เนื้อหาวันที่ : 2006-09-13 10:17:52 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 3913 views

บันไดบริหารโครงการ 9 ขั้น สำหรับผู้จัดโครงการ

เทคนิคทางสถาปัตยกรรมรูปแบบหนึ่ง ที่จะช่วยให้ผู้จัดโครงการบริหารโครงการไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ซึ่งก็คือบันได อันว่าบันไดนั้นก็มีอยู่มากมายหลากหลาย มีทั้งสร้างไว้เพื่อใช้ประโยชน์จริง ๆ หรือสร้างไว้เพื่อสวยงาม แต่มีเหตุผลเดียวกันในการสร้างก็คือ การนำพาขึ้นสู่ที่สูงนั้นเอง หากยังจำได้ว่าเมื่อครั้งเป็นเด็กมีใครบ้างที่กล้าปีนบันได โดยที่ไม่มีอาการขาสั่น

วันนี้เราจะมาพูดกันถึงเทคนิคทางสถาปัตยกรรมรูปแบบหนึ่ง ที่จะช่วยให้ผู้จัดโครงการบริหารโครงการไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ซึ่งก็คือบันได อันว่าบันไดนั้นก็มีอยู่มากมายหลากหลาย มีทั้งสร้างไว้เพื่อใช้ประโยชน์จริง ๆ หรือสร้างไว้เพื่อสวยงาม แต่มีเหตุผลเดียวกันในการสร้างก็คือ การนำพาขึ้นสู่ที่สูงนั้นเอง หากยังจำได้ว่าเมื่อครั้งเป็นเด็กมีใครบ้างที่กล้าปีนบันได โดยที่ไม่มีอาการขาสั่น หรือจนทุกวันนี้แม้จะขึ้นได้คล่องแคล่วแต่ก็ยังต้องระวังเสมอว่าจะตกบันได

.

.

ในการประกอบธุรกิจอุตสาหกรรม ก็จะต้องมีบันไดไว้ใช้งานในการบริหารโครงการ โดยกำหนดว่าพื้นด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้น แหงนหน้ามองชั้นบนก็คือเป้าหมายของโครงการ และเราคือผู้จัดโครงการจะต้องเป็นคนสร้างบันไดเพื่อบริหารโครงการและนำไปสู่เป้าหมายนั้นให้ได้ การที่จะสร้างบันไดเพื่อขึ้นไปสู่เป้าหมายนั้นก็จะต้องมีความพอดีในการสร้าง หากสร้างขั้นบันไดน้อยเกินไป ความชันของบันไดมีมาก็อาจลำบากต่อการขึ้น ดีไม่ดีตกลงมาหัวร้างข้างแตก แต่ถ้าสร้างมากขั้นเกินไปก็สิ้นเปลืองทั้งวัสดุ อุปกรณ์ เงินทอง แถมจะต้องเมื่อยขาอีกต่างหาก

.

ดังนั้น ในการสร้างบันไดเพื่อที่จะไปสู่จุดหมายที่ตั้งเป้าไว้สำหรับการบริหารโครงการจะได้แนะนำถึงบันไดบริหารแบบ 9 ขั้น ซึ่งมีจำนวนขั้นที่พอเหมาะและถือว่าเป็นเลขมงคลอีกด้วย

.
ขั้นที่ 1 กำหนดโครงการ

สำหรับบันไดขั้นแรกของผู้จัดโครงการก็คือ การกำหนดโครงการขึ้นมาเพื่อที่จะดำเนินการ ซึ่งจำนวนของโครงการนั้นสามารถที่จะกำหนดขึ้นมาได้ตามศักยภาพขององค์กร แต่จะต้องอยู่ในขอบเขตที่มั่นใจว่าสามารถที่จะทำได้ หรือ มีประสบการณ์และความชำนาญพอที่จะดำเนินการได้ เช่น ในปัจจุบันธุรกิจอสังหาริมทรัพย์กำลังมาแรงอย่างมาก ผู้จัดโครงการต้องการที่จะทำโครงการบ้านจัดสรรเพราะเห็นว่าได้กำไรดี แต่จะต้องพิจารณาตามความสามารถของตนและองค์กรก่อนว่า มีความสามารถในการลงทุน, ควบคุม, เปิดขายโครงการได้, มีแรงงานที่มีความสามารถและประสบการณ์ หากผู้จัดโครงการมั่นใจว่าพร้อมก็กำหนดเป็นโครงการได้เลย แต่ถ้ายังติดขัดปัญหาอยู่ สามารถที่จะระงับโครงการหรือยกเลิกโครงการได้ไม่ถือเป็นการเสียหายอะไร ข้อสำคัญสำหรับการกำหนดโครงการนี้ อย่างน้อยที่สุดผู้จัดโครงการจะต้องมั่นใจว่า หากเกิดปัญหาขึ้นในโครงการนั้น ๆ จะสามารถฟันฝ่าอุปสรรคต่าง ๆ ไปได้อย่างแน่นอน

.

ในการกำหนดโครงการผู้จัดโครงการควรที่จะระดมความคิดจากทุกฝ่ายให้มากที่สุด เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจและสอบถามถึงความคิดของแต่ละฝ่ายว่าสามารถดำเนินโครงการได้หรือไม่อย่างไร อันจะนำมาสู่แนวความคิดที่หลากหลายต่อการกำหนดโครงการ ทั้งยังเป็นการผสานความสัมพันธ์ของบุคลากรภายในองค์กรอีกด้วย

.

การกำหนดโครงการ อย่างน้อยที่สุดผู้จัดโครงการจะต้องมั่นใจว่า สามารถฟันฝ่าอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน

.
ขั้นที่ 2 การวางแผนดำเนินการ

หลังจากที่สร้างบันไดขั้นที่ 1 มาแล้วนั้น ในขั้นที่ 2 ผู้จัดโครงการก็จะต้องมาสร้างแนวทาง หรือวางแผนการดำเนินการให้เข้ากับแต่ละโครงการที่กำหนดขึ้น จำนวนโครงการอาจมากน้อยบ้างตามแต่ศักยภาพ แต่ในการวางแผนการดำเนินการนั้น จะต้องกำหนดแนวทางในการดำเนินการอย่างน้อย 15-30 แนวทาง เพื่อที่จะได้ใช้เป็นข้อมูลในการดำเนินการในโครงการ และที่สำคัญ เพื่อใช้ในการนำเสนอต่อที่ประชุมหรือบอร์ด เพื่อตัดสินใจว่าจะผ่านโครงการเหล่านี้หรือไม่

.

รูปที่ 1 การกำหนดแนวทางสำหรับ 1 โครงการ

.

โดยแนวทางของการวางแผนดำเนินการในแต่ละโครงการก็อาจจะมีวิธีการที่แตกต่างกัน เช่น ในโครงการบ้านจัดสรร ก็อาจกำหนดแผนของการดำเนินการในทำเลที่ห่างจากตัวเมือง เพื่อลดความแออัดและลดต้นทุนของราคาบ้าน เนื่องจากราคาของที่ดินอาจไม่สูงมากนัก หรือในโครงการผลิตอะไหล่รถยนต์ก็จะต้องออกไปสร้างโรงงานนอกเมือง เพื่อให้มีพื้นที่ของโรงงานที่กว้างขวางสามารถขยับขยายได้ หรือในเขตอุตสาหกรรมก็ยิ่งเป็นการดี แต่ทุกแผนการดำเนินการจะต้องยึดหลักของความเป็นไปได้หรือความเป็นจริงเป็นปัจจัยหลัก เพราะหากโครงการไม่ตอบสนองต่อความเป็นจริงจะถูกยกเลิกไปอย่างง่ายดาย เช่น ในโครงการของบ้านจัดสรร หากตั้งห่างจากตัวเมืองมาก อาจจะไม่สามารถขายโครงการได้ เนื่องจากห่างไกลต่อชุมชนและการเดินทางยากลำบาก หรือการตั้งโรงงานในเขตอุตสาหกรรมก็จะต้องลงทุนในการซื้อหรือเช่าพื้นที่ ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ หากมีพื้นที่สำหรับการจัดตั้งอยู่แล้ว

.

แต่อย่างที่กล่าวไว้ข้างต้น ผู้จัดโครงการจะต้องกำหนดแนวทางในการดำเนินการให้หลากหลาย เพื่อที่จะชี้ถึงข้อดีของโครงการ หากเรื่องหรือแนวทางใดตกไป ก็สามารถหาอีกแนวทางอื่น ๆ ขึ้นมาประกอบได้ เช่น สาเหตุที่วางแผนว่าจะสร้างบ้านในที่ห่างจากชุมชนเนื่องจากภายในชุมชนนั้นแออัดเกินไป ถนนหนทางคับแคบ โดยกำหนดแนวทางในการจัดโครงการว่า เป็นโครงการบ้านในราคาประหยัด ดาวน์น้อย ผ่อนนาน แล้วใช้หลักการตลาดในการกระตุ้นความสนใจของลูกค้า ว่าบ้านราคาถูกผ่อนส่งน้อยกว่าเช่าอาศัย โครงการเดียวกับบ้านเอื้ออาทร ซึ่งผู้จัดโครงการจะต้องกำหนดการวางแผนให้รอบคอบและถี่ถ้วน

.
ขั้นที่ 3 เตรียมการนำเสนอ

เมื่อผ่านบันไดในการวางแผนดำเนินการของโครงการมาแล้วนั้น บันไดขั้นที่ 3 ถือเป็นบันไดที่ผู้จัดโครงการจะต้องสร้างขึ้นด้วยการเตรียมความพร้อมของอุปกรณ์ที่จะใช้ในการนำเสนอต่อที่ประชุมอันประกอบไปด้วยผู้มีอำนาจในการพิจารณาอนุมัติโครงการ ถือเป็นสนามรบที่ฆ่าได้หยามได้ หากไม่มีความพร้อมเพียงพอ

.

สำหรับการจัดเตรียมเครื่องมือที่จะใช้ในการนำเสนอข้อมูลนั้นหากเป็นโครงการใหญ่ ๆ ที่มีความซับซ้อนมาก เราจะใช้งานเครื่องมือที่มีชื่อว่า PERT ซึ่งมีรูปแบบของการรวบรวมรายละเอียดทั้งหมดของการวางแผนมาจัดลำดับขั้นของการดำเนินการ โดยคำนึงถึงแนวทางทั้งหมดกับเวลาในการดำเนินการ ซึ่งมีรายละเอียดที่ซับซ้อนจะยังไม่กล่าวถึง

.

แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ต่าง ๆ และความสามารถทางด้านคอมพิวเตอร์ เราสามารถที่จะใช้งานโปรแกรมง่าย ๆ มาใช้ในการจัดเตรียมการนำเสนอโครงการได้ เช่น

.

Microsoft Word ใช้ในการจัดเอกสารต่าง ๆ เพื่อเป็นรายงานนำเสนอต่อที่ประชุม โดยการจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ นั้นจะต้องประกอบไปด้วยเนื้อหาของโครงการ การจัดวางแผนในการดำเนินการ ซึ่งควรมีการตรวจสอบความผิดพลาดในด้านเนื้อหา การจัดพิมพ์ ก่อนที่จะมีการสำเนาและเข้าเล่ม

.

Microsoft Excel ใช้ในการจัดทำแผนการงบประมาณต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณได้ด้วย อีกทั้งข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการสร้างเป็นกราฟ ก็ใช้โปรแกรมนี้ซึ่งป้อนข้อมูลและปรับเปลี่ยนในรายละเอียดได้อย่างง่ายดาย

.

Microsoft PowerPoint สำหรับการจัดแผนของโครงการเพื่อนำเสนอต่อที่ประชุม การพรีเซนต์งานด้วยระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีข้อดีอยู่อย่างก็คือ ทำให้เราไม่ต้องถือสคริปต์ จะใช้วิธีการอธิบายจากแผนการที่ได้จัดทำไว้ในโปรแกรม

.

Visio เป็นอีกโปรแกรมที่ใช้ในการเขียนแผนผังต่าง ๆ หากโครงการมีการจัดทำแผนผังของโครงการจะเป็นการสรุปความเข้าใจ และเป็นสื่อที่นำเสนอได้เป็นอย่างดี

.

แต่ก็ไม่จำเป็นว่า ผู้จัดโครงการ จะต้องทำอะไรตามนี้ทั้งหมด ขึ้นอยู่กับสภาพขององค์กรด้วย ถ้าเป็นโครงการที่อยู่ในองค์กรที่ทุนน้อยอยู่แล้ว อาจจะทำแบบง่าย ๆ เขียนลงบนกระดาษ แผ่นใส เพื่อใช้ในการนำเสนอ แต่ที่สำคัญจะต้องมีแผนผังการดำเนินการของโครงการ เพื่อประกอบการนำเสนอด้วย

.

นอกจากนี้ผู้จัดโครงการควรที่จะฝึกความพร้อมของการนำเสนอโครงการ ให้มีความคล่องแคล่วดูเป็นธรรมชาติ กระฉับกระเฉง ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะถือสคริปต์ เพราะอาจทำให้ดูไม่มีความพร้อมหรือเข้าใจในโครงการอย่างแท้จริง

.
ขั้นที่ 4 นำเสนอโครงการต่อที่ประชุมเพื่ออนุมัติ 

สำหรับองค์กรที่มีขนาดเล็กนั้น เมื่อก้าวสู่บันไดขั้นที่ 3 ผ่านมาอาจจะผ่านบันไดขั้นนี้ไปได้อย่าง่ายดาย เนื่องจากความพร้อมที่มีมาตั้งแต่บันไดขั้นที่ 2 ซึ่งก็คือการวางแผนดำเนินการ และนำเสนอผลงานที่จัดเตรียมในบันไดขั้นที่ 3 แต่ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่อันประกอบไปด้วย ผู้บริหารในระดับสูง การที่จะผ่านหรืออนุมัติโครงการก็ยิ่งต้องพิจารณาถึงรายละเอียดมากยิ่งขึ้น

.

ถึงขั้นตอนนี้ก็ผู้จัดโครงการมือใหม่ก็อย่าได้ตกใจอะไร พยามทำใจให้สบายๆ เพราะความตื่นเต้นจะทำให้การนำเสนอของเราผิดพลาดได้ หากซักซ้อมมาดีจะช่วยให้มีกำลังใจมากยิ่งขึ้น

.

อันดับที่ 1 จะต้องนำเสนอในรายละเอียดต่าง ๆ ที่ได้จัดเตรียมไว้ โดยเริ่มจากการแจกเอกสารที่ได้จัดเตรียมมาพร้อม กล่าวถึงภาพรวมของโครงการ จากนั้นนำเสนอ แนวทางของโครงการ ระยะเวลาของโครงการ แนวโน้ม งบประมาณ ผลที่ได้รับ ซึ่งการนำเสนอก็จะต้องใช้อุปกรณ์ที่เราจัดเตรียมมา โดยหลัก ๆ ควรที่จะมีกราฟ ผังงาน รูปภาพ เพื่อให้ที่ประชุมได้เห็นภาพอย่างชัดเจน

.

อันดับที่ 2 ขั้นตอนนี้ผู้จัดโครงการจะต้องถามถึงข้อสงสัยในที่ประชุมต่อโครงการ แต่ในบางครั้งหากที่ประชุมเกิดความสงสัย หรือต้องการทราบในรายละเอียดเพิ่มเติม ผู้จัดโครงการก็จะต้องตอบข้อข้องใจนั้นให้ผ่าน ห้ามใช้คำว่า ไม่แน่ใจ หรือไม่ทราบเป็นอันขาด เพราะขนาดผู้จัดโครงการไม่ทราบที่ประชุมคงไม่ผ่านโครงการเป็นแน่

.

สำหรับวิธีการตอบคำถามนั้น จะต้องใช้วิจารณญาณและความมีไหวพริบในการตอบ เช่นหากโดนถามว่า ทำไมโครงการนี้ใช้งบประมาณที่สูงกว่าทั่วไป จะต้องตอบในแนวทางของคุณภาพของวัสดุในเกรด A พร้อมทั้งยกข้อมูลของยี่ห้อ ของวัสดุ ราคาตามท้องตลาดให้ที่ประชุมรับทราบ หรือหากโดนคำถามว่า โครงการนี้จะเสร็จก่อนกำหนดหรือไม่ สำหรับโครงการที่เสร็จก่อนหรือพอดีกับเวลาที่กำหนดถือเป็นการดี เพราะมั่นใจว่าไม่โดนปรับหากเกินกำหนดระยะเวลาแน่นอน สำหรับในข้อคำถามนี้ผู้จัดโครงการจะต้องตอบว่า สามารถที่จะทำได้ โดยการเร่งงานให้คนงานทำงานในวันหยุด แต่จะต้องเพิ่มค่าแรงให้กับคนงาน ซึ่งข้อคำถามต่าง ๆ นั้นยังมีอีกมากมาย แต่หากผู้จัดโครงการมีความพร้อม ก็สามารถที่จะตอบคำถามและเคลียร์ปัญหาได้

.

อันดับที่ 3 การสรุปโครงการ หลังจากที่ไม่มีการซักถามจากที่ประชุมแล้ว ผู้จัดโครงการจะต้องสรุปโครงการให้กระชับและเข้าใจง่ายด้วยท่วงท่าที่มั่นใจ เพราะทุกสายตาในที่ประชุมจะจับจ้องมาที่จุดนี้เป็นสำคัญ เพื่อพิจารณาอนุมัติหรือยกเลิกโครงการ

.

รูปที่ 2 ขั้นตอนการนำเสนอต่อที่ประชุม

.
หากผู้จัดโครงการมีความมั่นใจว่านำเสนอและตอบข้อซักถามได้เป็นอย่างดี รับรองได้ว่าโครงการนี้ต้องได้รับการอนุมัติอย่างแน่นอน
.
ขั้นที่ 5 การแจกแจงงาน

เมื่อที่ประชุมสรุปผลและอนุมัติโครงการเป็นที่เรียบร้อย ผู้จัดโครงการจะต้องสร้างบันไดขั้นที่ 5 ด้วยการแจกแจงรายละเอียดต่าง ๆ ของงาน ให้กับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดทราบ โดยเริ่มตั้งแต่การสำเนาเอกสารต่าง ๆ ของแผนงานเพื่อที่จะได้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการทำงานในแต่ละฝ่าย สำหรับขั้นตอนของการทำงานนี้ก็เหมือนกับการนำเสนอต่อที่ประชุม แต่ต่างกันตรงที่ว่าจะต้องมีการชี้แจงในรายละเอียดที่มากขึ้น เพื่อที่จะให้ผู้ร่วมงานเกิดความเข้าใจ หากมีข้อสงสัยในแผนงานหรือในจุดใดก็จะต้องแนะนำไขข้อข้องใจให้ละเอียดอย่าเก็บความรู้ไว้แต่เพียงผู้เดียว เพราะความล้มเหลวของโครงการ 50% เกิดจากผู้รับงานไปปฏิบัติเข้าใจไม่ละเอียดถ่องแท้

.
ดังนั้น ผู้จัดโครงการจะต้องเป็นผู้ที่มีความมุมานะอย่างสูงที่จะอธิบายในรายละเอียดของโครงการให้แต่ละฝ่ายงานนำไปปฏิบัติได้
.
ขั้นที่ 6 ชิมลาง

การชิมลาง หรือการทดสอบก่อนเริ่มงานจริง เพื่อที่จะดูปฏิกิริยา ที่ตอบกลับมา ยกตัวอย่างเช่น เมื่อครั้งที่ไปเดินในงาน OTOP ที่จัดขึ้น ปรากฏว่ามีผู้ผลิตขนสินค้ากันมามากมาย และนำมา ให้เลือก ให้ลอง หากเป็นอาหารก็มีบริการไว้ให้ชิมเป็นส่วนใหญ่ เมื่อผู้ซื้อชอบในรสชาติ ก็จะซื้อหาไป เช่นกันกับการดำเนินโครงการ ผู้จัดโครงการจะต้องเรียกน้ำย่อยของโครงการก่อนที่จะดำเนินการจริง โดยเลือกเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งมานำเสนอให้ลูกค้าได้ทดลอง หรือเลือกดูในรายละเอียด จากนั้น จะต้องสังเกตถึงพฤติกรรมของลูกค้าว่าตอบสนองเพียงใด เช่น ชิมแล้วเดินผ่าน, ชิมแล้ววิจารณ์ หรือชิมแล้วซื้อกลับบ้าน รายละเอียดต่าง ๆ ที่ได้จะเป็นข้อมูลที่สำคัญ ที่จะต้องนำไปเป็นเกณฑ์ในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง หรือทดแทนจุดที่หายไป

.

อย่างที่ยกตัวอย่างมา ในโครงการบ้านจัดสรรต่าง ๆ ก็จะมีการสร้างบ้านตัวอย่างให้กับลูกค้าไว้เข้าไปดู หรือสัมผัสกับห้องแต่ละห้อง วัสดุ อุปกรณ์ที่ใช้ จากนั้นเมื่อลูกค้าพอใจหรือไม่ก็จะสอบถามเพื่อทราบข้อมูล เช่น แรกเริ่มกำหนดตัวบ้านให้มีบันไดที่ทำด้วยไม้ แต่เมื่อลูกค้าเรียกร้องให้ปรับเป็นคอนกรีต ก็จดบันทึกไว้เพื่อนำไปหารือ หรือควรเพิ่มกันสาดปรับบานประตูให้เป็นอะลูมิเนียม เป็นต้น

.
ดังนั้น ก่อนที่ผู้จัดโครงการจะลงมือจริงในโครงการทั้งหมด จะต้องทดลองเพียงบางส่วนก่อนเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายกับโครงการทั้งหมด
.
ขั้นที่ 7 การปรับปรุงงาน

เฮ้อ เหนื่อยสร้างบันไดแล้วจ้า อันเป็นเสียงโอดครวญมาจากช่างปูน ช่างไม้ที่มาช่วยผู้จัดโครงการในการสร้างบันไดนั่นเอง จริง ๆ แล้วงานทุกอย่างก็ต้องเกิดปัญหาขึ้นมา แต่ปัญหาสำคัญประการหนึ่งสำหรับผู้จัดโครงการก็คือ การขาดความเข้าใจกับผู้ร่วมงาน ดังนั้นจะต้องมีการจับเข่าคุยกันระหว่าง ผู้จัดโครงการและฝ่ายงานต่าง ๆ เพื่อเป็นการประสานความเข้าใจและปัญหาต่อการดำเนินงานว่าเกิดปัญหาที่จุดใด เพื่อที่ผู้จัดจะได้ปรับปรุงและแก้ไขข้อผิดพลาดในส่วนต่าง ๆ ให้ถูกต้อง

.

โดยการจัดการแก้ไขงานหรือปรับปรุงงานนั้น ผู้จัดโครงการจะต้องจัดทำแบบฟอร์มการทำงานขึ้นมาอย่างชัดเจน เพื่อที่จะได้จดบันทึกถึงหัวข้อในการทำงาน, สภาพปัจจุบัน, ความคาดหวังในการทำงาน ซึ่งอาจจะระบุเป็นระยะเวลา หรือ บันทึกสั้น ๆ เพื่อใช้ในการปรับปรุงและตรวจสอบการทำงาน ว่าดำเนินการตรงตามเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่

.

รูปที่ 3 แบบฟอร์มกำหนดการทำงาน

.
ขั้นที่ 8 ติดตามและประเมินผลโครงการ 

การดำเนินการในขั้นบันไดที่ 7 ถือเป็นการติดตามและประเมินโครงการขั้นเบื้องต้น และโดยลักษณะของผู้จัดการโครงการจะต้องมีการติดตามและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อที่จะให้ได้งานตามเป้าหมาย โดยในการติดตามนั้น ส่วนใหญ่ก็จะต้องเป็นเรื่องของเวลาในการดำเนินงาน ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินการปิดโครงการให้ตรงกำหนด

.

สำหรับการติดตามและประเมินผลโครงการนั้น จะต้องมีการกำหนดเวลาที่ต่อเนื่องกันไปตลอดอายุโครงการ เช่น อาจจะติดตามทุกช่วงของการปรับสภาพงาน และประเมินผลในทุกเดือน หรือทำไปพร้อม ๆ กัน ยิ่งโครงการใดมีอายุโครงการที่ยาวก็ยิ่งต้องมีการเพิ่มการติดตามและประเมินให้มากยิ่งขึ้น

.

หลายโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จ สาเหตุหนึ่งก็คือผู้จัดโครงการไม่มีการติดตามและประเมินผลโครงการเท่าที่ควร ทำให้ไม่สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันเวลา เนื่องจากการปล่อยปละละเลย ซึ่งถือเป็นข้อบกพร่องของผู้จัดโครงการโดยตรง

.

ดังนั้น ผู้จัดโครงการควรที่จะกำหนดเวลาในการติดตามและประเมินผลโครงการให้แน่นอนและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เพื่อที่จะให้ได้โครงการที่ตรงตามแผนงานที่วางไว้

.
ขั้นที่ 9 บันไดแห่งความสำเร็จ

สำหรับบันไดขั้นที่ 9 จะต้องสร้างด้วยรอยยิ้มของผู้จัดโครงการและความภาคภูมิใจ ความเคารพนับถือจากผู้ร่วมงาน อันเกิดจากความสำเร็จของโครงการที่ดำเนินการเสร็จก่อน หรือตรงตามกำหนดที่ตั้งไว้ โดยใช้จำนวนเงินในการลงทุนในโครงการไม่บานปลายตรงตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ซึ่งบันไดขั้นนี้จะพาผู้จัดโครงการและผู้ร่วมงาน ก้าวไปสู่ผลตอบแทนที่อาจเป็น เงินโบนัส รถคันใหม่ โครงการใหม่ ๆ ที่เร่เข้ามาอีกนับไม่ถ้วน

.

แต่ถ้าบันไดขั้นนี้ไม่สามารถสร้างขึ้นมาได้ ก็จะเกิดช่องว่างที่ทำให้ผู้จัดโครงการ และผู้ร่วมงานหลุดลงมาจากบันไดได้ เนื่องจากโครงการไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด มีการใช้เงินในการลงทุนมากกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เมื่อผู้จัดโครงการไม่สามารถแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ ก็จะส่งผลให้โครงการนั้นประสบกับความล้มเหลว ซึ่งความล้มเหลวของโครงการนี้อาจเนื่องมากจากการสะสมเรื่อยมาของปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น

.

          - การกำหนดโครงการที่ผิดพลาด 

          - การตั้งงบประมาณและเวลาที่ไม่เหมาะสม 

          - การแจกแจงงานไม่เคลียร์ 

          - ขาดความเอาใจใส่ในโครงการ 

          - ไม่มีการประเมินโครงการ 

          - ฯลฯ

.
ข้อผิดพลาดต่าง ๆ เหล่านี้ไม่สามารถที่จะโอนไปให้กับใครได้ นอกจากตัวของผู้จัดโครงการเอง
.

จากที่ผ่านมานอกจากความสามารถเฉพาะตัวของผู้จัดโครงการ ในการคิดและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ หากผู้จัดโครงการต้องการที่จะเป็นมืออาชีพในการบริหารโครงการจะต้องอาศัยหลักบันไดบริหารทั้ง 9 ขั้น เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารโครงการให้ก้าวผ่านไปสู่ความสำเร็จที่ตั้งเป้าไว้ได้ แต่อย่างไรก็ตามถึงแม้จะมีแนวทางบันไดบริหารทั้ง 9 ขั้น ก็ยังมีโอกาสที่จะตกบันไดได้หากเกิดความประมาท ในเนื้อหาต่อไปเราจะมาดูกันว่าทำอย่างไรจึงจะไม่ตกบันไดลงมา

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด