เนื้อหาวันที่ : 2008-10-31 16:05:33 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 5249 views

ปัจจัยผลิตภาพธุรกรรมจัดหาจัดซื้อ

โดยทั่วไป องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินธุรกรรมกับคู่ค้าจำนวนมากจึงทำให้เกิดความซับซ้อนในนโยบายหรือระเบียบวิธีการจัดซื้อและเกิดต้นทุนความสูญเปล่า เช่น ค่าใช้จ่ายพนักงานฝ่ายจัดซื้อ ต้นทุนทางเอกสาร ความล่าช้าในกระบวนการจัดหาจัดซื้อ การตัดเช็คเพื่อจ่ายให้กับผู้จำหน่ายหรือผู้ส่งมอบ การจัดเก็บรักษาไฟล์ข้อมูลหลักของคู่ค้าจำนวนมาก และเสียเวลาในการเจรจาเพื่อทำสัญญาการส่งมอบ (Supply Contracts) ด้วยเหตุนี้กระบวนการจัดหาจัดซื้อ (Procurement) จึงเป็นปัจจัยหลักที่สนับสนุนกระบวนการธุรกรรมระหว่างองค์กร สำหรับกิจกรรมจัดหาจัดซื้อได้ครอบคลุมตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบ การผลิต การว่าจ้างผู้ผลิตภายนอก (Outsourcing) และการประกอบผลิตภัณฑ์

โดยทั่วไป องค์กรส่วนใหญ่ดำเนินธุรกรรมกับคู่ค้าจำนวนมากจึงทำให้เกิดความซับซ้อนในนโยบายหรือระเบียบวิธีการจัดซื้อและเกิดต้นทุนความสูญเปล่า เช่น ค่าใช้จ่ายพนักงานฝ่ายจัดซื้อ ต้นทุนทางเอกสาร ความล่าช้าในกระบวนการจัดหาจัดซื้อ การตัดเช็คเพื่อจ่ายให้กับผู้จำหน่ายหรือผู้ส่งมอบ การจัดเก็บรักษาไฟล์ข้อมูลหลักของคู่ค้าจำนวนมาก และเสียเวลาในการเจรจาเพื่อทำสัญญาการส่งมอบ (Supply Contracts) ด้วยเหตุนี้กระบวนการจัดหาจัดซื้อ (Procurement) จึงเป็นปัจจัยหลักที่สนับสนุนกระบวนการธุรกรรมระหว่างองค์กร

.

.

สำหรับกิจกรรมจัดหาจัดซื้อได้ครอบคลุมตั้งแต่การจัดหาวัตถุดิบ การผลิต การว่าจ้างผู้ผลิตภายนอก (Outsourcing) และการประกอบผลิตภัณฑ์ ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาธุรกรรมออนไลน์ได้เกิดการขยายตัวอย่างต่อเนื่องและเกิดการพัฒนาเทคโนโลยีสนับสนุนการดำเนินธุรกรรม เรียกว่า E-Procurement โดยมุ่งสนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพการไหลของทรัพยากรและสามารถลดต้นทุนทางธุรกรรม ดังนั้น E-Procurement จึงมีบทบาทสนับสนุนกระบวนการตั้งแต่การจัดหาทางแคตาลอกออนไลน์ (Online Catalogue) และแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าบนเว็บไซต์ ซึ่งรวมถึงกระบวนการจัดทำใบเรียกเก็บเงินทางออนไลน์ ดังกรณี e-Steel Exchange ที่ดำเนินธุรกรรมจัดซื้อและขายผลิตภัณฑ์เหล็กกล้า

.

ซึ่งสามารถสืบค้นข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่สนใจ หากท่านเป็นตัวแทนจำหน่ายที่กำลังมองหาผลิตภัณฑ์ที่มีข้อกำหนดพิเศษและตอบตกลงก็จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นในรายการ ทำให้สามารถติดตามความคืบหน้าของการเจรจารวมทั้งข้อตกลงต่าง ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นอย่างอัตโนมัติในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document) ซึ่งแสดงรายละเอียดของธุรกรรมระหว่างท่านกับผู้ขาย 

.

นอกจากนี้ยังมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคู่ค้า จึงทำให้สมาชิกในเครือข่ายได้รับทราบรายละเอียดที่แสดงบนเว็บไซต์ เช่น ราคา จำนวนการสต็อก ช่วงการโปรโมชั่น เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำมาใช้วางแผนล่วงหน้า ส่วนทางโบอิ้ง (Boeing) ได้ออกแบบเว็บไซต์เพื่อติดตามสถานะการสั่งซื้อและปริมาณชิ้นส่วนอะไหล่ซึ่งแสดงข้อมูลล่าสุด เช่น รายการชิ้นส่วนที่จัดเก็บในคลัง ตำแหน่งที่จัดเก็บ และราคาของแต่ละรายการ เป็นต้น ทำให้คู่ค้าสามารถเข้าดูข้อมูลเกี่ยวกับสต็อกซึ่งส่งผลให้โบอิ้งประสบความสำเร็จในการให้บริการกับคู่ค้าและสมาชิก ด้วยเหตุนี้ซอฟต์แวร์สนับสนุนระบบดังกล่าวจะต้องมีความสามารถหลัก ดังนี้

    1. สามารถเข้าถึงแคตาลอกทางออนไลน์ผ่านเว็บบราวเซอร์หรือโปรแกรมสืบค้นและคัดเลือกสินค้าเพื่อดำเนินการออกคำสั่งซื้อ
    2. การเชื่อมต่อกับระบบอีเมลระหว่างองค์กรกับคู่ค้าและสามารถติดตามกระบวนการธุรกรรมผ่านทางระบบออนไลน์
    3. การใช้รูปแบบออนไลน์ฟอร์มและระบบการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล์เพื่อลดเวลากระบวนการอนุมัติและสนับสนุนการออก3เอกสารสำคัญทางการเงินได้อย่างอัตโนมัติ เช่น การโอนเงิน (Electronic Fund Transfer) ทำให้เกิดการลดต้นทุนเอกสารกระดาษ
    4. สามารถเชื่อมต่อกับระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ได้อย่างอัตโนมัติ   

.

บทบาทธุรกรรมการจัดหาจัดซื้อยุคใหม่

ด้วยผลกระทบจากแนวคิดปรับลดขนาดองค์กรเพื่อสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ทำให้องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่มุ่งเน้นความสามารถหลัก นั่นคือ การมุ่งใช้บริการจากองค์กรภายนอกเพื่อองค์กรสามารถดำเนินการเฉพาะกิจกรรมหลักที่เป็นจุดแข็งของธุรกิจ ดังนั้นกิจกรรมจัดหาจากภายนอกจึงได้มีบทบาทหลักในระบบจัดซื้อด้วยระบบ E-Procurement ทั้งในส่วนปัจจัยการผลิตและการให้บริการ โดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวมีลักษณะพิเศษแตกต่างจากระบบการจัดซื้อทั่วไป ดังนี้

  • การมุ่งพนักงานเป็นศูนย์กลาง (Employee Centered) หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาเพื่อให้พนักงานหรือผู้ใช้งานทั่วไปสามารถใช้งานได้ด้วยการปรับปรุงส่วนเชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน (User Interfaces) ให้สามารถเข้าถึงด้วยเว็บบราวเซอร์เพื่อสนับสนุนกระบวนการไหลของงานจัดซื้อให้มีความเรียบง่าย ในช่วงเริ่มแรกของการออกตัวซอฟต์แวร์ดังกล่าวได้มีผู้ค้าอย่าง Ariba ที่บุกเบิกแนวคิดการเชื่อมต่อกับผู้ใช้งาน เรียกว่า "Walk Up" เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าการใช้งานระบบ E-Procurement เป็นองค์ประกอบ หนึ่ง ของการใช้งานบนแพลตฟอร์มพีซี นอกจากนี้แนวคิด Employee Centered ยังสนับสนุนมาตรฐานขั้นตอนการทำงานและนโยบายการจัดซื้อ ซึ่งทำให้ลดข้อผิดพลาดจากขั้นตอนการทำงานและสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน
  • ระบบแคตาลอกออนไลน์(On-line Catalogue) เพื่อสนับสนุนการคัดเลือกผู้ส่งมอบด้วยรูปแบบที่แตกต่างจากการซื้อขายทางออนไลน์แบบเดิม (Web Storefront) โดยฐานข้อมูลแคตาลอกได้จัดเก็บข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงกับเว็บเพจของคู่ค้าและทำการสืบค้นรายละเอียด ส่วนเนื้อหาของแคตาลอกได้ถูกอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่องหลังจากได้ทำการดาวน์โหลดจากเว็บเซิร์ฟเวอร์ของคู่ค้าหรือศูนย์กลางซื้อขาย (Trading Hub)  

.

ปัจจุบันระบบซอฟต์แวร์ E-Procurement มีการพัฒนาให้สามารถทำงานร่วมกันผ่านทางระบบออนไลน์ (Electronic Collaboration) นั่นคือ ระบบไม่เพียงแค่บริหารจัดการผู้ส่งมอบเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับศูนย์กลางซื้อขายและการประมูลทางออนไลน์ (Online Auction) โดยแนวคิดศูนย์กลางซื้อขายทางออนไลน์ได้มุ่งจัดการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายผ่านตลาดออนไลน์ (Online Marketplace) โดยคู่ค้าหรือผู้ส่งมอบทั้งหลายสามารถนำเสนอเนื้อหาสินค้าหรือการให้บริการด้วยแคตาลอกออนไลน์ ซึ่งทำให้ลูกค้าใช้เป็นเสมือนเกตเวย์เพื่อเข้าสู่ชุมชนทางการค้าและระบบสามารถใช้งานทั้งในรูปแบบ Manual หรือการใช้โปรแกรม

.

สำหรับการเข้าถึงระบบด้วย Manual ผู้ใช้บริการสามารถเข้าไปที่ URL ของศูนย์กลางซื้อขายด้วย Web Brower ส่วนการเข้าถึงระบบด้วยโปรแกรมได้ใช้มาตรฐานและกลไกแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่าง EDI ด้วยมาตรฐาน EDIFACT, X.12 หรือมาตรฐานเอกสาร XML สำหรับผู้ค้าซอฟต์แวร์ระบบ E-Procurement บางรายเปิดให้บริการซื้อขายทางออนไลน์เอง โดยคู่ค้าจะจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับศูนย์กลางให้บริการด้วยรูปแบบบริการ ดังนี้

  • การนำเสนอและส่งมอบสินค้าด้วยเนื้อหาที่แสดงบนเว็บไซต์ รวมทั้งสามารถเชื่อมโยงกับศูนย์กลางแคตาลอกออนไลน์
  • การตอบสนองกับการร้องขอเอกสารการประมูล (Request-for-Bid Document) ด้วยการตอบรับจากลูกค้าและส่งกลับไปยังผู้ขายทางออนไลน์
  • ตอบรับการจัดส่งสินค้าด้วยระบบอีเมล์เพื่อให้ลูกค้าได้รับทราบสถานะคำสั่งซื้อ 

.

นอกจากนี้ลูกค้าหรือผู้ซื้ออาจไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าธรรมเนียมให้กับศูนย์กลางซื้อขายทางออนไลน์แต่สามารถเชื่อมโยงกับศูนย์กลางให้บริการ ดังนี้

  • ทำการสืบค้นและออกคำสั่งซื้อกับศูนย์กลางข้อมูลโดยตรง
  • การร้องขอแบบฟอร์มการประมูล (Bid Form) เพื่อการออกคำสั่งซื้อและส่งกลับไปยังศูนย์เพื่อส่งผ่านไปยังผู้จำหน่ายที่เสนอราคาเหมาะสม
  • การรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากผู้ค้าหรือผู้ส่งมอบ 

.

บทบาทศูนย์กลางประมูลทางออนไลน์

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาได้มีผู้บุกเบิกอย่าง EBay.com ดำเนินการประมูลการขายทอดตลาดผ่านระบบออนไลน์ด้วยการจับกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ดังนั้นแนวคิดการประมูลจึงไม่เป็นเพียงแค่ธุรกรรมระหว่างลูกค้ากับลูกค้า (C2C) แต่ยังสนับสนุนธุรกรรมการซื้อขายระหว่างองค์กรธุรกิจ (B2B) สำหรับแนวทางประมูลทางออนไลน์จำแนกได้ดังนี้

.

1.การประมูลแบบทั่วไป (Conventional Auction) เป็นการขายสินค้าให้กับผู้เสนอราคาสูงสุดด้วยการจับคู่ระหว่างผู้เสนอราคาประมูล ดังนั้นซอฟต์แวร์จึงมีบทบาทสนับสนุนการสร้าง RFO (Request for Offer) เพื่อส่งไปยังศูนย์กลางประมูลทางออนไลน์และทำการประเมินว่าสิ่งที่ลูกค้าต้องการอยู่ในรายการหรือเปล่า  หากใช่ระบบก็จะดำเนินการเข้าสู่กระบวนการประมูลจนกระทั่งการประมูลเสร็จสิ้น

.

.

2.การประมูลแบบย้อนกลับ (Reverse Auction) คือ กระบวนการที่ดำเนินการตรงข้ามกับรูปแบบการประมูลทั่วไป เนื่องจากลูกค้าหรือผู้ซื้อเป็นผู้เสนอ (Offer) และผู้จำหน่ายได้ดำเนินการประมูล (Bid) โดยเริ่มจากระบบดำเนินการสร้างเอกสารร้องขอการประมูล (Request for Bid หรือ RFB) และดำเนินการส่งกลับไปยังศูนย์กลางประมูล ซึ่งศูนย์กลางผู้จำหน่ายและส่งมอบได้ดำเนินการตอบรับเอกสาร RFB ด้วยข้อความผ่านทางอีเมล์เพื่อให้ฝ่ายลูกค้าประเมินข้อมูลการประมูลและสามารถคัดเลือกด้วยเกณฑ์ทางด้าน ราคา เงื่อนไขการส่งมอบและข้อเสนอที่จูงใจอื่น ๆ

.

.
สรุป

ปัจจุบันเทคโนโลยีได้มีบทบาทสนับสนุนธุรกรรมจัดหาจัดซื้อทางออนไลน์ (E-Procurement) โดยเฉพาะการสนับสนุนกระบวนการธุรกิจซึ่งเป็นการยกเครื่องกระบวนการทำงาน (Reengineering) เพื่อสร้างทางเลือกสำหรับคัดเลือกแหล่งจัดหาให้เกิดประสิทธิภาพ ซึ่งเกิดการลดต้นทุนธุรกรรมและผลตอบแทนให้กับธุรกิจยุคใหม่

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด