สนั่น เถาชารี, ผศ.ดร.วีรพัฒน์ เศรษฐ์สมบูรณ์ และ ดร. วสุ เชาว์พานนท์
คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น   

เนื่องจากการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของวิสาหกิจส่วนใหญ่โดยเฉพาะวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (Small and Medium Enterprises: SMEs) ในปัจจุบันได้แยกเป็นแผนก ส่วนงานที่สำคัญคือ แผนกขาย ผลิตจัดซื้อ-จัดหา คลังสินค้า บัญชี-การเงิน ทรัพยากรบุคคล และแผนกซ่อมบำรุง ทำให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง โดยมีสาเหตุสำคัญขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานเป็นหลัก กล่าวคือ การจัดเก็บข้อมูลด้อยประสิทธิภาพ การจัดสรรงานไม่เหมาะสม ไม่มีการประสานงานระหว่างแผนก

ส่วนงาน การกำหนดหน้าที่ไม่ชัดเจน ขั้นตอนการทำงานไม่ชัดเจน และการสั่งงานซ้ำซ้อน เนื่องจากบุคลากรในวิสาหกิจขาดการรับรู้ข้อมูลของวิสาหกิจที่เป็นเวลาจริง (Real Time) ทำให้การตัดสินใจในการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เป็นไปด้วยความล่าช้า และเกิดความผิดพลาดสูง ซึ่งวิธีการหนึ่งในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือ การประยุกต์ใช้การวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ (Enterprise Resource Planning: ERP) ซึ่งเป็นระบบที่สามารถเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจเข้าด้วยกัน

.

ตั้งแต่ระบบงานทางด้านการขาย การผลิต จัดซื้อ-จัดหา การบริหารสินค้าคงคลัง การบัญชี-การเงิน การบริหารทรัพยากรบุคคล ตลอดจนระบบการขนส่งและกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การตัดสินใจในการวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรวิสาหกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานขององค์กรวิสาหกิจลง ซึ่งสามารถแสดงการศึกษา และผลการศึกษาเกี่ยวกับระบบ ERP ที่สำคัญดังแสดงในตารางที่ 1 ข้างล่างนี้

และเนื่องจากบริษัทกรณีศึกษาดำเนินการผลิตขนมปังและเบเกอรี่ 22 ชนิดผลิตภัณฑ์ในระดับอุตสาหกรรม มีกำลังการผลิตสูงสุด 80,000 ชิ้น/วัน ใช้วัตถุดิบหลัก ได้แก่ แป้ง น้ำตาลทราย กันรา เกลือ และหมูหยอง มีพนักงานประจำ 120 คน ยอดขายประมาณ 5-6 ล้านบาท/เดือน โดยเป็นลูกค้าในเขตภาคตะวันออกเฉียงเหนือและภาคเหนือตอนล่าง 95% และลูกค้าในประเทศเพื่อนบ้านตามแนวชายแดน 5%

และเนื่องจากการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทกรณีศึกษาแยกเป็นแผนก ส่วนงาน ทำให้ขาดการจัดเก็บ บริหารและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง คิดเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เพิ่มมูลค่าจากกระบวนงานเหล่านี้ถึงร้อยละ 15 ของยอดขาย

ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าขายสูงขึ้น ความสามารถในการแข่งขันของบริษัทกรณีศึกษาลดลง บริษัทกรณีศึกษาจึงจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ โดยใช้ระบบ ERP ที่เป็นแบบบูรณาการกระบวนงานหลักเข้าด้วยกัน โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วย เพื่อให้การประมวลผล และตัดสินใจเป็นอย่างถูกต้องและรวดเร็ว

1. โปรแกรมมีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับธุรกิจ กิจการระดับ SMEs และเป็นโปรแกรมแบบ Open Source ที่อนุญาตให้นำไปใช้โดยไม่คิดค่าใช้จ่าย 
2. สามารถดาวน์โหลดใช้งานได้เลย จากเว็บไซต์ www.tinyerp.org โดยมีทั้ง Source Code และDistribute Files เพื่อง่ายในการติดตั้ง 

3. โปรแกรมมีลักษณะเป็นโมดูล เชื่อมต่อกันโดยที่ผู้ใช้งาน (User) อาจจะไม่ต้องใช้งานครบทุกโมดูลก็ได้ โมดูลสามารถแก้ไขได้เองโดยโปรแกรมเมอร์ และสามารถเขียนขยายให้ตรงกับความต้องการของหน่วยงานได้ โดยมีโมดูลที่มีผู้พัฒนาเพิ่มเติม สามารถดาว์นโหลดได้จากเว็บ www.tinyforge.org รวมถึงการปรับปรุงให้ Tiny ERP สามารถทำงานกับภาษาไทยด้วย

4. มีลักษณะการทำงานเป็นแบบ Client-Server กล่าวคือ มีโปรแกรมส่วนที่ให้บริการ (Server) ทำงานอยู่ตลอดเวลา และโปรแกรมลูกข่าย (Client) เข้ามาเรียกใช้บริการ การทำงานลักษณะนี้ ทำให้สามารถทำงานได้พร้อมกันหลายคน เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นลูกข่ายมีได้หลายเครื่องโดยต่อเข้าเป็นเครือข่ายเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่ให้บริการ หรือจะใช้งานกับเครื่องเดียวก็ได้ 

5. สามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ในแต่ละฝ่ายแยกจากกันได้ เช่น อนุญาตให้ฝ่ายจัดซื้อ ป้อนข้อมูลได้ในเฉพาะส่วนของการจัดซื้อ โดยไม่สามารถป้อนข้อมูลของฝ่ายบัญชี เป็นต้น 

โดยที่ Tiny ERP มีโมดูลสนับสนุนฟังก์ชั่นการทำงานจำนวนมากให้เลือกติดตั้งใช้งานตามที่ต้องการ มีโมดูลหลักจำนวน 11 โมดูล คือ การจัดการคู่ค้าสัมพันธ์ การบัญชีและการเงิน การจัดการทรัพยากรบุคคล การจัดการผลิตภัณฑ์ การบริหารสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การจัดการการขาย การจัดการการผลิต การบริหารโครงการ การจัดการการตลาดและแคมเปญ และการบริหารระบบ  

ซึ่งโมดูลเป็นชุดโปรแกรมเพื่อการทำงานที่สมบูรณ์ ที่สามารถเพิ่มเมนูใหม่ ๆ เข้าในโปรแกรม การพิมพ์รายงานแบบใหม่ การปรับแก้ฟอร์มต่าง ๆ ข้อมูลตัวอย่างเพื่อนำเสนอการใช้งาน เป็นต้น ซึ่งในงานวิจัยครั้งนี้คณะผู้วิจัยได้เลือกติดตั้ง 4 โมดูล คือ การขาย  การผลิต การจัดซื้อ และการบริหารสินค้าคงคลัง โดยมีขั้นตอนการดำเนินงาน และผลการดำเนินงานที่สำคัญดังต่อไปนี้

1.1 กลุ่มผลิตภัณฑ์ที่ใช้ ERP โดยได้รวบรวมยอดขายของผลิตภัณฑ์ทั้งหมด 22 ผลิตภัณฑ์เป็นระยะเวลา 5 เดือน คือ มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน และพฤษภาคม 2551 แล้วเลือกกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่มียอดขายรวมกันประมาณ 40% ของยอดขายทั้งหมด ผลการศึกษาได้เลือก 2 สายการผลิตจาก 7 สายการผลิตจำนวน 8 ผลิตภัณฑ์ ดังแสดงรายละเอียดในตารางที่ 2

เหตุผลที่เลือก 2 กลุ่มผลิตภัณฑ์เพื่อทดลองใช้ ERP เพราะ 2 กลุ่มผลิตภัณฑ์นี้มียอดขายที่ทำรายได้สูงให้กับบริษัท ประกอบกับเพื่อให้สะดวกต่อการรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบ (โรงงานกรณีศึกษามีวัตถุดิบที่หลากหลายชนิดมาก) การกำหนดสายการผลิต การกำหนดสถานีงาน ตลอดจนการป้อนข้อมูลคู่ค้าลงในโปรแกรม Tiny ERP

1.2 สร้างดัชนีชี้วัดการดำเนินงานที่ครอบคลุม 4 กระบวนการหลัก เพื่อวัดประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทกรณีศึกษา ระหว่างก่อนใช้งาน ERP และหลังใช้งาน ERP โดยมีดัชนีชี้วัดการดำเนินงานที่สำคัญในกิจกรรมการขาย การผลิต การจัดซื้อ และการคลังสินค้า ดังแสดงในตารางที่ 3, 4, 5 และ 6 ตามลำดับ

ตารางที่ 4 แสดงดัชนีชี้วัดการดำเนินงานในกิจกรรมการผลิต

2. ประยุกต์ใช้การบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบ ERP โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วย
2.1 ติดตั้งโปรแกรม Tiny ERP บน Windows 2000/XP ลงในเครื่องแม่ข่ายของบริษัทจำนวน 1 เครื่อง และลงโปรแกรมให้กับเครื่องลูกข่ายจำนวน 2 เครื่อง 

2.2 สร้างฐานข้อมูลเครื่องแม่ข่าย Tiny ERP (Tiny ERP Server) โดยได้ดำเนินการสร้างฐานข้อมูลเครื่องแม่ข่ายคือ ข้อมูลคู่ค้า กำหนดหน่วยและกำหนดที่ตั้ง กำหนดประเภทของสินค้า ใบรายการวัสดุ และกำหนดสถานีงานตามสายการผลิต พบว่า

* มีฐานข้อมูลลูกค้าจำนวน 450 ราย และผู้จัดหาวัตถุดิบจำนวน 31 ราย
* มีฐานข้อมูลประเภทหน่วยนับในการจัดซื้อวัตถุดิบ 13 ประเภทหน่วยนับ ฐานข้อมูลหน่วยนับของผลิตภัณฑ์ขั้นกลางจำนวน 11 หน่วยนับ และมีฐานข้อมูลที่ตั้งจำนวน 9 ที่ตั้ง

* มีฐานข้อมูลประเภทของสินค้า 3 ประเภทหลักคือ วัตถุดิบ (Material) ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง (Work in Process) และผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย (Finish Product)

* มีฐานข้อมูลใบรายการวัสดุ ซึ่งได้จากการศึกษาส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์ตัวอย่าง แล้วนำมาสร้างเป็นใบรายการวัสดุ (Bill of Material: BOM) จำนวน 8 ใบ (จำนวนใบรายการวัสดุจะต้องเท่ากับจำนวนผลิตภัณฑ์ที่ทดลองใช้ ERP) เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปป้อนลงในโปรแกรม Tiny ERP ซึ่ง BOM เหล่านี้ก็จะเชื่อมโยงไปยังผู้จัดหาวัตถุดิบเป็นลำดับสุดท้าย

* มีฐานข้อมูลสถานีงานจำนวน 12 สถานีงานตามสายการผลิตจำนวน 2 สายการผลิต ซึ่งการกำหนดสถานีงานจะขึ้นอยู่กับการจัดแบ่งกลุ่มของผู้ลงฐานข้อมูลเครื่องแม่ข่าย เช่น อาจจะกำหนดให้กระบวนการแบ่งก้อนโดขนมปังไส้ เป็นหนึ่งสถานีงาน กระบวนการผ่าหน้าและกระบวนการแต่งหน้าเป็นหนึ่งสถานีงาน ซึ่งถ้ามีกระบวนการไหนของผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ใช้สถานีงานร่วมกันก็ไม่ควรมีการกำหนดสถานีงานขึ้นมาใหม่อีก เพราะจะทำให้โปรแกรมคำนวณเวลาที่ใช้ไปในสถานีงานนั้นไม่ตรงกับที่ใช้ไปจริง

2.3 ทดสอบการทำงานของโปรแกรม และปรับปรุงโปรแกรม โดยการสั่งผลิตเป็นรายผลิตภัณฑ์ตามจำนวนที่ผลิตจริงโดยใช้โมดูลการผลิต พบว่าจำนวนวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง และเวลาของแต่ละสถานีงานใช้ในการผลิตที่คำนวณโดยโปรแกรม กับที่ใช้ผลิตจริงของวิสาหกิจมีค่าที่เท่ากัน ตลอดจนการกำหนดที่ตั้งเพื่อให้เกิดการเคลื่อนย้ายวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลางไปใช้ในการผลิต ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตเสร็จแล้วไปเก็บไว้ในคลังสินค้ามีความถูกต้อง

* มีการเชื่อมต่อสาย LAN จาก Hub (อุปกรณ์ที่ใช้เป็นจุดศูนย์กลางในการกระจายสัญญาณ) ไปยังเครื่องแม่ข่าย และไปยังเครื่องลูกข่ายที่ลงโปรแกรม Tiny ERP
* แผนกแต่ละแผนกถูกจำกัดให้เข้าใช้งานตามชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่าน
* แผนกแต่ละแผนกถูกจำกัดให้ใช้งานโปรแกรมเฉพาะโมดูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของแผนกเท่านั้น
* มีการป้อนข้อมูลจากเครื่องลูกข่ายไปยังเครื่องแม่ข่ายและดึงข้อมูลจากเครื่องแม่ข่ายไปยังเครื่องลูกข่าย

2.5 ตรวจสอบสถานะคงคลังของวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง และผลิตภัณฑ์ พบว่าจำนวนสถานะคงคลังของโปรแกรมมีค่าเท่ากับจำนวนสถานะคงคลังของวิสาหกิจ ณ ขณะเวลาเดียวกัน

2.6 ทดลองใช้งานระบบ ERP และแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น พบว่าผลการทดลองใช้งานโปรแกรมที่ครอบคลุม 4 กระบวนการหลักคือ ขาย ผลิต จัดซื้อ-จัดหา และคลังสินค้ามีความถูกต้อง น่าเชื่อถือได้ เมื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลของบริษัทฯ ณ ขณะเวลาเดียวกัน และโปรแกรมมีความพร้อมใช้งานภายในบริษัทฯ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.1 อบรมการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) และการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ (ERP) ให้กับพนักงานของบริษัทกรณีศึกษา โดยพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรมในครั้งนี้ประกอบไปด้วยบุคลากรในแผนกขาย แผนกผลิต แผนกจัดซื้อ และแผนกคลังสินค้า เพื่อให้บุคลากรเหล่านั้นมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการวางแผนความต้องการวัสดุ และการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจมากขึ้น และมีความต้องการที่จะใช้งานการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลของแต่ละแผนกเข้ามาไว้ในโปรแกรมเพียงหนึ่งเดียว ประกอบการตัดสินใจอย่างทันท่วงที

3.2 ใช้งานระบบ ERP เป็นกลุ่ม โดยได้สอนการใช้งานระบบ ERP แก่บุคลากรที่สำคัญ (Key User) คือหัวหน้าแผนกขาย หัวหน้าแผนกผลิต หัวหน้าแผนกจัดซื้อ หัวหน้าแผนกคลังสินค้า เป็นกลุ่มโดยได้มีการกำหนดโจทย์ (คำสั่งขาย คำสั่งผลิต คำสั่งจัดซื้อ รับ-เบิกวัสดุ คำสั่งเบิกสินค้า) ซึ่งเป็นข้อมูลของวิสาหกิจ พบว่าบุคลากรหลักมีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถใช้งานระบบ ERP ได้ครบทุกโมดูลการใช้งานที่ครอบคลุมกระบวนการทางธุรกิจ 4 แผนกหลักอย่างมีประสิทธิภาพ

3.3 ใช้งานระบบ ERP เป็นรายบุคคล หลังจากที่ได้สอนการใช้งานระบบ ERP เป็นแบบกลุ่มแล้วนั้น ก็ได้สอนการใช้งานให้แก่ หัวหน้าแผนกขาย แผนกผลิต แผนกจัดซื้อ และแผนกคลังสินค้าเป็นรายบุคคล เพื่อให้เขาเหล่านั้นมีความเข้าใจที่ถ่องแท้ในหน้าจอการใช้งานที่แผนกของเขาต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง และสามารถใช้งานโปรแกรมได้ด้วยตัวของเขาเอง ตลอดจนสามารถสอนการใช้งานให้กับพนักงานในแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

3.4 ใช้งานระบบ ERP ภายในบริษัทอย่างเป็นรูปธรรม โดยได้ทำการปรับข้อมูลสินค้าคงคลัง (วัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง ผลิตภัณฑ์) ให้เป็นข้อมูล ณ ปัจจุบันของบริษัท แล้วได้กำหนดให้ 4 แผนกหลักมีการใช้ระบบ ERP อย่างจริงจัง พบว่าบุคลากรหลัก และพนักงานใน 4 แผนกหลักมีการทำงานโดยใช้ระบบ ERP ที่มีเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วย

เพราะได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของ ERP ที่มีต่อการทำงานในปัจจุบันในด้านสารสนเทศประกอบการขาย การผลิต การจัดซื้อ และบริหารสินค้าคงคลัง ตลอดจนบริษัทฯมีระบบดูแลรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพสามารถพึ่งพาตนเองได้อย่างเหมาะสม

3.5 ปรับปรุงซอฟต์แวร์ ซึ่งรหัสต้นฉบับ (Source Code) ของซอฟต์แวร์ที่ดี ควรจะสามารถแก้ไขได้ง่าย และยังคงสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งหลังจากการแก้ไขแล้วยังสามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงต่อเวอร์ชั่นใหม่ได้อีกด้วย ซึ่งผลจากการปรับปรุงซอฟต์แวร์พบว่า

* สามารถแปลงจากหน่วยนับเพื่อการจัดซื้อไปเป็นหน่วยนับการใช้ได้ เช่น จัดซื้อน้ำตาลทรายเป็นกระสอบ เบิกใช้ไปในการผลิตเป็นกิโลกรัม หรือจากหน่วยนับการใช้ไปเป็นหน่วยนับเพื่อการจัดซื้อ เช่น เบิกน้ำตาลไปใช้ในการผลิตเป็นกิโลกรัม จัดซื้อน้ำตาลทรายเป็นกระสอบ ทำให้เกิดความสะดวกในการตรวจสอบข้อมูลจำนวนวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง และผลิตภัณฑ์คงเหลือในหน่วยนับเพื่อการจัดซื้อได้อย่างรวดเร็ว

* สามารถเพิ่มตำแหน่งของทศนิยมได้ถึง 4 ตำแหน่ง ทำให้โปรแกรมรายงานข้อมูลจำนวนวัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์ขั้นกลาง และผลิตภัณฑ์คงเหลือในแต่ละวันได้อย่างถูกต้อง

* สามารถรายงานผลเป็นภาษาไทย
* สามารถปรับแก้รูปแบบของรายงานให้เหมือนกับเอกสารของบริษัทฯ
* สามารถรายงานสถานะคงคลังของผลิตภัณฑ์ขั้นกลางได้อย่างถูกต้อง

ดังนั้นจะเห็นว่าสามารถ Customize โปรแกรมให้เข้ากับรูปแบบการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทและตามที่ผู้บริหารมีความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5.1 แผนกขาย สามารถแสดงผลการเปรียบเทียบประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจระหว่างก่อนและหลังใช้งาน ERP โดยใช้ดัชนีชี้วัดแผนกขาย ดังแสดงในตารางที่ 8

จากตารางที่ 8 จะเห็นว่าหลังใช้งาน Tiny ERP ดัชนีชี้วัดแผนกขายคือ อัตรารับคืนสินค้าจากลูกค้า มีค่าไม่ลดลง เนื่องจากถึงแม้ว่าพนักงานขายจะใช้งาน Tiny ERP ในการสืบค้นฐานข้อมูลค่าประมาณการขาย และความต้องการของลูกค้าในอดีต แต่พนักงานขายก็ยังคงยึดติดอยู่กับคำสั่งซื้อจากลูกค้าในปัจจุบัน และประมาณการเบิกโดยใช้ประสบการณ์เป็นหลัก

5.2 แผนกผลิต สามารถแสดงผลการเปรียบเทียบประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจระหว่างก่อนและหลังใช้งาน Tiny ERP โดยใช้ดัชนีชี้วัดแผนกผลิต ดังแสดงในตารางที่ 9

จากตารางที่ 9 จะเห็นว่าหลังใช้งาน Tiny ERP ดัชนีชี้วัดแผนกผลิตคือ Production Orders Fulfillment Lead Time มีค่าลดลง 1.13 ชั่วโมง/วัน หรือ 67.80 นาที/วัน เนื่องจาก โปรแกรม Tiny ERP จะรายงานเวลาที่จำเป็นต้องใช้ในแต่ละสถานีงาน ทำให้หัวหน้าแผนกผลิตสามารถวางแผน จัดสรรกำลังคน และจำนวนเครื่องจักรที่ต้องใช้ต่อสถานีงานได้อย่างเหมาะสม ตลอดจนสามารถจัดลำดับการผลิตเพื่อไม่ให้เกิดคอขวด (Bottleneck) และเวลาสูญเปล่า (Idle Time) ในกระบวนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

จากที่ก่อนประยุกต์ใช้งานโปรแกรม Tiny ERP หัวหน้าแผนกผลิตต้องรวบรวมเอกสารบันทึกเวลาการผลิตของแต่ละสถานีงาน แล้วนำมาคำนวณเวลาที่จำเป็นต้องใช้ในการผลิตต่อสถานีงาน ประกอบการวางแผน จัดสรรกำลังคน เครื่องจักรที่ต้องใช้ต่อสถานีงานโดยใช้ประสบการณ์เป็นหลัก ที่มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้การผลิตสามารถผลิตได้ทันเวลาส่งมอบลูกค้าเป็นสำคัญ ทำให้เกิดคอขวด (Bottleneck) และเวลาสูญเปล่า (Idle Time) ในกระบวนการผลิตขึ้น

5.3 แผนกจัดซื้อ สามารถแสดงการเปรียบเทียบประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจระหว่างก่อนและหลังใช้งาน ERP โดยใช้ดัชนีชี้วัดแผนกจัดซื้อ ดังแสดงในตารางที่ 10

จากตารางที่ 10 จะเห็นว่าหลังใช้งาน Tiny ERP ดัชนีชี้วัดแผนกจัดซื้อคือ อัตราความรวดเร็วในการจัดซื้อ มีค่าลดลง 0.26 วัน/ครั้ง เนื่องจากโปรแกรมจะรายงานสถานะของคำสั่งซื้อ จำนวนความต้องการของวัตถุดิบแต่ละชนิดได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีฐานข้อมูลผู้จัดหาที่สำคัญคือ เวลานำของผู้ขายสินค้า/วัตถุดิบ ใช้ประกอบการวางแผนการจัดซื้อในแต่ละครั้ง    

จากที่ก่อนประยุกต์ใช้งานโปรแกรม Tiny ERP หัวหน้าแผนกจัดซื้อต้องใช้ประสบการณ์ในการออกคำสั่งซื้อเป็นหลัก กล่าวคือ จะออกคำสั่งซื้อเมื่อคาดว่าวัตถุดิบมีปริมาณไม่เพียงพอกับความต้องการใช้ผลิตในอนาคตโดยอาศัยข้อมูลจำนวนวัตถุดิบคงเหลือในปัจจุบันจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล

5.4 แผนกคลังสินค้า สามารถแสดงการเปรียบเทียบประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจระหว่างก่อนและหลังใช้งาน Tiny ERP โดยใช้ดัชนีชี้วัดแผนกคลังสินค้า ดังแสดงในตารางที่ 11

ตารางที่ 11 เปรียบเทียบประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจระหว่างก่อนและหลังใช้งาน Tiny ERP โดยใช้ดัชนีชี้วัดแผนกคลังสินค้า

จากตารางที่ 11 จะเห็นว่าหลังใช้งาน Tiny ERP ดัชนีชี้วัดแผนกคลังสินค้า คือ อัตราสินค้าคงเหลือ มีค่าลดลง 0.1 ชิ้น/ชิ้น เนื่องจากโปรแกรมจะรายงานข้อมูลจำนวนสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว ทำให้หัวหน้าแผนกคลังสินค้ารับรู้สถานะสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือในแต่ละวันได้อย่างถูกต้อง และสามารถปรับให้มีจำนวนเท่ากับจำนวนสินค้าปลอดภัย (Safety Stock) ได้

(1) ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว ได้แก่ ค่าอุปกรณ์ประเภทฮาร์ดแวร์ ค่าจัดเตรียมสถานที่ ค่าจัดเตรียมระบบสื่อสารโทรคมนาคม ค่าดำเนินการจัดซื้อ-จัดหาวัสดุอุปกรณ์ที่สำคัญ ค่าพัฒนาระบบสารสนเทศ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าจ้างวิทยากร ค่าจัดทำคู่มือการใช้งานโปรแกรม และคู่มือการบำรุงรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ 

(2) ค่าใช้จ่ายรายปี ได้แก่ ค่าสาธารณูปโภค ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าตอบแทน-ค่าจ้าง ค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูล  ซึ่งสามารถแสดงผลการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ ดังตารางที่ 12

.

ตารางที่ 12 เป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจที่ครอบคุลม 4 กระบวนการหลัก คือ ขาย ผลิต จัดซื้อ และบริหารสินค้าคงคลัง ซึ่งจะประกอบด้วยค่าใช้จ่ายครั้งเดียว และค่าใช้จ่ายรายปี โดยที่

(1) ชุดเครื่องคอมพิวเตอร์ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์จำนวน 5 เครื่อง เพื่อติดตั้งเป็นเครื่องแม่ข่าย (Server) ที่ห้องทำงานของผู้จัดการจำนวน 1 เครื่อง และติดตั้งที่แผนกขาย ผลิต จัดซื้อ คลังสินค้าแผนกละ 1 เครื่องเพื่อทำหน้าที่เป็นเครื่องลูกข่าย (Client)

(2) Switch 10/100 HUB 16 port จำนวน 1 อัน เพื่อใช้เป็น Hub (อุปกรณ์ที่ใช้เป็นจุดศูนย์กลางในการกระจายสัญญาณ) ไปยังเครื่องแม่ข่าย และไปยังเครื่องลูกข่ายที่ลงโปรแกรม Tiny ERP

(3) สาย LAN แบบตรง 50.0 เมตร จำนวน 5 เส้น เพื่อเชื่อมต่อจาก Hub ไปยังเครื่องแม่ข่าย และเครื่องลูกข่ายที่ลงโปรแกรม Tiny ERP ทำให้องค์กรนั้นมีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของระบบ ERP ที่พร้อมใช้งาน

(4) เครื่องพิมพ์ (Printer) จำนวน 5 เครื่อง ติดตั้งที่ห้องทำงานของผู้จัดการ และที่ 4 แผนกหลัก เพื่อพิมพ์เอกสารที่สำคัญเช่น ใบเบิกสินค้าสำเร็จรูป ใบเบิกวัตถุดิบ ตลอดจนพิมพ์ผลการคำนวณจากโปรแกรม เพื่อเป็นสารสนเทศประกอบการตัดสินใจ 

(5) เครื่องโทรสาร จำนวน 3 เครื่อง ติดตั้งที่ห้องทำงานของผู้จัดการ แผนกขาย และแผนกจัดซื้อ-จัดหา เพื่อติดต่อทำธุรกรรมกับลูกค้า และผู้จัดหาวัตถุดิบ

(1) ค่าจ้างเหมาจัดทำยกพื้นเพื่อวางสายไฟฟ้าในองค์กร
(2) ค่าจ้างเหมาตกแต่งห้องสำหรับติดตั้งอุปกรณ์ ที่สำคัญคือ ค่าจัดทำฝ้าเพดาน ค่าติดตั้งกระจก
(3) ค่าเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้ใส่เอกสาร และผ้าม่าน

(1) ค่าเดินสายระบบสื่อสาร เช่น สายแลน สายไฟฟ้า เพื่อสร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในองค์กร
(2) ค่าติดตั้ง พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อติดต่อทำการค้ากับลูกค้า (Customer) และผู้จัดหาวัตถุดิบ (Supplier)

(1) ค่าใช้จ่ายในการประชุม ระหว่างผู้มีอำนาจตัดสินใจขององค์กร และที่ปรึกษาจากภายนอก เพื่อดำเนินการกำหนดคุณลักษณะ (Specifications) ของอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศ ที่จะนำมาติดตั้งในองค์กร ประมูล และคัดเลือกผู้จัดหา
(2) ค่าจ้างที่ปรึกษา เพื่อให้คำปรึกษาเกี่ยวกับคุณลักษณะของอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศ
(3) ค่าเอกสารการดำเนินการจัดทำข้อกำหนดคุณลักษณะของอุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศ การประมูล และการคัดเลือกผู้จัดหา 

(1) ค่าจ้างวิทยากร (1 คน) ซึ่งต้องเป็นบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถเกี่ยวกับ ERP โดยเฉพาะ Open Source Tiny ERP เพื่อให้การอบรม และสอนการใช้งาน Tiny ERP แก่ผู้จัดการโรงงาน บุคลากรหลัก และพนักงานใน 4 แผนก ซึ่งจำนวนบุคลากรเข้าอบรม ฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบ ERP ไม่ควรเกิน 15 คน

(2) ค่าอาหาร อาหารว่าง เพื่อเป็นค่าอาหารเที่ยง และอาหารว่างแก่ผู้ที่เข้ารับการอบรม ฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบ ERP
(3) ค่าจัดทำคู่มือการใช้งานโปรแกรม และคู่มือการบำรุงรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ เพื่อเป็นคู่มือให้บุคลากรใน 4 แผนกหลักใช้ประกอบการดูแล บำรุงรักษาเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ

6.2.1 ค่าสาธารณูปโภค ที่สำคัญคือ ค่าไฟฟ้า เพื่อเป็นพลังงานให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต่อเป็นโครงข่ายระบบ ERP ค่าโทรศัพท์ โทรสาร เพื่อติดต่อทำการค้ากับคู่ค้า และค่าอินเตอร์เน็ต เพื่อใช้เป็นสัญญาณกับโครงข่ายภายนอกวิสาหกิจทำให้เกิดธุรกิจแบบออนไลน์ หรือธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (E-business)

6.2.2 ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ที่สำคัญคือ ค่ากระดาษ A4 ค่าถ่ายเอกสาร พิมพ์บิล กระดาษไข แฟ้ม หมึกพิมพ์ เพื่อใช้เป็นหมึกพิมพ์ในเครื่องพิมพ์ สื่อบันทึกข้อมูล เช่น ซีดี เพื่อบันทึกข้อมูลที่สำคัญจากระบบ ERP เช่น รายงานคำสั่งซื้อเป็นรายวัน รายเดือน เนื่องจากข้อมูลในส่วนนี้จะมีการปรับปรุง (Update) ค่อนข้างบ่อย

6.2.3 ค่าตอบแทน ค่าจ้าง เป็นเงินเดือนที่จ่ายให้กับผู้ที่ติดตั้ง (Implementation) และดูแลระบบ ERP ให้กับบริษัทฯ ซึ่งต้องเป็นผู้ที่สำเร็จการศึกษาขั้นต่ำปริญญาโททางด้านวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ หรือวิศวกรรมอุตสาหการ และต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ในการติดตั้งระบบ ERP อย่างน้อย 1 ปี ตลอดจนต้องสามารถอบรม สอนการใช้งานระบบ ERP ให้กับบุคลากรหลักได้อย่างมีประสิทธิภาพ และค่าจ้างที่ปรึกษา     

ซึ่งต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจในการเขียนโปรแกรมภาษาไพรทอน และการจัดการฐานข้อมูล PostgreSQL เพื่อให้คำปรึกษา แนะนำในการแก้ไข ปรับปรุงรหัสต้นฉบับ (Source Code) เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Source Code Software) ที่อนุญาตให้สามารถปรับปรุง แก้ไขรหัสต้นฉบับให้เข้ากับรูปแบบการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของวิสาหกิจ และกระจาย จ่ายแจกได้อย่างเสรี 

ดังนั้นจะเห็นว่าถ้าหากผู้บริหารวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ต้องการที่จะประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรวิสากิจรหัสเปิด (Open Source ERP Software) จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ เป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวจำนวน 3,270,084 บาท/ครั้ง และลงทุนเป็นค่าใช้จ่ายรายปีจำนวน 520,150 บาท/ปี