สนั่น เถาชารี

          สารสนเทศ (Information) ที่เรามักจะได้ยินได้เห็นอยู่เสมอในชีวิตประจำวัน แท้จริงก็คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการในการประมวลผล และถูกจัดให้อยู่ในรูปที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อการนำไปใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารนั่นเอง ถ้าข้อมูลใดที่เป็นข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์มาอย่างดี แต่ไม่ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์อะไรก็ไม่น่าจะเรียกได้ว่าเป็นสารสนเทศ ในเชิงของการบริหารจัดการสารสนเทศไม่จำเป็นจะต้องอยู่ในรูปของตัวเลขเพียงอย่างเดียว แต่อาจจะอยู่ในรูปของกราฟ รูปภาพ ตาราง หรือเสียงก็ได้ ซึ่งความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสารสนเทศคือ ข้อมูลจะเป็นวัตถุดิบในการป้อนเข้าไปสู่ฐานข้อมูลหลักเพื่อเข้าสู่กระบวนการประมวลผล หลังจากนั้นก็จะออกมาเป็นสารสนเทศ เมื่อนำสารสนเทศไปใช้ในการตัดสินใจแล้ว ผลของการตัดสินใจก็อาจเป็นข้อมูลดิบเพื่อป้อนเข้าไปสู่ฐานข้อมูลอีกครั้งหนึ่ง ดังนั้น ความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศจึงมีลักษณะของการเป็นวัตถุดิบซึ่งกันและกันตลอดเวลาดังแสดงในรูปที่ 1 ข้างล่างนี้

รูปที่ 1 แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลกับสารสนเทศ

          ซึ่งระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารการจัดการนั้นเป็นระบบที่เกี่ยวกับการนำข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลขั้นพื้นฐานมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศที่มีคุณค่าต่อผู้รับมาใช้ในการวางแผน และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรขึ้นไป เพื่อนำมาใช้ในการสนับสนุนการวางแผน และการตัดสินใจของผู้บริหาร นอกจากนี้ ยังช่วยพนักงานในการวิเคราะห์ปัญหาอีกด้วย ความจริงระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนี้สามารถที่จะดำเนินการโดยไม่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย แต่เนื่องจากความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว ดังนั้น ในปัจจุบันจึงมักจะประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ในการจัดโครงสร้างของสารสนเทศสามารถจัดลำดับการนำไปใช้งานออกได้เป็น 4 ระดับ คือ
          1. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ทางด้านการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
          2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนการปฏิบัติ และการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง
          3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการ และการควบคุม ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับต้น
จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
          4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ซึ่งในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเข้าสู่การประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศออกมาเสนอต่อผู้บริหาร ในปัจจุบัน ปรากฏว่าการพัฒนาระบบข่าวสารการจัดการมีปัญหาด้านการสั่งงาน การออกคำสั่งให้เครื่องทำงาน มากกว่าปัญหาเรื่องตัวเครื่องเอง ถ้าจะให้แต่ละหน่วยงานจัดทำคำสั่งเครื่องของตนเอง เพื่อระบบข่าวสารการจัดการแล้วหน่วยงานก็อาจจะต้องลงทุนมากจนไม่คุ้ม ฉะนั้น จึงน่าจะตกลงกันจัดทำคำสั่งเครื่องสำหรับการประมวลข้อมูลทั่ว ๆ ไปไว้ให้เป็นมาตรฐานกลาง และเขียนเพิ่มเฉพาะส่วนที่จำเป็นที่ต้องเพิ่มพิเศษเท่านั้น

ความสำคัญของสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์
          สารสนเทศถือเป็นจุดอ่อนที่สำคัญของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ในศตวรรษที่ผ่านมา ทั้งนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น ผู้บริหารระดับสูงที่ยังไม่ค่อยเห็นความสำคัญของสารสนเทศ แต่จะให้ความสำคัญและสนใจในการปฏิบัติงานประจำ หรือการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาการเรียกร้องหรือการประท้วงของพนักงาน มากกว่าการมอบหมายให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไปศึกษาข้อมูลในเชิงลึก เพื่อวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ ในส่วนของผู้บริหารของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เอง ก็มักจะไม่ได้นำข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับพนักงานไปวิเคราะห์และเชื่อมโยงเพื่อให้เกิดประโยชน์ในเชิงต้นทุนและกำไรทางธุรกิจมากนัก มักจะนำข้อมูลมาแสดงให้รับทราบเท่านั้น ประกอบกับผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ส่วนมาก มักจะเป็นบุคคลที่สำเร็จการศึกษาทางด้านสังคมศาสตร์เป็นส่วนใหญ่ โดยพื้นฐานแล้วไม่ค่อยชอบเกี่ยวกับการคิดคำนวณ การวิเคราะห์ในเชิงตัวเลขอยู่แล้วในขณะเดียวกันก็ไม่ค่อยเข้าใจกระบวนการบริหารธุรกิจในภาพรวมจะรู้งานของฝ่ายอื่น ๆ เพียงผิวเผิน ทำให้ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลการบริหารบุคลากรให้เข้ากับกระบวนการบริหารธุรกิจทั้งระบบได้

          ในอนาคตแนวโน้มของกระแสการบริหารระบบสารสนเทศทั่วทั้งองค์กร (Total Information Management System) จะทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็ต้องปรับตัวเพื่อให้ทันกับสารสนเทศด้านอื่น ๆ ขององค์กร การแข่งขันทางธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือสร้างความได้เปรียบกันมากยิ่งขึ้น ใครบริหารสารสนเทศได้เร็วกว่า ถูกต้องแม่นยำกว่า จะเป็นผู้ได้เปรียบทางการแข่งขัน ความสำคัญอีกประการหนึ่งของสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่เริ่มเด่นชัดขึ้นมาในวงการบริหารธุรกิจ นั่นก็คือ สารสนเทศเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการควบ หรือยุบรวมของกิจการขององค์กรต่าง ๆ มีหลายองค์กรที่ตกลงรวมธุรกิจกันโดยผ่านการศึกษาในทุก ๆ ด้าน ยกเว้นเรื่องพนักงาน หลังจากรวมกันแล้วพบว่าผู้บริหารระดับสูงลาออกเพราะขัดแย้งกันซึ่งอาจจะเป็นเรื่องธรรมดา แต่ต่อมาพนักงานประท้วงทั้ง ๆ ที่ก่อนหน้านี้ไม่เคยมีสภาพแรงงานมาก่อน มีการเมืองเกิดขึ้นในองค์กร สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาการขาดข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับวัฒนธรรมขององค์กร (Corporate Culture) ที่มารวมกัน ขาดข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน (อายุ วุฒิการศึกษา เพศ ฯลฯ)

          การแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบันนี้ ทุกส่วนขององค์กรต้องติดตามและวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของสารสนเทศแทบจะทุกนาทีก็ว่าได้ เพราะถ้าหยุดติดตามเมื่อไหร่ ไม่ใช่เพียงแต่การล้าหลังเท่านั้น แต่กลับถอยหลังไปด้วยซ้ำ เพราะทุก ๆ ส่วนของโลกมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การติดตามสารสนเทศนั้นไม่ใช่สนใจเฉพาะระดับจุลภาค แต่ต้องติดตามในระดับมหาภาคควบคู่กันไปด้วย เพราะการเดินทางของการเปลี่ยนแปลงในระดับมหาภาคสมัยนี้รวดเร็วมาก ซึ่งต่อไปอาจจะแยกแทบไม่ได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมาจากสาเหตุในระดับมหาภาคหรือจุลภาค สิ่งที่สำคัญที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลต้องคำนึงถึงและเตรียมตัวให้พร้อมก็คือ ต้องเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ พร้อมที่จะปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา และสามารถนำการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งให้เป็นโอกาสทางการบริหารให้ได้ สิ่งนี้ถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญต่อการเข้าไปมีบทบาทในการบริหารธุรกิจ โดยไม่น้อยหน้าหน่วยงานอื่น ๆ

เช่น ถ้าเราทราบว่ากระแสของการยุบหน่วยงานสนับสนุน (Staff) ไปสู่การใช้บริการจากภายนอก (Out -source) มีมากขึ้น และในไม่ช้าคงจะเข้ามาสู่องค์กรของเรา ถ้าเราทราบล่วงหน้าเช่นนี้แล้ว ก็หาทางเตรียมมาตรการรองรับไว้ก่อน อาจจะเตรียมการในการฝึกอบรมคนในหน่วยงานสนับสนุนที่มีอยู่ ให้สามารถทำงานในด้านอื่น ๆ ได้ เมื่อถึงเวลาที่จะต้องปลดคนออกเนื่องจากจะนำบริการจากภายนอกเข้ามาทดแทน จะได้ปลดคนที่แย่ ๆ จริง ๆ ออก ซึ่งคนบางคนอาจจะเป็นคนที่อยู่ในหน่วยงานหลักก็ได้ ไม่จำเป็นว่าต้องเป็นคนในหน่วยงานที่ถูกยุบเท่านั้น เพราะถ้าหากเราไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้าแล้ว เมื่อถึงเวลาคนในหน่วยงานนั้น ๆ อาจจะถูกปลดออกทั้งหมด ซึ่งอาจจะรวมถึงคนดีมีความสามารถรวมอยู่ด้วย ในขณะเดียวกัน คนที่ดีน้อยกว่าซึ่งอยู่ในหน่วยงานที่ไม่ถูกยุบยังคงอยู่กับองค์กรต่อไป

          ความสามารถทางเทคโนโลยีในการจัดทำระบบสารสนเทศด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นเรื่องที่ไม่ยากนัก และสามารถเรียนทันกันได้ แต่ความสามารถในการนำเสนอสารสนเทศที่ได้จากระบบไปใช้เป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะหมายถึงคุณค่าของสารสนเทศที่มีอยู่ว่ามีค่ามากน้อยเพียงใด สารสนเทศบางตัวอาจจะลดค่าใช้จ่ายขององค์กร ธุรกิจได้เป็นล้าน ๆ บาทก็ได้ สามารถลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจได้ บางครั้งสิ่งเหล่านี้มีค่ามากกว่าการคำนวณด้วยตัวเงิน เช่น ถ้าบริษัทต้องการไปตั้งโรงงานในเขตใดเขตหนึ่ง แต่เราทราบมาว่าแหล่งนั้นมีปัญหาด้านสหภาพแรงงานสูง และโอกาสที่ธุรกิจของเราจะเดือดร้อนจากการประท้วง การเรียกร้องต่าง ๆ นั้นมีมาก เราสามารถนำข้อมูลในด้านต่าง ๆ มาวิเคราะห์ร่วมกันได้ และชี้ให้เห็นผลดีผลเสียให้ผู้บริหารได้เห็น ผู้บริหารอาจจะไม่เสี่ยงกับสิ่งที่จะเกิดในอนาคต แม้ว่าผลการศึกษาในด้านอื่น ๆ จะดีก็ตาม

          ดังนั้นจะเห็นได้ว่าสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจถือว่าเป็นสุดยอดของข้อมูลทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรอง วิเคราะห์ สังเคราะห์ และเชื่อมโยงข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากทุกระดับขององค์กรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจไปยังผู้บริหารระดับสูง เพื่อดำเนินการตัดสินใจในเชิงธุรกิจอย่างได้ผลสัมฤทธิ์

ลักษณะการบริหารงานยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ
          ถ้าองค์กรใดประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดประโยชน์มากมาย กล่าวคือ สามารถลดกำลังคนได้มากในกระบวนการปฏิบัติงาน พนักงานมีเวลามากพอที่จะคิดวิเคราะห์ ทบทวนงาน สะดวกต่อการติดต่อสื่อสารและติดตามงาน ช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มข้อมูล และช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น โดยเฉพาะลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำซ้ำซาก เราสามารถใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจัดการประมวลผล เพื่อสืบค้นข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ข้อคิดอีกประการหนึ่งคือ การจัดเก็บข้อมูลข่าวสารในลักษณะของข้อมูลดิบ ไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์เต็มที่ หากแต่ต้องจัดเก็บในรูปของความรู้ หรือเป็นบทสรุปเชิงวิเคราะห์ จะให้ประโยชน์ได้มากกว่า กล่าวคือ ต้องจัดเก็บเฉพาะข้อมูลข่าวสารที่ผ่านกระบวนการวิเคราะห์ ตีค่า และประมวลผลแล้วเท่านั้นที่สมควรทำการจัดเก็บ และคุ้มค่าที่จะลงทุนโดยใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ

          ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญต่อระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ มิใช่นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการบริหารงาน แต่ไม่เปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน ผลที่ได้ก็จะไม่คุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายที่ลงทุนและเป็นการสูญเปล่าอย่างน่าเสียดาย ตัวอย่างไม่ดีและไม่ควรเลียนแบบที่เรามักจะพบเห็นบ่อยครั้ง และถือเป็นการสูญเสียทรัพยากร กล่าวคือ พนักงานในสำนักงานจำนวนมากใช้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนเครื่องพิมพ์ดีด โดยผู้บริหารร่างเอกสารด้วยมือ แล้วให้เลขา เอาไปพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ ซึ่งแสดงให้เห็นนิสัยในการทำงานที่เหมือนเดิม คือ ใช้คอมพิวเตอร์แทนเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งถือเป็นความสูญเปล่าโดยไม่รู้ตัว

          เราจะต้องทำความเข้าใจอีกมากในการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์และสารสนเทศ เพื่อจัดการกระบวนการทำงาน ขอย้ำว่าเป็นการจัดการกระบวนการทำงาน ส่วนเนื้อหาสาระของงานยังคงต้องอาศัยมันสมองของมนุษย์อยู่ดี การที่คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศจะจัดการกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องเป็นกระบวนการที่นิ่งและเป็นมาตรฐานระดับหนึ่งแล้ว มิใช่เป็นกระบวนการที่วันนี้ทำแบบหนึ่ง พรุ่งนี้ทำอีกแบบหนึ่ง คำว่านิ่ง คือ ต้องเปลี่ยนแปลงโดยใช้เวลาระยะหนึ่ง อาจเป็นเดือน เป็นปี หรือหลายปี ซึ่งการพัฒนางานจนมีอาการนิ่งหรือคงที่ ลำดับต่อไปก็คือ การทำให้เป็นมาตรฐาน อาการนิ่งและคงที่แค่ไหน จึงจะคุ้มค่าต่อการลงทุนทางด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ นั่นคือความยากที่ผู้บริหารจะตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ อย่างไร หรือเมื่อใด

          ในแวดวงนักคอมพิวเตอร์ นักเขียนโปรแกรมสำเร็จรูป ต่างยอมรับว่าโปรแกรมที่ทำยากที่สุด คือ โปรแกรมทางด้านการตลาด และโปรแกรมการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ เพราะลักษณะงานส่วนใหญ่เป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ มากกว่าเชิงปริมาณ มีการปรับเปลี่ยนผกผันอยู่ตลอดเวลา และมีความไวต่อสภาพแวดล้อมค่อนข้างสูง

          ผู้ทำงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องมีความรู้ ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทั้งนี้เพื่อช่วยย่นระยะเวลาในกระบวนการทำงาน และช่วยลดข้อผิดพลาดได้ โดยเฉพาะความผิดพลาดที่เกิดจากภาวะปกติวิสัยของมนุษย์ องค์กรได้นำเอาความสามารถของคอมพิวเตอร์มาใช้แบบเฉพาะเครื่องเฉพาะจุด และได้พัฒนามาเป็นการจัดวางระบบเครือข่ายในรูปของ LAN หรือจะขยายเครือข่ายให้ทั่วทั้งองค์กรและใช้ได้มากหน้าที่ ไม่เฉพาะหน้าที่หนึ่งหน้าที่ใดของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การติดต่อสื่อสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารและความรู้ เป็นต้น ที่เรารู้จักกันดี คือ ระบบอินทราเน็ต พัฒนาการของระบบนี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารภายในได้ดี

ระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในกระแสโลกาภิวัฒน์
          ในกระแสโลกาภิวัฒน์ ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากภายนอกที่ก่อสภาพไร้พรมแดน จะมีมากและกระทบลงลึกไประดับต่าง ๆ ส่งผลทำให้เกิดการบริหารงานในระดับต่าง ๆ ขององค์กรต้องมีการปรับตัวและเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกัน คือ
          การกำหนดวัตถุประสงค์และกลยุทธ์องค์กรกับกลยุทธ์ธุรกิจ (Corporate Objectives & Business Strategy)

          การปรับโครงสร้างองค์กร (Organization Re-structuring) เพื่อลดระดับการบริหารและทำให้องค์กรมีลักษณะแบบราบที่มีลักษณะการกระจายอำนาจอย่างทั่วถึงกัน

          การรื้อระบบการทำงาน (Re–engineering) โดยลดขั้นตอนการทำงานและรวบรวมการทำงานต่าง ๆ ให้สามารถทำได้ครบกระบวนการเป็นวงจรเดียวให้มากที่สุด และจัดให้มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือปฏิบัติงาน ช่วยการสื่อสารและเพื่อข้อมูลการบริหารงาน

          การบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้ได้ผลงานที่ต้องการ ซึ่งทำได้ด้วยการเสริมสร้างความเข้าใจและพัฒนาทักษะความรู้ให้พนักงานตามทันและยอมรับการเปลี่ยนแปลง และทำงานตามเกณฑ์และวิธีทำใหม่กับความผูกพันกับงานที่จะทำผลงานให้สำเร็จด้วยดี

          ซึ่งจะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงข้างต้นนี้ มีกระบวนการบริหารที่เชื่อมโยงจากวงกว้างของการเปลี่ยนแปลงภายนอกจากระดับโลก แล้วต่อเนื่องลงลึกไปถึงการต้องเปลี่ยนแปลงทัศนคติและทักษะและวิธีการทำงานของพนักงานให้สอดคล้องเข้ากันได้ ทั้งนี้ยังต้องมีการสร้างความเข้าใจและการยอมรับในการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่อยู่ตรงระหว่างกลางด้วย ซึ่งจะมีทั้งการเปลี่ยนกลยุทธ์ธุรกิจ การปรับโครงสร้าง การปรับรื้อระบบ และวิธีทำงานรวมอยู่ด้วย ทำให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่า กรอบและระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในยุคสารสนเทศนี้มีสภาพกว้างและมีความเกี่ยวกันเป็นระบบ

องค์ประกอบของการประเมินผลการปฏิบัติงาน
          การประเมินผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ แต่จะเอียงมาเป็นทางศิลป์มากกว่า กล่าวคือ การประเมินผลการปฏิบัติงานจะอิงอยู่กับความรู้สึกนึกคิดของผู้ประเมิน ผนวกเข้าเป็นข้อสรุปในการตัดสินใจว่า ผลการปฏิบัติงานจะได้จากแรงานและแรงสมองของพนักงานนั้นอยู่ในระดับใด เช่น ดีมาก ดี มาตรฐาน หรือต่ำกว่ามาตรฐาน ซึ่งการประเมินผลการปฏิบัติงานจะมีองค์ประกอบหลัก ๆ อยู่ 3 ส่วน ดังนี้คือ
1. แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Appraisal Form) นอกจากจะต้องสร้างแบบประเมินผลที่มีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้
          1) ข้อมูลพนักงานที่จำเป็นในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น ชื่อตำแหน่ง ระดับตำแหน่ง สถิติเวลาการทำงาน เป็นต้น
          2) ปัจจัยในการประเมินผลการปฏิบัติงาน ในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้นพฤติกรรม (Behavior Oriented) จะต้องมีการระบุปัจจัยในการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน
          3) เป้าหมายในการทำงานที่เน้นผลลัพธ์ หรือโครงการที่คาดว่าจะสำเร็จได้ ในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้นผลลัพธ์ (Results Oriented)
          4) คำถามเกี่ยวกับการพัฒนาสายอาชีพและความพอใจในการทำงาน
          5) ความเห็นของผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน
          6) คำอธิบายความหมายวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน
          7) ช่องสำหรับใส่คะแนน
2. ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงานหรือผู้บังคับบัญชา
3. ผู้ถูกประเมินผลการปฏิบัติงานหรือพนักงาน

          หลายองค์กร ธุรกิจได้จัดทำแบบประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีรูปแบบเป็นรูปเล่มประมาณ 4-8 หน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยที่ต้องการประเมินผล และนิยมแยกสีเพื่อให้รู้ว่าเป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานในแต่ละระดับตำแหน่งงาน เช่น สำหรับผู้บริหารจะมีสีแตกต่างจากพนักงานปฏิบัติการ

แนวทางการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จกับการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน
          โดยควรให้ผู้ประเมินส่งคะแนนผลการปฏิบัติงาน และอนุมัติส่งให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ผ่านเครือข่ายภายในแบบออนไลน์ (Interactive Online) ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ สำหรับรวบรวม ประมวลผล และวิเคราะห์ผลการประเมินการปฏิบัติงานของทุกฝ่ายโดยทันทีแบบอัตโนมัติ ส่วนเอกสารประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้ประเมินสามารถพิมพ์จากคอมพิวเตอร์และลงลายมือชื่อ แล้วส่งให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงต่อไป ซึ่งการจะประยุกต์ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานนั้น จะเกิดประโยชน์เต็มที่เมื่อได้นำระบบอินทราเน็ต (Intranet) มาใช้ในการบริหารงานอย่างเต็มรูปแบบ โดยต้องพิจารณาถึงองค์ประกอบดังต่อไปนี้คือ

          1. ประเภทของการประเมินผลการปฏิบัติงานต้องมีความชัดเจน และเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายว่าได้ใช้การประเมินผลการปฏิบัติงานประเภทใด และได้ใช้จนกลายเป็นมาตรฐานขององค์กร ธุรกิจ
          2. พนักงานต้องมีจำนวนมากพอ
          3. วิธีการปรับเงินเดือน (Salary Increase) ใช้วิธีการใด เช่น เป็นวิธีการกำหนดโควต้า (Forced Ranking) หรือวิธีการกระจายอำนาจจากการบริหารให้แต่ละฝ่ายงานรับผิดชอบ ซึ่งแต่ละวิธีย่อมมีผลต่อการประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อปรับเงินเดือนประจำปี โดยทั่วไปมีขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้
          ขั้นตอนที่ 1 ประมาณการปรับเงินเดือนประจำปี
          ขั้นตอนที่ 2 ขออนุมัติวงเงินงบประมาณปรับเงินเดือนประจำปี
          ขั้นตอนที่ 3 ผู้บังคับบัญชาประเมินผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนนี้ส่งแบบฟอร์ม (โดยมือหรือใช้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์)
          ขั้นตอนที่ 4 รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ และสรุปผล
          ขั้นตอนที่ 5 ปรับเงินเดือนตามผลงานภายใต้งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
          ขั้นตอนที่ 6 ทำหนังสือแจ้งการปรับเงินเดือน
          ขั้นตอนที่ 7 ป้อนข้อมูลปรับเงินเดือน (เงินเดือนส่วนเพิ่ม) เข้าสู่โปรแกรมสำเร็จรูปในการจ่ายเงินค่าจ้าง เงินเดือน
          ขั้นตอนที่ 8 จ่ายเงินเดือนอัตราใหม่

แนวทางการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสวัสดิการ
          การจัดสวัสดิการในองค์กรมีหลายรูปแบบ ซึ่งมีทั้งที่กฎหมายกำหนดหรือเป็นสวัสดิการที่องค์กรจัดทำขึ้นให้กับพนักงานของตน เพื่อเป็นขวัญกำลังใจ หรือแม้กระทั่งการจูงใจ หรือธำรงรักษาบุคลากรของตน รูปแบบต่าง ๆ ของสวัสดิการ เช่น เงินค่ารักษาพยาบาล ค่าคลอดบุตร ค่าเยี่ยมไข้ งานมงคลสมรส เป็นต้น ซึ่งลักษณะสวัสดิการเหล่านี้ เมื่อมีจำนวนรูปแบบที่หลากหลายก็ยากที่จะควบคุม หรือรายงานผลได้อย่างถูกต้องและทันท่วงที ส่งผลกระทบต่อความล่าช้าของงานที่ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ปฏิบัติ และยังก่อให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือกับฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้เพราะข้อมูลที่นำเสนอนั้นล่าช้า ไม่ถูกต้อง ไม่สามารถจัดการและควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้เกิดความสะดวกในการบริหารงานสวัสดิการนั้น ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงควรที่จะมีการจัดแบ่งหมดหมู่ ประเภทของสวัสดิการ อาทิเช่น สวัสดิการเฉพาะตัว สวัสดิการครอบครัวของพนักงาน และนำเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม ซึ่งในที่นี้ไม่จำเป็นจะต้องมีโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีราคาแพง หรือต้องมีการจัดจ้างให้เขียนโปรแกรมต่าง ๆ ให้ยุ่งยากและเสียเวลา โดยมีขั้นตอนการพัฒนาและประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสวัสดิการที่สำคัญ ดังต่อไปนี้คือ

          ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาประเภทสวัสดิการทั้งหมด แล้วแยกหรือจัดหมวดหมู่ตามความเหมาะสม
          ขั้นตอนที่ 2 เลือกใช้โปรแกรมที่มีอยู่ ได้แก่ Microsoft Office เช่น Access, Excel ในการจัดเก็บข้อมูล
          ขั้นตอนที่ 3 การจัดเก็บนั้นควรแยกเก็บตามประเภท รวมถึงเรียงตามวัน เดือน ปี เพื่อการสืบค้น หรือการนำเสนอรายงานได้อย่างรวดเร็ว
          ขั้นตอนที่ 4 ควรมีการบันทึกข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อความถูกต้องของข้อมูล
          ขั้นตอนที่ 5 เมื่อมีการจัดเก็บหรือรายงานผลได้อย่างแม่นยำแล้ว ในขั้นต่อไปควรพัฒนาระบบที่มีอยู่นั้นให้มีความสะดวก รวดเร็วในการใช้งาน เช่น ในการบันทึก หรือการรายงานผล และอาจรวมถึงการให้สัมพันธ์กันกับระบบประวัติพนักงานที่มีอยู่ในฝ่าย เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถิติได้อย่างรวดเร็ว

          สำหรับหน่วยงานที่มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่แล้ว ควรศึกษารายละเอียดของโปรแกรมหรือระบบที่ใช้อยู่นั้นว่าสามารถรองรับกับการบริหารจัดการด้านสวัสดิการได้เพียงใด โดยมีขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้คือ

          ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ ที่ใช้อยู่ว่าสัมพันธ์กับระบบการจัดการงานสวัสดิการหรือไม่เพียงใด

          ขั้นตอนที่ 2 วิเคราะห์ระบบที่มีอยู่ว่าหากนำมาใช้ประกอบกับงานสวัสดิการแล้วจะต้องเพิ่มเติมส่วนใด และมีระบบความปลอดภัย หรือระบบการใช้งาน หรือการเข้าถึงข้อมูลปลอดภัยเพียงใด เพราะบางครั้งข้อมูลต่าง ๆ นั้นอาจเป็นความลับที่ไม่ควรเปิดเผยให้กับผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องได้รับทราบ เช่น ข้อมูลค่ารักษาพยาบาลของพนักงานที่ป่วยเป็นโรคติดต่อร้ายแรง เป็นต้น

          ขั้นตอนที่ 3 เมื่อวิเคราะห์โปรแกรมหรือระบบที่ใช้อยู่แล้ว หากสามารถพัฒนาหรือใช้งานร่วมกันได้ ก็จะทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายและที่สำคัญยังทำให้เกิดความสัมพันธ์ในลักษณะงานภายในฝ่าย ทำให้เกิดความสามัคคียิ่งขึ้นและทำให้มีการทำงานอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอน มีการส่งข้อมูลต่าง ๆ ให้แก่ผู้รับผิดชอบในระบบ หรือโปรแกรมที่ตนเองรับผิดชอบอยู่

          ขั้นตอนที่ 4 การจัดทำรายงาน ควรตรวจสอบถึงความต้องการขององค์กร หรือของฝ่ายว่าต้องการรูปแบบใด ควรจะสรุปให้ชัดเจน หากมีการปรับเปลี่ยน หรือมีความต้องการวันละหลาย ๆ แบบ บางครั้งโปรแกรมหรือระบบไม่สามารถรองรับได้แต่ต้น ทำให้เกิดปัญหาล่าช้า หรือรายงานผิดพลาด และในที่สุดก็จะกลับมาใช้ระบบการบันทึกผ่านโปรแกรม Excel หรือ Access เหมือนเดิม และก็จะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในการทำงานดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น

          ลักษณะการทำงานเช่นนี้สามารถลดกำลังคนที่จะดูแลงานด้านสวัสดิการลงได้ ปัจจุบันไม่ค่อยมีบริษัทพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ขายเป็นการเฉพาะ เพราะฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไม่ค่อยให้ความสำคัญเท่าที่ควร เนื่องจากความถี่ในการใช้งานน้อยกว่าโปแกรมสำเร็จรูป ในด้านการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน ดังนั้นนักบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงควรเป็นทั้งนักวิเคราะห์ วางแผน และออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ตนเองใช้ได้ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น ๆ เช่น แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ ต้องมีการเขียนโปรแกรม เขียนรายงานต่าง ๆ บางครั้งความต้องการของแผนกทรัพยากรมนุษย์ไม่สามารถถ่ายทอดให้แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าใจได้ ทำให้ไม่สามารถเขียนโปรแกรมหรือเขียนรายงานได้ตรงตามความต้องการของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

สิ่งท้าทายนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ยุคสารสนเทศและการแข่งขัน
          ขณะที่โลกได้มีนวัตกรรมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ก่อให้เกิดโอกาสและวิกฤติขึ้น จนส่งผลทำให้องค์กรธุรกิจต้องปรับตัวเป็นการใหญ่นั้น สิ่งท้าทายใหม่ ๆ ที่มีผลต่อผู้บริหารระดับสูงทุกองค์กรและที่ซึ่งมีผลกระทบต่อเนื่องกลายเป็นปัจจัยท้าทายนักบริหารทรัพยากรมนุษย์โดยตรงด้วยนั้น มีปัจจัยท้าทายด้วยกัน 7 ประการคือ

          1. การเกิดสภาพโลกาภิวัตน์ (Globalization) ทำให้สภาพตลาดขยายกว้างเป็นแบบไร้พรมแดนที่มีการเปลี่ยนแปลงและมีความไม่แน่นอนสูง ตามด้วยการแข่งขันข้ามพรมแดนและการขยายตัวไปแสวงหาโอกาสใหม่ เช่น การขยายการลงทุนไปทั่วโลก ได้ท้าทายให้ต้องมีกลยุทธ์การบริหารข้ามประเทศ และข้ามวัฒนธรรม

          2. การเร่งสร้างมูลค่าเพิ่มในสายโซ่แห่งคุณค่า (Value Chain) เพื่อการแข่งขัน อันเป็นผลทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องมีการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารองค์กรของตน ส่งผลทำให้ทุกฝ่ายต่างหันกลับมาสนใจ ทบทวนขอบเขตหน้าที่การทำงานด้านทรัพยากรมนุษย์ให้มีส่วนในการเสริมสร้างคุณค่าในการใช้แข่งขันให้ได้ผลมากยิ่งขึ้น

          3. การสร้างผลกำไรด้วยการลดต้นทุนและเพื่อการเติบโต นั่นคือ ไม่ว่าจะเป็นผลกำไรที่ต้องการเพิ่ม ต้นทุนที่จะลดลงได้ และ/หรือ การจะมีทุนขยายเติบโตต่อไปนั้น ล้วนแต่จะได้มาจากการปรับปรุงสร้างประสิทธิภาพให้สูงขึ้นกว่าเดิมทั้งสิ้น การเพิ่มผลผลิตและคุณภาพที่จะขายให้ได้ราคาดี จึงเป็นสิ่งท้าทายนักบริหารทุกระดับในองค์กร ธุรกิจ

          4. การมุ่งสนใจสร้างความสามารถในการแข่งขัน (Capability Focus) เพราะปัจจัยที่จะช่วยให้สามารถเอาชนะคู่แข่งขันได้อย่างแท้จริงนั้นก็คือ ทักษะความสามารถในการทำงานภายใต้เงื่อนไขใหม่ ซึ่งผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีบทบาทสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติ ทักษะ และสร้างความรู้ความสามารถให้เกิดขึ้นกับพนักงานในองค์กร ธุรกิจ

          5. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาไม่หยุดนิ่ง ทำให้ผู้บริหารต้องปรับตัว ทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงด้วยการนำเอากลยุทธ์บริหารใหม่ ๆ เข้ามาใช้ ส่งผลทำให้การแปลงสภาพและปรับตัวแบบลงลึกต้องได้รับการสนับสนุนและช่วยเหลือจากผู้ชำนาญการหลาย ๆ ด้าน รวมทั้งผู้บริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์ที่จะต้องเป็นคนกลางที่ต้องคอยประสานงานในการบริหารการเปลี่ยนแปลงด้วย โดยเฉพาะนวัตกรรมด้านเทคโนโลยี ที่มีการพัฒนาเร็วแบบก้าวกระโดด ทำให้ระบบงาน สภาพการทำงาน และความเป็นอยู่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้ผู้บริหารขององค์กรต้องติดตาม พิจารณาจัดหามาใช้งาน และปรับปรุงการทำงานตลอดเวลาอย่างไม่หยุดนิ่ง

          6. การต้องแสวงหา รักษา และวัดผลความสามารถและทรัพย์ทางปัญญา ซึ่งรวมถึงทรัพยากรมนุษย์ที่เก่งกาจและมีความรู้ ความสามารถ จะทำให้องค์กรมีความเหนือกว่าและชนะได้อย่างยั่งยืนในการแข่งขันระยะยาว

          7. การต้องแปลงสภาพองค์กร (Transformation) มากกว่าการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยในกรอบเดิม ๆ (Turnaround)

          ที่กล่าวมานี้สะท้อนถึงภารกิจการพัฒนาองค์กรที่นักบริหารจะต้องทำอย่างมีน้ำหนัก ลงลึกและได้ผล เพื่อให้มีการเปลี่ยนแปลงลึกลงไปในเนื้อหาให้สอดคล้องกับเงื่อนไขใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นและต่างจากเดิม

ประโยชน์ที่องค์กร ธุรกิจจะได้รับจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์
          1. องค์กร ธุรกิจสามารถรักษาคนที่มีความรู้ ความสามารถไว้ในองค์กรได้
          2. องค์กร ธุรกิจสามารถพัฒนาคนให้เป็นบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ ศักยภาพสูง และนำศักยภาพนั้นมาพัฒนาองค์กร ธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
          3. ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับบุคลากรขององค์กรได้รับการรวบรวมไว้ ณ ฐานข้อมูลที่เดียวกัน ทำให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถประมวลผลได้ ณ ขณะเวลาจริง (Real Time) และสามารถนำข้อมูลที่ประมวลผลได้ไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์เกี่ยวกับการเลื่อนตำแหน่งงาน การจ่ายค่าจ้าง – เงินเดือน การจัดสวัสดิการ ได้อย่างทันท่วงที
          4. ผู้บริหารระดับสูงได้รับข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์อย่างถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ทำให้สามารถตัดสินใจในการบริหารองค์กร ธุรกิจได้อย่างทันท่วงที
          5. องค์กร ธุรกิจสามารถปรับตัว เพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลงได้ทันกับกระแสการเปลี่ยนแปลงของโลก
          6. องค์กร ธุรกิจสามารถก้าวไปสู่ e-Business (Electronic Business) ที่เป็นการทำธุรกิจบนอินเตอร์เน็ตเกี่ยวกับ การซื้อ การขาย การบริหาร และการร่วมมือกับหุ้นส่วนธุรกิจ
          7. ทำให้องค์กร ธุรกิจมีศักยภาพและประสิทธิภาพการแข่งขันในกระแสโลกาภิวัตน์ได้อย่างต่อเนื่อง
 
เอกสารอ้างอิง
          1. http://www.siamhrm.com/
          2. http://www.hrcenter.co.th/
          3. http://forum.datatan.net/index.php?topic=126.0
          4. http://www.kmitnbxmie8.com/index.php?lay=show&ac=article&Id=572811&Ntype=3