แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Mapping) เป็นเครื่องมือสนับสนุนการพัฒนาผลิตภาพกระบวนการด้วยการแสดงลำดับขั้นตอนของกิจกรรมต่าง ๆ ที่มุ่งส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าและทำให้ทราบภาพรวมของกระบวนการ รวมทั้งปรับปรุงการไหลของทรัพยากรและสามารถระบุกิจกรรมไคเซ็นเพื่อขจัดความสูญเปล่า ดังนั้น VSM จึงมักใช้จำแนกกิจกรรมที่สร้างคุณค่าเพิ่มและกิจกรรมที่เกิดความสูญเปล่าโดยนำข้อมูลผลลัพธ์จากการวิเคราะห์สถานะปัจจุบัน (Current State)

ซึ่งถูกแสดงด้วยเอกสารสำหรับกำหนดสถานะหลังจากการปรับปรุง (Future State) ตั้งแต่กระบวนการเริ่มต้นและส่งมอบคุณค่าให้กับกระบวนการถัดไปจนถึงลูกค้าสุดท้าย (Final Customer) เช่น การตอบสนองคำสั่งซื้อ การผลิต การส่งมอบ การเรียกเก็บเงินและบริการหลังการขาย เป็นต้น โดยคุณค่าที่เกิดขึ้นได้เชื่อมโยงระหว่างกระบวนการ เรียกว่า สายธารแห่งคุณค่า ซึ่งผลิตภัณฑ์หรือรูปแบบการให้บริการที่มีลักษณะใกล้เคียงกันได้ถูกผนวกในสายธารแห่งคุณค่าเดียวกันหรืออาจกล่าวได้ว่าสายธารแห่งคุณค่าประกอบด้วยผลิตภัณฑ์หรือการให้บริการที่มีคุณลักษณะเดียวกัน

รูปที่ 1 สายธารแห่งคุณค่ากระบวนการธุรกรรม

ด้วยเหตุนี้สายธารแห่งคุณค่าจึงไม่เพียงจำกัดขอบเขตเพียงแค่กระบวนการผลิตเท่านั้น แต่สามารถนำมาใช้แสดงกระบวนการโดยรวมที่สร้างคุณค่าให้กับลูกค้า สำหรับบางองค์กรได้มีการจำกัดขอบเขตการแสดงรายละเอียดเฉพาะในส่วนขั้นตอนการผลิตจึงทำให้ขาดข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการสนับสนุนกิจกรรมการผลิต ในทางปฏิบัติแล้วสายธารแห่งคุณค่าต้องประกอบด้วยรายละเอียดขององค์ประกอบที่มุ่งสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า

แม้ว่าองค์ประกอบนั้นจะอยู่นอกเหนือการควบคุมขององค์กรหรือโรงงานก็ตาม ดังเช่น การแสดงคลังสินค้า ผู้ส่งมอบ (Supplier) และผู้กระจายสินค้าเป็นส่วน หนึ่ง ของสายธารแห่งคุณค่าเดียวกับองค์กร เนื่องจากองค์ประกอบเหล่านี้ได้มีบทบาททั้งในส่วนการสร้างคุณค่าเพิ่มหรืออาจเกิดความสูญเปล่าขึ้นในกระบวนการ เช่นเดียวกับแนวคิดระบบดึง (Pull System) ที่มีการใช้วัสดุหรือชิ้นส่วนร่วมระหว่างโรงงานที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน โดยฝ่ายผู้ส่งมอบชิ้นส่วนเป็นส่วน หนึ่ง ของสายธารแห่งคุณค่าด้วย

สำหรับความหมายหรือนิยามแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า มักมีผู้สับสนกับแผนภูมิกระบวนการ (Process Mapping) เนื่องจากมีความหมายใกล้เคียงกันจึงมักใช้แทนกัน โดยแผนภูมิทั้งสองนี้มีวัตถุประสงค์การใช้งานเหมือนกัน คือ การจำแนกความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการเพื่อดำเนินการปรับปรุง แต่มีข้อแตกต่างบางประการดังนี้

รูปที่ 2 ขอบเขตสายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Scope)

• แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า เป็นการแสดงแผนภาพในมุมมองโดยรวมซึ่งเป็นระดับมหภาค (Macro Level) ของกระบวนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการของผู้ส่งมอบจนถึงการส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้า โดยมีการใช้สัญลักษณ์รูปไอคอน (Icon) ที่หลากหลายเพื่อแสดงภาพที่ชัดเจนของกระบวนการ (Visualize Processes) เช่น การควบคุมการผลิต การสต็อก การไหลของสารสนเทศ เป็นต้น 

รูปที่ 3 สัญลักษณ์ไอคอนสำหรับเขียนแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่า

โดยแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าได้มีบทบาทในช่วงต้นการพัฒนากลยุทธ์ผลิตภาพสายการผลิตที่แสดงกระบวนการไหลของทรัพยากรและข้อมูลกลุ่มผลิตภัณฑ์ (Product Group) เพื่อใช้วิเคราะห์ปรับปรุงผลิตภาพระบบการผลิตและแสดงด้วยแผนภูมิสถานะในอนาคต

• แผนภูมิกระบวนการ เป็นแผนภูมิที่ถูกใช้แสดงรายละเอียดระดับย่อย (Micro Level) ด้วยแผนภาพการไหลกระบวนการ (Flow Process Chart) และแสดงลำดับเหตุการณ์หรือกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดภายในกระบวนการ ซึ่งใช้จำแนกความสูญเปล่าที่เกิดในแต่ละผลิตภัณฑ์ (Single Product)

รูปที่ 4 แผนภูมิกระบวนการไหลในสายการประกอบ

สำหรับการเขียนแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าคงไม่มีความซับซ้อนหากผู้จัดทำมีความเข้าใจภาพรวมกระบวนการทำงานและสามารถเขียนแผนภูมิกระบวนการไหลของงานได้ ส่วนสัญลักษณ์ไอคอนของ VSM คงไม่มีมาตรฐานที่ตายตัว แต่ที่ใช้งานทั่วไปอาจจำแนกได้เป็น 3 กลุ่ม คือ การไหลของงาน (Material Flow Icons) การไหลของข้อมูล (Information Flow Icons) และสัญลักษณ์ทั่วไป

โดยทั่วไปการสร้างแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าอาจจำแนกได้เป็นสามช่วง ดังนี้

1. การร่างแผนภูมิจากสภาพปัจจุบัน เพื่อแสดงความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นจากสภาพการดำเนินงานและกำหนดแนวทางความเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับคุณค่าตามมุมมองของลูกค้า ซึ่งผลลัพธ์ในช่วงนี้จะแสดงด้วยกิจกรรมปรับปรุงกระบวนการ
2. การจัดทำแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าในอนาคต โดยแสดงสภาพความเปลี่ยนแปลงหลังจากดำเนินการปรับปรุงด้วยการขจัดความสูญเปล่าที่ระบุในช่วงแรก 6-12 เดือน   
3. พัฒนาแผนปฏิบัติการ ด้วยการใช้ข้อมูลที่ระบุไว้ในช่วงที่สองเพื่อจัดทำแผนสำหรับให้ทีมงานดำเนินการและติดตามประเมินผล ซึ่งแสดงรายละเอียดที่จำเป็น เช่น รายการกิจกรรม ระยะเวลาดำเนินการของแต่ละกิจกรรมและกำหนดว่าใครคือผู้รับผิดชอบ

สำหรับการจัดทำ VSM สามารถดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้

1.การจัดตั้งทีมงาน (Form a Team) เนื่องจากแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าเป็นการแสดงภาพรวมของทั้งกระบวนการ (Holistic Approach) ซึ่งมีการระดมความคิดเห็นจากบุคลากรระหว่างฝ่ายงานภายในองค์กร  ดังนั้นทีมงานที่ถูกจัดตั้งจึงเรียกว่า ทีมงานแบบข้ามสายงาน (Cross Functional Team) เพื่อนำแนวคิดแต่ละคนที่มีความเข้าใจกระบวนการทำงานในส่วนที่ตนรับผิดชอบร่างแผนภูมิของงานที่กำลังทำเพื่อใช้พัฒนาแผนกิจกรรมปรับปรุงผลิตภาพต่อไป

3.คัดเลือกตระกูลผลิตภัณฑ์ (Select a Product Family) หลังจากดำเนินการจัดตั้งทีมงานในช่วงแรกเสร็จสิ้นก็จะกำหนดขอบเขตกระบวนการเพื่อดำเนินการวิเคราะห์ปรับปรุงต่อไป เนื่องจากการจัดทำแผนภูมิการไหลในทุกงานจะมีความยุ่งยากซับและใช้เวลาดำเนินการมาก 

รูปที่ 5 การจำแนกตระกูลผลิตภัณฑ์

ดังนั้นการกำหนดขอบเขตอาจคัดเลือกเฉพาะกลุ่มผลิตภัณฑ์หลักของธุรกิจเพื่อดำเนินการร่าง VSM โดยพิจารณาผลิตภัณฑ์หรืองานที่มีลักษณะการไหลที่ใกล้เคียงกันและจัดเป็นกลุ่มเดียวกันเพื่อเขียนเส้นทางกระบวนการไหล (Process Routing) ผลิตภัณฑ์หลักในกลุ่มและนำข้อมูลมาดัดแปลงเพียงเล็กน้อยก็สามารถจัดทำแผนภูมิผลิตภัณฑ์ตัวอื่นในกลุ่มต่อไป ซึ่งทำให้สะดวกรวดเร็วกว่าการจัดทำแผนภูมิในทุกงาน

.

3.ดำเนินการเขียนแผนภูมิสภาพปัจจุบัน (Draw a Current State Map) โดยเริ่มจากการพิจารณากระบวนการปลายทาง (Downstream) เพื่อทราบคุณค่าในมุมมองลูกค้าและย้อนกลับมายังกระบวนการต้นทาง (Upstream) หรือทางฝั่งผู้ส่งมอบเพื่อศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นจากสภาพการไหลของงานและนำข้อมูลเหล่านี้มาร่างเป็นแผนภูมิการไหลเบื้องต้น (Basic High Level Map) แล้วจึงดำเนินการจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลแต่ละกระบวนการ เช่น รอบเวลากระบวนการ (Process Cycle Time) ขนาดรุ่นการผลิต (Batch Size) เวลาการหยุดเดินเครื่องจักร (Downtime) อัตราการเกิดของเสีย (Scrap Rate) และระดับสินค้าคงคลัง เป็นต้น โดยข้อมูลสำคัญที่จัดเก็บได้ถูกนำมาลงในรายละเอียดแผนภูมิที่ร่างไว้และใช้ลูกศรเชื่อมโยงเพื่อแสดงสถานะปัจจุบัน 

รูปที่ 6 แผนภูมิสถานะปัจจุบัน

4.การพัฒนาแผนภูมิสถานะอนาคต(Develop a Future State Map) หลังจากที่ได้ดำเนินการจัดทำแผนภูมิแสดงสถานะปัจจุบันในช่วงก่อน ทำให้ทีมงานได้รับข้อทูลสำคัญ นั่นคือ ช่วงเวลานำสัดส่วนเปอร์เซ็นต์ของเวลานำที่ถูกใช้ในกระบวนการที่เพิ่มคุณค่า (Value Added Processes) ระดับสินค้าคงคลังที่จัดเก็บและตำแหน่งที่เกิดปัญหาคอขวดในกระบวนการ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ได้ถูกใช้วิเคราะห์เพื่อขจัดความสูญเปล่าที่แฝงในกระบวนการซึ่งทำให้เกิดการส่งมอบล่าช้า เช่น การรอคอย การตรวจสอบ การขนส่ง เป็นต้น ดังนั้นการจัดทำแผนภูมิในช่วงนี้จึงแสดงสถานะหลังการปรับปรุงที่มุ่งให้เกิดการไหลของทรัพยากรและข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

รูปที่ 7 แผนภูมิแสดงสถานะอนาคต

5.การจัดเตรียมแผนปฏิบัติการ (Prepare an Action Plan) โดยใช้ข้อมูลที่จัดเตรียมไว้ในช่วงก่อนเพื่อประเมินความแตกต่างระหว่างสถานะปัจจุบันกับเป้าหมาย ซึ่งบางครั้งส่วนต่าง (Gap) ระหว่างสถานะทั้งสองอาจมีความแตกต่างกันมาก ดังนั้นทีมงานจึงควรร่วมกำหนดแนวทางที่จำเป็นด้วยการลำดับความสำคัญของกิจกรรมไคเซ็น (Prioritized Kaizen Activity) ที่ส่งผลต่อการปรับปรุงสมรรถนะกระบวนการโดยรวมและแสดงมาตรวัดของแต่ละกิจกรรมเพื่อให้ทีมงานใช้ในการติดตามประเมินผล

ส่วนการปรับองค์กรจากรูปแบบเดิมที่มีกระบวนการไหลของงานแบบฝ่ายงาน (Departmental Organization) เข้าสู่องค์กรที่มุ่งสายธารแห่งคุณค่าได้ส่งผลให้เกิดการลดความซับซ้อนผังโครงสร้างองค์กร นั่นคือ การลดลำดับชั้นตามสายบังคับบัญชาและลดปริมาณธุรกรรมที่เกิดความซ้ำซ้อนกัน โดยมุ่งความชัดเจนในบทบาทความรับผิดชอบของบุคลากรแต่ละคนและเกิดความยืดหยุ่นกับความเปลี่ยนแปลงด้วยการจัดโครงสร้างบริหารแบบเมตริกซ์ (Matrix Organization) ซึ่งมีรูปแบบของการบริหารโครงการที่มักใช้กับองค์กรขนาดใหญ่ โดยสมาชิกแต่ละทีมงานได้ถูกจัดวางในผังโครงสร้างดังกล่าวเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานให้เกิดความคล่องตัว แต่เนื่องจากสายธารแห่งคุณค่าเป็นเพียงแค่องค์ประกอบ หนึ่ง ของธุรกิจ

ดังนั้นจึงไม่ควรมีสายธารแห่งคุณค่าภายในองค์กรมากเกินความจำเป็นเนื่องจากอาจเกิดความยุ่งยากในการมอบหมายงานให้กับทีมงาน เช่น หากมีวิศวกรที่มีความเชี่ยวชาญดำเนินโครงการไคเซ็นเพียง 5 คน แต่ภายในองค์กรประกอบด้วยสายธารแห่งคุณค่า 8 กลุ่ม นั่นหมายถึง ทีมงานบางคนได้ถูกมอบหมายงานให้ดูแลมากกว่า 1 กลุ่ม สำหรับองค์กรทั่วไปควรประกอบด้วยสายธารแห่งคุณค่าเพียง 3-4 กลุ่ม เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการกำหนดความรับผิดชอบของบุคลากรแต่ละคนและสามารถสนับสนุนการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิผล

สรุป

แผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าเป็นเครื่องมือหลักที่มุ่งศึกษาคุณค่าหรือความต้องการตามมุมมองของลูกค้า ดังนั้นแผนภูมิสายธารแห่งคุณค่าจึงเป็นการแสดงถึงภาพรวมการไหลของงานตลอดทั้งกระบวนการ (Holistic Approach) ทำให้สามารถระบุขอบเขตและกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงผลิตภาพที่มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยจำแนกระหว่างกิจกรรมที่เกิดคุณค่ากับกิจกรรมที่เกิดความสูญเปล่า สำหรับในมุมมองลูกค้าจะยินดีจ่ายเงินเพื่อได้รับในสิ่งที่เกิดคุณค่าโดยไม่สนใจกับความสูญเปล่าหรือกิจกรรมที่ไม่เกิดคุณค่าใด ๆ เช่น ของเสีย งานที่ต้องแก้ไข เป็นต้น

ดังนั้นหากไม่สามารถจำแนกประเภทความสูญเปล่าทั้งหลายที่ซ่อนเร้นในกระบวนการก็ยังจะส่งผลให้เกิดต้นทุนสูงขึ้น ดังคำกล่าวที่ว่า “หากท่านทราบว่าวันนี้ท่านอยู่ที่ไหน มันก็ไม่ใช่เรื่องยากที่จะวางแผนเพื่อปรับเปลี่ยนสู่สถานะเป้าหมาย” ด้วยเหตุนี้สายธารแห่งคุณค่าจึงมีบทบาทกำหนดแนวทางปรับปรุงสู่สถานะอนาคตที่คาดหวังได้อย่างสมบูรณ์