพวกที่บริหารสินค้าคงเหลือเชิงกักตุน และพวกที่บริหารคงเหลือไม่เป็น ให้มีการเอาใจใส่เรื่องพัสดุคงเหลือที่เหมาะสม

3. Insurance ค่าเงินประกันสินค้าคงเหลือ การซื้อประกันเรื่องความเสียหายจากภัยพิบัติต่างๆ ให้ครอบคลุมมูลค่าสินค้าคงเหลือที่องค์การไม่ต้องการเสี่ยงในความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ ส่วนมากมักจะใช้จำนวนสินค้าคงเหลือเฉลี่ยในปีที่ผ่านมาเป็นวงเงินประกัน หรืออาจใช้วงเงินที่ครอบคลุมเฉพาะมูลค่าสินค้าที่มีความสำคัญและมีราคาแพงเท่านั้น ส่วนสินค้าประเภทอื่น อาจใช้ประกันตนเอง (Self Insure) ก็ได้

4. Warehouse Space ประกอบด้วยค่าใช้จ่าย ดังต่อไปนี้
 - Depreciation ค่าเสื่อมราคา อาคาร และพื้นที่คลังทั้งหมดที่ใช้เก็บพัสดุ
 - Rent ค่าเช่าอาคารคลัง พื้นที่คลังที่ใช้ประโยชน์ในการเก็บพัสดุสินค้า
 - Air Conditioning and Other Utilities เครื่องปรับอากาศ ระบบระบายอากาศ น้ำใช้ น้ำดื่ม ค่าไฟฟ้า
 - Janitorial and or Guard Personnel ค่าทำความสะอาด ค่า รปภ. ประจำคลัง
 - Maintenance and Repair ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงอาคารสถานที่ ทั้งการซ่อมตามปกติ และการซ่อมแซมเป็นพิเศษ จ้างเหมาซ่อม รวมทั้งค่าแรงและค่าพัสดุครุภัณฑ์
 - Taxes on the Land and Building ภาษีที่ดิน และภาษีโรงเรือนที่คลังตั้งอยู่
 - Insurance on Building and Equipment ค่าประกันภัยอาคารสถานที่และเครื่องมือยกขนเคลื่อนย้าย
 - Profit on Available Space รายได้จากการให้เช่าช่วงพื้นที่ที่เหลือ นำมาบวกเพิ่มในงบประมาณรายจ่าย

5. Physical Handling ค่าใช้จ่ายในการยกขนเคลื่อนย้าย ประกอบด้วยค่าใช้จ่าย ดังนี้
 - ค่าเสื่อมราคาประจำปีของอุปกรณ์ยกขนที่ใช้ในคลัง เช่น รถยก พาเลททรัค ชั้นเก็บของ
 - ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงที่ใช้กับยานพาหนะและอุปกรณ์ยกขนในคลังทั้งหมด
 - ค่าซ่อมบำรุงยานพาหนะและอุปกรณ์ยกขนที่ใช้ในคลัง
 - ค่าแรงงาน พนักงานในคลังเฉพาะส่วนที่ทำงานเกี่ยวกับคลัง เช่น รับพัสดุ ยกขนเคลื่อนย้าย จัดเก็บ จ่ายพัสดุ ทั้งนี้ให้รวมพนักงานระดับหัวหน้างานด้วย
 - บางบริษัทอาจมีการปันส่วนค่าใช้จ่าย (Prorate Distribution of Burden for Cost Related) เช่น ค่าบริหารด้าน Payroll, Medical, Employee Relation, และ Top Management บางส่วนที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

6. Clerical and Inventory Control  ค่าบริหารระดับคงคลัง การปรับยอดคงเหลือให้ทันกาล และการบริหารจัดการ
 - ค่าแรงงานเกี่ยวกับการบริหารระดับคงคลัง การจัดทำรายการพัสดุ และการบริหารจัดการเกี่ยวกับพัสดุคงคลัง
 - ค่าใช้จ่ายเรื่อง Computer, Accounting Charge Relate to Inventory Control
 - Telephone and Communication Expenses

7. Obsolescence ค่าใช้จ่ายที่ตกอยู่ในข้อนี้ได้มาจากหลายทาง เช่น พัสดุหรืออะไหล่ ส่วนประกอบที่สั่งมาใช้ในโครงการหนึ่งแต่เมื่อได้รับพัสดุแล้วเกิดมีการเปลี่ยนแปลงทำให้พัสดุนั้นหมดประโยชน์ หรือบางกรณีที่ซื้ออะไหล่มาสำหรับเครื่องหนึ่ง เช่น อะไหล่สำหรับรถหัวลากยี่ห้อหนึ่ง ภายหลังมีการเปลี่ยนรถหัวลากเป็นอีกยี่ห้อหนึ่งทำให้อะไหล่เดิมเป็นพัสดุเหลือใช้ กรณีที่มีการพัฒนาพัสดุให้มีคุณภาพดีขึ้นแทนของเดิมที่เคยใช้อยู่ทำให้ต้อง Write-Off พัสดุรายการที่ถูกแทนที่

8. Deterioration and Pilferage ค่าใช้จ่ายที่ต้องทำการ Write-Off เนื่องจากการเสื่อมสภาพ เช่น เป็นสนิมจนใช้ไม่ได้ต้องทิ้งไป หรือในกรณีที่ตรวจพบว่าพัสดุขาดจำนวนต้องตัดออกจากบัญชี 

ตัวประกอบในค่าของเก็บพัสดุไว้ในคลังทั้ง 8 ตัวนำไปเทียบเป็นเปอร์เซ็นต่อมูลค่าพัสดุคงเหลือเฉลี่ยในปีนั้น จะได้มูลค่าเป็นจำนวนเงิน (บาท) และมีค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ และเมื่อนำมารวมกันตามแนวดิ่ง แต่ละคอลัมน์ จะได้มูลค่าของการเก็บทั้ง 8 รวมกันเป็นเงินบาท และได้จำนวนเปอร์เซ็นเมื่อนำไปเทียบกับจำนวนพัสดุคงเหลือเฉลี่ยในปีนั้น และให้มีการเปรียบเทียบระหว่างปีต่อปีและหลายปี เพื่อเปรียบเทียบการลดค่าของการเก็บของท่านได้ดีเพียงไร ท่านไม่คิดจะหาค่าของการเก็บในธุรกิจของท่านบ้างหรือครับ