เนื้อหาวันที่ : 2013-04-23 15:18:52 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 12754 views

การวิเคราะห์งานเพื่อกระจายงานสู่ตำแหน่งงานอย่างมีประสิทธิผล

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง การศึกษาพิจารณางานในตำแหน่งต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องมาจากการจัดองค์กร

การวิเคราะห์งานเพื่อกระจายงานสู่ตำแหน่งงานอย่างมีประสิทธิผล
สนั่น เถาชารี
Nut_IndusEng@hotmail.com

  การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง การศึกษาพิจารณางานในตำแหน่งต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องมาจากการจัดองค์กร (Organization Design) หรือ การจัดโครงสร้างขององค์กรนั่นเอง การวิเคราะห์งาน มุ่งเน้นการวิเคราะห์งานย่อย (Task) หรือ กิจกรรม (Activity) หน้าที่ (Duty) และความรับผิดชอบ (Responsibility) ของตำแหน่งงานต่าง ๆ ดังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างอาชีพ งาน และตำแหน่งงานในรูปที่ 1 ข้างล่างนี้

 

 รูปที่ 1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างอาชีพ งาน และตำแหน่งงานต่าง ๆ


       
- ตำแหน่งงาน (Position) หมายถึง ผลรวมของภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบซึ่งต้องการบุคคลใดบุคคลหนึ่งมาทำงานเต็มเวลา

- งาน (Job) หมายถึง กลุ่มของตำแหน่งงานที่มีความคล้ายคลึงกัน โดยพิจารณาถึงภาระงานที่สำคัญหรือภารกิจหลัก

- อาชีพ (Occupation) หมายถึง กลุ่มของงานที่มีความคล้ายคลึงกัน ที่มีในองค์กรหรือกิจการที่แตกต่างกันออกไป

- การบรรยายลักษณะงาน (Job Description) หมายถึง ข้อความที่เขียนขึ้นมาเพื่อบรรยายถึงลักษณะหน้าที่ ความรับผิดชอบ และสภาพการทำงานของงานหนึ่ง ๆ

- การกำหนดคุณสมบัติของบุคคลในงาน (Job Specification) หมายถึง ข้อความที่บรรยายหรือระบุข้อกำหนดเกี่ยวกับคุณลักษณะของบุคคลผู้ปฏิบัติงาน ที่จำเป็นต่อความสำเร็จในการปฏิบัติงานหนึ่ง ๆ

ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน
  การวิเคราะห์งานเป็นหน้าที่พื้นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการนำไปใช้ในกระบวนการบริหารและการแก้ปัญหา เมื่อองค์กรมีการว่าจ้างคนเข้ามาทำงานแล้ว พนักงานหรือลูกจ้างแต่ละคนจะต้องทราบว่าหน่วยงานต่าง ๆ ที่เข้าไปทำงานนั่นมีภารกิจและขอบเขตอย่างไร จะต้องทราบว่าตนเองมีหน้าที่การงานอย่างไรเพื่อปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับภารกิจของหน่วยงาน

สำหรับในกิจการเล็ก ๆ ที่ยังไม่มีรูปแบบ หรือระบบที่ดี ก็อาจไม่มีการเขียนไว้เป็นฐานแล้วแต่นายจ้างหรือหัวหน้างานจะสั่งหรือมอบหมายเป็นคราว ๆ ไป แต่เมื่อองค์กรใหญ่ขึ้น พัฒนาการต่าง ๆ ก็มีมากขึ้น การเขียนหน้าที่การงานของแต่ละคนก็มีความจำเป็นมากขึ้น เพราะไม่มีใครจะจำหน้าที่การงานได้ทั้งหมด จึงจำเป็นต้องมีหลักฐานระบุหน้าที่การงานไว้ ซึ่งหน้าที่การงานนี้จะมีการเปลี่ยนแปลงไปได้เรื่อยตามความจำเป็น


  การวิเคราะห์งานทำให้ผู้ดำรงตำแหน่งและผู้บังคับบัญชารู้ชัดในหน้าที่ที่มอบหมายให้ทำ เป็นเครื่องมือช่วยในการควบคุมงานให้บรรลุผลสำเร็จและประสานงานให้งานดำเนินไปได้ด้วยดี หากพิจารณาถึงความสำคัญของการวิเคราะห์งานที่มีต่อการบริหารงานขององค์กร และผู้เกี่ยวข้องสามารถจำแนกได้ดังนี้

  1. ช่วยในการบริหารงานขององค์กรในเรื่องดังนี้
  1.1 การออกแบบงาน (Job Design)
  1.2 การแยกประเภทงาน (Job Classification)
  1.3 การเพิ่มงาน (Job Enrichment) 
  1.4 การขยายงาน (Job Enlargement)
  1.5 การประเมินค่างาน (Job Evaluation)
  1.6 การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management)
  1.7 การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Operation Manual)
  1.8 เป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้บังคับบัญชา และผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจในบทบาทตามตำแหน่งงานหน้าที่ชัดเจน


  2. ช่วยให้ผู้บังคับบัญชารู้และเข้าใจในเรื่องต่อไปนี้
  2.1 ลักษณะและขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา
  2.2 การแนะนำให้พนักงานใหม่รู้จัก
  2.3 การมอบหมายแก่พนักงาน
  2.4 การประเมินผลการปฏิบัติงาน
  2.5 การย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งงาน
  2.6 การควบคุมไม่ให้เกิดงานซับซ้อน
  2.7 การศึกษาหรือเปลี่ยนแปลงของงานที่ปฏิบัติ


  3. ช่วยให้พนักงานรู้และเข้าใจในเรื่องต่อไปนี้คือ ลักษณะและขอบเขตของงานที่ต้องปฏิบัติ แนวทางการปฏิบัติงาน และการปรับปรุงการปฏิบัติงานของตน โดยเทียบกับผลการปฏิบัติงานกับเอกสารกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน


วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งาน
  1. เพื่อสรรหาและคัดเลือกบุคคลให้เพียงพอกับงาน
  2. เพื่อจัดโครงการฝึกอบรม
  3. เพื่อการบริหารค่าตอบแทน
  4. เพื่อการโอนย้ายหรือการเลื่อนตำแหน่ง
  5. เพื่อการพิจารณาคำร้องทุกข์
  6. เพื่อปรับปรุงสภาพการทำงาน
  7. เพื่อปรับปรุงมาตรฐานหรือผลผลิตในการทำงานและการวางแผนขององค์กร


หัวข้อรายละเอียดในการวิเคราะห์งาน
  หัวข้อหลักที่จะทำการศึกษาหรือวิเคราะห์งานตามโครงการหนึ่ง ๆ ควรครอบคลุมถึงลักษณะของสถานที่ที่ปฏิบัติงาน อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบ สภาพการณ์และองค์ประกอบเกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติงาน ลักษณะนิสัยส่วนบุคคลและคุณลักษณะของพฤติกรรมที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ตามจำนวนหน้าที่และความรับผิดชอบดังกล่าว ซึ่งรายละเอียดอาจแยกพิจารณาเป็นข้อ ๆ ได้ดังต่อไปนี้

  1. ชื่อตำแหน่งงาน หมายถึง ชื่อเฉพาะที่ใช้เรียกในวงงานนั้น ๆ
  2. จำนวนเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ และความสัมพันธ์ของตำแหน่งงานนั้นกับหน่วยงาน
  3. ชื่อของผู้บังคับขั้นต้น
  4. วัสดุ ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ
  5. คำสั่ง และรายละเอียดในการปฏิบัติงานที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย และบุคคลในตำแหน่งงานนั้นต้องปฏิบัติ
  6. เงินเดือน หรือค่าจ้าง และอัตราชั่วโมงการทำงาน
  7. สภาพการณ์ของการทำงาน
  8.  รายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ทั้งหมดแยกพิจารณาเป็นวัน สัปดาห์ และเดือน รวมทั้งหน้าที่พิเศษจำแนกตามระยะเวลาที่ต้องปฏิบัติ
  9. คุณสมบัติทางการศึกษา และประสบการณ์ที่ต้องมี
  10. ทักษะ ความถนัดทางธรรมชาติ และความสามารถที่ต้องมี
  11. โอกาสในการเลื่อนตำแหน่งและโยกย้าย
  12. ข้อเท็จจริงทั่ว ๆ ไปและความเห็นประกอบ


  นอกจากหัวข้อดังกล่าวแล้ว ในการวิเคราะห์งานตามโครงการหนึ่ง ๆ อาจต้องเพิ่มเติมบางหัวข้ออีกก็ได้ เช่น ลักษณะความสมบูรณ์ทางร่างกายที่ผู้ปฏิบัติงานต้องมี รายละเอียดของการคัดเลือกบุคคลเข้ามาปฏิบัติงานตำแหน่งนั้น ๆ ความยากง่ายของงาน ความริเริ่มและการใช้ดุลยพินิจ


การวิเคราะห์งานเพื่อการกำหนดตำแหน่งงาน
  การกำหนดตำแหน่งงานเพื่อบรรจุบุคคลเข้ามาดำรงตำแหน่งงานภายในองค์กร จะต้องขึ้นอยู่กับปัจจัยปริมาณงานที่มีจำนวนเพียงพอที่จะใช้เป็นข้อมูลสำหรับพิจารณาที่จะกำหนดตำแหน่งงาน ซึ่งในทางปฏิบัติโดยทั่วไป เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบโดยเฉพาะของฝ่ายบุคคลที่จะต้องจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ มีดังต่อไปนี้

  1. ข้อมูลคุณลักษณะขององค์กร เป็นปัจจัยข้อมูลที่เกี่ยวกับรายละเอียดขององค์กร คือ
- โครงสร้างการแบ่งหน่วยงานและแผนภูมิขององค์กร
- การกำหนดการบริหารงาน และการบังคับบัญชาตามสายงานขององค์กร
- หน้าที่ความรับผิดชอบในการดำเนินงานขององค์กรตามที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
- นโยบายการดำเนินงานขององค์กร
- วัตถุประสงค์การดำเนินงานขององค์กร
- เป้าหมายการดำเนินงานขององค์กร
- แผนการดำเนินงานขององค์กร
- สายงานที่เกี่ยวกับการกำหนดตำแหน่ง


  2. ข้อมูลคุณลักษณะของตำแหน่งที่จะกำหนดเป็นข้อมูลรายละเอียดที่ตำแหน่งนั้นจะต้องปฏิบัติ คือ
- ตำแหน่งงานนั้นกำหนดให้มีหน้าที่ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานอะไรบ้าง

- สถิติปริมาณงานสำหรับตำแหน่งนั้นที่เคยมีการปฏิบัติงานมาก่อนแล้วในรอบปี แต่ถ้าเป็นตำแหน่งงานที่เคยมีอยู่ก่อนแล้วก็จะสามารถหาสถิติปริมาณงานในรอบปีได้ง่ายโดยสามารถคำนวณหาได้จากค่าเฉลี่ยจากปริมาณงานในช่วงระยะเวลาการดำเนินงานที่ผ่านมาแล้ว 3 ปี

- คุณลักษณะเฉพาะงานเป็นข้อมูลการกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะงานที่ต้องการบุคลากรที่มีคุณลักษณะเฉพาะตัวบุคคล ผู้ที่จะมาปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น คุณวุฒิทางการศึกษา สาขาวิชา อายุ เพศ ความรู้ ความสามารถพิเศษ ความถนัด ประสบการณ์การทำงาน การฝึกอบรมทั้งภายในและต่างประเทศ

- ลักษณะงานประจำ เป็นรายละเอียดของงานที่จะต้องปฏิบัติงานเป็นประจำวัน เช่น ถ้าเป็นงานบริการจะต้องใช้ความรู้ ความสามารถ ทักษะ และประสบการณ์ในการติดต่อประสานงานกับผู้มาใช้บริการ เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างาน เป็นต้น แต่ถ้าเป็นงานทางด้านการผลิต ก็จะต้องมีการใช้เครื่องจักรกล อุปกรณ์เครื่องมือ และวัสดุที่เป็นปัจจัยสำคัญในการผลิต เป็นต้น นอกจากนั้นการปฏิบัติงานประจำวันทั้งประเภทงานบริการและงานผลิตนั้น ยังมีการกำหนดระดับความยากและความง่ายในการปฏิบัติงานเป็น 4 ระดับ คือ ความยากระดับมากที่สุก มาก ปานกลาง และน้อย

- สภาพสิ่งแวดล้อมในการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสถานที่ปฏิบัติงาน เครื่องมือ เครื่องจักรกล แสงสว่าง เสียง ฝุ่น ความร้อน สิ่งอำนวยความสะดวก บรรยากาศในการทำงาน การประสานงาน และความสามัคคีในการทำงานระหว่างผู้ปฏิบัติงานและเพื่อนร่วมงาน
- การจัดเก็บเอกสารและรวบรวมข้อมูล เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายบุคคล ซึ่งเป็นผู้ปฏิบัติงานในการจัดเก็บข้อมูล และรวบรวมข้อมูล 4 วิธีคือ

  วิธีที่ 1 ศึกษาจากเอกสารและหนังสือขององค์กรที่ผลิต และจัดทำขึ้นไว้ใช้ในกิจการขององค์กร มีรายการดังนี้คือ ประวัติขององค์กร การดำเนินงานขององค์กร รายงานประจำปี ซึ่งแสดงผลงานจากการดำเนินงานในรอบปี และคำอธิบายรายละเอียดของงานที่จะต้องปฏิบัติงานสำหรับตำแหน่งงาน

  วิธีที่ 2 ใช้แบบสอบถาม เป็นการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรงที่มีลักษณะงานเหมือนกันกับลักษณะงานที่จะต้องปฏิบัติสำหรับการกำหนดตำแหน่งนั้น การใช้แบบสอบถามเหมาะสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีจำนวนมาก เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานได้มีความอิสระอย่างเต็มที่ในการกรอกแบบสอบถาม ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ในการใช้แบบสอบถาม ผู้ใช้สอบถาม จะต้องทำหนังสือขอความร่วมมือจากหัวหน้าหน่วยงาน และบุคลากรในหน่วยงานนั้น

เพื่อให้ช่วยสนับสนุนในการจัดเก็บ และรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานของบุคลากรทุกคนในหน่วยงานนั้น หากปราศจากความร่วมมือจากหัวหน้างานนั้นแล้ว การกรอกและตอบแบบสอบถามของบุคลากรในหน่วยงานนั้น จะเป็นไปในลักษณะไม่เต็มใจจะกรอกและตอบแบบสอบถาม จะทำให้ได้รับทราบข้อมูลคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงไปได้ เป็นผลให้การใช้แบบสอบถามกับผู้ปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพน้อยลง ดังนั้นการใช้แบบสอบถามที่ดี มีความจำเป็นจะต้องได้รับความร่วมมืออย่างใกล้ชิดจากหัวหน้างาน และผู้ปฏิบัติงานทุกคนในหน่วยงานนั้น

  วิธีที่ 3 ใช้การสัมภาษณ์ เป็นการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำจากผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ซึ่งการปฏิบัติงานจะเป็นลักษณะงานที่มีลักษณะงานเป็นอย่างเดียวกัน หรือเหมือนกันกับลักษณะงานที่จะต้องปฏิบัติสำหรับการกำหนดตำแหน่งงานนั้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน การสัมภาษณ์ก็อาจจะสัมภาษณ์กับบุคลากรทุกระดับที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน มี 2 ประเภทคือ


  ประเภทที่ 1 สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อต้องการทราบและจัดเก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดหน้าที่ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน รายการปฏิบัติงานประจำวัน ปริมาณงานประจำวัน ระดับความยากในการปฏิบัติงาน และคุณภาพของงานที่ทำได้อยู่ในระดับใด 


  ประเภทที่ 2 สัมภาษณ์ผู้บังคับบัญชา หรือหัวหน้าของผู้ปฏิบัติงาน เพื่อทราบรายละเอียดการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน รายการปฏิบัติงาน ปริมาณงาน คุณภาพของงาน ปัญหา และอุปสรรคในการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน และข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการกำหนดตำแหน่งงานนั้น

  วิธีที่ 4 ใช้การสังเกต เป็นวิธีการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลจากสภาพสิ่งแวดล้อมที่เป็นจริงในสถานที่ทำงาน ทำให้ผู้สัมภาษณ์สามารถสังเกตเห็นสภาพการทำงานบรรยากาศการทำงาน ลำดับขั้นการทำงาน ผลงาน และคุณภาพของการปฏิบัติงานจากผู้ปฏิบัติงานทุกคน


  เมื่อฝ่ายบุคคลสามารถจัดเก็บ และรวบรวมข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบ รายการปฏิบัติงาน ปริมาณงาน คุณภาพของงานในลักษณะการปฏิบัติงานที่เหมือนกับการกำหนดตำแหน่งนั้นแล้ว ก็จะต้องนำข้อมูลทั้งหมดมาทำการวิเคราะห์เพื่อกำหนดตำแหน่งงานต่อไป

กระบวนการในการวิเคราะห์งาน
 กระบวนการในการวิเคราะห์งานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์มีขั้นตอนที่สำคัญ 6 ประการ ซึ่งสามารถสรุปเป็นรูปได้ดังแสดงในรูปที่ 2 ข้างล่างนี้

  รูปที่ 2 แสดงกระบวนการวิเคราะห์งาน

       จากรูปจะเริ่มพิจารณาขั้นตอนดำเนินการดังนี้

  1. ขั้นการบริหาร (Administration Phase)
  เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตรียมและการกำหนดว่าจะทำการวิเคราะห์อะไร และวิเคราะห์ทำไม โดยทั่วไปเป็นการดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้
1.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ในการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน
1.2 การเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์
1.3 การกำหนดประเภท และขอบเขตของข้อมูลในการเก็บรวบรวม
1.4 การกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม 

     ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการวิเคราะห์งานควรจะกำหนดวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งานให้ชัดเจนว่าจะนำข้อมูลไปใช้งานอะไร หรือเพื่อประโยชน์อย่างใด ซึ่งมักจะมีบางสิ่งบางอย่างแสดงให้เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นจนทำให้ต้องมีการวิเคราะห์งาน ในขั้นนี้จะต้องกำหนดประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมและมีขอบเขตในการวิเคราะห์งานเพียงใด มีการเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์ และกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินการ ส่วนในการกำหนดการวิเคราะห์งานมักจะทำการวิเคราะห์หลายงานพร้อม ๆ กัน ไม่ใช่วิเคราะห์เพียงงานใดงานหนึ่ง การวิเคราะห์งานควรใช้บุคคลหรือหน่วยงานย่อยขององค์กรทำการวิเคราะห์งาน


  2. ขั้นการออกแบบ (Design Phase)
  ในขั้นนี้เป็นการกำหนดวิธีการว่าทำอย่างไร จึงจะได้ข้อมูลตามความต้องการ กิจกรรมในขั้นนี้เกี่ยวข้องกับ
  2.1 การเลือกแหล่งและตัวแทนของข้อมูล
  2.2 การเลือกวิธีหรือระบบในการวิเคราะห์งาน
  2.3 การเลือกเทคนิคในการวิเคราะห์ข้อมูล


  3. ขั้นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล (Data Gathering and Analysis Phase)
  ในขั้นนี้ถือเป็นหัวใจของการวิเคราะห์งาน ประกอบด้วยกิจกรรมที่สำคัญ 3 ประการ
  3.1 การเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการตามวิธีและกระบวนการที่ได้เลือกไว้เพื่อทำการวิเคราะห์
  3.2 การวิเคราะห์ ซึ่งหมายถึง การบรรยาย การจำแนก และการประเมินค่าปัจจัยของงานทั้งหลาย
  3.3 การสังเคราะห์ ซึ่งหมายถึง กระบวนการแปลความหมาย และจัดระบบข้อมูลขององค์กรในรูปแบบที่จะนำไปใช้ได้


  4. ขั้นการกำหนดผลของการวิเคราะห์งาน (Product Formulation Phase)
  ในขั้นนี้ ข้อสนเทศที่เป็นผลผลิตจากกระบวนการวิเคราะห์งาน ได้แก่ เอกสารบรรยายลักษณะงาน และเอกสารการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน


  5. การนำเผยแพร่ (Dissemination Phase)
  ในขั้นนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่ต้องการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน โดยประกอบด้วย 2 กิจกรรมคือ
  5.1 นำผลที่ได้จากการวิเคราะห์ให้กับผู้ที่ทำหน้าที่สรรหาคนเข้ามาทำงาน ผู้ฝึกอบรม พนักงาน และบุคคลอื่น ๆ ที่ต้องการใช้ด้วย
  5.2 ให้การอบรมอย่างถูกต้องแก่ผู้ที่นำผลการวิเคราะห์งานไปใช้


  6. ขั้นการควบคุม (Control Phase)
  การใช้ผลของการวิเคราะห์งานจะต้องมีการตรวจสอบจากผู้ใช้อยู่เสมอ เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรอยู่เสมอ ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ทำให้ระบบการทำงานต้องเปลี่ยนไปหรือมีการปรับปรุงวิธีการทำงาน ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นเหล่านี้ก็เป็นสาเหตุที่จะต้องมีการจัดทำการวิเคราะห์งานขึ้นมาใหม่

การประเมินค่าของงาน
  วิธีที่ใช้ประเมินค่าของงานสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ ประเภทที่ใช้วิธีการวิเคราะห์อย่างง่าย และประเภทที่ใช้วิธีการวิเคราะห์ที่ยุ่งยากสลับซับซ้อน

     ประเภทที่ใช้วิธีการวิเคราะห์อย่างง่าย (Simple Analytical Methods)

  1. การจัดลำดับงาน (Job Ranking Method) การจัดลำดับงานเป็นวิธีประเมินค่าของงานที่ง่ายที่สุด เป็นการประเมินความสำคัญของงานในแต่ละตำแหน่ง ลักษณะส่วนรวม โดยจะนำตำแห่นงที่มีอยู่ทั้งหมดมาประเมินเปรียบเทียบกัน ซึ่งโดยปกติจะพิจารณาจากลักษณะงาน หรือความสำคัญของงานตามคำชี้แจงหน้าที่ และความรับผิดชอบของงานหรือตำแหน่งงาน

  2. การจับคู่เปรียบเทียบกัน (Paired Comparison Method) เป็นการประเมินค่าของงานในลักษณะส่วนรวมเช่นเดียวกับการจัดลำดับงาน แต่มีความละเอียดและเป็นระบบมากกว่าเล็กน้อย วิธีการจับคู่เปรียบเทียบกันนี้กระทำโดยการเอางานของแต่ละตำแหน่งมาเปรียบเทียบกับงานตำแหน่งอื่น ๆ ที่จะประเมินเป็นคู่ ๆ ไป

  3. การจำแนกงาน (Job Classification Method หรือ Grading Method) เป็นการประเมินค่าของงานในแต่ละตำแหน่งในลักษณะเช่นเดียวกับการจัดลำดับงานและการจับคู่เปรียบเทียบกัน แต่มีวิธีการดำเนินการไปในลักษณะตรงข้ามกัน กล่าวคือ การจำแนกงานนี้จะมีการกำหนดระดับและนิยามของงานในแต่ละตำแหน่งไว้ก่อนและคัดเลือกตำแหน่งบางตำแหน่งที่มีลักษณะเป็นงานหลักหรือตำแหน่งหลักเป็นตัวยืน ในการกำหนดตำแหน่งให้ตรงกับระดับและนิยามที่กำหนดไว้แล้วนำตำแหน่งที่จะประเมินมาเปรียบเทียบกับงานหลักหรือตำแหน่งหลัก


  การประเมินค่าของงานประเภทนี้ใช้วิธีการวิเคราะห์อย่างง่าย ๆ (Simple Analysis Methods) ทั้ง 3 วิธีดังกล่าวข้างต้นเป็นวิธีที่ง่าย สะดวกและประหยัดในการประเมินเพราะไม่ต้องมีการวางเกณฑ์หรือคิดค้นให้ยุ่งยาก สามารถทำได้อย่างรวดเร็วแต่เป็นวิธีที่ไม่ได้ใช้วิเคราะห์หรืออธิบายได้ยากว่าทำไมจึงกำหนดตำแหน่งเป็นระดับ และเป็นวิธีที่วัดได้เพียงว่า ยุ่งยากกว่า สำคัญกว่า แต่ไม่สามารถวัดได้ว่ากว่าเท่าไร

  ประเภทที่ต้องใช้วิธีการวิเคราะห์ที่ยุ่งยากสลับซับซ้อน (Complex Analysis Method)

  1. การให้คะแนนองค์ประกอบ (Point Assessment หรือ Point Rating System) เป็นวิธีการพิจารณางานในแต่ละตำแหน่งภายใต้องค์ประกอบที่กำหนดไว้ และในแต่ละองค์ประกอบก็มีการกำหนดคะแนนไว้ด้วย ตลอดจนได้จัดหน่วยวัดสำหรับการกำหนดตำแหน่งไว้ เพื่อใช้เป็นหน่วยวัดมาตรฐานต่อไป สำหรับองค์ประกอบ คะแนนในแต่ละระดับขององค์ประกอบและหน่วยวัดมาตรฐานที่กำหนดขึ้นจะใช้กับการวัดหรือประเมินค่าของงานทุก ๆ งานหรือทุก ๆ ตำแหน่ง ทั้งนี้ก็เพื่อจะได้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ส่วนการดำเนินงานนั้นมีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

  1.1 กำหนดองค์ประกอบของงาน หรือตำแหน่งที่จะใช้วัดหรือประเมิน โดยแต่ละองค์ประกอบจะต้อง เกี่ยวข้องกับงานหรือตำแหน่งที่จะประเมิน องค์ประกอบนั้น ๆ จะต้องไม่ซ้ำซ้อนกัน และลักษณะของการทำงาน เช่น การทำงานเป็นกะ การทำงานในเวลากลางคืน จะไม่นำมาประเมินแต่จะให้ค่าตอบแทนพิเศษ ซึ่งเป็นอีกเรื่องหนึ่งโดยทั่วไปองค์ประกอบที่จะใช้ในการให้คะแนนจะได้แก่

  1.1.1 ความรับผิดชอบในการบังคับบัญชา (Supervisory and Managerial Responsibility) ได้แก่ จำนวนและประเภทของผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาที่ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นจะต้องควบคุมและปกครองบังคับบัญชา


  1.1.2 การตัดสินใจ (Decision Made) ได้แก่ ความรับผิดชอบของผู้ดำรงตำแหน่งนั้นที่จะต้องตัดสินใจในการดำเนินงานในหน้าที่และความรับผิดชอบ


  1.1.3 การควบคุมตรวจสอบที่ได้รับ (Supervision Received) ได้แก่ การทำงานในตำแหน่งนั้นจะถูกควบคุม ตรวจสอบโดยวิธีการต่าง ๆ เช่น จากผู้บังคับบัญชา จากระบบงาน หรือจากการให้คำปรึกษา แนะแนวในการปฏิบัติงาน


  1.1.4 ความยุ่งยากของงาน (Work Complexity) ได้แก่ ความยุ่งยากในการปฏิบัติงานในตำแหน่งงานนั้น ในด้านการพิจารณาไตร่ตรอง ประเภทของงานที่มีทั้งแรงกดดันต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง


  1.1.5 การติดต่อ (Contacts) ได้แก่ การปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นจะต้องติดต่อกับงานอื่น ๆ หรือผู้อื่น โดยเน้นวัตถุประสงค์ในการติดต่อ


  1.1.6 การคิดริเริ่มที่ต้องใช้ (Creative Work) ได้แก่ ความคิดริเริ่มที่จะต้องใช้ในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ซึ่งร่างเป็นการ่างหนังสือ การวางโครงการ การใช้จินตนาการในการประมวลเรื่องราวต่าง ๆ เพื่อให้การปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้


  1.1.7 การศึกษา (Education) ได้แก่ ความรู้ความสามารถที่ได้มาจากการศึกษาที่จะใช้ในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้น ๆ


  1.1.8 ประสบการณ์ (Experience) ได้แก่ ระยะเวลาของประสบการณ์ที่น้อยที่สุดที่ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นจะต้องมีก่อนที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่ง

  1.2 กำหนดน้ำหนักของคะแนนในแต่ละองค์ประกอบ และระดับของคะแนนในแต่ละองค์ประกอบ

  1.3 วิเคราะห์งานโดยเลือกตำแหน่งที่เป็นตำแหน่งหลักมาทดลองวิเคราะห์ เพื่อทดสอบความถูกต้อง

  1.4 กำหนดระดับตำแหน่งตามคะแนนที่ได้โดยจัดทำรูปตาราง เพื่อใช้เป็นหลักในการกำหนดระดับตำแหน่งต่อไป


  2. การเปรียบเทียบองค์ประกอบ (Factor Comparison System) เป็นวิธีการพิจารณางานของแต่ละตำแหน่งภายใต้องค์ประกอบที่กำหนดไว้เช่นเดียวกับการให้คะแนนองค์ประกอบ


  2.1 องค์ประกอบที่จะใช้ตามวิธีการนี้จะมีน้อยกว่าวิธีการให้คะแนนองค์ประกอบ ซึ่งได้แก่ ทักษะหรือความชำนาญ (Skill) การใช้สติปัญญา (Mental Requirement) ความสามารถทางร่างกาย (Physical Requirement) ความรับผิดชอบ (Responsibility) สภาพการทำงาน (Working Condition) เมื่อกำหนดองค์ประกอบแล้ว จะเลือกตำแหน่งจำนวนหนึ่งเป็นตำแหน่งหลักที่เห็นว่าการกำหนดตำแหน่งหรือค่าตอบแทนยุติธรรมแล้วมาเป็นตัวอย่างเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

  2.2 การเปรียบเทียบองค์ประกอบอาจทำได้ 2 แบบคือ
  แบบที่ 1 เปรียบเทียบองค์ประกอบเพื่อนำไปจัดลำดับงาน ในการพิจารณาก็จะพิจารณาเปรียบเทียบงานของแต่ละตำแหน่งกับตำแหน่งอื่น ๆ ทีละคู่ว่าสำคัญกว่า สำคัญเท่าเทียมกัน สำคัญน้อยกว่า เช่นเดียวกับการจับคู่เปรียบเทียบกันแต่ละเอียดกว่า เพราะไม่ได้เปรียบเทียบในลักษณะส่วนรวม แต่จะเปรียบเทียบทีละองค์ประกอบผลรวมที่ได้จะนำมาเรียงเพื่อกำหนดระดับคะแนนต่อไป


  แบบที่ 2 เปรียบเทียบองค์ประกอบเป็นตัวเงินโดยตรง คือ การนำตำแหน่งหลักกลุ่มหนึ่งมาพิจารณาให้ได้ว่างานนั้น ๆ ในแต่ละองค์ประกอบจะตีค่าออกมาเป็นตัวเงินได้เท่าไร แล้วจึงนำตำแหน่งที่ต้องการพิจารณามาเปรียบเทียบกับตำแหน่งหลักดังกล่าวทีละองค์ประกอบว่าในแต่ละองค์ประกอบนั้นควรได้รับค่าตอบแทนเท่าไร เมื่อพิจารณาเปรียบเทียบค่าตอบแทนทุกๆองค์ประกอบแล้ว จะได้ค่าตอบแทนของตำแหน่งนั้นว่าเป็นเท่าไร


  3. การประเมินองค์ประกอบ (Factor Evaluation System หรือ FES) เป็นวิธีที่ใช้พิจารณากำหนดตำแหน่งหรือความสำคัญของงานในตำแหน่งที่มิใช่ตำแหน่งหัวหน้างาน หรืองานที่มีผู้ร่วมปฏิบัติงานไม่เกิน 3 คน และต้องเป็นงานที่ปฏิบัติในสำนักงาน โดยไม่คำนึงถึงปริมาณที่ปฏิบัติแต่จะคำถึงลักษณะงานแต่เพียงอย่างเดียว วิธีการกำหนดตำแหน่งตามวิธีนี้จะมีลักษณะใกล้เคียงกับวิธีการให้คะแนนองค์ประกอบ คือ จะต้องมีการกำหนดองค์ประกอบที่จะใช้วัด หรือใช้ประเมินตำแหน่งขึ้นมา ซึ่งองค์ประกอบที่กำหนดขึ้นมาจะต้องเป็นองค์ประกอบที่สะท้อนถึงการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานทั่วไป


  3.1 สำหรับองค์ประกอบต่าง ๆ ที่จะใช้พิจารณา ได้แก่ ความรู้ที่ต้องใช้สำหรับตำแหน่งนั้น (Knowledge Requirement by the Position) การถูกควบคุมบังคับบัญชา (Supervisory Control) เครื่องชี้นำหรือแนวทางการปฏิบัติงาน (Guidelines) ความยุ่งยากของงาน (Complexity) ขอบข่ายของงานและผลกระทบต่องานอื่น (Scope and Effect) การติดต่อสัมพันธ์กับผู้อื่น (Personal Contacts) วัตถุประสงค์ของการติดต่อ (Purpose of Contacts) ความเหมาะสมทางกายภาพ (Physical Demands) และสิ่งแวดล้อมหรือสภาพการทำงาน (Work Environment)



  องค์ประกอบเหล่านี้จะได้มีการกำหนดหรือนิยามระดับของความยากง่ายและให้คะแนนในแต่ละองค์ประกอบ รวมทั้งการจัดตารางเช่นเดียวกับการให้คะแนน ในการวิเคราะห์นั้นจะทำการวิเคราะห์หน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งต่าง ๆ ตามองค์ประกอบและคะแนนที่กำหนดไว้ แล้วนำคะแนนรวมทั้งหมดของตำแหน่งนั้น ๆ ไปเปรียบเทียบกับตารางซึ่งจะกำหนดออกมาว่าเป็นตำแหน่งระดับใด

  การประเมินค่าของงานประเภทที่ต้องใช้การวิเคราะห์ที่ยุ่งยากซับซ้อน (Complex Analysis Methods) ทั้ง 3 วิธีนี้จะมีผลดังนี้
  1. มีความแม่นยำกว่า เพราะวอเคราะห์งานอย่างละเอียดเป็นองค์ประกอบ ๆ ไป ไม่ใช่พิจารณาในลักษณะรวม ๆ
  2. สามารถอธิบายหรือชี้แจงข้อโต้แย้ง ข้อคัดค้านได้ง่าย และเข้าใจง่าย
  3. การนำวิธีเหล่านี้มาใช้จะยุ่งยากและใช้เวลามากพอสมควร
  4. ความผิดพลาดอาจเกิดได้มาก หากมีการเลือกองค์ประกอบไม่ตรงกับลักษณะงานหรือไม่สะท้อนถึงงานนั้น ๆและให้ความสำคัญแก่องค์ประกอบต่าง ๆ ผิดพลาดไป
  5. หากเลือกตำแหน่งหลักที่จะนำมาทดสอบผิดพลาดก็จะทำให้การวิเคราะห์ผิดพลาดไปด้วย


     ข้อพิจารณาในการวางแผนการวิเคราะห์งาน
  1. ต้องพิจารณาเพื่อให้ทราบถึงจุดมุ่งหมายอันแท้จริงของวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์งาน
  2. ต้องกำหนดขอบเขตของการสำรวจวิเคราะห์ว่ามีขอบเขตกว้าง แคบเพียงไร เช่น จะศึกษาเพียงหน่วยงานเดียว หรือศึกษาทั้งหมดในองค์กร
  3. ต้องเลือกและกำหนดวิธีการศึกษาข้อมูล ตลอดจนเทคนิคการเก็บรวบรวมในการวิเคราะห์งานนั้นๆ
  4. ต้องกำหนดระยะเวลาสำหรับปฏิบัติงานเอาไว้ว่าจะเริ่มดำเนินงานเมื่อใดและจะสำเร็จหรือสิ้นสุดเมื่อใด
  5. ต้องประมาณการเครื่องมือ เครื่องใช้ และงบประมาณที่ใช้ในการสำรวจ ในกรณีที่จำเป็นต้องเชิญบุคคลที่ทรงคุณวุฒิร่วมสนทนาหรือต้องใช้เครื่องมือพิเศษอันจำเป็นสำหรับการสำรวจจะได้เตรียมการไว้ด้วย
  6. นักวิเคราะห์งานต้องตรียมงาน ดังต่อไปนี้


  6.1 ศึกษาถึงประเภทและขอบเขตของข้อมูล ซึ่งเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่จะต้องวิเคราะห์ โดยศึกษาพิจาณาจาก เอกสารต่าง ๆ และรายงานการวิเคราะห์งานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง รายงานการปฏิบัติงานโดยการเปรียบเทียบระหว่างองค์กรต่าง ๆ ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน เอกสารและเรื่องราวที่จัดพิมพ์โดยองค์กรตามสายงานที่เกี่ยวข้องรวมทั้งสมาคมที่อยู่ในสาขาวิชาชีพนั้น ๆ และการสัมภาษณ์จากบุคคลในองค์กรหรือหน่วยงานนั้น ๆ


  6.2 ศึกษาส่วนประกอบต่าง ๆ ของการจัดองค์กร เช่น วัตถุประสงค์ นโยบายปัจจุบันทุกด้าน


  6.3 ศึกษาถึงหลักการ กฎเกณฑ์ขององค์กร ระเบียบข้อปฏิบัติ และวิธีการจัดการ โดยพิจารณาจากประมวลระเบียบข้อบังคับที่ใช้และสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์


  6.4 การตรวจสอบโดยละเอียดถี่ถ้วนในแง่กฎหมาย เช่น ศึกษาทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับงาน และหากจำเป็นควรรับฟังและปรึกษานักกฎหมาย


  6.5 ศึกษาจากแผนภูมิขององค์กร


  7. ศึกษาวิเคราะห์และปรับปรุงแผนการปฏิบัติสำหรับการวิเคราะห์รายละเอียดโดยพิจารณา ศึกษาและประมวลผลในแผนการปฏิบัติที่ได้ปฏิบัติมาแล้วว่ามีผลดีต่อการวิเคราะห์อย่างไร และไม่ควรกำหนดตำแหน่งทีไม่รู้จัก เพราะจะทำให้เกิดปัญหาในด้านการเก็บรวบรวมข้อมูล
  8. หากจำเป็นควรจัดตั้งหน่วยงานเฉพาะขึ้นมาปฏิบัติการวิเคราะห์งาน เพื่อให้สัมพันธ์สอดคล้องกับงานขององค์กร

เอกสารอ้างอิง
  1. http://www.siamhrm.com/
  2. http://www.hrcenter.co.th/
  3. http://p5203.blogspot.com/2009/12/job-analysis.html
  4. http://humanresources.about.com/od/jobdescriptions/g/job_analysis.htm
  5. www.pteonline.org/img-lib/staff/file/komson_000582.doc
  6. http://en.wikipedia.org/wiki/Job_analysis
  7. http://www.hr-guide.com/data/G000.htm

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด