เนื้อหาวันที่ : 2017-11-27 12:56:49 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 369 views

พลังที่ซ่อนเร้นของเอกสาร

มาถึงวันนี้เราทุกคนคงจะเห็นพ้องต้องกันว่าการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital Transformation) เป็นกระบวนการที่จำเป็นสำหรับธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันช่วยขับเคลื่อนการเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า การสร้างสรรค์นวัตกรรม และการปรับปรุงระบบงานธุรกิจ ด้วยเหตุนี้คุณจึงควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าก่อนใคร
อุปสรรคส่วนใหญ่ที่ขัดขวางการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลเกี่ยวข้องกับทรัพยากร เช่น ขาดแคลนงบประมาณสำหรับการลงทุนในเทคโนโลยีที่จำเป็น ขาดความเชี่ยวชาญในการเชื่อมต่อเทคโนโลยีต่าง ๆ ส่งผลให้องค์กรลังเลที่จะดำเนินการอย่างจริงจัง เพราะรู้สึกว่าตนเองไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะรองรับโครงการดังกล่าว

เอกสารคือผลพลอยได้จากการทำงาน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนสำคัญของการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล นั่นคือ
1. เอกสารเป็นผลพลอยได้ของกระบวนการทำงานตามปกติและโครงการต่าง ๆ
2. ปัญหาความไร้ประสิทธิภาพในธุรกิจส่วนใหญ่เป็นผลมาจากกระบวนการจัดการงานเอกสารที่ไม่เหมาะสม การสำรวจความคิดเห็นที่อะโดบีจัดทำสำหรับองค์กรต่าง ๆ ในยุโรปเมื่อไม่นานมานี้ชี้ว่าการพิมพ์และส่งอีเมลเอกสารเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุด โดย 75 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานระบุว่ากระบวนการดังกล่าวน่าเบื่อ สิ้นเปลืองเวลา และยุ่งยาก
แต่โดยมากแล้วงานเอกสารกลับเป็นเรื่องสุดท้ายที่ผู้บริหารจะนึกถึงในแง่ของการปรับใช้เทคโนโลยีดิจิทัล องค์กรต่าง ๆ ติดตั้งระบบบริหารงานลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อจัดการงานขาย ติดตั้ง Microsoft Office 365 เพื่อจัดการอีเมลและตารางเวลา อาจใช้บริการจัดเก็บเอกสาร เช่น Dropbox แต่กลับหยุดอยู่เพียงแค่นั้น
หลังจากที่ปรับใช้บริการเหล่านี้แล้ว ผู้บริหารก็ไม่แน่ใจว่าควรจะดำเนินการอะไรเป็นลำดับถัดไป หรือบริการเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันในลักษณะใดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพให้มากยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากสำหรับผู้บริหารที่จะลงทุนเพิ่มเติมในผลิตภัณฑ์ดิจิทัล ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบภาพรวมอย่างกว้าง ๆ ศึกษาว่าจะใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

สินทรัพย์ที่ซ่อนอยู่ในองค์กรของคุณ
ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงธุรกิจโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลอาจสร้างความหวาดหวั่นให้แก่ผู้บริหาร เพราะหากปราศจากข้อมูลที่ชัดเจนก็เป็นเรื่องยากที่ผู้บริหารจะเข้าใจว่าองค์กรของตนควรจะใช้หรือไม่ควรใช้ผลิตภัณฑ์ใดบ้าง ผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างไร
ปัญหาทั่วไปที่เรามักจะได้ยินจากผู้บริหารก็คือพวกเขารู้สึกว่าตนเองได้ลงทุนไปมากพอแล้วกับซอฟต์แวร์ดิจิทัล ทั้งยังต้องประสบปัญหาในการตัดสินใจว่าควรจะลงทุนเพิ่มเติมสำหรับบริการที่พวกเขาไม่ค่อยเข้าใจสักเท่าไร หรืออาจไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น เมื่อเราพูดถึง Adobe Document Cloud ผู้บริหารก็อาจคิดว่ามันเป็นบริการที่มีประโยชน์ แต่พวกเขาไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะดำเนินการเปลี่ยนระบบ หรือเพิ่มระบบใหม่แยกต่างหาก
แต่หากสำรวจให้ลึกลงไป คุณจะพบว่าคำตอบไม่ได้อยู่ที่การเปลี่ยนระบบหรือเพิ่มเทคโนโลยีใหม่เข้าไปในระบบขนาดใหญ่ของคุณ แต่เป็นเรื่องของการผนวกรวมระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน และไม่ใช่การผนวกรวมที่จะต้องอาศัยบุคลากรทั้งหมดในฝ่ายไอทีของคุณเพื่อทำให้ซอฟต์แวร์ทั้งหมดทำงานร่วมกัน แต่เป็นการผนวกรวมที่มีอยู่แล้วภายในผลิตภัณฑ์ที่องค์กรใช้งานอยู่ทุกเมื่อเชื่อวัน

ใช้ประโยชน์จากระบบที่มีอยู่
การใช้ประโยชน์จากระบบต่าง ๆ ที่คุณมีอยู่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพสำหรับงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมไปถึงความปลอดภัยและการจัดเก็บข้อมูลคือวิธีที่ดีที่สุดในการปรับใช้กระบวนการและระบบที่มีค่าใช้จ่ายถูกกว่าในการดำเนินการ ทั้งในแง่ของการเงินและทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Salesforce เป็นระบบ CRM ของคุณ ก็สามารถผนวกรวม Adobe Sign เพื่อจัดการและติดตามเอกสาร สัญญา และข้อกำหนดต่าง ๆ การผนวกรวมที่ว่านี้มีอยู่แล้วในแพลตฟอร์ม Salesforce ด้วยการเพิ่มเติมเลเยอร์ของฟังก์ชันเอกสารเข้ากับระบบ CRM ที่คุณมีอยู่ คุณก็จะได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ ล่าสุดอะโดบีได้เปิดตัวการผนวกรวม Adobe Sign เข้ากับ Salesforce CPQ อีกด้วย
ถ้าคุณต้องการวิธีที่ง่ายดายในการจัดเก็บและตรวจสอบเอกสารโดยครอบคลุมทีมงานและแพลตฟอร์มที่หลากหลาย คุณสามารถผนวกรวมโมบายล์แอป Adobe Acrobat Reader เข้ากับโมบายล์แอป Dropbox หรือบริการจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ เช่น Box เพื่อรองรับกระบวนการดังกล่าว เมื่อคุณเชื่อมต่อบัญชีของคุณแล้ว คุณก็เริ่มต้นใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ ๆ หรือดำเนินกระบวนการด้านไอทีที่ยาวนานเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใช้งาน
แต่ Digital Transformation เป็นมากกว่าการมองหาวิธีในการอ่านเอกสาร กล่าวคือ ที่จริงแล้วเป็นเรื่องของการปรับใช้กระบวนการด้านเอกสารดิจิทัลที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับระบบงานธุรกิจ โดยอาศัยการสร้างเอกสาร การนำกลับมาใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการประสานงานร่วมกัน คุณสามารถเพิ่มเติมโซลูชัน Adobe Document Cloud เข้าไว้ในระบบ กระบวนการ และแอปพลิเคชันที่องค์กรของคุณใช้งานอยู่เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์เอกสาร หรือเพิ่มความรวดเร็วให้กับระบบงานธุรกิจ แม้กระทั่งในกรณีที่คุณใช้เวิร์กโฟลว์เอกสารผ่านทาง SharePoint หรือผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของไมโครซอฟท์ คุณก็ยังสามารถสร้างกระบวนการเอกสารดิจิทัลที่แข็งแกร่งมากขึ้นด้วยการผนวกรวมเข้ากับ Adobe Document Cloud

ครอบคลุมขอบเขตกว้างขวางกว่าซอฟต์แวร์
กล่าวสรุปก็คือนี่ไม่ได้เป็นเรื่องของเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่เฉพาะเจาะจง ด้วยการมองทะลุผ่านพื้นผิวสำหรับเครื่องมือที่คุณมีอยู่และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือดังกล่าว สร้างกระบวนการเอกสารดิจิทัลที่ครบถ้วนสมบูรณ์ คุณก็จะสามารถก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไปของการปรับปรุงธุรกิจโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล ถ้าหากเอกสารเป็นผลพลอยได้ที่จำเป็นสำหรับการทำงานทั่วไป การใช้เครื่องมือดิจิทัลที่มีอยู่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้วยเอกสารเหล่านี้ก็ย่อมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการปลดปล่อยพลังที่แท้จริงของเอกสาร ปรับปรุงการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นรูปธรรม

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด