เนื้อหาวันที่ : 2006-02-18 15:21:03 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 2278 views

บทบาทการควบคุมสินค้าคงคลังเพื่อลดความสูญเปล่า

บทบาทการควบคุมสินค้าคงคลังเพื่อลดความสูญเปล่า สภาวะการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันได้เป็นแรงกดดันให้องค์กรธุรกิจทำการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ปัจจัยที่สำคัญต่อการสร้างศักยภาพในการแข่งขัน นั่นคือ ต้นทุนที่ต่ำกว่า คุณภาพที่เหนือกว่า การส่งมอบที่ตรงเวลา เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าสูงสุด โดยมีสินค้าคงคลังเป็นองค์ประกอบ

สภาวะการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันได้เป็นแรงกดดันให้องค์กรธุรกิจทำการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ปัจจัยที่สำคัญต่อการสร้างศักยภาพในการแข่งขัน นั่นคือ ต้นทุนที่ต่ำกว่า คุณภาพที่เหนือกว่า การส่งมอบที่ตรงเวลา เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าสูงสุด โดยมีสินค้าคงคลังเป็นองค์ประกอบและบทบาทสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ แต่ปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมนั้นเป็นสิ่งที่ยากต่อการคาดการณ์ อันเนื่องจากความไม่แน่นอนทางอุปสงค์และอุปทาน รวมทั้งระยะเวลาในการจัดเตรียมหรือช่วงเวลานำ (Lead Time) เพื่อให้พร้อมต่อความต้องการ ดังนั้นการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) จึงเป็นประเด็นหัวข้อที่สำคัญ โดยเฉพาะฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายผลิต สำหรับการจัดทำแผนการลดต้นทุน (Cost Reduction Plan) ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นจากการวางแผนมี ดังนี้ 

  • เกิดความไม่คุ้มค่ากับการสั่งซื้อในปริมาณที่เพียงพอกับความต้องการ
  • ค่าใช้จ่ายของการจัดเก็บและการเสื่อมสภาพของสินค้าคงคลัง
  • ประเภทของวัสดุมีความหลากหลายมาก ทำให้เกิดความยุ่งยากต่อการจัดหาและควบคุมสต็อก รวมทั้งการตรวจสอบ
  • ความยุ่งยากต่อการตัดสินใจ เพื่อกำหนดระดับของสินค้าคงคลังที่เหมาะสม
  • ระยะเวลาการจัดหาและจัดซื้อมีความผันผวนไม่แน่นอน ที่มักขึ้นกับปัจจัยความพร้อมของแหล่งจัดซื้อ และบางครั้งอาจใช้เวลานานสำหรับการจัดหา โดยเฉพาะการนำเข้าจากต่างประเทศ

รูปที่ 1 แสดงความสูญเปล่าทั้ง 7 ประการ

 

จากรูปที่ 1 ได้แสดงสินค้าคงคลังเป็นหนึ่งในรูปแบบความสูญเปล่าที่ต้องขจัดออก เนื่องจากต้องเสียพื้นที่ในการจัดเก็บมากขึ้น และเกิดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา รวมทั้งความเสื่อมสภาพและล้าสมัยของสินค้าคงคลัง แต่ถ้ามีการสำรองสินค้าคงคลังไม่เพียงพอก็จะส่งผลให้เกิดความสูญเสียในรูปของ

  • สูญเสียเงินชดเชยให้กับลูกค้าหรือคู่กรณี เนื่องจากมีสินค้าไม่เพียงพอกับการส่งมอบ
  • สูญเสียโอกาสการทำกำไรจากการขายสินค้า
  • สูญเสียภาพพจน์และความน่าเชื่อถือในทางการค้า
  • เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นจากการหาวัสดุอื่นทดแทน หากไม่สามารถจัดเตรียมวัสดุได้ทันตามความต้องการ  

ความสำคัญของการจัดเก็บและควบคุมสินค้าคงคลัง

โดยทั่วไปการจัดเก็บสินค้าคงคลังจำเป็นต้องจำแนกตามประเภทคลังสินค้า ดังเช่น

  1. คลังวัตถุดิบ ที่สามารถแบ่งออกได้เป็น 

    - วัตถุดิบที่จัดเก็บตามปริมาณของแผนการผลิต                                                                                                                                                                            - วัตถุดิบสำรองคงคลัง (Standing Material) ซึ่งเป็นวัสดุที่ไม่ขึ้นกับแผนการผลิต แต่จะมีการคาดการณ์เพื่อจัดซื้อตามรอบเวลา เช่น จัดซื้อทุกรอบ 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี                                                                                                   - วัสดุที่เหลือจากการผลิตรุ่นก่อน

  2. คลังเก็บชิ้นงานระหว่างกระบวนการ (WIP) เนื่องจากความต้องการวัสดุหรือชิ้นส่วนของบางงานมีความเปลี่ยนแปลงไปหรืออาจจะผลิตเก็บไว้มากเพื่อความคุ้มทุน

  3. คลังจัดเก็บผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป สำหรับจัดเก็บรักษาชิ้นงานที่เสร็จสิ้นจากการแปรรูปเพื่อรอจัดส่งให้กับลูกค้าหรืออาจจัดเก็บไว้เป็นสต็อกเผื่อ

ปัจจัยของการจัดเก็บสินค้าคงคลังนี้จะขึ้นกับ แผนการผลิตและอัตราการเดินเครื่อง จึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมและสอดคล้องกับแผนความต้องการใช้ หรืออาจกล่าวได้ว่าการจัดเก็บสินค้าคงคลังเป็นผลพลอยได้จากการควบคุมการจัดซื้อ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมขององค์กรและพร้อมที่จะเบิกจ่ายตามปริมาณที่ต้องการใช้งาน ดังนั้นวัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนจัดเก็บสินค้าคงคลัง จึงสรุปได้ดังนี้

  • เพื่อสนองตอบต่อแผนการผลิต
  • ลดช่วงเวลานำของการผลิต
  • ขจัดความล่าช้าที่เป็นผลจากระยะเวลาการจัดซื้อไม่แน่นอน
  • กำหนดปริมาณการจัดเก็บที่ก่อให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด
  • การตรวจนับปริมาณสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง

นอกจากการจัดเก็บรักษาแล้วยังต้องมีการบันทึกการรับหรือจ่ายของออกจากสโตร์อย่างเป็นระบบด้วย เพื่อให้สารสนเทศทางคลังสินค้ามีความแม่นยำและถูกใช้สำหรับวางแผนได้อย่างมีประสิทธิผล

 

                                               รูปที่ 2 ตัวอย่างการจัดวางผังคลังสินค้า

 

ปัจจัยทางสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อการควบคุมสินค้าคงคลัง

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจเป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งต่อการกำหนดรูปแบบการควบคุมสินค้าคงคลังให้เหมาะสมกับกิจกรรมธุรกิจ ด้วยการพิจารณาภาพรวมของประเภทสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและผลกระทบกับการบริหารคงคลังสินค้าแต่ละประเภท ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

 

 

การจัดทำมาตรฐานวัสดุ

โดยทั่วไปการจัดเก็บรายการวัสดุที่อาจมีมากถึงหลายพันรายการ ก็จะส่งผลต่อข้อจำกัดต่อการจัดการ ดังนั้นการจัดทำมาตรฐานวัสดุ (Standardization of Material) เพื่อลดความซ้ำซ้อนจึงมีความสำคัญ ดังเช่น การจัดทำมาตรฐานวัสดุหรือชิ้นส่วนภายในสายการผลิตที่มักรวมชิ้นส่วนที่สามารถใช้งานร่วมกัน (Common Part) เพื่อก่อให้เกิดความประหยัดจากขนาด(Economy of Scale) โดยการจัดทำมาตรฐานดังกล่าวจะยึดแนวทาง 3S ที่ประกอบด้วย 

 
  • Standardization ด้วยการมุ่งสร้างมาตรฐาน
  • Simplification การทำให้เป็นรูปแบบง่าย เช่น การจัดทำชิ้นส่วนให้เป็นมาตรฐาน (Item Standardization)
  • Specialization พัฒนาให้เกิดความเป็นเฉพาะทาง

โดย 3 S จัดเป็นหลักการที่จะนำเอา Standardization เป็นตัวหลัก และมี Simplification และ Specialization เป็นส่วนสนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลทั้งในด้าน คุณภาพ ปริมาณ เวลา และต้นทุน ดังที่แสดงรายละเอียดในตาราง ดังนี้

 

 

นอกจากนี้ยังมีการจำแนกกลุ่มสินค้าคงคลังเพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายการจัดเก็บต่ำสุด ด้วยการจัดลำดับความสำคัญจากการวิเคราะห์แบบ ABC (ABC Analysis) ดังนี้

  • กลุ่ม A เป็นสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าต่อหน่วยสูง โดยมีปริมาณเพียง 10–20% ของยอดรวมทั้งหมด แต่มีมูลค่าสูงถึง 80% ของมูลค้าโดยรวม จึงมักมีการสั่งซื้อเฉพาะส่วนที่ขาดด้วยการคำนวณจากปริมาณที่ต้องการใช้จากแผนการผลิตประจำสัปดาห์หรือแผนประจำเดือน
  • กลุ่ม B เป็นสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าต่อหน่วยน้อยกว่ากลุ่ม A และมีปริมาณรวมประมาณ 30–40% ของยอดรวม และมีมูลค่าการใช้งานรวมประมาณ 15% ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดปริมาณจุดสั่งซื้อคงที่ เมื่อปริมาณของในคลังลดลงถึงจุดสั่งซื้อ ก็ให้ดำเนินการสั่งซื้อล่วงหน้า
  • กลุ่ม C จะมีมูลค่าต่อหน่วยน้อยที่สุดและมีปริมาณของในคลังประมาณ 50–70% (บางกรณีอาจสูงถึง 80%) ของปริมาณโดยรวม ในขณะที่มูลค่ามีเพียง 5-10% จึงมักใช้การควบคุมด้วยระบบการทบทวนด้วยสายตา(Visual Review System : VRS) หรือที่เรียกว่าระบบถาดคู่ (Two-bin System) ซึ่งสามารถใช้สายตาในการติดตามและตรวจสอบระดับของคงคลัง

ผลการวิเคราะห์และจัดแบ่งตามกลุ่ม ABC นี้จะสนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลต่อการจัดเก็บสินค้าคงคลัง และสามารถนำมาใช้เป็นแนวทางสำหรับการทบทวนและตรวจสอบ โดยมีแนวทางเพื่อพิจารณาว่าระดับที่จัดเก็บนั้นกำหนดไว้เหมาะสมหรือไม่ ดังนี้

  • รายการในกลุ่ม A ควรกำหนดรอบการตรวจนับในทุกสัปดาห์
  • รายการในกลุ่ม B ให้ทำการตรวจนับในรอบเดือน
  • รายการในกลุ่ม C อาจทำการตรวจนับในรอบไตรมาส

รูปที่ 3 ความสัมพันธ์ระหว่างปริมาณการสั่งซื้อและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

 

ความสำคัญของการตรวจนับสต็อก

การตรวจนับสต็อก คือการตรวจนับยอดสินทรัพย์ในรูปของสินค้าคงคลัง เช่น สินค้าสำเร็จรูป งานระหว่างกระบวนการ วัตถุดิบ ว่ามียอดตรงกับที่แสดงไว้ในรายงานหรือไม่ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ

  • ใช้เป็นเอกสารทางบัญชีเพื่อแจ้งยอดสินค้าคงคลัง
  • จัดทำแผนจัดซื้อต่าง ๆ ให้เหมาะสม ด้วยการพยากรณ์และทำให้ทราบถึงปริมาณสินค้าคงคลังที่เกินจากความต้องการ ซึ่งเป็นการช่วยลดระดับสินค้าคงคลังลง
  •  ใช้สำหรับการจัดการ ด้วยการค้นหาสาเหตุปริมาณสินค้าคงคลังที่ไม่ตรงกับรายการในบัญชี เพื่อวางแนวทางจัดการคลังสินค้าอย่างเหมาะสมต่อไป

     
     

การตรวจวัดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลัง

การตรวจวัดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลังเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการ เพื่อใช้เป็นมาตรการสำหรับตรวจสอบการบริหารและอาจใช้เป็นสัญญาณเตือนว่าขณะนี้มีระดับสินค้าคงคลังเหมาะสมหรือไม่ แต่การจะกำหนดเกณฑ์มาตรวัดว่าเป็นเท่าไรจึงจะเหมาะสมนั้นนั้นเป็นเรื่องยาก เนื่องจากไม่มีกฏเกณฑ์ที่ระบุอย่างแน่นอน ซึ่งขึ้นกับนโยบายหรือแต่ละประเภทของกิจการแต่โดยทั่วไปจะใช้การตรวจสอบมูลค่าสินค้าคงคลังเทียบกับยอดขายและแสดงในรูปของอัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover) และจำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) ที่มีรายละเอียด ดังนี้

 

1.       อัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลัง ที่แบ่งออกได้เป็น

2.     จำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) คือ จำนวนวันที่สินค้าถูกจัดเก็บอยู่ในคลังสินค้าและก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เช่น ถ้ามีสินค้าอยู่ในคลังโดยเฉลี่ย 5,000 หน่วย และมียอดขายเฉลี่ยวันละ 250 หน่วย นั่นคือจะขายสินค้าได้หมดในเวลา 20 วัน จึงมีระยะเวลาการค้างสต็อก 20 วัน

 

โดยทั่วไปองค์กรทุกแห่งต้องการให้มีอัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลังสูง ๆ และมีจำนวนวันค้างสต็อกน้อย ๆ ซึ่งมาตรวัดเหล่านี้จะถูกนำไปใช้เพื่อการเทียบเคียง (Benchmark) กับกลุ่มธุรกิจประเภทเดียวกัน เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการปรับปรุงการดำเนินงาน

 

ปัจจัยและขั้นตอนการสร้างประสิทธิภาพการควบคุม

ปัจจัยหลักที่สนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลัง นั่นคือ การจัดทำระบบข้อมูลและมาตรฐาน เพื่อใช้สำหรับการวางแผน โดยมีขั้นตอนดำเนินการ ดังนี้

  • ทำการศึกษาและจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับระบบคลังสินค้า ตามแนวทางที่ดำเนินการอยู่เดิม (Existing)
  • ดำเนินการวิเคราะห์ปัญหาและจุดอ่อนของการดำเนินงานในปัจจุบัน เพื่อหาแนวทางปรับปรุงแก้ไข
  • จัดทำมาตรฐานวิธีการของกระบวนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย ขั้นตอนการวางแผนความต้องการวัสดุ ขั้นตอนการสั่งซื้อวัสดุ ขั้นตอนการรับวัสดุจากผู้ผลิตภายนอก ขั้นตอนการจัดเก็บและรักษา ขั้นตอนการแจกจ่ายวัตถุดิบและชิ้นส่วน ขั้นตอนการตรวจนับและการตรวจติดตาม  
  •  ดำเนินการปรับปรุงแบบฟอร์มเอกสารที่จำเป็นให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
  • ดำเนินการตามแนวทางที่ปรับปรุงและติดตามเพื่อประเมินผลอย่างต่อเนื่อง
 

แนวทางจัดการวัสดุส่วนเกิน

การจัดการวัสดุส่วนเกิน (Surplus) ที่ประกอบด้วย วัสดุเสื่อมสภาพหรือล้าสมัยมีความสำคัญ เนื่องจากการจัดเก็บวัสดุดังกล่าวได้ก่อให้เกิดความสูญเสียในรูปของ ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ค่าใช้จ่ายในการรักษาความปลอดภัย ดังนั้นเมื่อตรวจพบรายการวัสดุที่ล้าสมัยหรือส่วนที่เหลือใช้ ควรมีการตรวจสอบอีกครั้งให้แน่ใจเพื่อทำการคัดแยกด้วยการติดป้ายแดงและหาแนวทางเพื่อใช้งานในส่วนอื่น หากไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปก็ควรดำเนินการขจัดออกตามรูปแบบที่เหมาะสม เช่น การขายคืนให้กับผู้จำหน่ายในราคาถูกหรือบริจาค

 

 

รูปที่ 4 ตัวอย่างป้ายแดงเพื่อใช้สำหรับการคัดแยก

ส่วนเศษของเสีย (Scrap) ที่ไม่สามารถนำมากลับมาใช้ได้อีกก็ควรขจัดทิ้งในช่วงเวลาที่เหมาะสม โดยก่อนทำการขจัดควรทำการคัดแยกประเภทวัสดุ หรือ ของเสีย และดำเนินการขจัดด้วย การขายทอดตลาด

 
เอกสารอ้างอิง
  • S.C. Sharma, Materials Management & Material Handling, Khanna Publishers, Delhi , 2000.
  • J. David Viale, Basics of Manufacturing : Fundamantal concepts for Decision Makers, Von Hoffmann Graphics , Inc., 1995.
  • Mark A. Vonderembse, Gregory P. White, Operations Management, West Publishing Company,1996.
  • Warren , Reeve, Fess, Financial & Managerial Accounting, South-Western, 7th ed., 2002.

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด