เนื้อหาวันที่ : 2012-03-08 09:57:30 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 17926 views

การควบคุมวัตถุดิบ (Materials Control) (ตอนที่ 1)

คำว่าวัตถุดิบ ที่ใช้กันทั่วไปในธุรกิจอุตสาหกรรม มักถูกกล่าวในลักษณะที่มีความหมายรวมไปถึง วัสดุต่าง ๆ ที่นำไปใช้ในการผลิต ชิ้นส่วน ส่วนประกอบย่อย ซึ่งบางครั้งอาจจะถูกเก็บรวมไว้ในคลังสินค้า

ผศ.วิวัฒน์ อภิสิทธิ์ภิญโญ 
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน

วัตถุดิบ
          คำว่าวัตถุดิบ ที่ใช้กันทั่วไปในธุรกิจอุตสาหกรรม มักถูกกล่าวในลักษณะที่มีความหมายรวมไปถึง วัสดุต่าง ๆ ที่นำไปใช้ในการผลิต ชิ้นส่วน ส่วนประกอบย่อย ซึ่งบางครั้งอาจจะถูกเก็บรวมไว้ในคลังสินค้า โดยในคลังสินค้าอาจจะมีทั้งสินค้าระหว่างผลิต หรืองานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูปรวมอยู่ด้วย อย่างไรก็ตามในบางองค์กรอาจจะเก็บวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไว้ในห้องเครื่องมือ อุปกรณ์ หรือวัสดุสิ้นเปลือง อะไหล่ในการซ่อมบำรุง วัสดุโรงงานต่าง ๆ ก็เป็นได้

แนวคิดและวัตถุประสงค์ของการควบคุมวัตถุดิบ
          ต้นทุนวัตถุดิบเป็นส่วนประกอบหนึ่งของต้นทุนขั้นต้น ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนของการผลิตของกิจการอุตสาหกรรม ดังนั้น การบัญชีที่เหมาะสม สำหรับการควบคุมจึงต้องครอบคลุมทั้งในเรื่องของการจัดซื้อ การเบิกใช้ และสินค้าคงเหลือ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการวัตถุดิบให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลตามต้องการ หลักการพื้นฐานของการควบคุมวัตถุดิบมีวัตถุประสงค์รวมถึงการจัดซื้อวัตถุดิบการเก็บรักษาวัตถุดิบ การใช้และการเบิกใช้ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

          การควบคุมวัตถุดิบประกอบด้วยการควบคุมการทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ 2 ส่วนคือ ประการแรก เป็นการควบคุมปริมาณ และประการที่สองเป็นการควบคุมต้นทุน เป็นต้นว่า ผู้จัดการฝ่ายงานผลิตในกิจการอุตสาหกรรมมีเป้าหมายที่จะต้องทำการควบคุมในเรื่องของปริมาณวัตถุดิบให้มีการเบิกใช้ในจำนวนที่น้อยกว่า และใช้ในปริมาณที่น้อยกว่า ควรจะต้องใช้จริงต่อหนึ่งหน่วยการผลิตสินค้าสำเร็จรูป

ทั้งนี้เพื่อให้การบริหารจัดการของแผนกงานผลิตบรรลุเป้าหมาย และการใช้ปริมาณวัตถุดิบที่ลดลงนั้นจะส่งผลทำให้ฝ่ายจัดซื้อใช้เงินลงทุนในวัตถุดิบลดลงไปด้วย ซึ่งโดยปกติแล้วฝ่ายผลิตที่เป็นผู้ทำการเบิกใช้วัตถุดิบอาจจะไม่ได้คำนึงถึงปัจจัยในเรื่องของเงินทุนที่ใช้เพื่อการลงทุนในส่วนดังกล่าวร่วมด้วย

ในทางตรงกันข้าม ฝ่ายที่ให้ความสนใจในเรื่องของการจ่ายเงินลงทุนในทรัพยากรดำเนินงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งรวมถึงเงินลงทุนที่ใช้ไปกับการจัดหาวัตถุดิบมาใช้เพื่อการผลิตด้วยนั้นก็คือผู้จัดการฝ่ายการเงิน ผู้จัดการฝ่ายการเงินจึงเป็นแผนกงานที่ให้ความสำคัญในเรื่องของการควบคุมต้นทุนวัตถุดิบที่ควรจะเกิดขึ้น ในการควบคุมต้นทุนวัตถุดิบให้เป็นไปอย่างสมดุลนั้น มีองค์ประกอบสำคัญที่ต้องให้ความสนใจอยู่ 2 ประการ

ประการแรกคือการรักษาระดับเงินลงทุนในวัตถุดิบ เพื่อให้ได้วัตถุดิบที่เพียงพอต่อความต้องการที่จะนำมาใช้เพื่อการผลิต ประการที่สองการรักษาระดับเงินลงทุนที่ต้องใช้เพื่อการสำรองวัตถุดิบคงเหลือให้อยู่ในระดับที่ต่ำที่สุด สำหรับรายละเอียดที่จะทำให้ระบบการควบคุมวัตถุดิบบรรลุวัตถุประสงค์ได้เป็นอย่างดีนั้น มีดังนี้

          1. วัตถุดิบมีคุณภาพตรงตามความต้องการของผู้ใช้วัตถุดิบ รวมถึงการใช้วัตถุดิบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

          2. ปริมาณการจัดซื้อวัตถุดิบจะต้องมีจำนวนเท่ากับปริมาณการจัดซื้อที่ทำให้เกิดการประหยัด

          3. เงินลงทุนในวัตถุดิบควรจะต้องรักษาระดับให้มีจำนวนที่น้อยที่สุด รวมถึงสอดคล้องกับปริมาณและคุณภาพที่เป็นที่ต้องการในการใช้วัตถุดิบ

          4. การจัดซื้อวัตถุดิบจะต้องอยู่ที่ระดับราคาที่น่าพอใจที่สุด ภายใต้เงื่อนไขที่สามารถเป็นไปได้ที่สุด

          5. วัตถุดิบคงเหลือที่มีอยู่จะต้องได้รับการป้องกันจากการสูญหายเนื่องจากการยักยอก ลักขโมย และอยู่ในสภาพที่ดีพร้อมให้สามารถทำการขนย้ายเพื่อการเบิกไปใช้ได้อย่างสะดวก

          6. วัตถุดิบควรจะถูกเก็บรักษาภายใต้เงื่อนไขที่ทำให้มีต้นทุนในการขนย้ายในระดับต่ำ

          7. เอกสารใบสำคัญเกี่ยวกับจะต้องมีผู้ตรวจสอบด้วยทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการรับเข้ามา หรือการเบิกไปใช้ก็ตาม

          8. การเบิกวัตถุดิบไปใช้จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจในการลงนามและต้องมีการตรวจนับทุกครั้ง

          9. จัดหาวัตถุดิบให้มีพร้อมใช้ตลอดเวลา และระบุผู้ที่มีความรับผิดชอบสำหรับแต่ละประเภทของวัตถุดิบ

กระบวนการซื้อและการตรวจรับ
          กระบวนการจัดซื้อจะมีความแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรธุรกิจ อย่างไรก็ตามข้อมูลพื้นฐานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อวัตถุดิบ การตรวจรับวัตถุดิบ และภาระผูกพันในการชำระหนี้สิน ที่จะได้กล่าวถึงต่อไปนี้จะมีความเป็นรูปแบบเดียวกัน

          1. ใบขอซื้อ แบบฟอร์มใบขอซื้อเป็นเอกสารที่ใช้โดยปกติเมื่อต้องการให้แผนกจัดซื้อทำการซื้อสินค้า หรือจัดหาการบริการใด ๆ ใบขอซื้อที่จัดทำขึ้น มีวัตถุประสงค์ 3 ประการคือ

          1.1 ใช้เป็นเอกสาร ณ จุดเริ่มต้นของกระบวนการจัดซื้อ เมื่อมีความต้องการจากแผนกงานอื่น ๆ ต้องการให้แผนกจัดซื้อทำการจัดซื้อวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง วัสดุสำนักงาน วัสดุซ่อม หรือจัดหาการบริการในลักษณะต่าง ๆ จากหน่วยงานภายนอกเพื่อนำมาสนับสนุนให้การดำเนินงานในส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กรให้ดำเนินกิจกรรมต่อไปได้ตามเป้าหมายที่ต้องการ

          1.2 โดยปกติแล้วใบขอซื้อจะเป็นเอกสารที่แผนกจัดซื้อ หรือแผนกบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบว่าต้องพิจารณาเพื่อการดำเนินการจัดซื้อ หรือจัดหาทรัพยากรที่ต้องการจากภายนอกองค์กร

          1.3 เอกสารใบขอซื้อใช้เป็นเอกสารเพื่อการอ้างอิงได้ในอนาคต เมื่อต้องการตรวจสอบถึงเหตุผลที่ทำไมต้องทำการจัดซื้อวัสดุ หรือจัดหาการบริการในลักษณะใด ๆ ที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ

          ปกติแล้วใบขอซื้อจะถูกจัดทำขึ้นโดยแผนกคลังวัสดุ ทั้งนี้เพราะคลังวัสดุตรวจสอบแล้วพบว่าวัสดุคงคลังมีปริมาณในระดับที่ต่ำกว่าปริมาณขั้นต่ำที่ควรจะมี หรือเมื่อมีแผนกงานใด ๆ แจ้งเข้ามาว่ามีความต้องการวัสดุอย่างหนึ่ง ซึ่งคลังวัสดุตรวจสอบแล้วพบว่าวัสดุที่ขอเบิกใช้นั้นไม่มีอยู่ในคลังวัสดุ ฝ่ายควบคุมการผลิตจะยอมให้มีการทำการขอซื้อวัสดุที่มีลักษณะโดยเฉพาะได้ต่อเมื่อจะต้องมีส่วนงานต้นเรื่องจัดทำใบขอซื้อโดยระบุแผนกงานที่ต้องการใช้

ลายมือชื่อผู้รับผิดชอบในการขอใช้วัสดุดังกล่าว จำนวนที่ต้องการใช้ วันที่ที่จะต้องใช้ในการดำเนินกิจกรรม ลักษณะ หรือรายละเอียดเฉพาะของวัสดุ และลายมือชื่อบุคคลอื่นที่ไม่ใช่บุคคลที่ระบุความรับผิดชอบในการที่จะขอซื้อมาใช้ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบว่ามีความจำเป็นต้องทำการจัดซื้อ หรือจัดหาวัสดุเหล่านั้นจริง แสดงตัวอย่างใบขอซื้อได้ดังภาพที่ 1 สำหรับใบขอซื้อที่จัดทำขึ้นนั้นจะต้องมีสำเนาใบขอซื้อส่งไปยังแผนกจัดซื้อและแผนกงานบัญชีด้วย ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและเป็นหลักฐานอ้างอิงที่ต้องใช้ในการจดบันทึกรายการ การควบคุม การตรวจสอบภายใน หรือเพื่อประโยชน์ในลักษณะอื่น ๆ ต่อไป

รูปที่ 1 ตัวอย่างเอกสารใบขอซื้อ

          2. ใบสั่งซื้อ หลังจากมีการดำเนินการให้ทำการขอซื้อเข้ามายังแผนกงานจัดซื้อแล้ว ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดต่าง ๆ ที่อยู่ในใบขอซื้อ เพื่อจะได้ดำเนินการจัดซื้อทรัพยากรใด ๆ ที่ต้องการมาใช้ในการดำเนินกิจกรรมของแต่ละแผนกงานต่อไป ในการที่จะทำการสั่งซื้อจะต้องทำการสอบถามราคาและเงื่อนไขในการซื้อจาก Supplier

ทั้งนี้เพื่อจะได้นำมาพิจารณาเลือก Supplier ที่มีความเหมาะสมและดำเนินการจัดซื้อต่อไป เอกสารใบสั่งซื้อจะประกอบด้วยรายละเอียดที่สำคัญให้มีความชัดเจน เช่น ราคา ปริมาณ รวมถึงรายละเอียดที่เป็นคุณลักษณะเฉพาะของวัสดุ ระยะเวลาการส่งมอบ เงื่อนไขการส่งมอบ ผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง ผู้รับผิดชอบในการตรวจรับ ตัวอย่างใบสั่งซื้อสามารถพิจารณาประกอบได้จากรูปที่ 2 สำหรับสำเนาเอกสารใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบเอกสารที่ประกอบการส่งมอบ และใช้เพื่อการตรวจสอบความถูกต้องในรายละเอียดต่าง ๆ เพื่อเป็นหลักฐานในการจดบันทึกบัญชี และทำการอ้างอิงต่อไป เอกสารต่าง ๆ จะจัดทำขึ้นหลายชุด โดยถือเป็นสำเนาเอกสาร ซึ่งจะต้องถูกส่งไปยังแผนกงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น แผนกที่ทำการตรวจรับ แผนกคลังวัสดุ แผนกขอซื้อ แผนกบัญชี

รูปที่ 2 ตัวอย่างเอกสารใบสั่งซื้อ

          3. เอกสารการตรวจรับวัสดุ แผนกงานตรวจรับวัสดุมีหน้าที่ที่จะต้องทำการตรวจสอบสภาพของวัสดุที่ทำการส่งมอบให้มีลักษณะถูกต้องตรงตามที่ได้สั่งซื้อไป ปริมาณ การบรรจุหีบห่อต้องอยู่ในสภาพสมบูรณ์ตรงตามรายละเอียดต่าง ๆ ที่ฝ่ายจัดซื้อระบุไว้ และจะต้องจัดทำเอกสารการตรวจรับวัสดุเพื่อการจัดทำรายงาน หรือเป็นหลักฐานประกอบการตรวจสอบในเรื่องต่าง ๆ ต่อไปพร้อมทั้งระบุเหตุผล เงื่อนไข หรือรายละเอียดต่าง ๆ ของวัสดุให้มีความถูกต้องต่อไป

ตัวอย่างเอกสารประกอบการตรวจรับแสดงดังภาพที่ 3 สำหรับสำเนาของรายงานการตรวจรับและเอกสารในการตรวจรับจะถูกส่งไปยังแผนกงานที่มีความเกี่ยวข้องกับการขอซื้อวัสดุ การจดบันทึกรายการบัญชี การเก็บรักษาให้ครบจำนวนและอยู่ในสภาพพร้อมใช้ ไม่ว่าจะเป็นแผนกคลังวัสดุ แผนกที่เบิกใช้วัสดุ แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี รวมถึงต้องมีการเก็บรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องเข้าไว้ด้วย

รูปที่ 3 ตัวอย่างเอกสารการตรวจรับ

          4. เอกสารใบอนุมัติการแจ้งหนี้ เอกสารที่อนุมัติการแจ้งหนี้สินที่เกิดขึ้นจากการการดำเนินการสั่งซื้อจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ทำการสั่งซื้อเข้ามา การตรวจสอบความสมบูรณ์ คุณภาพและลักษณะเฉพาะของวัสดุที่ได้รับมอบจาก สภาพพร้อมใช้งานได้หรือไม่ ระยะเวลาส่งมอบ เงื่อนไขอื่น ๆ ที่ครบถ้วนตามที่แจ้งไปในรายละเอียดการสั่งซื้อซึ่งต้องตรงกับเงื่อนต่าง ๆ ที่ระบุในใบสั่งซื้อ และรายงานการตรวจรับ ถ้ามีความบกพร่อง ใด ๆ ที่เกี่ยวกับรายละเอียดทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น จะต้องทำการส่งคืน หรือมีมาตรการเกี่ยวกับการขอส่วนลดเป็นเงินสด

          5. การจ่ายชำระเงิน หลังจากตรวจสอบเอกสารใบกำกับสินค้าว่ามีรายละเอียดของวัสดุถูกต้อง ครบถ้วนความต้องการแล้ว กระบวนการเกี่ยวกับการจ่ายชำระเงินค่าวัสดุจึงจะเริ่มขึ้น การจ่ายชำระเงินขึ้นอยู่กับรายละเอียดของเงื่อนไขการจ่ายชำระค่าวัสดุและอื่น ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับวัสดุในแต่ละใบสั่งซื้อ ด้วยเหตุนี้จึงต้องทำการตรวจสอบเงื่อนไขและรายละเอียดที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อเป็นประจำ

ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เกิดค่าเสียโอกาสในการที่จะได้รับส่วนลดเงินสด หรือเพื่อไม่ให้เกิดการผิดนัดในการจ่ายชำระหนี้สินด้วย เมื่อพบว่ารายการในใบสั่งซื้อใดใกล้จะครบกำหนดในการจ่ายชำระหนี้ ควรจะจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการชำระหนี้สินเพื่อการจ่ายชำระหนี้สินให้ตรงตามกำหนด หรือตามเงื่อนไขที่ต้องการจะได้รับส่วนลดเงินสดที่ต้องการให้ครบถ้วน

การกำหนดโครงสร้างงานแผนกจัดซื้อ
          การแยกแผนกงานจัดซื้อเป็นหนึ่งแผนกงานต่างหากให้มีความชัดเจนเป็นสิ่งที่มีความเหมาะสมมากกว่า ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวกับการจัดซื้อและคลังวัสดุมีความเป็นอิสระจากกัน โครงสร้างของแผนกงานจัดซื้อขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ปริมาณของวัสดุที่ทำการจัดซื้อ ความบ่อยครั้งในการจัดซื้อ ประเภทของวัสดุที่ทำการจัดซื้อว่ามีความแตกต่าง หลากหลาย หรือระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรมบ่อยครั้งมากน้อยเพียงใด แต่หลักการพื้นฐานโดยทั่วไปของแผนกงานจัดซื้อจะมีหน้าที่งาน ดังนี้

          1. ซื้อวัตถุดิบและวัสดุต่าง ๆ หลังจากได้รับใบขอซื้อจากแผนกงานคลังวัสดุสำหรับรายการจัดซื้อวัตถุดิบ หรือวัสดุโดยปกติที่มีการจัดซื้ออยู่เป็นประจำ หรือหัวหน้าแผนกงาน หรือผู้จัดการแผนก หรือแผนกงานวางแผนเพื่อให้ทำการจัดซื้อวัสดุที่มีลักษณะพิเศษเฉพาะอย่างในบางกรณี

          2. ซื้อวัตถุดิบหรือวัสดุที่มีคุณภาพและคุณลักษณะต่าง ๆ ที่ถูกต้องครบถ้วนตามที่ปรากฏในรายละเอียดของใบขอซื้อ

          3. กำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับปริมาณ คุณภาพ ราคา ระยะเวลา รวมถึงเงื่อนไขต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อวัสดุ ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินการจัดซื้อจาก Supplier เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

          4. รวบรวมข้อมูล แหล่งความรู้เกี่ยวกับ Supplier ราคาวัสดุ ที่มีเงื่อนไข คุณภาพงานเป็นที่ยอมรับ รวมถึงสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่าง Supplier ศึกษาแนวโน้มทางการตลาดที่มีความเกี่ยวข้องกับคุณลักษณะของวัตถุดิบ วัสดุ ระดับราคา ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการเลือก Supplier ที่มีความรับผิดชอบ น่าเชื่อถือได้และมีความเหมาะสมมากกว่าในการทำธุรกิจร่วมกัน

          5. มีผู้เชี่ยวชาญในทางกฎหมายในการดำเนินการร่างสัญญาการจัดซื้อ จัดจ้าง เพื่อทำการตรวจสอบรายละเอียดของข้อตกลงของเงื่อนไขต่าง ๆ ให้ครบถ้วนและถูกต้อง

          6. หลีกเลี่ยงการจัดซื้อ จัดจ้างวัสดุเสื่อมสภาพ ล้าสมัย คุณภาพไม่ดี และมีปริมาณมากเกินความจำเป็น

          7. ทำการจัดซื้อวัสดุที่ระดับราคาและเงื่อนไขทางการตลาดที่ดีที่สุด จาก Supplier ที่มีความน่าเชื่อได้ได้มากที่สุด

          8. จะต้องมั่นใจได้ว่าจะสามารถดำเนินการจัดซื้อวัสดุได้ทันเวลา รวมถึงมีคุณภาพ หรือคุณลักษณะที่เป็นที่ต้องการของผู้ใช้วัสดุ

          9. จะต้องทำการตรวจสอบ เปรียบเทียบเอกสารในการตรวจรับ ใบกำกับสินค้า ใบส่งของกับใบสั่งซื้อว่ามีรายละเอียดต่าง ๆ ที่ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงกัน

          10. ต้องทราบจุดอ่อน หรือข้อบกพร่องของ Supplier

          11. ต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของการเบิกใช้ อัตราการใช้ไปของวัสดุ ทั้งส่วนของแผนกงานผลิตและแผนกงานอื่น ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับการเบิกใช้วัสดุ รวมถึงระดับวัสดุคงเหลือขั้นต่ำที่แผนกงานคลังวัสดุต้องทำการตรวจสอบอยู่เสมอทั้งเพื่อความปลอดภัยจากสาเหตุต่าง ๆ ที่ทำให้เกิดการสูญเปล่าของทรัพยากรในการดำเนินงานส่วนอื่น ๆ หรือเสียโอกาสในการทำกำไร 

          12. จัดเตรียมข้อมูลสรุปที่สำคัญของการตรวจสอบรายละเอียดของเงื่อนไขในการสั่งซื้อของ Supplier แต่ละรายให้มีความเป็นปัจจุบัน

          13. มีข้อมูลที่เกี่ยวกับคุณลักษณะ คุณภาพที่สำคัญของวัสดุ และรายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินการตรวจรับ การสั่งซื้อ และการเก็บรักษา

คุณลักษณะสำคัญของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ
          ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้ที่ทำหน้าที่ในการจัดซื้อจะต้องมีคุณลักษณะสำคัญ ดังนี้
          1. มีข้อมูล หรือมีความรอบรู้รายละเอียดต่าง ๆ ของวัสดุทุกรายการที่ต้องทำการจัดซื้อ เช่น ปริมาณ ลักษณะพิเศษของวัสดุ คุณภาพ ระดับราคา กระบวนการ วิธีการของการดำเนินการจัดซื้อ

          2. มีความรอบรู้เกี่ยวกับแหล่งในการจัดหาวัสดุ คุณลักษณะเฉพาะเกี่ยวกับ Supplier ความแตกต่างของคุณลักษณะเฉพาะที่สำคัญของ Supplier เงื่อนไขทางการตลาด ระยะเวลาการส่งมอบ

          3. มีความรอบรู้เกี่ยวนโยบายของการบริหารจัดการ ฐานะทางการเงิน ปริมาณการผลิตที่ต้องการ ปริมาณวัสดุคงคลังที่ควรมี

          4. มีข้อมูลที่มีครบถ้วน ถูกต้อง เชื่อถือได้เกี่ยวกับราคาวัสดุ มีข้อมูลข่าวสารที่ทำให้มีความรอบรู้ในเรื่องต่าง ๆ ของวัสดุที่มีความเป็นปัจจุบัน รวมถึงสามารถทำการจัดซื้อวัสดุ ณ ระดับราคาตลาดที่ดีที่สุดของวัสดุที่จะจัดซื้อ

          5. มีความรอบรู้เกี่ยวกับนโยบายของภาครัฐ มาตรการภาษีประเภทต่าง ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับวัสดุที่จะจัดซื้อ ข้อจำกัดเกี่ยวกับการส่งออกและการนำเข้าวัสดุ

          6. มีความรู้ที่ถูกต้องที่เป็นที่ยอมรับเกี่ยวกับเงื่อนไขในทางกฎหมาย หลักเกณฑ์ เงื่อนไขข้อบังคับ ที่มีความเกี่ยวข้องกับการตกลงในการทำสัญญาในการจัดซื้อ จัดจ้าง

          7. มีความเชี่ยวชาญ ทักษะเฉพาะด้านในการบริหารจัดการ ประสานงาน มีความร่วมมือในด้านต่าง ๆ กับทุกแผนกงานเพื่อให้กระบวนการทำงานในภาพรวมขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเด็นสำคัญของวิธีการจัดซื้อ
          เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า ปริมาณการจัดซื้อที่มีความเหมาะสมที่สุด ต้องเป็นปริมาณการสั่งซื้อที่ก่อให้เกิดความประหยัดอันเนื่องมาจากขนาดการสั่งซื้อ ซึ่งจะไม่ทำให้เกิดปริมาณสินค้าคงคลังในจำนวนที่มากเกินไป ถ้ากิจการซื้อสินค้าในปริมาณมาก ต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าจะสูงมากขึ้น เนื่องจากส่วนหนึ่งต้องใช้เงินทุนเพื่อการลงทุนในสินค้าคงเหลือ เงินทุนหมุนเวียนที่จะมีไว้เพื่อใช้ในการจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่จะทำให้สามารถทำการเก็บรักษาวัสดุให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานได้ทันที

ปริมาณสินค้าคงคลังที่มากเกินไปทำให้ต้องมีพื้นที่ในการเก็บรักษาในจำนวนที่มากขึ้น ซึ่งหมายความรวมถึง ค่าเบี้ยประกันภัยสินค้า ต้นทุนการเก็บรักษาในคลังวัสดุ การเสื่อมสภาพของคุณภาพวัสดุ  ค่าเช่า หรือค่าเสื่อมราคาคลังวัสดุ ในทางตรงกันข้าม ถ้าทำการจัดซื้อวัสดุในปริมาณที่น้อยเกินไป วัสดุคงคลังมีจำนวนน้อย ต้องทำการสั่งซื้อบ่อยครั้ง ทำให้ต้นทุนการสั่งซื้อมากขึ้นตามจำนวนครั้งการสั่งซื้อ

การสั่งซื้อในปริมาณน้อย ทำให้ระดับราคาวัสดุสูงกว่า  และอาจจะทำให้เกิดเหตุการณ์สินค้าคงคลังขาดมือ เนื่องจากสำรองสินค้าคงเหลือในจำนวนที่ต่ำเกินไป จึงไม่สามารถทำการจัดหาวัสดุต่าง ๆ ที่ต้องการให้ทันเวลากับความต้องการใช้ หรือจัดหามาใช้ได้ทันทีที่ต้องการ แต่มีราคาที่สูงมากขึ้น มีผลต่อเนื่องไปยังมูลค่าผลิตภัณฑ์ หรือสินค้าสำเร็จรูปที่ต้องมีมูลค่าเพิ่มขึ้น จึงทำให้ความสามารถในการทำกำไรของสินค้าคงเหลือลดลงไปด้วย และยังอาจมีผลกระทบต่อเนื่องไปยังการดำเนินงานในส่วนของแผนกงานอื่น ๆ ได้อีกด้วย

(โปรดติดตามตอนต่อไปในฉบับหน้า)

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด