การจัดระบบการจัดการพลังงาน หมายถึง การกำหนดนโยบายด้านพลังงาน และโครงสร้างหน้าที่ความรับผิดชอบ ในการนำไปปฏิบัติใช้จะต้องมีการวางแผนที่ดี มีความรู้ความเข้าใจในมาตรฐาน และข้อกำหนดต่าง ๆ ด้านพลังงาน และมีการติดตามผลเพื่อนำไปปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้สามารถจัดการพลังงานได้อย่างเรียบร้อยราบรื่น มีประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และดำเนินการได้อย่างยั่งยืน เป็นที่มาของระบบการจัดการพลังงานในการจัดระบบการจัดการพลังงาน สิ่งสำคัญ

ประการแรก ที่ต้องมีคือ นโยบายพลังงาน ซึ่งกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร หรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบ ดูแลพลังงาน เพื่อที่จะได้นำนโยบายที่กำหนดขึ้นนี้ไปประกาศให้ทราบและถือปฏิบัติทั้งองค์กร

ประการสอง คือต้องมี การกำหนดโครงสร้างหน้าที่และความรับผิดชอบ เพื่อดำเนินการวางแผนอนุรักษ์พลังงาน โดยผู้รับผิดชอบดำเนินการพลังงาน ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบดำเนินการทั้งหมดของโครงการ จำเป็นที่จะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในการอนุรักษ์พลังงานเป็นอย่างดี และต้องรวบรวมมาตรฐานและข้อกำหนดต่าง ๆ ในการอนุรักษ์พลังงานของอุปกรณ์แต่ละประเภท เพื่อใช้เป็นแนวทางในการกำหนด และดำเนินการอนุรักษ์พลังงาน เมื่อวางแผนอนุรักษ์พลังงานเป็นที่เรียบร้อยแล้วก็นำไปปฏิบัติ

โดยมีการตรวจสอบและปฏิบัติการแก้ไข ซึ่งต้องมีการตรวจวัดการ ใช้พลังงานที่ถูกต้อง และนำบทสรุปของการดำเนินการทั้งหมดมาทบทวน ปรับปรุง เพื่อนำไปวางแผนและกำหนดนโยบายพลังงานใหม่ จึงจะก่อให้เกิดการอนุรักษ์พลังงานที่ยั่งยืนในที่สุดเป็นที่มาของระบบการจัดการพลังงานว่าจะต้องมีโครงสร้างและองค์ประกอบอย่างไร ซึ่งสามารถสรุปได้ดังรูป

ภาพรวมและองค์ประกอบในการจัดระบบการจัดการพลังงาน

PDCA กับการดำเนินการสร้างระบบจัดการพลังงาน

PDCA เป็นวงจร แสดงว่า เมื่อวงจรเริ่มหมุนก็ต้องหมุนให้ครบรอบ โดยหมุนไปข้างหน้ารักษาระดับไม่ให้ตกต่ำลง และพยายามหมุนไปในทิศทางที่สูงขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อการพัฒนาหรือเพื่อความก้าวหน้า หากนำ PDCA ไปใช้ ก็จะเกิดการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้งต่อตัวเอง สังคม และประเทศชาติ การนำ PDCA Cycle มาใช้ในกระบวนการปฏิบัติงานจะทำอย่างไรเพื่อให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ ทำอย่างไรให้บุคลากรในองค์กรมีความเข้าใจและตระหนัก ในการนำ PDCA Cycle มาใช้ขับเคลื่อนสำหรับการปฏิบัติงานด้านพลังงานของตน โดยสามารถสร้างระบบการจัดการพลังงาน ตามแบบ PDCA ได้ดังนี้

การวางแผน (Plan)

ซึ่งเราต้องรู้ว่า เราจะให้ใครทำ (Who) ทำอะไร (What) ทำที่ไหน (Where) ทำเมื่อไหร่ & มีเวลาเท่าไหร่ (When) ทำอย่างไร (How) ภายใต้งบประมาณเท่าไหร่ (How much) ให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ (Purpose) ปัญหา มันเริ่มต้นจาก คน 1 คน ไม่ได้มีงานเดียว ทุก ๆ คน มีทั้งงานด่วน งานแทรก งานของหัวหน้า งานของเพื่อน สารพัดงานที่มะรุมมะตุ้มกันเข้ามา และที่วุ่นวายมากขึ้นไปอีกก็คือ หากองค์กรนั้นมีหลายนาย ซึ่งแต่ละนาย ก็สุดที่จะเอาแต่ใจตัวเอง เอาใจไม่ถูก ดังนั้นคนทำงานจึงเริ่มรวน ไม่รู้จะทำงานไหนก่อน พอจะเริ่มทำงานนั้น เอ้า ผู้ร่วมงานถูกดึงไปทำอย่างอื่น งานรันต่อไม่ได้ พอทำงานหนึ่งเสร็จ เอ้า เวลาไม่พอที่จะทำงานถัดไป ต้องปรับ How (วิธีการ) อีกแล้ว แต่การปรับวิธีการ แบบเหลือเวลาทำงานน้อย ๆ มักจะทำได้ยาก

สุดท้ายทีมงานก็ต้องวกกลับมาปรึกษาหัวหน้าทีมอีกครั้ง สำหรับปัญหาเหล่านี้ หากจะแก้ ต้องทำให้ความผันผวนของการดำเนินตามแผนงานมีน้อยลง ซึ่งคนที่เป็นหัวหน้าทีม จำเป็นต้อง Priority งานทุก ๆ งาน ต้องกำหนดเป้าหมาย (Purpose) ของแต่ละงานไว้อย่างชัดเจน แล้วจึงทำการวางแผนงาน (Plan) และหากต้องการให้ทีมงานปรับตัวได้เร็ว หัวหน้าทีมจะต้องสอน (Coaching) วิธีคิดให้กับทีมงานด้วย ในขณะเดียวกัน หัวหน้าทีมต้องปรับแผนงานเร็ว เพื่อที่จะได้นำพาทีมงาน ทำงานให้สามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ โดยการจัดการพลังงานที่อยู่ในขั้นตอนของการวางแผนจะต้องมีการดำเนินการวางแผน ดังนี้ คือ

1. ต้องทราบข้อกำหนดในการจัดระบบการจัดการพลังงาน

ในการจัดระบบการจัดการพลังงานเราจำเป็นจะต้องมีข้อกำหนดในการดำเนินงานที่ชัดเจน เพื่อสร้างระบบ และเพิ่มความเป็นระเบียบให้กับการนำระบบไปใช้ ซึ่งข้อกำหนดดังกล่าว แบ่งเป็นหัวข้อใหญ่ ๆ ได้ดังนี้

1. การใช้งาน กำหนดว่าใช้งานอย่างไรจึงจะถูกวิธี โดยต้องคำนึงถึงความเหมาะสมในการใช้งานและความปลอดภัยเป็นหลัก
2. การพิจารณาปรับปรุง กำหนดให้มีการดำเนินการปรับปรุง โดยจะต้องมีความคุ้มและความเหมาะสมในการลงทุนปรับปรุง
3. การตรวจสอบและบำรุงรักษา กำหนดให้มีการตรวจสอบและบำรุงรักษา เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ ตลอดจนสามารถแก้ไขปรับปรุงได้ทันในกรณีที่พบเห็นสิ่งปกติ

แต่ถ้าหากเราสามารถที่จะดำเนินการได้ตั้งแต่ต้น ก็สามารถพิจารณาได้ 4 ขั้นตอนดังนี้

1. การเลือกซื้ออุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
2. การติดตั้งอุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
3. การใช้อุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
4. การบำรุงรักษาให้ประหยัดพลังงาน

1. ต้องทราบข้อกำหนดในการจัดระบบการจัดการพลังงาน

ในการจัดระบบการจัดการพลังงานเราจำเป็นจะต้องมีข้อกำหนดในการดำเนินงานที่ชัดเจน เพื่อสร้างระบบ และเพิ่มความเป็นระเบียบให้กับการนำระบบไปใช้ ซึ่งข้อกำหนดดังกล่าว แบ่งเป็นหัวข้อใหญ่ ๆ ได้ดังนี้

1. การใช้งาน กำหนดว่าใช้งานอย่างไรจึงจะถูกวิธี โดยต้องคำนึงถึงความเหมาะสมในการใช้งานและความปลอดภัยเป็นหลัก
2. การพิจารณาปรับปรุง กำหนดให้มีการดำเนินการปรับปรุง โดยจะต้องมีความคุ้มและความเหมาะสมในการลงทุนปรับปรุง
3. การตรวจสอบและบำรุงรักษา กำหนดให้มีการตรวจสอบและบำรุงรักษา เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ ตลอดจนสามารถแก้ไขปรับปรุงได้ทันในกรณีที่พบเห็นสิ่งปกติ

1. การเลือกซื้ออุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
2. การติดตั้งอุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
3. การใช้อุปกรณ์ให้ประหยัดพลังงาน
4. การบำรุงรักษาให้ประหยัดพลังงาน

ผู้บริหารระดับสูงต้องกำหนดนโยบายพลังงาน เพื่อใช้ในการ สร้างจิตสำนึกด้านการอนุรักษ์พลังงานและเป็นแนวทางสำหรับการดำเนินงานของพนักงานภายในองค์กรประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลักดังนี้

บริษัท พ.พลัง จำกัด ดำเนินธุรกิจผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ โดยยึดมั่นในความรับผิดชอบต่อการอนุรักษ์พลังงาน ปรับปรุงการจัดการด้านพลังงานอย่างต่อเนื่องโดยมีแนวปฏิบัติดังนี้

1. พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการอนุรักษ์พลังงาน
2. พัฒนาและปรับปรุงการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พลังงานในทุกด้าน
3. ลดความสูญเปล่าในการใช้พลังงาน ประกาศ ณ วันที่ 1 มกราคม 2546

1. แถลงนโยบายพลังงานต่อพนักงานทุก 4 เดือน
2. ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ทุกคนเกี่ยวกับนโยบายพลังงาน
3. ติดป้ายประกาศนโยบายพลังงานหน้าประตูทางเข้าโรงงาน
4. ประกาศนโยบาย และอธิบายเทคนิคการประหยัดพลังงานทุกวันจันทร์, พุธ และศุกร์ เวลา 15.00 น.

ผู้บริหารระดับสูงต้องมีมาตรการในการติดตาม และการปฏิบัติตามนโยบายพลังงานซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น สอบถามความเข้าใจพนักงาน พิจารณาการดำเนินงานของพนักงาน

1.ผู้บริหารจะต้องแต่งตั้งคณะทำงานเพื่อทำหน้าที่ในการวางแผนดำเนินงานและตรวจติดตามการใช้พลังงานให้เป็นไปตามนโยบายพลังงาน และข้อกำหนดการใช้พลังงาน

2. คณะผู้บริหารจะต้องมีการแต่งตั้งตัวแทนมาดำรงตำแหน่งตัวแทนฝ่ายบริหารด้านพลังงาน (Energy Management Representative: EGR) เพื่อทำหน้าที่ดังต่อไปนี้

2. จัดทำใบบรรยายหน้าที่งาน แสดงอำนาจหน้าที่ และหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมด้านพลังงาน ตลอดจนความสัมพันธ์ของงานภายในองค์กร

• เป็นที่ยอมรับภายในองค์กร
• มีความสามารถในการประสานงานกับผู้อื่น
• มีความเป็นผู้นำ
• มีความสามารถในการผลักดันการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ
• เข้าใจมาตรฐานการจัดการด้านพลังงาน

4.1 ต้องจัดทำระเบียบปฏิบัติ (Procedure) ระบุลักษณะการใช้พลังงานและผลกระทบต่อคุณภาพ              ในการระบุลักษณะการใช้พลังงานและผลต่อคุณภาพอาจใช้เครื่องมือดังต่อไปนี้

- Energy Process Chart และ Energy Layout เป็นเครื่องมือสำหรับวิเคราะห์ลักษณะการใช้พลังงานภายในสถานประกอบการ เพื่อให้เห็นภาพในการแปรรูปและส่งถ่ายพลังงานจากลักษณะหนึ่งไปอีกลักษณะหนึ่ง

- Q.C. Process Chart เป็นเครื่องมือสำหรับวิเคราะห์ผลกระทบต่อความต้องการด้านคุณภาพ เพื่อให้เห็นจุดวิกฤตต่าง ๆ หากวางแผนการอนุรักษ์พลังงานจะมีผลกระทบต่อคุณภาพหรือไม่

- Material Handing Process Chart และ Material Handling Layout เป็นเครื่องมือสำหรับวิเคราะห์รูปแบบการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ชิ้นส่วน วัตถุดิบภายในสถานประกอบการ

4.2 รวบรวมข้อมูลมาตรฐานการใช้พลังงานอุปกรณ์แต่ละประเภท เพื่อเปรียบเทียบการใช้พลังงานของอุปกรณ์ภายในสถานประกอบการกับข้อกำหนดการใช้พลังงานของอุปกรณ์แต่ละประเภท เช่น หม้อน้ำ เครื่องอัดอากาศ เครื่องปรับอากาศ ค่าตัวประกอบกำลัง และค่าตัวประกอบโหลด เช่น มาตรฐานกำหนดให้การใช้พลังงาน แสงสว่างกำหนดไว้สำหรับ อาคารทั่วไป 16 W/m2 อาคารขายสินค้า 23 W/m2

4.3 กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายในการอนุรักษ์พลังงาน ซึ่งจะต้องสนองต่อนโยบายพลังงานที่กำหนดนอกจากนั้นในการดำเนินการจะต้องสามารถวัดผลความสำเร็จ ของเป้าหมายในเชิงปริมาณได้

1. จากการวิเคราะห์ลักษณะการใช้พลังงานภายในสถานประกอบการและเปรียบเทียบกับมาตรฐานหรือข้อกำหนดการใช้พลังงานอุปกรณ์แต่ละประเภท ทำให้สามารถกำหนดหัวข้อในการปรับปรุงการใช้พลังงาน
2. ศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิค
3. ศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (ศึกษาการคืนทุน)
4. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการอนุรักษ์ พลังงาน ซึ่งจะต้องสามารถวัดค่าได้ในเชิงปริมาณ ตัวอย่าง

วัตถุประสงค์: ลดการใช้พลังงานแสงสว่างหลอดไฟฟลูออเรสเซนต์

เป้าหมาย: กำหนดให้บริเวณที่เป็นจุดปฏิบัติงานใช้พลังงานแสงสว่าง 15-18 W/m2 ส่วนบริเวณที่ไม่ใช่จุดปฏิบัติงาน (เช่นทางเดิน) ใช้พลังงาน 5 W/m2

4.4 กำหนดแผนงาน โครงการปรับปรุงด้านการอนุรักษ์พลังงาน ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ และมีการกำหนดระยะเวลาดำเนินงานที่ชัดเจน

1. จัดทำแผนงานด้านพลังงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้
2. กำหนดหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย
3. ดำเนินงานตามแผนการจัดการพลังงาน
4. ติดตามการดำเนินงานตามแผนงาน ฯ
5. ทบทวนและปรับปรุงแผนงานด้านพลังงาน

การลงมือทำ (Do)

ปัญหา มันเริ่มต้นจากความไม่ชัดเจนของหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น แม้ว่าตอนวางแผน จะบอกว่า ให้ใครทำ ให้ฝ่ายไหนทำบ้าง แต่ไม่ได้ระบุไปว่าใครเป็นเจ้าภาพหลัก ทำให้ทีมงานเกี่ยงงานกันได้ง่าย ยิ่งหากไม่ชอบหน้ากันด้วยแล้ว งานยิ่งไม่เดินเลย หรือ ในตอนวางแผนบอกว่า จะต้องใช้อุปกรณ์แบบนี้ เท่านี้ แต่พอทำจริง ปริมาณไม่พอใช้ เพราะตอนวางแผน มองว่างบประมาณไม่พอเลยตัดโน่น ตัดนี่จนความเป็นจริง เกิดความไม่เพียงพอต่อการทำงาน ดังนั้น การแก้ปัญหาเหล่านี้ สิ่งที่ต้องทำในฐานะหัวหน้าทีมงานก็คือ การระมัดระวังในการนำทีม (Directing)ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับเรื่อง วิธีการสื่อสาร (Communication)การจูงใจให้ทีมงานอยากทำงาน (Motivation) และหัวหน้าทีมยังต้องทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา (Consulting) ให้กับทีมงานด้วย รวมถึง ต้องมีการจัดกำลังคน และจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอต่อการดำเนินงาน (Organizing) ให้ดี ก่อนที่จะดำเนินการลงมือทำ (Do) โดยการจัดการพลังงานที่อยู่ในขั้นตอนของการลงมือจะต้องมีการดำเนินการดำเนินการ ดังนี้คือ

1.การควบคุมการปฏิบัติงาน (Implementation)

• ควรจัดทำป้ายชื่อผู้รับผิดชอบเปิดปิด ติดไว้ที่ตัวอุปกรณ์
• ชี้แจงผู้รับผิดชอบและกำหนดระยะเวลาเปิดปิด หรือขั้นตอนวิธีการเปิดปิด
• ในกรณีที่อุปกรณ์นั้น ๆ มีขั้นตอนการเปิดปิดที่ซับซ้อน สถานประกอบการควรจัดทำคู่มือวิธีการเปิดปิด อุปกรณ์ดังกล่าว

• ต้องมีระเบียบปฏิบัติรองรับสถานการณ์เมื่อแหล่งพลังงานเกิดเหตุขัดข้องเช่น ไฟฟ้าดับ
• กำหนดหน้าที่รับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน เมื่อเกิดเหตุขัดข้อง
• ทบทวนและปรับปรุงแก้ไขระเบียบปฏิบัติงานหลังเกิดเหตุจริง

1. การอนุมัติเอกสารก่อนแจกจ่าย
2. การทบทวนแก้ไขและการอนุมัติอีกครั้ง
3. การให้ความมั่นใจว่ามีเอกสารอยู่ในจุดที่จำเป็นต้องใช้งาน
4. เอกสารที่ไม่ใช้งานแล้วมีการนำออกจากจุดปฏิบัติงานทันทีขั้นตอนหลัก

• จัดทำระเบียบปฏิบัติและกำหนดอำนาจหน้าที่ในการจัดทำ ทบทวน อนุมัติ เปลี่ยนแปลง ยกเลิกและแจกจ่ายเอกสาร
• จัดทำบัญชีควบคุมแสดงสถานะของเอกสารที่อนุมัติแล้ว และเป็นปัจจุบัน และบัญชีผู้ถือครองสำเนา
• ดำเนินการแจกจ่ายเอกสารไปยังจุดปฏิบัติงานและต้องเป็นสำเนาเอกสารฉบับที่เป็นปัจจุบัน สำหรับสำเนาที่ไม่ใช้แล้ว/ยกเลิกแล้วจะต้องนำออกจากจุดปฏิบัติงานทันทีในกรณีที่ต้องการจัดเก็บเอกสารที่ยกเลิกแล้วไว้ในจุดปฏิบัติงานต้องชี้บ่งให้ชัดเจน

สถานประกอบการจะต้องมีระเบียบปฏิบัติในการจัดเก็บดูแลรักษาและกำจัด บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการจัดการด้านพลังงาน

ขั้นตอนหลัก

• จัดทำรายการบันทึกด้านพลังงาน ซึ่งควรครอบคลุมบันทึกต่าง ๆ ดังนี้
• บันทึกการประชุม
• บันทึกระบุลักษณะการใช้พลังงาน แผนงาน/โครงการด้านพลังงาน
• การฝึกอบรม เช่น แผนการฝึกอบรม ประวัติการฝึกอบรม เป็นต้น
• ผลการติดตามและตรวจวัดด้านพลังงาน
• บันทึกการแก้ไขด้านพลังงาน ฯลฯ
• การจัดเก็บต้องกำหนดสารบัญบันทึกที่ต้องจัดเก็บ (Indexing) เนื่องจากบันทึกที่จัดเก็บจะมีมากกว่า 1 เรื่อง และมากกว่า 1 ฉบับ เพื่อความสะดวกในการค้นหา
• กำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ ตามความจำเป็น และเหมาะสม เช่น 6 เดือน, 1 ปี หรือ 3 ปี
• การกำจัดบันทึก ต้องกำหนดผู้มีอำนาจอนุมัติในการกำจัดบันทึกต่าง ๆ เมื่อครบอายุเพื่อป้องกันการทำลายบันทึกก่อนหมดอายุ อีกทั้งเป็นการลดจำนวนบันทึกที่ต้องจัดเก็บ การกำจัดอาจใช้วิธีการย่อยทิ้ง หรือประทับตรา ยกเลิก และนำไป Reuse เป็นต้น

การตรวจสอบ (Check)

ปัญหา มันเริ่มต้นจาก การตรวจสอบนั้นทำได้ง่าย แต่การนำข้อมูลที่ตรวจสอบไปใช้ ควบคุม การทำงานของส่วนงานนั้น ๆ มักเป็นไปอย่างเชื่องช้า หรือไม่ได้นำไปใช้เลย และเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะมองว่า การตรวจสอบของเขานั้น ไม่เห็นมีความจำเป็นต้องทำเลย ไม่นานพวกเขาก็จะเลิกทำการตรวจสอบงาน ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ หัวหน้าทีมงาน จะต้องเป็นผู้รับรู้ผลของการตรวจสอบงาน (Check) ของส่วนงานในสังกัดทั้งหมด เพื่อจะได้ทำการ เป็นผู้ประสานงาน (Coordinator) นำข้อมูล ไปใช้ในการควบคุม (Control) ให้ผลงานเป็นตามแผน และหัวหน้างานยังจำเป็นต้องดำเนินการ ติดตาม การตรวจสอบงาน และควบคุมผลงาน อย่าง ต่อเนื่อง (Continue) สม่ำเสมอ เพื่อทำให้ทีมงาน เห็นถึงความสำคัญของงาน โดยการจัดการพลังงานที่อยู่ในขั้นตอนของการตรวจสอบจะต้องมีการดำเนินการ ดังนี้คือ

สถานประกอบการต้องมีระเบียบปฏิบัติในการเฝ้าติดตาม และวัดผลการดำเนินงาน ด้านการจัดการพลังงาน โดยเทียบกับผลผลิตการเฝ้าติดตามการดำเนินงานการจัดการพลังงาน มีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดค่าพลังงานที่ต้องมีการเฝ้าติดตาม/ตรวจวัด โดยค่าพลังงานที่เฝ้าติดตาม/ตรวจวัด โดยค่า พลังงานที่เฝ้าติดตามและตรวจวัดต้องสอดคล้องกับมาตรฐานการใช้พลังงาน และค่าที่ต้องตรวจวัด และตรวจติดตาม ดังเช่น ค่าความต้องการพลังงานไฟฟ้า (Peak Demand) ค่าตัวประกอบกำลัง (Power Factor) ค่าจำนวนหน่วยการใช้ไฟฟ้า (Unit: kWh) อุณหภูมิก๊าซเสีย (ในระบบเตาเผา)
2. จัดทำแผนการเฝ้าติดตามและตรวจวัด
3. ดำเนินการเฝ้าติดตามและตรวจวัดตามแผนที่กำหนดไว้
4. ดำเนินการวิเคราะห์และรายงานผลการเฝ้าติดตามและตรวจวัดให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
5. กรณีที่ผลการเฝ้าติดตามและตรวจวัดไม่เป็นไป ตามที่กำหนดไว้ ให้ดำเนินการตามหัวข้อ การแก้ไขและป้องกันความสูญเปล่าด้านพลังงาน
    

1. จัดให้มีการบันทึกความสูญเปล่าด้านพลังงานเป็นลายลักษณ์อักษร

2. กำหนดผู้รับผิดชอบและมีอำนาจในการดำเนินงาน

3. จัดให้มีการจัดหาสาเหตุที่แท้จริง และกำหนดมาตรการป้องกันความสูญเปล่า

4. ดำเนินการแก้ไขตามระยะเวลาที่กำหนดหลังจากพบเหตุการณ์ที่เป็นปัญหา

5. ทบทวนการแก้ไขที่ได้กระทำไปแล้ว

ขั้นตอนหลัก

1. ต้องจัดทำระเบียบปฏิบัติในการแก้ไขและป้องกันความสูญเปล่าด้านพลังงาน โดยประเภทของความสูญเปล่า อาจแบ่งเป็น

• ความสูญเปล่า หรือความไม่เป็นไปตามเป้าหมายจากการตรวจติดตามระบบการจัดการพลังงาน (Energy Management Audit) 
• ผลจากการเฝ้าติดตามและตรวจวัดด้านพลังงาน ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
• พนักงานผู้พบความสูญเปล่าด้านพลังงาน
• ความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดของระบบการจัดการพลังงาน

2. จัดทำแบบฟอร์มเพื่อใช้สำหรับบันทึกปัญหา

3. ผู้ตรวจพบความสูญเปล่าและความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดข้างต้น จะต้องบันทึกสิ่งที่พบลงในแบบฟอร์ม และส่งให้กับ EGR เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบแก้ไข

4. ผู้รับผิดชอบแก้ไข จะต้องค้นหาและวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง ซึ่งควรใช้เทคนิคทางวิศวกรรมอุตสาหการ เช่น ผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram)Process Control Chart ผังการกระจาย (Scatter Diagram)

5. ดำเนินการแก้ไขและป้องกันตามสาเหตุที่แท้จริง โดยกำหนดเวลาแล้วเสร็จ

6. บันทึกและสรุปรายละเอียดของปัญหาเพื่อนำไปพิจารณาในการประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหารต่อไป

1.  เพื่อหาจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องของระบบ 
2.  เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข มิใช่เป็นการจับผิดการทำงานของตัวบุคคล

ลักษณะของการตรวจติดตามการจัดการพลังงาน แบ่งเป็น 2 ประเภท

1.   การตรวจติดตามภายใน (Internal Energy Audit)

ในข้อกำหนดระบบการจัดการพลังงาน มีข้อ หนึ่ง ได้ระบุให้องค์กรมีระบบการตรวจติดตามภายใน ซึ่งเป็นบุคลากรขององค์กรเป็นผู้ประเมินโดยสลับหน่วยงานกันภายในองค์กรตรวจประเมิน โดยมีการดำเนินการอย่างเป็นระบบ และเป็นเอกเทศเพื่อประเมิน

1. สมรรถนะของระบบการจัดการพลังงาน

2. กิจกรรมในการวางแผนงานและกำหนดเป้าหมาย ได้ดำเนินเป็นไปตามแผนหรือไม่

3. กิจกรรมที่มีการใช้พลังงาน ได้มีการนำทรัพยากรพลังงานในรูปแบบต่าง ๆ ไปใช้อย่างคุ้มค่าหรือไม่ และเป็นไปตามมาตรฐานการใช้พลังงานแต่ละอุปกรณ์

4. เพื่อพัฒนาปรับปรุงระบบการใช้พลังงานขององค์กรให้เป็นไปตามนโยบายและเป้าหมายที่วางไว้

1. เพื่อขอรับรองมาตรฐานระบบการจัดการพลังงาน 
2. เพื่อหาข้อบกพร่องของความสูญเปล่าด้านพลังงาน และระบบการจัดการพลังงาน
3. พัฒนาปรับปรุงระบบ ฯ อย่างต่อเนื่อง

1. เข้าใจมาตรฐานระบบการจัดการพลังงานฯ เป็นอย่างดี 
2. เข้าใจมาตรฐานการใช้พลังงานแต่ละอุปกรณ์เป็นอย่างดี 
3. พึงระลึกอยู่เสมอว่า คณะผู้ตรวจประเมินมีหน้าที่ช่วยหน่วยงานที่เข้าประเมินค้นหา Energy Loss มิใช่การเข้าไปประเมินเพื่อจับผิดการทำงานของบุคคล
4. จับประเด็นได้เร็ว และจับประเด็นที่เป็นนัย สำคัญได้ 
5. เป็นผู้กล้าซักถามและสื่อข้อความได้ดี 
6. มีบุคลิกเป็นที่ยอมรับและน่าเชื่อถือ 
7.  เป็นผู้มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีกับผู้ถูกประเมิน 
8.  ต้องมีความพร้อมและมีประสิทธิภาพในการประเมินโดยมีการเตรียมใบตรวจประเมิน (Check List) ครอบคลุมวัตถุประสงค์เป้าหมายข้อกำหนดทุกข้อ และทุกกิจกรรมที่ตรวจประเมิน

1.       ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารเทียบกับมาตรฐาน B >= A ?

2.       ตรวจการปฏิบัติงานเทียบกับเอกสาร C >= B ?
ถ้า B >= A และ C = B ดังนั้น C >= A

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดหน่วยงานที่จะประเมิน

 ขั้นตอนในการตรวจประเมิน

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเจ้าหน้าที่จะทำการประเมิน

1) ต้องเป็นผู้ได้รับการฝึกอบรมหลักสูตรการจัดการพลังงาน
2) ต้องเป็นผู้ได้รับการฝึกอบรมหลักสูตรการตรวจติดตามการจัดการพลังงาน
3) เป็นผู้ไม่สังกัดหน่วยงานที่จะเข้าประเมิน
4) เป็นผู้มีบุคลิกน่าเชื่อถือ
5) เป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์ดี กล้าถาม สื่อความหมายได้ดี
คณะผู้ประเมินชุด หนึ่ง ไม่ควรเกิน 3 คน ใช้เวลาในการประเมิน 1-2 วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของหน่วยงาน

ขั้นตอนที่ 3 การประชุมคณะผู้ตรวจ

ก่อนที่จะมีการประชุม คณะผู้ตรวจแต่ละท่านจะต้องศึกษาขั้นตอนปฏิบัติงาน ระเบียบปฏิบัติ (Procedure) วิธีปฏิบัติงาน หน่วยงานที่จะเข้าทำการประเมินให้เข้าใจก่อนประชุม

1. แบ่งงานให้ผู้ตรวจแต่ละท่านรับผิดชอบโดยกำหนดขอบเขตและหน้าที่ให้ชัดเจน
2. จัดทำ Check List

ประเภทของคำถาม  

1. คำถามทั่วไป ซึ่งใช้ถามได้ทุกหน่วยงาน
2. คำถามเฉพาะหน่วยงานหรือเฉพาะกิจกรรมนั้น ๆ

ลักษณะของคำถาม

3. จัดทำกำหนดเวลา (Agenda) ของการตรวจ
4. แจ้งหน่วยงานที่จะตรวจ โดยจะต้องส่งเอกสารกำหนดการเพื่อยืนยัน

ขั้นตอนที่ 4 ดำเนินการประเมิน

1. เปิดประชุม (Opening Meeting: 10 -15 นาที)

• แนะนำตัวผู้ตรวจประเมิน (Auditor)
• ชี้แจงวัตถุประสงค์
• ยืนยันกำหนดการตรวจประเมิน

• สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องตามขอบเขตการประเมิน เพื่อประเมินความเข้าใจของผู้ปฏิบัติ และความถูกต้องในการปฏิบัติ โดยเทียบกับเอกสาร 
• ตรวจเอกสารที่ใช้ในการทำงาน ได้แก่ การบันทึกเอกสารในแบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อยืนยันการทำงาน 
•  ตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามข้อกำหนดระบบฯ และมาตรฐานการใช้พลังงานอุปกรณ์ต่าง ๆ หรือไม่

• สร้างบรรยากาศให้รู้สึกเป็นทางการ 
• อย่าทะเลาะ 
• ผู้นำคณะต้องควบคุมสถานการณ์ 
• อย่าทำให้เกิดความรู้สึกเหมือนถูกจับผิด 
• ตั้งใจฟังคำตอบ 
• บันทึกข้อมูลและขอหลักฐาน 
• ตรงต่อเวลา
• ฯลฯ

• ใช้แบบฟอร์มการรายงานผล 
•  แนบหลักฐานประกอบ (ถ้าเป็นไปได้) 
•  ระบุรายละเอียดและตำแหน่งที่พบข้อบกพร่องไม่เป็นไปตามมาตรฐานระบบ หรือมาตรฐานการใช้พลังงานอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อช่วยในการแก้ไข

4. ประชุมปิด (Closing Meeting)

เป็นการประชุมร่วมกันทั้งคณะผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน เพื่อสรุปผลให้กับผู้ถูกประเมินทราบ ซึ่งเรื่องที่ประชุมประกอบด้วย

• เริ่มด้วยการกล่าวขอบคุณ 
• ชี้แจงกติกา 
• ทบทวนวัตถุประสงค์ของการประเมิน (เน้น Zero Energy Loss) 
• สรุปข้อดี 
• สรุปข้อเสียความไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ข้อผิด--พลาดที่ตรวจพบ 
•  จบด้วยการขอบคุณ

ขั้นตอนที่ 5 รายงานสรุปผลการประเมิน

เมื่อคณะตรวจประเมินสรุปเรียบร้อยแล้ว ก็จัดทำรายงานเสนอ EGR เพื่อรับทราบและดำเนินการติดตามแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานต่อไป การสรุปผลการประเมินสำคัญมากเพราะเป็นการสรุปปัญหาที่ตรวจพบ ต้องให้หน่วยงานยอมรับข้อผิดพลาดนั้น ๆ

1. การไม่เป็นไปตามข้อกำหนดแบบหลัก (Major Non Conformance) ได้แก่ การที่ระบบโดยรวมไม่เป็นไปตามข้อกำหนดมาตรฐานระบบการจัดการพลังงาน และข้อกำหนดการใช้พลังงานอุปกรณ์ต่าง ๆ 
2. การไม่เป็นไปตามข้อกำหนดแบบรอง (Minor Non Conformance) ได้แก่ การไม่ปฏิบัติตามระเบียบที่องค์กร กำหนดหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนดมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 6 พิจารณาและแจ้งผู้เกี่ยวข้อง

เมื่อตัวแทนฝ่ายบริหารด้านพลังงาน (EGR) ได้รับรายงานสรุปผลการประเมินแล้ว เมื่อมีข้อบกพร่องที่ทางคณะผู้ประเมินแจ้งให้มีการปรับปรุงแก้ไข EGR จะต้องพิจารณาผู้เป็นต้นเหตุของปัญหานั้นและส่ง Energy Car ให้ดำเนินการแก้ไขและ EGR จะต้องติดตามการแก้ไข โดยใช้ทะเบียนคุม Energy Car

การปรับปรุงแก้ไขงานให้ดีขึ้น

ปัญหา คือ ในกรณีที่ผลงานออกมาไม่ได้ตามเป้าหมาย ก็ไม่มีใครทำอะไรต่อ และยิ่งงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ พนักงานก็จะทำเหมือนเดิม ซึ่งทำให้องค์กรไม่พัฒนา ดังนั้นแนวทางแก้ไข คือ กรณีที่ทำงานไม่ได้เป้าหมาย หัวหน้าทีมงาน จะต้องทำการปรับแผนงาน (Adjust plan) โดยเน้นในประเด็นวิธีการ (How) และในกรณีที่ทำได้ตามแผนที่กำหนดไว้ หัวหน้าทีมงาน จำเป็นที่จะต้องทำการสั่งการ (Command) ให้ทุกฝ่าย ตั้งเป้าหมายให้สูงขึ้น เพื่อที่องค์กรจะได้พัฒนาต่อไปไม่สิ้นสุด (Action to improvement)

เมื่อผู้เป็นต้นเหตุของปัญหา เมื่อรับ Energy Car มาแล้วจะต้องดำเนินการแก้ไขในการแก้ไขนั้นมีทั้งมาตรการแก้ไขเบื้องต้น และการแก้ไขเชิงป้องกันปัญหาการสูญเปล่าของพลังงานที่อาจจะเกิดขึ้นในระยะยาว โดยต้องกำหนดระยะเวลาการแก้ไขปัญหาไว้ เมื่อถึงกำหนดการดำเนินการแก้ไขเสร็จ จะมีการประเมินผลการแก้ไขปัญหา โดยคณะผู้ประเมินในครั้งถัดไป

ในขั้นนี้เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรต้องทบทวนระบบการจัดการพลังงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบการจัดการยังคงมีความเหมาะสม มีความเพียงพอ มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

1. ผลการดำเนินงานของระบบการจัดการพลังงานทั้งหมด
2. ผลการดำเนินงานเฉพาะแต่ละข้อกำหนดของระบบการจัดการ
3. สิ่งที่พบจากการตรวจประเมิน
4. ปัจจัยภายในและภายนอก เช่น การเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กร แนวทางดำเนินงานด้านพลังงานที่มีอยู่ในองค์กร ข้อปฏิบัติและการดำเนินงานที่ดีกว่า ซึ่งองค์กรหรือหน่วยงานอื่นได้จัดทำเอาไว้ (Best Practice) การแก้ไขตามข้อกำหนดของกฎหมาย การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ เป็นต้น

นอกจากนี้ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรต้องวิเคราะห์ว่าการกระทำใดที่จำเป็นต้องแก้ไขจากข้อบกพร่องของระบบการจัดการพลังงานองค์กรต้องพิจารณาความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลงนโยบาย การเตรียมการจัดการพลังงานรวมทั้งการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบอื่น ๆ ของระบบการจัดการพลังงานโดยพิจารณาจากผลการตรวจประเมินระบบการจัดการพลังงานสภาวการณ์ที่เปลี่ยนไปและเจตจำนงที่จะให้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลอ้างอิง

รายงาน APERC, APEC Energy Overview,   POLICY OVERVIEW ()

รายงานสถานการณ์พลังงานในประเทศไทยโดยรวม, Yoshimi Matsubara JICA Senior Volunteer, ธันวาคม2550

พลังงานชีวมวล (Biomass )แหล่งพลังงานทางเลือกใหม่สำหรับคนไทย, บูรณะศักดิ์ มาดหมาย, วารสาร Industrial Technology Review

http://www.nedo.go.jp/informations/other/180510_1/180510_htm

http://www.wbac.ac.th/web/market/mon/PDCA.htm

http://www.onep.go.th

http://share.psu.ac.th/blog/servicemind/5737