เนื้อหาวันที่ : 2008-08-19 11:15:40 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 6549 views

การประยุกต์ใช้ Open Source Tiny ERP เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของ SMEs

การดำเนินธุรกิจในสภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กรวิสาหกิจ กระบวนการทางธุรกิจรูปแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างฝ่าย แผนก ภายในและภายนอกองค์กรส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว

การดำเนินธุรกิจในสภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กรวิสาหกิจ กระบวนการทางธุรกิจรูปแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างฝ่าย แผนก ภายในและภายนอกองค์กร ส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว และองค์กรวิสาหกิจยังสามารถสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าและผลิตภัณฑ์ของตน ตลอดจนสามารถสร้างคุณค่าและลดต้นทุนการผลิต ซึ่ง หนึ่ง ในเทคโนโลยีที่นิยมนำมาใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรวิสาหกิจให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คือการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ ( Enterprise Resource Planning: ERP)

 .

ระบบ ERP เป็นโปรแกรมที่รองรับข้อมูลการทำงานประจำวัน (Transaction) เช่น การขายในแต่ละครั้ง นำข้อมูลเชื่อมโยงกับรายการของฝ่ายบัญชี เพื่อบันทึกลงสมุดประจำวัน สร้างเอกสารเพื่อรอตัดสินค้าออกจากคลังสินค้า สร้างคำสั่งการผลิตในกรณีที่ไม่มีสินค้าในคลังสินค้า สร้างคำสั่งซื้อวัตถุดิบในกรณีที่ไม่มีวัตถุดิบในคลังสินค้า เป็นต้น ทั้งนี้เอกสารจะเชื่อมโยงโดยการตั้งค่าการทำงานต่าง ๆ เช่น ผังบัญชี การเชื่อมโยงบัญชีการลูกค้า สูตรการผลิต ระยะเวลาที่ใช้ในการผลิต เป็นต้น

 .

ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจ โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านการจัดซื้อ-จัดจ้าง การผลิต การเงินและการบัญชี การบริหารทรัพยากรบุคคล การบริหารสินค้าคงคลัง ตลอดจนระบบการขนส่งและกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรวิสาหกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานขององค์กรวิสาหกิจลง และเป็นระบบที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมทุกขนาดในปัจจุบัน ซึ่งหากไม่มีระบบ ERP ผู้ประกอบการไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกในอนาคตอันใกล้ การตัดสินใจเลือก ERP ของผู้บริหารควรเลือกระบบ ERP ที่เป็นระบบเปิด (Open Source ERP) เพราะใช้งานง่าย มีฟังก์ชันรองรับกับเทคนิคการบริหารการผลิตทั้งแบบผลัก(Push) และแบบดึง (Pull) เช่น เทคนิคเวลาทันใด (Just in Time (JIT)) คัมบัง (Kanban) เป็นต้น

 .

สาเหตุที่ SMEs ต้องมีการประยุกต์ใช้ ERP                                                                               

สาเหตุที่ SMEs ต้องมีการประยุกต์ใช้ ERP อาจเนื่องมาจากปัญหาหลายอย่างที่ SMEs กำลังประสบอยู่ในปัจจุบัน ยกตัวอย่างเช่น  

  1. การดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท ยังแยกเป็นฝ่าย เป็นแผนก ขาดการจัดเก็บ บริหารและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่เพิ่มมูลค่าจากกระบวนงานเหล่านี้ ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าขายสูงขึ้น ทำให้ความสามารถในการแข่งขันของบริษัทฯ ลดลง อีกทั้งยังทำให้บริษัทฯ ต้องทำการผลิตและขายในปริมาณที่มากขึ้นเพื่อทำให้คุ้มทุน
  2. ความไม่สามารถควบคุมหรือตรวจสอบทรัพยากรของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน เครื่องจักร วัตถุดิบ สินค้าระหว่างการผลิตและสินค้าคงคลังได้อย่างครอบคลุม ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เนื่องจากพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญเป็นทรัพยากรที่สำคัญและจำเป็นสำหรับบริษัท ดังนั้นหากบริษัทสามารถตรวจสอบทักษะและปริมาณงานของพนักงานได้ จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการวางแผนการพัฒนาบุคลากร ส่วนในภาคการผลิตนั้นหากไม่สามารถตรวจสอบถึงการบริหารเครื่องจักรในสายการผลิต ซึ่งรวมถึงเวลาการผลิต ระยะเวลาการซ่อมบำรุงได้แล้ว ธุรกิจอาจประสบปัญหาจากรายได้ที่สูญเสียไปจากการซ่อมบำรุงเครื่องจักร แรงงานที่ว่างงาน และอาจสูญเสียลูกค้าในที่สุด และสุดท้ายหากไม่สามารถติดตามหรือตรวจสอบวัตถุดิบ สินค้าระหว่างการผลิตและสินค้าคงคลังได้ บริษัทอาจประสบปัญหาในการบริหารทุนหมุนเวียน ซึ่งเป็นตัวช่วยในการวางแผนการผลิตสินค้าเพื่อส่งมอบให้ทันตามความต้องการของลูกค้า การ
  3. บริหารจัดการการเงินอย่างไม่มีประสิทธิภาพ สำหรับธุรกิจ SMEs แล้วการจัดการด้านการเงินเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวแต่จะยิ่งปวดหัวมากขึ้นไปอีก หากขาดการบริหารจัดการด้านการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ การละเลยเรื่องของใบสั่งสินค้า การบริหารลูกหนี้และเจ้าหนี้การค้าที่มีความหละหลวมอาจสร้างปัญหาให้กับฝ่ายการเงินของบริษัทได้ 
  4. ขาดการวางแผนและระบบที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจ SMEsอาจจะเจอกับปัญหาหากต้องแข่งขันกับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่กว่า เนื่องจากระบบงานเป็นระบบเก่าที่ไม่เหมาะสมกับรูปแบบการผลิตและความต้องการของลูกค้าสมัยใหม่
  5. ความไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้อย่างทันท่วงที เนื่องจากขนาดและทรัพยากรของธุรกิจที่มีอยู่อย่างจำกัด หากจะขยายขนาดสำนักงานเพื่อรองรับกับการขยายตัวของตลาดอาจจะไม่คุ้มทุน ทำให้บริษัทต้องให้ความสนใจกับการรักษาฐานลูกค้าเพื่อคงรายได้หลักที่มีอยู่ไว้เป็นอันดับแรก แต่กระบวนการหรือเครื่องมือที่จะช่วยรักษาฐานลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ยังไม่เป็นที่แพร่หลาย หากมองในระยะสั้นอาจไม่มีผล แต่จะมีผลกระทบต่อความอยู่รอดของธุรกิจในระยะยาวอย่างแน่นอน
  6. เกิดการสูญเปล่าในกิจกรรม และความรวดเร็วในการทำงานลดลง เมื่อความเชื่อมโยงของกิจกรรมต่าง ๆ ขยายใหญ่และซับซ้อนขึ้น จะทำให้เกิดกำแพงระหว่างแผนก เกิดการสูญเปล่าของกิจกรรม ความสัมพันธ์ในแนวนอนของกิจกรรมจะช้าลง ทำให้ประสิทธิภาพในการเชื่อมโยงกิจกรรมทั้งหมดในบริษัทลดต่ำลงด้วย
  7. การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่าง ๆ ขยายขอบเขตใหญ่ขึ้น เกิดความซับซ้อนในการเชื่อมโยงกิจกรรม จะทำให้การรับรู้สภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกต่าง ๆ ทำได้ยากขึ้น ไม่สามารถส่งข้อมูลให้ผู้บริหารรับรู้ได้ทันที ผลก็คือ ทำให้ผู้บริหารสามารถรับรู้ถึงข้อมูลที่บ่งบอกสภาพความเป็นจริงของกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินอยู่อย่างทันทีทันการณ์ได้ยากขึ้น
  8. การลงทุนและบริหารทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำได้ยาก ผลก็คือทำให้ผู้บริหารไม่สามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็วหรือทันเวลาในการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กร เพื่อให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจสูงสุดในสินค้าและบริการของบริษัท
 .

แต่เนื่องจากในปัจจุบันซอฟต์แวร์ ERP สำเร็จรูป (ERP Package) ยังมีราคาที่ค่อนข้างสูง ประกอบกับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) มีข้อจำกัดในด้านเงินลงทุน และได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้เป็นระบบเปิดมากยิ่งขึ้นกว่าในอดีต ดังนั้นจึงมีความจำเป็นเป็นอย่างยิ่งที่บริษัทฯ จะต้องมีการประยุกต์ใช้ ERP ที่เป็นแบบซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Opens Source Software: OSS )

 .
ดังนั้นทางคณะผู้วิจัยจึงได้มีการประยุกต์ใช้โปรแกรม Tiny ERP กับบริษัทฯ ซึ่งเป็นโปรแกรม ERP ที่พัฒนาโดยบริษัท Tiny Sprl และมีบริษัทร่วมค้าให้บริการที่ปรึกษาอยู่ในหลายประเทศ เช่น เบลเยียม สวิสเซอร์แลนด์ ฝรั่งเศส และแคนาดา โดยมีคุณลักษณะที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
.

คุณลักษณะสำคัญของโปรแกรม Tiny ERP

  1. โปรแกรมมีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับธุรกิจ กิจการระดับ SMEs และเป็นโปรแกรมแบบ Open Source ที่อนุญาตให้นำไปใช้โดยไม่คิดค่าใช้จ่าย ทั้งนี้บริษัทผู้เขียนโปรแกรมมีรายได้จากการให้บริการที่ปรึกษา และปรับโปรแกรม (Customize) ให้เข้ากับระบบงาน หนึ่ง ๆ ซึ่งโปรแกรมมีการปรับปรุง และแก้ไขจุดบกพร่องอยู่ตลอดเวลาโดยผู้พัฒนาของบริษัทผลิตซอฟต์แวร์และผู้ที่นำโปรแกรมไปใช้
  2. สามารถดาวน์โหลดใช้งานได้เลย โดยโปรแกรม Tiny ERP สามารถดาวน์โหลด ได้จากเว็บ www.tinyerp.org โดยมีทั้ง Source Code และ Distribute Files เพื่อง่ายในการติดตั้ง โดยตัวโปรแกรมเขียนด้วยภาษา Python และใช้งานร่วมกับ Postgres Database
  3. โปรแกรมมีลักษณะเป็นโมดูล โดยโปรแกรม Tiny ERP มีลักษณะเป็นโมดูลเชื่อมต่อกันโดยที่ผู้ใช้งาน (User) อาจจะไม่ต้องใช้งานทุกโมดูลก็ได้ โมดูลสามารถแก้ไขได้เองโดยโปรแกรมเมอร์ และสามารถเขียนขยายให้ตรงกับความต้องการของหน่วยงานได้ โดยมีโมดูลที่มีผู้พัฒนาเพิ่มเติม สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บ tinyforge.org รวมถึงการปรับปรุงให้ Tiny ERP สามารถทำงานกับภาษาไทยด้วย
  4. โปรแกรม Tiny ERP มีลักษณะการทำงานเป็นแบบ Client-Server กล่าวคือ มีโปรแกรมส่วนที่ให้บริการหรือ Server ทำงานอยู่ตลอดเวลา และโปรแกรมลูกข่าย หรือ Client เข้ามาเรียกใช้บริการ การทำงานลักษณะนี้ ทำให้สามารถทำงานได้พร้อมกันหลายคน เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นลูกข่ายมีได้หลายเครื่องโดยต่อเข้าเป็นเครือข่ายเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่ให้บริการ หรือจะใช้งานกับเครื่องเดียวก็ได้ กล่าวคือ เรียกโปรแกรมที่ให้บริการ (Server) กับโปรแกรมลูกข่าย (Client) ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน
  5. โปรแกรม Tiny ERP สามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ในแต่ละฝ่ายแยกจากกันได้ เช่น อนุญาตให้ฝ่ายจัดซื้อ ป้อนข้อมูลได้ในเฉพาะส่วนของการจัดซื้อ โดยไม่สามารถป้อนข้อมูลของฝ่ายบัญชี เป็นต้น
 .

ซึ่งสาเหตุหลักที่ผู้บริหารองค์กรวิสาหกิจตัดสินใจเลือกประยุกต์ใช้ และไม่เลือกประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์รหัสเปิด ( OSS ) สามารถแสดงได้ดังในตารางที่ 1 ข้างล่างนี้

 .

ตารางที่ 1 แสดงเหตุผลที่องค์กรวิสาหกิจเลือกประยุกต์ใช้ OSS และไม่เลือกประยุกต์ใช้ OSS

 .

 .

ข้อดีของซอฟต์แวร์รหัสเปิด

ข้อดีของซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Open Source Software) ที่สำคัญมีดังต่อไปนี้
  1. ผู้ใช้งานสามารถลดค่าใช้จ่าย เนื่องจากผู้ใช้งานไม่ต้องลงทุนจัดซื้อผลิตภัณฑ์ แต่จะลงทุนจ่ายเฉพาะค่าฝึกอบรม ค่าสนับสนุน และในส่วนของผู้ขาย ราคารวมของโซลูชันลดลง ขายง่ายขึ้นแต่ส่วนต่าง (กำไร) เท่าเดิม

  2. ส่งเสริมการเรียนรู้ กล่าวคือ สามารถเรียนรู้เทคนิคการเขียนโปรแกรมจากรหัสต้นฉบับ (Source Code) ทำให้ติดตามเทคโนโลยีการพัฒนาเป็นระยะ และค้นหาแนวทางในการพัฒนาต่อยอด

  3. ลดการละเมิดลิขสิทธิ์ เนื่องจากผู้ใช้มีสิทธิ์ใช้งาน แจกจ่าย แก้ไข และขายได้อย่างอิสระ
  4. ช่วยให้กลุ่มอุตสาหกรรมในแต่ละประเภท สามารถนำซอฟต์แวร์ ERP ไปทำให้เหมาะสม (Customize) โดยการแก้ไข ปรับปรุง หรือจ้างพัฒนาโปรแกรมได้เอง ตามความต้องการเพื่อให้เข้ากับระบบการทำงานในแต่ละประเภทอุตสาหกรรม
  5. Open Design กล่าวคือ มีอิสระทางด้าน Hardware กล่าวคือสามารถใช้งานได้กับเครื่องฮาร์ดแวร์ได้หลายประเภท และมีอิสระทางด้าน Software กล่าวคือสามารถใช้งานร่วมกับระบบซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ ได้
  6. ทำให้เกิดการแข่งขันระหว่างผู้พัฒนาและการเติบ โต ของอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์
     
     
     
     

ข้อจำกัดของซอฟต์แวร์รหัสเปิด

ข้อจำกัดของซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Open Source Software (OSS)) ที่สำคัญมีดังต่อไปนี้

1. โปรแกรมหลายชนิดยังมีคุณภาพไม่เท่า Proprietary (แต่โปรแกรมบางชนิดก็มีคุณภาพมากกว่า Proprietary)

2. ต้องเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมใหม่

3. เอกสารและผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาโปรแกรมรหัสเปิดยังมีจำนวนจำกัด

 .

ซึ่งความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์ ERP สำเร็จรูป (ERP Package) และซอฟต์แวร์ ERP รหัสเปิด (Open Source ERP) สามารถอธิบายดังแสดงในตารางที่ 2 ข้างล่างนี้

 .

ตารางที่ 2 แสดงการเปรียบเทียบระหว่างซอฟต์แวร์ ERP สำเร็จรูป และ ERP รหัสเปิด

 .

 .

โดยที่ Tiny ERP มีโมดูลสนับสนุนฟังก์ชันการทำงานจำนวนมากให้เลือกติดตั้งใช้งานตามที่ต้องการ มีโมดูลหลักจำนวน 11 โมดูล คือ การจัดการคู่ค้าสัมพันธ์ การบัญชีและการเงิน การจัดการทรัพยากรบุคคล การจัดการผลิตภัณฑ์ การบริหารสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การจัดการการขาย การจัดการการผลิต การบริหารโครงการ การจัดการการตลาดและแคมเปญ และการบริหารระบบ ซึ่งโมดูลเป็นชุดโปรแกรมเพื่อการทำงานที่สมบูรณ์ภายในตัวมันเองและติดตั้งอยู่ในเครื่องแม่ข่ายของ Tiny ERP การทำงานดังกล่าวนี้เป็นได้หลายอย่าง กล่าวคือ การเพิ่มเมนูใหม่ ๆ เข้าในโปรแกรม การพิมพ์รายงานแบบใหม่ การปรับแก้ฟอร์มต่าง ๆ ข้อมูลตัวอย่างเพื่อนำเสนอการใช้งาน เป็นต้น

 .

ซึ่งในการติดตั้งโปรแกรม Tiny ERP นั้น เราต้องเลือกโมดูลที่ต้องการติดตั้งเพื่อใช้งานในธุรกิจให้เหมาะสม โดยมีขั้นตอนการนำ Open Source Tiny ERP ไปใช้ในบริษัท ให้ประสบความสำเร็จที่สำคัญดังต่อไปนี้

 .

1. สร้างความเข้าใจก่อนการนำมาใช้ ก่อนที่จะนำระบบ ERP มาใช้ จำเป็นต้องสร้างความเข้าใจให้เกิดขึ้นภายในองค์กร ทั้งนี้เนื่องจาก ERP สามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงถึงวิธีการทำงานขององค์กรได้อย่างมาก ถ้าหากพนักงานและผู้บริหารทุกระดับไม่เข้าใจว่าตนเองเข้าไปเกี่ยวข้องกับ ERP อย่างไร ? จึงไม่ต้องคิดไปไกลถึงความล้มเหลวของการใช้ ERP เพราะ ERP ไม่สามารถเกิดขึ้นได้เลย 

 .

2. ความเป็นผู้นำและบทบาทของผู้บริหารต่อการนำ ERP มาใช้ เนื่องจากการนำ ERP มาใช้ ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่การสร้างระบบสารสนเทศใหม่เท่านั้น แต่เป็นการนำเครื่องจักรขับเคลื่อนการปฏิรูปองค์กรเข้ามาใช้ และการที่จะปฏิรูปองค์กรนั้น คนที่จะสามารถผลักดันได้ก็มีเพียงแต่ผู้บริหารเท่านั้น ดังนั้นในการนำ ERP มาใช้ ความเป็นผู้นำของผู้บริหารจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

 .

นอกจากความเป็นผู้นำของผู้บริหารแล้ว ในการนำ ERP มาใช้ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทที่สำคัญในการเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึก มีส่วนร่วมในการออกแบบและตัดสินใจนำ ERP มาใช้ และแสดงความเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้

 .

3. จัดตั้งทีมงานของโครงการ ERP การที่จะติดตั้ง ERP ให้ประสบผลสำเร็จ บทบาทและความรับผิดชอบของทีมงาน ERP มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งทีมงาน ERP ประกอบไปด้วยทีมงานผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ดังนี้

3.1 คณะกรรมการกำกับดูแลโครงการ (Steering Committee) โครงการ ERP จะประสบความสำเร็จหรือไม่ คณะกรรมการกำกับดูแลโครงการเป็นกลุ่มบุคคลที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการต้องให้ความสำคัญในการเข้าร่วมประชุมระหว่างคณะกรรมการกำกับดูแลโครงการ ของผู้ให้บริการและผู้รับบริการ (การประชุม Steering Committee) เพื่อติดตามความก้าวหน้าและรับรู้ถึงปัญหาของโครงการ โดยทั่วไปกำหนดไว้เดือนละ 1 ครั้ง      

3.2 ผู้จัดการโครงการ (Project Managers) ผู้จัดการโครงการของระบบ ERP มี 2 คน คือผู้จัดการโครงการของผู้ให้บริการและผู้จัดการโครงการของผู้รับบริการ บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการทั้ง 2 คน มีดังต่อไปนี้

    • ผู้จัดการโครงการของผู้ให้บริการ เป็นผู้กำหนดขอบเขตและวางแผนการดำเนินงานของโครงการขึ้นมา ภายใต้กรอบสัญญาการซื้อขายจึงจำเป็นที่จะอธิบายแนวคิดและขอบเขตของโครงการให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน และมอบหมายความรับผิดชอบรวมถึงกระตุ้นคนในทีมให้ตระหนักถึงการมีส่วนร่วมทุกคนเป็นส่วนที่สำคัญของโครงการ
    • ผู้จัดการโครงการของผู้รับบริการ บริษัทควรพิจารณาเลือกผู้ที่มีความสามารถเป็นที่ยอมรับของพนักงานทุกส่วน สามารถเป็นเจ้าภาพใหญ่แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นและผลักดันโครงการ ERP ให้ประสบความสำเร็จมาเป็นผู้จัดการ

3.3 ผู้ประสานงานโครงการ (Project Coordinators) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ในการนัดหมายวันเวลาให้กับทีมงานที่ปรึกษาและทีมงานของผู้รับบริการ ผู้ประสานงานโครงการควรมีความรู้สึกเป็นเจ้าภาพของปัญหา ไม่จำเป็นต้องตอบคำถามเทคนิคในเชิงของโปรแกรม แต่ต้องประสานงานและติดตามงานเพื่อให้ทุกปัญหาได้รับการแก้ไข

3.3 ผู้ประสานงานโครงการ (Project Coordinators) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ในการนัดหมายวันเวลาให้กับทีมงานที่ปรึกษาและทีมงานของผู้รับบริการ ผู้ประสานงานโครงการควรมีความรู้สึกเป็นเจ้าภาพของปัญหา ไม่จำเป็นต้องตอบคำถามเทคนิคในเชิงของโปรแกรม แต่ต้องประสานงานและติดตามงานเพื่อให้ทุกปัญหาได้รับการแก้ไข

.

3.4 ทีมงานที่ปรึกษา (Consultant Team) บทบาทของทีมงานที่ปรึกษา ที่สำคัญมีดังต่อไปนี้

    • นำเสนอแนวทางการประยุกต์ใน Open Source ERP อย่างสร้างสรรค์ เพราะบางขั้นตอนของบริษัทอาจแตกต่างกันไป ดังนั้นทีมงานที่ปรึกษาควรเสนอแนวทางในการประยุกต์ใช้ระบบ ERP ที่มีมากกว่า 1 ทางเลือก
    • ชี้ให้เห็นถึงข้อด้อย เพื่อร่วมกันหาแนวทางการแก้ไข ที่ปรึกษาควรแนะนำถึงฟังก์ชันที่เหมาะสมให้กับผู้รับบริการ รวมถึงข้อระมัดระวังที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อให้ผู้รับบริการได้รับรู้ถึงปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้น
    • เข้าใจลูกค้าให้มาก การเป็นที่ปรึกษาที่ดีต้องรับฟัง ไม่ควรคิดเข้าข้างตนเองว่าสิ่งที่เราคิดจะถูกต้องเสมอไป แม้บางครั้งจะพบว่าบางอย่างขัดกับหลักการ ขัดกับประสบการณ์หรือไม่ตรงกับสิ่งที่เคยเรียนมาก็อย่าเพิ่งด่วนแย้งความคิดของผู้อื่น แต่ควรจะค้นหาคำตอบว่าเหตุใดทีมงานผู้รับบริการจึงมีความคิดและความต้องการเช่นนี้ เมื่อค้นพบแล้วว่าความต้องการเหล่านี้มีเหตุมาจากสิ่งใดจึงค่อยเริ่มอธิบายชี้แจง
    • หมั่นสอบถาม ทีมที่ปรึกษาควรขยัน หมั่นสอบถามความคีบหน้าการปฏิบัติ ปัญหา อุปสรรค แก้ไขปัญหาให้ทันท่วงทีก่อนที่ลูกค้าจะเบื่อหน่าย ไม่ให้ความร่วมมือและไม่ปฏิบัติงานระบบ ERP 
.

3.5 ทีมงานของผู้รับบริการ เช่น แผนกขาย แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกวางแผน แผนกผลิต และแผนกสารสนเทศ เมื่อมีปัญหาในระบบ ERP ต้องรีบแจ้งให้ผู้ประสานงานโครงการของบริษัทตนเองทราบทันที ไม่ควรเก็บปัญหาไว้กับตนเองแล้วก็ไม่ใช้ระบบ ERP ควรแยกแยะให้ได้ว่าปัญหาใดเป็นปัญหาภายในหรือปัญหาเนื่องมาจาก ERP เพื่อให้ทีมงานที่ปรึกษาแก้ปัญหาได้ตรงประเด็น

 .
4. ติดตั้งโปรแกรม Tiny ERP บน Windows 2000/XP

4.1 ระบบที่ต้องการ ในการใช้งาน Tiny ERP เราต้องติดตั้งทั้งโปรแกรมแม่ข่ายและโปรแกรมลูกข่ายของ Tiny ERP สำหรับเครื่องแม่ข่ายต้องใช้ระบบปฏิบัติการอย่างน้อยเป็น Windows 2000 หรือ XP ควรใช้ระบบปฏิบัติการที่เป็น Server เช่น Windows 2000 Server หรือ Windows Server 2003 ใช้รูปแบบไฟล์ NTFS (ใช้ FAT หรือ FAT32 ไม่ได้เนื่องจากระบบฐานข้อมูล PostgreSQL ไม่รองรับ) สำหรับโปรแกรมลูกข่ายของ Tiny ERP สามารถทำงานอยู่ในเครื่องเดียวกันกับเครื่องแม่ข่ายได้ หรือใช้เครื่องที่มีระบบปฏิบัติการอย่างน้อยเป็น Window 2000 หรือ Window XP ที่ต่อเป็นเครือข่าย

4.2 การขึ้นต่อกัน Tiny ERP ต้องการสภาพแวดล้อมที่เราต้องติดตั้งดังต่อไปนี้

  • ระบบจัดการฐานข้อมูล PostgreSQL จาก http://www.postgresql.org  
  • โปรแกรมแม่ข่าย Tiny ERP (Server) จาก http://tinyerp.org 
  • โปรแกรมลูกข่าย Tiny ERP (Client)
.

โปรแกรมแม่ข่าย Tiny ERP ขึ้นอยู่กับโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลโดยตรง ดังนั้นจึงต้องติดตั้งโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลก่อน ตัวโปรแกรมลูกข่ายจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมแม่ข่าย Tiny ERP เท่านั้น โดยการเชื่อมต่อนั้นอาจจะเป็นการเชื่อมต่อภายในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันหรือต่างเครื่องกันผ่านทางระบบเครือข่าย

4.3 การติดตั้ง PostgreSQL สามารถดาวน์โหลดโปรแกรม PostreSQL เวอร์ชันต่าง ๆ ได้จากเว็บไซต์ http://www.postgresql.org/ftp/binary/ ปกติควรเลือกใช้เวอร์ชันใหม่ล่าสุดและให้เลือกเวอร์ชันสำหรับ Windows

4.4 การติดตั้ง Tiny ERP Server สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมการติดตั้ง Tiny ERP Server สำหรับ Windows ได้ที่ http://www.tinyerp.org/download.php และให้ดาวน์โหลดไฟล์ tinyerp-server-X.Y.Z.exe (สำหรับ Server ตัวนี้จะไม่สามารถสร้างรายงานเป็นภาษาไทย และไม่รับค่าปี พ..) แต่ Tiny ERP Server สำหรับ Windows ที่แก้ไขให้ทำงานภาษาไทยได้ ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่ http://psl.en.kku.ac.th/tinyerp/download/ ถ้าต้องการแก้ไขดัดแปลงโปรแกรม ให้ติดตั้ง Source Code และ Python ทั้งนี้ต้องติดตั้งโปรแกรมประกอบ Python อีกจำนวน หนึ่ง อ่านได้จากคู่มือการติดตั้งต้นฉบับจากเว็บไซต์ของ Tiny ERP

4.5 การติดตั้ง Tiny ERP Client การติดตั้ง Client ทำได้ง่ายด้วยการใช้ Windows Installer สิ่งสำคัญคือ ก่อนการติดตั้ง Tiny ERP Client นั้นควรติดตั้ง Tiny ERP Server ก่อน เพราะ client ไม่สามารถทำงานได้ถ้าไม่มี Server เราสามารถติดตั้ง Tiny ERP Server ในเครื่องเดียวกับ Tiny ERP client หรือคนละเครื่องกันในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ สามารถดาวน์โหลดโปรแกรม Tiny ERP Client ได้จาก http://www.tinyerp.org/download.php โดยเลือกไฟล์ tinyerp-client-X.Y.Z.exe(สำหรับ Client ตัวนี้จะไม่แสดงเมนูเป็นภาษาไทย และไม่รับค่าปี พ..) สำหรับโปรแกรม Tiny ERP Client ภาษาไทย ดาวน์โหลดได้ที่ http://psl.en.kku.ac.th/tinyerp/download

 .

5. การฝึกอบรมในโครงการ ERP การฝึกอบรมในโครงการ ERP ประกอบด้วย การฝึกอบรม Key-User และการฝึกอบรม End-User 

  • การฝึกอบรม Key - User Key-User ที่ต้องเข้ารับการฝึกอบรมควรเป็นบุคลากร หัวหน้าที่ทำงานตรงทาง เช่น หากมีการจัดฝึกอบรมทางด้านการจัดซื้อ ผู้จัดการแผนกจัดซื้อควรเข้ารับการฝึกอบรมเพราะจะได้เข้าใจทำงานได้ มีส่วนร่วมในการออกแบบได้ รวมถึงสามารถสอนลูกน้องในแผนกต่อไปได้อีกด้วย การฝึกอบรม Key-User ที่ปรึกษานิยมนำข้อมูลของบริษัทไปสร้างเป็นรูปแบบ และมาทำการสอนบนโปรแกรม ER
  • การฝึกอบรม End-User การอบรมผู้ใช้ขั้นสุดท้ายนั้น นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญเปรียบไปคล้ายกับการสอนให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้เป็นตาม Work Instructions กันเลยทีเดียว หากแต่คู่มือฉบับนี้ไม่ได้เป็นคู่มือในการใช้เครื่องมือเครื่องจักร แต่เป็นคู่มือการใช้ ERP คู่มือการใช้งานที่เขียนขึ้นมานี้ต้องเป็นคู่มือที่เขียนขึ้นมาใหม่ เพราะแต่ละวิสาหกิจจะใช้คู่มือที่เหมือนกันไม่ได้ แต่จะมีส่วนที่คล้ายคลึงกันได้ ดัดแปลง ถึงแม้จะเป็นโปรแกรมเดียวกันแต่ขั้นตอน การปฏิบัติงานย่อมต้องแตกต่างกัน การอบรม End-User นิยมกระทำโดยบุคลากรภายในบริษัท เช่น หัวหน้าทีม หรือ Key-User สอนให้กับพนักงานในแต่ละแผนก ทีมงานควรสอนให้เข้าใจง่ายที่สุดเพราะหากผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจและนำไปใช้งานผิด ๆ จะยิ่งส่งผลเสียหาย
 .
ข้อควรระวังในการฝึกอบรม
  1. ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ควรเข้ารับการฝึกอบรม โดยควรจัดให้เฉพาะ หัวหน้าทีม และKey-User ซึ่งจะเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการเรียนรู้ระบบ และร่วมออกแบบการทำงานกับที่ปรึกษา ดังนั้นบุคลากรเหล่านี้จะต้องเข้าใจระบบอย่างถ่องแท้ เพื่อที่จะได้มีความสามารถรับผิดชอบงานออกแบบ ได้ตรงกับความต้องการขององค์กรวิสาหกิจภายหลังจากการเรียน
  2. ผู้ที่ไม่มีความรู้ในงาน ไม่ควรปล่อยให้เข้ารับการฝึกอบรม ผู้จัดการโครงการจะต้องควบคุม กรณีนี้ให้ดี เพราะนอกจากจะเสียเวลาทำงานประจำของบุคลากรเหล่านี้แล้ว อาจจะยังเข้ามาเป็นตัวป่วนของห้องเรียน อาจจะถามคำถามออกนอกลู่นอกทาง เสียเวลาของคนที่เป็นผู้รับผิดชอบจริง ๆ การอบรมไม่เป็นไปตามเป้า และอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
  3. จำนวนผู้เข้าอบรมไม่ควรมากจนเกินไปผู้จัดการโครงการต้องตระหนักถึงคุณค่าและประสิทธิผลของการฝึกอบรมเพราะผู้สอนจะสอนได้ไม่ทั่วถึงถ้าหากมีบุคลากรเข้ารับการฝึกอบรมมากจนเกินไป โดยควรเน้นไปที่หัวหน้าทีม และ Key-User เพื่อให้บุคลากรเหล่านั้นรู้จริงในฟังก์ชันของ ERP 
  4.  ต้องมีการหัดทดลองใช้ โดยผู้จัดการโครงการควรจัดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรม ERP ไว้แล้วเพื่อให้บุคลากรขององค์กรวิสาหกิจมาหัดทดลองใช้ หลังเลิกงานหรือเวลาว่าง
  5. ระวังเรียนแล้วลาออก คณะกรรมการกำกับดูแลโครงการและผู้จัดการโครงการ ต้องอธิบายถึงวัตถุประสงค์ รวมถึงภาระรับผิดชอบที่จะตามมาภายหลังการฝึกอบรม การเรียนเพียงอย่างเดียวไม่ช่วยให้โครงการสำเร็จได้ บริษัทอาจจะต้องมีนโยบายว่า หากพนักงานเรียนแล้วลาออกจะต้องถูกปรับหรือต้องมีการเซ็นสัญญาให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายกับโครงการ ERP มารยาทในห้องเรียน ผู้เรียนควรตั้งใจเรียน ไม่ควรเดินเข้า-เดินออก ปิดโทรศัพท์มือถือก่อนเข้ารับการฝึกอบรม งดการทำงานประจำ
  6. ควรงดงานประจำ ในวันที่มีการฝึกอบรมควรงดการทำงานประจำในวันเรียน มิฉะนั้นงานประจำจะเสียแถมยังเรียนไม่รู้เรื่องอีกด้วย
 .

6. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง (Customization) เนื่องจากองค์กรวิสาหกิจทุกองค์กรมีรูปแบบของเอกสารการดำเนินงานที่แตกต่างกัน เช่น เอกสารคำสั่งซื้อของลูกค้า ใบส่งสินค้า ใบเบิก-คืนสินค้าของพนักงานขาย คำสั่งผลิต ใบจ่ายสินค้าสำเร็จรูป คำสั่งซื้อวัตถุดิบ รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขรหัสต้นฉบับ (Source Code) ของซอฟต์แวร์ Open Source Tiny ERP ให้เข้ากับกระบวนการทำงานของทุก ๆ วิสาหกิจ เป็นเหตุให้องค์กรวิสาหกิจต้องพิจารณาความสามารถในการแก้ไขรหัสต้นฉบับ (Source Code) ของซอฟต์แวร์ ว่ามีความยากง่ายสำหรับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ซึ่งรหัสต้นฉบับ (Source Code) ของซอฟต์แวร์ที่ดี ควรจะสามารถทำการแก้ไขได้ง่าย และยังคงปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมทั้งหลังจากการแก้ไขแล้วยังต้องสามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงต่อเวอร์ชันใหม่ได้อีกด้วย

 .

7. จัดระบบดูแลรักษา ERP ความสามารถในการดูแลรักษาระบบ ERP ให้สามารถดำเนินการได้อย่างดีนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้การประยุกต์ใช้ Open Source Tiny ERP ประสบความสำเร็จ แต่อย่างไรก็ตาม การจัดการระบบดูแลรักษา ERP ก็ไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายจนเกินไป เพราะมีกรณีตัวอย่างหลาย ๆ กรณีที่ความพยายามในการจัดการดูแลรักษาระบบ ERP มีความยุ่งยากเกิดขึ้น ดังนั้นเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นดังกล่าว จึงต้องเตรียมพร้อมในสองประเด็นคือ

7.1 การสร้างบุคลากรสำหรับดูแลรักษา โดยทั่วไปการพัฒนาระบบ ERP จะต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญมาสนับสนุนการพัฒนาเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อการพัฒนาระบบ ERP เสร็จสิ้น และเริ่มนำไปใช้งานจริงแล้ว ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ก็จะถอนตัวออกไป ทำให้การดูแลรักษาหลังจากเริ่มใช้งานจริงกลายเป็นภาระที่หนักมาก แม้ว่าในช่วงเริ่มต้นใช้งานจริงอาจจะไม่เกิดปัญหาใด ๆ ขึ้นก็ตาม แต่เนื่องจากความต้องการใช้ระบบ ERP อย่างต่อเนื่อง และการปรับปรุงให้เกิดประสิทธิผลเสมอ รวมทั้งความจำเป็นในการอัปเกรดรหัสต้นฉบับ (Source Code) ในอนาคต จึงต้องมีการเตรียมความพร้อมของบุคลากรในการทำกิจกรรมเหล่านี้

ถ้าหากไม่สามารถดูแลรักษาระบบ ERP ให้ใช้งานได้ดีหลังจากเริ่มใช้งานจริงแล้ว จะทำให้การนำ Open Source ERP มาใช้ในระยะยาวไม่ประสบความสำเร็จ และอายุการใช้งานของระบบ ERP สั้นลง ดังนั้นการสร้างบุคลากรสำหรับการดูแลรักษาระบบจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้

7.2 การจัดทำเอกสารการดูแลรักษา ในการดูแลรักษาระบบ ERP โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งเป็นแกนหลักของการออกแบบระบบ ERP จะต้องมีเอกสารอธิบายการออกแบบระบบ มีการระบุข้อกำหนดต่าง ๆ และมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อสะดวกต่อการค้นหา และทำความเข้าใจได้ง่ายเมื่อนำมาใช้ตรวจสอบและดูแลรักษา

 .

8. การขยายและต่อยอดระบบ ERP หากผลการประยุกต์ใช้ Open Source Tiny ERP ได้รับความสำเร็จ ให้วางแผนสำหรับการขยายต่อยอดระบบ ERP ขององค์กรวิสาหกิจเพิ่มขึ้นอีกโดยใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศขององค์กรที่เกิดจากระบบ ERP ที่ประสบผลสำเร็จนั้นเป็นฐานของการพัฒนาต่อยอด เพราะมีโอกาสที่จะทำให้เกิดความสำเร็จในการนำ Open Source ERP มาใช้ได้มากกว่า โดยสามารถพิจารณาตามแนวทาง ดังต่อไปนี้

8.1 ขยายไปสู่ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (E-business) เป็นการขยายต่อยอดไปสู่ตลาดอิเล็กทรอนิกส์ โดยการจัดทำระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ร่วมกันทั้งกับลูกค้า คู่ค้า และผู้ส่งมอบ

8.2 ขยายไปสู่การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management: SCM) เพื่อทำให้การนำ Open Source ERP มาใช้เกิดประสิทธิผลสูงสุดขึ้น จะต้องมีการพัฒนาต่อยอดไปสู่ความร่วมมือกันกับผู้ส่งมอบโดยผ่านระบบ SCM และเพิ่มขีดความสามารถให้สูงขึ้น โดยสร้างความแตกต่างด้วยแบบจำลองทางธุรกิจ (Business Model) ที่เหนือกว่าบริษัทอื่น

8.3 ขยายไปสู่การจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management: CRM) การขยายและต่อยอดไปสู่การใช้ CRM เพื่อสร้างความร่วมมือกับลูกค้าอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งจะทำให้เกิดความแตกต่างในการแข่งขันกับบริษัทอื่นเพิ่มมากขึ้น

 .

ประโยชน์ที่ SMEs จะได้รับจากการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ Open Source Tiny ERP

ประโยชน์ที่วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) จะได้รับจากการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ Open Source Tiny ERP ที่สำคัญมีดังต่อไปนี้
  1. เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กร เนื่องจากแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรวิสาหกิจสามารถเชื่อมโยงเข้าในระบบเดียวกัน ทำให้แต่ละแผนกสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคล เครื่องจักรหรือแม้กระทั่งวัตถุดิบ ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถลดระยะเวลาในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ด้วยการใช้ทรัพยากรที่น้อยลง และข้อมูลดังกล่าวยังเป็นประโยชน์กับการวางแผนในระยะยาวขององค์กรได้อีกด้วย
  2. ช่วยปรับปรุงระบบงานและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้นเนื่องจากข้อมูลต่าง ๆ ได้มีอยู่แล้วอย่างถูกต้อง สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกและรวดเร็วทำให้พนักงานทำงานได้อย่างประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพ
  3. เพิ่มความสามารถในการควบคุมกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร เนื่องจากสามารถตรวจสอบความก้าวหน้าของงานต่าง ๆ ภายในองค์กรวิสาหกิจผ่านระบบเดียวกัน โดยเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่เหมือนกันหมด ทำให้องค์กรวิสาหกิจประหยัดเวลาในการทำงานและตอบสนองต่อตลาดได้อย่างทันท่วงที ส่งผลต่ออัตราผลตอบแทนขององค์กรวิสาหกิจในท้ายที่สุด
  4. เป็นการรวมการใช้งานของโปรแกรมต่างๆที่องค์กรใช้อยู่ให้ใช้ได้อย่างสะดวกมากขึ้น โดยระบบ ERP จะรวมการใช้งานของโปรแกรมต่างๆเข้ามาอยู่ในหน้าจอการทำงานเดียวกัน ซึ่งสร้างความสะดวกให้กับผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก
  5. ปรับปรุงระบบบริหารการเงินขององค์กร โดย ERP สามารถเข้าไปช่วยการบริหารใบสั่งสินค้า เจ้าหนี้และลูกหนี้การค้าได้เป็นอย่างดี ทำให้การบริหารเงินสดขององค์กรวิสาหกิจมีสภาพคล่องซึ่งเป็นการง่ายต่อการบริหารงบประมาณขององค์กรวิสาหกิจ
  6. เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน เนื่องจากระบบงานต่าง ๆ สัมพันธ์และเชื่อมโยงกันอย่างเวลาจริง (Real Time) ทำให้ผู้บริหารองค์กรวิสาหกิจ สามารถรับรู้ข้อมูลหรือสภาพของกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินอยู่อย่างรวดเร็ว และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารอย่างทันท่วงที
  7. ลดการละเมิดลิขสิทธิ์ เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Open Source Software) ที่มีเสรีภาพในการใช้งาน ศึกษา แจกจ่าย และปรับปรุงแก้ไขรหัสต้นฉบับ (Source Code)
  8. ลดค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศภายในองค์กร เนื่องจากจะมีรหัสต้นฉบับให้สามารถทำการปรับปรุงแก้ไขได้  
  9. เพิ่มทางเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์ โดยที่ไม่ต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ที่มีต้นทุนในการจัดซื้อ-จัดหาที่ค่อนข้างสูง
  10. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน โดยทำให้ความล่าช้าและความผิดพลาดในกระบวนการทำงานของบริษัทฯ ต้นทุนขายของบริษัทฯ ลดลง ขีดความสามารถในการแข่งขันของบริษัทฯเพิ่มสูงขึ้น
  11. ส่งเสริมเศรษฐกิจพอเพียง เนื่องจากองค์กรวิสาหกิจ ที่มีรูปแบบทางธุรกิจแตกต่างกันไป สามารถที่จะ Customize ซอฟต์แวร์ให้กับรูปแบบทางธุรกิจของตนเอง ทำให้เกิดการเรียนรู้และพึ่งพาตนเองได้อย่างเหมาะสม
.

บทสรุป                                                                         

การดำเนินธุรกิจในสภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทที่สำคัญในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กรวิสาหกิจ กระบวนการทางธุรกิจรูปแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างฝ่าย แผนก ภายในและภายนอกองค์กร ส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง รวดเร็ว ซึ่ง หนึ่ง ในเทคโนโลยีที่นิยมนำมาใช้ในการบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรวิสาหกิจให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คือการวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ ( Enterprise Resource Planning: ERP)

.

การวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ (ERP) เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจ โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจเข้าด้วยกัน เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรวิสาหกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานขององค์กรวิสาหกิจลงอีกด้วย

 .

ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมทุกขนาดในปัจจุบัน หากไม่มี ERP ผู้ประกอบการจะไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกในอนาคตอันใกล้ การตัดสินใจเลือก ERP ของผู้บริหารควรเลือกระบบ ERP ที่เป็นระบบเปิด (Open Source ERP) เพราะใช้งานง่าย มีฟังก์ชันรองรับกับเทคนิคการบริหารการผลิตทั้งแบบผลัก (Push) และแบบดึง (Pull)

 .

แต่เนื่องจากในปัจจุบันซอฟต์แวร์ ERP สำเร็จรูป (ERP Package) ยังมีราคาที่ค่อนข้างสูง ประกอบกับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) มีข้อจำกัดในด้านเงินลงทุน และได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้เป็นระบบเปิดมากยิ่งขึ้นกว่าในอดีต ดังนั้นจึงมีความจำเป็นเป็นอย่างยิ่งที่ SMEs จะต้องมีการประยุกต์ใช้ ERP ที่เป็นแบบซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Opens Source Software: OSS) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ใช้งานคุณภาพสูง ที่ผู้เขียนหรือผู้พัฒนาได้เปิดเผยรหัสต้นฉบับ (Source Code) แสดงการทำงานของโปรแกรมทุกขั้นตอน ซึ่งผู้ใช้ทั่วไป (User) สามารถนำไปใช้งาน ศึกษา แก้ไข และเผยแพร่ได้อย่างเสรีปราศจากเงื่อนไขเพิ่มเติม และในกรณีนี้ทางคณะผู้วิจัยได้ประยุกต์ใช้ Tiny ERP กับบริษัทกรณีตัวอย่าง

 .
โดยมีแนวทางในการประยุกต์ใช้ Open Source Tiny ERP ให้ประสบความสำเร็จ สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่สำคัญดังต่อไปนี้คือ
  1. สร้างความเข้าใจก่อนการนำมาใช้
  2. ความเป็นผู้นำและบทบาทของผู้บริหารต่อการนำ ERP มาใช้
  3. จัดตั้งทีมงานของโครงการ ERP
  4. ติดตั้งโปรแกรม Tiny ERP
  5. การฝึกอบรมในโครงการ ERP
  6. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง
  7. จัดระบบดูแลรักษา ERP
  8. การขยายและการต่อยอดระบบ
 .
ซึ่งประโยชน์ที่วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) จะได้รับจากการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ Open Source Tiny ERP ที่สำคัญมีดังต่อไปนี้
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กร
  • ช่วยปรับปรุงระบบงานและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน  
  • เพิ่มความสามารถในการควบคุมกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร
  • เป็นการรวมการใช้งานของโปรแกรมต่าง ๆ ที่องค์กรใช้อยู่ให้ใช้ได้อย่างสะดวกมากขึ้น  
  • ปรับปรุงระบบบริหารการเงินขององค์กร
  • เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน  
  • ลดการละเมิดลิขสิทธิ์
  • ลดค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศภายในองค์กร
  • เพิ่มทางเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์ โดยที่ไม่ต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ที่มีต้นทุนในการจัดซื้อ-จัดหาที่ค่อนข้างสูง
  • ส่งเสริมเศรษฐกิจพอเพียง เนื่องจากองค์กรวิสาหกิจ ที่มีรูปแบบทางธุรกิจแตกต่างกันไป สามารถที่จะ Customize ซอฟต์แวร์ให้กับรูปแบบทางธุรกิจของตนเอง ทำให้เกิดการเรียนรู้และพึ่งพาตนเองได้อย่างเหมาะสม
  • เพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน โดยทำให้ความล่าช้าและความผิดพลาดในกระบวนการทำงานขององค์กรวิสาหกิจ ต้นทุนขายขององค์กรวิสาหกิจลดลง นำมาซึ่งการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของ SMEs ในยุคกระแสโลกาภิวัฒน์ในท้ายที่สุด
.
เอกสารอ้างอิง

1. บุญฤทธิ์ กู้เกียรติกูล และวสุ เชาว์ พานนท์, “คู่มือการใช้งานโปรแกรม Tiny ERP”, ขอนแก่น: โครงการพัฒนาระบบการบริหารเครือข่ายโซ่อุปทาน และโลจิสติกส์อุตสาหกรรมแปรรูปสินค้าเกษตรตามระบบมาตรฐานความปลอดภัยอาหาร, 2549

2. สนั่น เถาชารี และครองศักดิ์ ลุนหล้า, “ERP เทคโนโลยีการจัดการ กลยุทธ์สู่ความเป็น หนึ่ง ของธุรกิจ SMEs”, Industrial Technology Review 2549, 12(157): 152-155

3. สุรีระยา ลิ้มไพบูลย์, “Open Source ERP เหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่” (ออนไลน์), 2551, อ้างเมื่อ 10 พฤษภาคม 2551, www.thaiopensource.org/

4. Akarawuth Tamrareang, “Open Source Pros and Cons” (ออนไลน์), 2551, อ้างเมื่อ 15 พฤษภาคม 2551, http://www.arip.co.th/

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด