เครื่องมือคุณภาพ 9 ชนิด (ตอนที่ 2)
เครื่องมือที่ 9 ตารางวางแผนและควบคุม

ดร.อัศม์เดช วานิชชินชัย (assadej_v@yahoo.com)
ผ.อ.หลักสูตร Ph.D. and MS. in
Logistics and Supply Chain Management ม.ศรีปทุม
ที่ปรึกษาตัวอย่างแห่งปี 2553 กระทรวงอุตสาหกรรม

ในตอนที่แล้ว [1] ผมได้กล่าวถึงเครื่องมือสำคัญ 2 ตัวที่มักใช้กันในการทำกิจกรรมกลุ่มคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) แต่กลับถูกโลกลืมไม่ได้ถูกรวมอยู่ในกลุ่มเครื่องมือคุณภาพ 7 ชนิด (7 QC Tools) หรือไม่ได้ถูกพูดถึงอย่างเป็นทางการ ได้แก่

1. ตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจ (Decision Table)
2. ตารางวางแผนและควบคุม (Planning and Control Table)

ทำให้เครื่องมือที่สำคัญทั้ง 2 นี้ยังถูกใช้อยู่ในวงจำกัดและดูด้อยประสิทธิภาพกว่าที่ควรจะเป็น ผมได้อธิบายถึงจุดเด่นของตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจที่สามารถแก้ข้อจำกัดของผังพาเรโต้ในการคัดเลือกปัญหาสำคัญที่ควรนำมาปรับปรุงแก้ไขตามแนวทางของกิจกรรมกลุ่ม QCC พร้อมทั้งยกตัวอย่างวิธีการสร้างตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจและใช้งานไปแล้ว ในตอนนี้จึงจะชี้ให้เห็นถึงการประยุกต์ใช้ตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจในบริบทอื่น ๆ พร้อมทั้งกล่าวถึงความสำคัญ วิธีการสร้างและใช้งานเครื่องมือคุณภาพชนิดที่ 9 ได้แก่ตารางวางแผนและควบคุม

ตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจในบริบทอื่น
จากแนวคิดและหลักการของตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจที่ได้กล่าวไปในตอนที่แล้วจะเห็นได้ว่าเราสามารถประยุกต์ตารางดังกล่าวเพื่อช่วยในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้อีกมาก เช่น เลือกงานใหม่ เลือกสถาบันการศึกษาที่จะเรียน เลือกยี่ห้อหรือรุ่นรถที่จะซื้อ เลือกซื้อบ้าน เลือกสถานที่ที่จะไปเที่ยว เลือกพรรคการเมืองในการเลือกตั้ง เลือกนางงามหรือผู้ชนะในการประกวดต่าง ๆ ฯลฯ โดยเพียงแค่เปลี่ยนเกณฑ์ต่าง ๆ ที่เราสนใจในการนำมาใช้คัดเลือก และให้น้ำหนักความสำคัญของแต่ละเกณฑ์เท่านั้น ตัวอย่างเช่นในตารางที่ 1 และ 2 เราควรเลือกรถยี่ห้อ B และไปทำงานกับบริษัทใหม่

แม้กระทั่งใบประเมินผลการฝึกอบรมของวิทยากร หรือใบประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของพนักงานที่เราคุ้นเคยกันก็ใช้แนวคิดเดียวกับตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจเหมือนกันเพียงแต่ใบเหล่านั้นอาจไม่มีการให้น้ำหนักความสำคัญของแต่ละเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณา ซึ่งหากจะปรับปรุงแบบฟอร์มทั้ง 2 ให้มีประสิทธิภาพในการตัดสินใจมากขึ้นก็อาจเพิ่มน้ำหนักของแต่ละเกณฑ์เข้าไปได้เพราะในความเป็นจริงแล้วเกณฑ์ที่เราใช้ในการตัดสินใจมักมีความสำคัญมากน้อยไม่เท่ากัน
      

ตารางที่ 1 ตัวอย่างตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจเลือกซื้อรถยนต์

ตารางที่ 2 ตัวอย่างตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจเลือกที่ทำงานใหม่กับปัจจุบัน

เครื่องมือคุณภาพชนิดที่ 9: ตารางวางแผนและควบคุม
 วงจรการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือที่เราคุ้นเคยกันในชื่อวงจร PDCA หรือวงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) นั้นประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐาน 4 ขั้นซึ่งจะต้องปฏิบัติให้ครบถ้วนหรือครบวงจร ได้แก่
     1) การวางแผน (Plan)
     2) การปฏิบัติ (Do)
     3) การตรวจสอบ (Check)  
     4) การแก้ไข (Act)

แม้แนวคิดการทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอนดังกล่าวจะดูเป็นเรื่องที่พูดง่าย แต่ในทางปฏิบัติแล้วกลับทำยาก คนจำนวนมากยังคงทำงานอย่างมวยวัด ทำงานไม่เป็นระบบ ทำขั้นตอนต่าง ๆ แบบขาด ๆ เกิน ๆ หลายครั้งเรามักพบว่าในการทำกิจกรรมกลุ่ม QCC ที่ล้มเหลวหลังจากคณะทำงานใช้ผังก้างปลาหาสาเหตุต่าง ๆ ของปัญหาคุณภาพนั้น ๆ แล้ว คณะทำงานมักไม่คิด (วางแผน) ก่อนลงมือทำการแก้ไขปรับปรุง หรือคิด (วางแผน) แล้วกลับไม่ลงมือทำการแก้ไข เพราะไม่ได้เขียนแผนการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน

หรือเพราะไม่ได้มอบหมายใช้ชัดเจนว่าใครต้องเป็นผู้ทำจึงเกิดการเกี่ยงงานไม่มีคนลงมือทำ หรือแม้จะมีการมอบหมายให้มีผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนแล้วกลับไม่มีกำหนดเสร็จ และไม่ได้ตรวจสอบว่าผู้รับผิดชอบได้ทำตามเสร็จตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ มาตรการแก้ไขต่าง ๆ จึงไม่ถูกปฏิบัติตามแผนที่ได้วางไว้ ฯลฯ ในการทำกิจกรรมกลุ่ม QCC ที่มีประสิทธิภาพจึงมักใช้ตารางวางแผนและควบคุมเข้ามาเป็นตัวช่วยในการวางแผนและควบคุมการทำกิจกรรมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตามแสดงในตารางที่ 3

ตารางที่ 3 ตัวอย่างตารางวางแผนและควบคุม

 

     องค์ประกอบหลัก ๆ ของตารางวางแผนและควบคุมประกอบไปด้วย 3 คอลัมน์ ได้แก่
1) กิจกรรมหรือมาตรการว่าจะทำอะไร (What)
2) ใครเป็นคนทำ (Who) โดยควรกำหนดชื่อผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน (เช่น ชื่อหัวหน้าคณะทำงาน) ไม่ควรเขียนระบุแบบหยาบ ๆ แบบเหมารวม เช่น คณะทำงาน เพราะมักจะทำให้คณะทำงานซึ่งมีหลายคนเกี่ยงกันทำ
3) กำหนดจะทำเมื่อไร (When) ควรใส่ทั้งวันเริ่มและวันเสร็จ โดยควรระบุวันที่แน่นอน เช่น ทุกวันจันทร์ ดีกว่าใช้คำว่าทุกสัปดาห์

บางครั้งจึงอาจเรียกตารางนี้ให้น่าสนว่า WWW ซึ่งไม่ใช่ World Wide Web หากแต่เป็น What-Who-When (อะไร-ใคร-เมื่อไร) ทั้งนี้อาจเพิ่มคอลัมน์อื่น ๆ ที่เราสนใจเข้าไปได้อีก เช่น งบประมาณ อุปกรณ์ที่ต้องใช้ ฯลฯ หากมองจริง ๆ แล้วตาราง WWW นี้ก็คล้ายกับแกรนต์ชาร์ต (Gantt Chart) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการวางแผนและควบคุมการทำงานที่เราคุ้นเคยกัน เพียงแต่ WWW ไม่ได้แสดง Bar Chart ให้เห็นเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดกิจกรรมต่าง ๆ อย่างชัดเจนเหมือนกับ Gantt Chart

ดังนั้นเราจึงอาจใช้และเรียก Gantt Chart (โดยเพิ่มคอลัมน์ผู้รับผิดชอบเข้าไปใน Gantt Chart) แทน WWW เหมือนกับที่เราให้เกียรติเรียกวงจร PDCA ว่าวงจรเดมมิ่ง และเรียกผังก้างปลา (Fishbone Diagram) หรือผังแสดงเหตุและผล (Cause and Effect Diagram) ว่าผังอิชิกาวา (Ishikawa Diagram) ได้เช่นกัน

 ตารางวางแผนและควบคุมไปประยุกต์ใช้ในบริบทอื่น ๆ ก็คล้ายกับการประยุกต์ใช้ Gantt Chart ในการวางแผนและควบคุมการทำงานทั่วไป เช่น สามารถนำมาใช้ในการวางแผนและควบคุมการผลิต การทำงานโครงการต่าง ๆ การเรียน ฯลฯ หัวใจแห่งความสำเร็จของการนำตารางวางแผนและควบคุมไปใช้งานก็คือจะต้องไม่ใช้ตารางนี้เพียงแค่วางแผนการทำงานเท่านั้น แต่ยังต้องใช้ในการควบคุมการทำงานว่าผู้ที่รับผิดชอบได้ปฏิบัติตามแผนนั้น ๆ จนแล้วเสร็จตามแผนที่ได้วางไว้ด้วยหรือไม่

ข้อคิดท้ายเรื่อง
“คนดีถ้าไม่ประชาสัมพันธ์ก็ไม่เป็นที่รู้จัก คนดีน้อยหน่อยแต่ประชาสัมพันธ์บ่อย ๆ ก็โด่งดังกว่าคนดีได้” เหมือนสารพัดหมอดูที่มักอวดอ้างว่ามีตาเอ็กซ์เรย์ ตาทิพย์ จิตสัมพันธ์ สแกนกรรม แก้กรรม ยันต์ 500 แถว ฯลฯ ผ่านสื่อต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโทรทัศน์ด้วยตรรกะพื้น ๆ ว่ามีคนดูสัก 10 ล้านคนแล้วมีคนหลงมาเชื่อเพียงแค่ 0.1% หรือแค่ 10,000 คน มายกย่องให้ตนเป็นอาจารย์แล้วเอาเงินมาให้อาจารย์ใช้สักคนละสัก 2,000 บาทต่อปี อาจารย์ก็จะมีรายได้ถึง 20 ล้านบาทต่อปีแบบสบาย ๆ แล้ว

เครื่องมือเพิ่มผลิตภาพดี ๆ ก็ต้องการการรณรงค์ส่งเสริมประชาสัมพันธ์ให้ เป็นที่รู้จักและสนใจของคนทั่วไปด้วยเช่นกัน ในบทความชุดนี้ผมจึงนำเสนอบทบาทของตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจ และตารางวางแผนและควบคุมซึ่งเป็นเครื่องมือที่มักใช้การทำกิจกรรมกลุ่ม QCC เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้เห็นถึงความสำคัญและช่วยนำเครื่องมือทั้ง 2 นี้ไปเผยแพร่และประยุกต์ใช้กันในวงที่กว้างขวางขึ้นไม่จำกัดอยู่แต่เพียงในการทำกิจกรรมกลุ่ม QCC เท่านั้น

ตามที่ผมได้กล่าวในบทความ “ความสูญเปล่าที่ไม่ได้มีแค่เจ็ด กับ เลขเด็ดเครื่องมือเพิ่มผลผลิต” [2] เครื่องมือปรับปรุงคุณภาพก็ไม่ได้มีแค่ 7 หรือ 9 ชนิด เช่นกัน อะไรก็ตามที่เรานำสามารถนำมาประยุกต์ใช้ช่วยในการปรับปรุงคุณภาพได้ถือเป็นเครื่องมือคุณภาพทั้งหมด ดังคำกล่าวที่ว่า “ไม่ว่าจะเป็นแมวสีขาว หรือแมวสีดำ ขอให้จับหนูได้เป็นอันว่าใช้ได้” (เติ้ง เสี่ยวผิง) ดังนั้นนักเพิ่มผลิตภาพที่ดีควรหมั่นเสาะแสวงหาเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาช่วยทุ่นแรงในการคิด วิเคราะห์ แก้ปัญหา และปรับปรุงผลิตภาพพร้อมทั้งช่วยกันเผยแพร่รณรงค์ส่งเสริมให้เครื่องมือเหล่านั้นเป็นที่รู้จักกันมากขึ้นในวงการนักเพิ่มผลิตภาพและบุคคลทั่วไปด้วย

เอกสารอ้างอิง
     [1] อัศม์เดช วานิชชินชัย (2554). 9 QC Tools (ตอนที่ 1): เครื่องมือที่ 8 ตารางเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจ. Industrial Technology Review. 17(227). 106-108 
     [2] อัศม์เดช วานิชชินชัย (2554). ความสูญเปล่าที่ไม่ได้มีแค่เจ็ด กับ เลขเด็ดเครื่องมือเพิ่มผลผลิต. QM For Quality Management. 18(165). 31-35