ในการกำหนดโปรแกรมการสื่อสาร องค์กรจะต้องมีการพิจารณาถึงลักษณะ และขนาดของลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
กิตติพงศ์ จิรวัสวงศ์
kitroj@yahoo.com
กระบวนการสื่อสาร
ในการกำหนดโปรแกรมการสื่อสาร องค์กรจะต้องมีการพิจารณาถึงลักษณะ และขนาดของลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยองค์กรจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ เหล่านี้
1. รวบรวมข้อมูล หรือสอบถามจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการสื่อสาร และข้อมูลสารสนเทศที่ต้องการ
3. คัดเลือกข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความสนใจของผู้รับสาร
4. ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลสารสนเทศที่จะนำไปสื่อสารยังผู้รับสาร
5. กำหนดวิธีการที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสาร
6. ประเมิน และพิจารณาถึงความมีประสิทธิผลของกระบวนการสื่อสารเป็นระยะ ๆ
4. ระบบเอกสาร
องค์กรจะต้องมีการจัดทำ และดูแลระบบเอกสารอย่างเพียงพอ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ได้เข้าใจและนำระบบไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิผล โดยระบบเอกสารจะช่วยให้ข้อมูลที่จำเป็นกับพนักงาน และหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ แนวทางในการจัดทำ และปรับปรุงระบบสารสนเทศ รวมถึงขอบเขตของระบบเอกสาร อาจจะมีความแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร
ในส่วนของบันทึกด้านสิ่งแวดล้อม จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับผลลัพธ์ของความสำเร็จในการดำเนินงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบเอกสารขององค์กร แต่จะได้รับการควบคุมผ่านกระบวนการที่แตกต่างกันไป
เอกสารในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม สามารถจัดทำขึ้นได้ในหลากหลายรูปแบบ เช่น กระดาษ สื่ออิเล็กทรอนิกส์ รูปภาพ ป้ายประกาศ เป็นต้น โดยรูปแบบที่ใช้จะต้องสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ อ่านออกได้ ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และสามารถเข้าถึงได้โดยสะดวก ทั้งนี้ประโยชน์ที่ได้จากการดูแลเอกสารโดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์คือ ง่ายต่อการปรับปรุงให้ทันสมัย การควบคุมการเข้าถึง และการดูแลให้มั่นใจว่าผู้ใช้งานทุกคนสามารถใช้เอกสารในรุ่นที่ถูกต้องได้ ตัวอย่างของเอกสารในระบบ ได้แก่
1. คำประกาศเกี่ยวกับนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
2. คำอธิบายเกี่ยวกับขอบเขตของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
3. คำอธิบายเกี่ยวกับโปรแกรม และหน้าที่ความรับผิดชอบ
4. ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
6. ข้อมูลกระบวนการ
7. แผนผังองค์กร
8. มาตรฐานทั้งภายในและภายนอกองค์กร
9. แผนฉุกเฉิน
10. บันทึกด้านสิ่งแวดล้อม เป็นต้น
5. การควบคุมเอกสาร
เอกสารต่าง ๆ ที่อยู่ในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะต้องได้รับการควบคุม เหมือนกันกับเอกสารในระบบอื่น ๆ เช่น ระบบบริหารคุณภาพ ระบบบริหารความปลอดภัย ทั้งนี้ การควบคุมเอกสาร จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารต่าง ๆ
1. ได้รับการชี้บ่ง ตามความเหมาะสมขององค์กร หน่วยงาน หน้าที่งาน กิจกรรม หรือบุคคลที่ติดต่อ
2. ได้รับการทบทวนเป็นระยะ ๆ และแก้ไขตามความจำเป็น รวมถึงได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจในการดำเนินการก่อนที่จะมีการนำเอกสารนั้น ๆ ไปใช้งาน
3. มีพร้อมในทุก ๆ สถานที่ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงาน เพื่อให้ระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล
4. ที่มีการยกเลิกการใช้งานแล้ว ได้ถูกนำออกจากทุก ๆ จุดที่มีการแจกจ่ายไป รวมถึงในจุดใช้งานโดยทันที แต่ในบางสถานการณ์ เช่น ตามข้อกฏหมาย หรือเพื่อรักษาความรู้องค์กรไว้ อาจจะต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่ยกเลิกการใช้งานไปแล้ว ก็จะมีการกำหนดแนวทางในการจัดเก็บไว้อย่างชัดเจนด้วย
ทั้งนี้ เอกสารจะได้รับการควบคุมอย่างมีประสิทธิผล โดยการ
• จัดทำรูปแบบของเอกสารที่เหมาะสม ที่มีหัวเรื่องที่เฉพาะ หมายเลข วันที่ การทบทวน ประวัติการทบทวน และอำนาจในการอนุมัติ
• มอบหมายให้มีการทบทวน และอนุมัติเอกสารในแต่ละรายการ ด้วยขีดความสามารถทางเทคนิคอย่างเพียงพอ และอำนาจในการอนุมัติขององค์กร
• การดูแลระบบการแจกจ่ายเอกสารอย่างมีประสิทธิผล
6. การควบคุมการปฏิบัติการ
องค์กร จะต้องมีการดำเนินการควบคุมการปฏิบัติการ เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายสิ่งแวดล้อม วัตถุประสงค์และเป้าหมายสิ่งแวดล้อม รวมถึงสอดคล้องตามข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้อง และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ อีกทั้งมีการจัดการกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญด้วย
ซึ่งในการวางแผนเพื่อให้การควบคุมการปฏิบัติการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลนั้น องค์กรจะต้องระบุถึงมาตรการควบคุมที่จำเป็น และจุดประสงค์ของมาตรการควบคุมนั้น ๆ โดยจะต้องกำหนดประเภทและระดับของมาตรการควบคุม ที่สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร ทั้งนี้ แนวทางการควบคุมการปฏิบัติการที่ได้เลือกไว้ จะต้องได้รับการบำรุงรักษา และประเมินผล เพื่อความมีประสิทธิผลอย่างต่อเนื่องด้วย
การระบุความจำเป็นสำหรับการควบคุมการปฏิบัติการ
องค์กรอาจจะต้องใช้การควบคุมการปฏิบัติการ สำหรับการ
1. จัดการกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญที่ได้ระบุไว้
2. ดูแลให้สอดคล้องตามข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้อง และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
3. บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายสิ่งแวดล้อม และดูแลให้มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องกับนโยบายสิ่งแวดล้อม รวมถึงความมุ่งมั่นในการป้องกันมลภาวะ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
4. การหลีกเลี่ยง หลือลดความเสี่ยงทางด้านสิ่งแวดล้อม
ในการระบุความจำเป็นสำหรับการควบคุมการปฏิบัติการ องค์กรควรพิจารณาถึงการปฏิบัติการทั้งหมด รวมถึงที่เกี่ยวกับงานด้านการบริหาร เช่น การจัดซื้อ การขาย การวิจัยและการพัฒนา การออกแบบและวิศวกรรม การปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การผลิต การบำรุงรักษา การวิเคราะห์ในห้องปฏิบัติการ และการจัดเก็บผลิตภัณฑ์ รวมถึงกระบวนการจากภายนอกองค์กร เช่น การส่งมอบผลิตภัณฑ์ และบริการ
นอกจากนั้น องค์กรจะต้องพิจารณาถึงผลกระทบของผู้ส่งมอบ หรือผู้รับจ้างช่วงที่มีต่อลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม ความสำเร็จของวัตถุประสงค์และเป้าหมาย และความสอดคล้องตามข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ด้วย โดยองค์กรจะต้องมีการกำหนดมาตรการควบคุมการปฏิบัติงานที่จำเป็น เช่น เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน ข้อสัญญาหรือข้อตกลงกับผู้ส่งมอบ รวมถึงการสื่อสารไปยังผู้ส่งมอบ หรือผู้รับจ้างช่วงตามความเหมาะสม
การจัดทำมาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน
มาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน สามารถจัดทำได้หลากหลายรูปแบบ เช่น วิธีการปฏิบัติงาน คู่มือการทำงาน การควบคุมทางกายภาพ การใช้บุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรมแล้ว หรือการผสมผสานของวิธีการต่าง ๆ โดยการเลือกใช้มาตรการควบคุมจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น ทักษะและประสบการณ์ของบุคลากรที่ปฏิบัติงาน ความซับซ้อนและความสำคัญทางด้านสิ่งแวดล้อมของการปฏิบัติงานนั้น ๆ
แนวทางโดยทั่วไปในการจัดทำมาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน จะประกอบด้วย
1. การเลือกวิธีการในการควบคุม
2. การเลือกเกณฑ์การปฏิบัติงานที่ยอมรับได้
3. การจัดทำวิธีการปฏิบัติงาน ที่กำหนดถึงแนวทางในการวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมการปฏิบัติงานนั้น ๆ
4. การจัดทำเอกสารวิธีการปฏิบัติงานในรูปแบบของคู่มือการทำงาน สัญลักษณ์ วิดีโอ ภาพถ่าย เป็นต้น
นอกจากวิธีการปฏิบัติงาน คู่มือการทำงาน และกลไกการควบคุมอื่น ๆ แล้ว มาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน ยังรวมไปถึงการจัดให้มีการวัด และการประเมินผล รวมถึงการพิจารณาความสอดคล้องตามเกณฑ์การปฏิบัติงานที่กำหนดด้วย
การควบคุมการปฏิบัติงาน ยังรวมไปถึงการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับมาตรการควบคุมนั้น ๆ เพื่อให้มั่นใจได้ว่ามีการดำเนินการควบคุมการปฏิบัติงานตามที่ได้วางแผนไว้ และเมื่อมีการกำหนดมาตรการควบคุมการปฏิบัติงานแล้ว องค์กรจะต้องจัดให้มีการเฝ้าติดตามประเมินผลการใช้งานอย่างต่อเนื่องของมาตรการควบคุมนั้น ๆ รวมถึงความมีประสิทธิผลของการควบคุม และดำเนินการปฏิบัติการแก้ไขตามความจำเป็น
7. การเตรียมการรับมือและการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน
องค์กรจะต้องกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ในการระบุถึงสถานการณ์เหตุฉุกเฉิน และอุบัติเหตุที่อาจจะเกิดขึ้น ซึ่งสามารถส่งผลกระทบในทางลบต่อสิ่งแวดล้อม รวมถึงการดำเนินการตอบสนอง และบรรเทาภัยอย่างเหมาะสม ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์เหล่านั้นขึ้น ทั้งนี้ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และมาตรการควบคุมที่เกี่ยวข้อง จะครอบคลุมถึง
1. อุบัติเหตุที่ทำให้เกิดการรั่วไหลออกสู่บรรยากาศ
2. อุบัติเหตุที่ทำให้เกิดการปล่อยลงสู่แหล่งน้ำ และดิน
3. ผลกระทบที่มีต่อสิ่งแวดล้อม และระบบนิเวศจากอุบัติเหตุที่เกิดขึ้น
ทั้งนี้ การจัดขั้นตอนการปฏิบัติงาน สำหรับการเตรียมความพร้อมและการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้น จะพิจารณาถึง
1. ลักษณะของอันตรายที่เกิดขึ้น (เช่น ของเหลวที่ติดไฟได้ ถังจัดเก็บ แก๊สแรงดันบีบอัด และมาตรการในการดำเนินการหากเกิดการรั่วไหล หรือเกิดอุบัติเหตุขึ้น)
2. โอกาสหรือความน่าจะเป็นที่จะเกิดเหตุฉุกเฉิน หรืออุบัติเหตุ
3. โอกาสสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน หรืออุบัติเหตุที่จะเกิดขึ้นกับสถานที่ใกล้เคียง (เช่น โรงงาน ถนน ทางรถไฟ)
4. วิธีการที่เหมาะสมที่สุดที่นำมาใช้ในการรับมือกับอุบัติเหตุ หรือสถานการณ์ฉุกเฉิน
5. การดำเนินที่จำเป็นเพื่อลดความเสียหายที่เกิดกับสิ่งแวดล้อมให้มีน้อยที่สุด
6. การฝึกอบรมให้กับบุคลากรที่รับมือกับเหตุฉุกเฉิน
7. การจัดองค์กร และหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวกับเหตุฉุกเฉิน
8. เส้นทางการอพยพ และจุดรวมพล (Assembly Points)
9. รายชื่อของบุคคลที่สำคัญ และหน่วยงานที่ให้ความช่วยเหลือ รวมถึงรายละเอียดการติดต่อ (เช่น หน่วยงานดับเพลิง งานบริการทำความสะอาดการรั่วไหล)
10. ความเป็นไปได้ของการให้ความช่วยเหลือจากหน่วยงานโดยรอบ
11. แผนการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร
12. การดำเนินการรับมือ และบรรเทาภัยจากอุบัติเหตุ หรือสถานการณ์ฉุกเฉินในรูปแบบที่แตกต่างออกไป
13. การทดสอบขั้นตอนการปฏิบัติงานในการรับมือเหตุฉุกเฉินเป็นระยะ ๆ
14. ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุอันตราย รวมถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นของวัตถุนั้น ๆ ที่มีต่อสิ่งแวดล้อม และมาตรการเมื่อเกิดอุบัติเหตุขึ้น
15. แผนการฝึกอบรม และการทดสอบเพื่อความมีประสิทธิผล
16. กระบวนการสำหรับการประเมินภายหลังเกิดอุบัติเหตุ เพื่อกำหนดการปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action) และการปฏิบัติการป้องกัน (Preventive Action) ต่อไป
การตรวจสอบ
การตรวจสอบ จะประกอบด้วย การวัด (Measurement) การติดตาม (Monitoring) และการประเมินผล (Evaluation) ของผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร รวมถึงการปฏิบัติการป้องกัน (Preventive Action) ซึ่งจะนำมาใช้ในการระบุ และป้องกันปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น และการปฏิบัติการแก้ไข ซึ่งจะเป็นการชี้บ่ง และการแก้ไขปัญหาในระบบการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม
ทั้งนี้ กระบวนการในการระบุถึงความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และการดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข หรือการปฏิบัติการป้องกัน จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการ และดูแลระบการจัดการสิ่งแวดล้อมได้ดังที่ต้องการ ส่วนการจัดเก็บบันทึกและการจัดการบันทึกอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยในการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับแหล่งที่มาของข้อมูลสารสนเทศสำหรับการปฏิบัติงาน และผลลัพธ์ของการจัดการสิ่งแวดล้อม ในขณะที่การตรวจประเมินระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง จะช่วยองค์กรในการทวนสอบความถูกต้อง ว่าระบบได้รับการออกแบบ และปฏิบัติการสอดคล้องกับแผนงานที่ได้กำหนดไว้หรือไม่
1. การติดตามประเมินผล และการวัด
องค์กรจะต้องมีแนวทางอย่างเป็นระบบสำหรับการวัด และการติดตามประเมินผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม โดยการติดตามประเมินผล จะรวมถึงการรวบรวมข้อมูล ทั้งที่ได้จากการวัด และจากการสังเกตการณ์ตลอดเวลา โดยการวัดอาจจะเป็นเชิงคุณภาพ หรือเชิงปริมาณก็ได้ ทั้งนี้ การติดตามประเมินผล และการวัดสามารถนำมาใช้ได้หลาย ๆ จุดประสงค์ในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม เช่น
1. การติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินการตามนโยบาย ความสำเร็จของวัตถุประสงค์แและเป้าหมาย และการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง
2. การจัดทำข้อมูลสารสนเทศที่ระบุถึงลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ
3. การติดตามการปล่อย หรือระบายออกสู่ภายนอก (Emission or Discharge) ที่สอดคล้องตามข้อกฏหมาย หรือข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
4. การเฝ้าติดตามปริมาณการใช้น้ำ พลังงาน หรือวัตถุดิบเพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด
5. การจัดเตรียมข้อมูล เพื่อสนับสนุนหรือประเมินมาตรการควบคุม
6. การจัดเตรียมข้อมูล สำหรับการประเมินผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
7. การจัดเตรียมข้อมูล สำหรับการประเมินผลการดำเนินงานของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
ทั้งนี้ องค์กรควรจะมีการวางแผนว่าจะทำการวัดอะไรบ้าง ที่ไหน และเมื่อไรที่จะต้องมีการวัด รวมถึงวิธีการวัดที่จะนำมาใช้งาน นอกจากนั้น จะต้องมีการระบุถึงคุณลักษณะที่สำคัญของกระบวนการ และกิจกรรมที่จะสามารถทำการวัด และให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อไป
ในการวัด ควรจะดำเนินการภายใต้สภาวะที่ควบคุมกับกระบวนการที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจได้ถึงผลลัพธ์ที่ถูกต้อง เช่น มีการสอบเทียบหรือทวนสอบความถูกต้องอย่างเพียงพอสำหรับเครื่องมือที่นำมาใช้ในการวัด หรือการเฝ้าติดตาม รวมถึงการใช้บุคลากรที่มีคุณสมบัติอย่างเพียงพอ และการใช้วิธีการควบคุมคุณภาพที่เหมาะสม
ในกรณีที่จำเป็นที่จะต้องสร้างความมั่นใจในผลลัพธ์ที่ถูกต้อง เครื่องมือวัดจะต้องได้รับการสอบเทียบ หรือทวนสอบในช่วงเวลาที่กำหนด หรือก่อนที่จะนำมาใช้งาน เทียบกับมาตรฐานการวัดที่สามารถสอบกลับไปยังมาตรฐานระดับชาติหรือนานาชาติได้ ในกรณีที่ไม่มีมาตรฐานดังกล่าว แนวทางที่ใช้ในการสอบเทียบจะต้องได้รับการบันทึกไว้ด้วย วิธีการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการดำเนินการวัด และการเฝ้าติดตาม จะช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในการวัด และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลที่ได้
ทั้งนี้ ผลของการวัด และการเฝ้าติดตาม จะต้องได้รับการวิเคราะห์ และนำมาใช้ในการระบุถึงความสำเร็จ และพื้นที่ที่จะต้องมีการแก้ไข หรือปรับปรุงต่อไป
2. การประเมินความสอดคล้อง
องค์กรจะต้องมีการกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ในการประเมินความสอดคล้องตามข้อกฏหมายเป็นระยะ ๆ ในประเด็นที่เกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม โดยจะต้องมีการบันทึกผลลัพธ์ของการประเมินนี้ไว้ด้วย ทั้งนี้วิธีการที่สามารถนำมาใช้ในการประเมินความสอดคล้อง จะประกอบด้วย
1. การตรวจประเมิน (Audit)
2. การทบทวนเอกสาร และบันทึก
3. การตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงาน
4. การสัมภาษณ์
5. การทบทวนโครงการ หรือการทำงาน
6. การวิเคราะห์ตัวอย่าง หรือผลของการทดสอบตัวอย่าง หรือการสุ่มทดสอบเพื่อยืนยันความถูกต้อง
7. การสังเกตโดยตรง หรือการสำรวจสถานที่ปฏิบัติงาน
ทั้งนี้ องค์กรจะต้องมีการกำหนดความถี่ และวิธีการสำหรับการประเมินความสอดคล้องที่เหมาะสมกับขนาด ประเภท และความซับซ้อน โดยการกำหนดความถี่อาจจะพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น ผลการดำเนินงานด้านความสอดคล้องที่ผ่านมา หรือข้อกฏหมายเฉพาะ
นอกจากนั้น การประเมินความสอดคล้องตามข้อกฏหมายนี้ สามารถนำไปบูรณาการเข้ากับกิจกรรมการตรวจประเมินอื่น ๆ ก็ได้ โดยอาจจะนำไปรวมเข้ากับการตรวจประเมินระบบบริหารคุณภาพ การประเมินอาชีวอนามัยและความปลอดภัย หรือการตรวจสอบ หรือการประกันคุณภาพแก้ได้ตามความเหมาะสม
ในส่วนของการประเมินความสอดคล้องกับข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ องค์กรอาจจะมีการกำหนดกระบวนการในการดำเนินการประเมินดังกล่าวแยกออกต่างหาก หรืออาจจะนำไปรวมเข้ากับการประเมินความสอดคล้องตามข้อกฏหมาย หรือกับกระบวนการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร หรือกับกระบวนการประเมินอื่น ๆ ก็ได้
3. ความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด การปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน
ในการดำเนินการระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมให้เกิดประสิทธิผล องค์กรจะต้องมีวิธีการอย่างเป็นระบบในการระบุถึงความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้น และที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงการดำเนินการแก้ไข การปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน โดยตัวอย่างของสถานการณ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด จะประกอบด้วย
1. ผลการดำเนินงานของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
1.1 ความล้มเหลวในการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายสิ่งแวดล้อม
1.2 ความล้มเหลวในการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม เช่น หน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินให้ได้ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด หรือการเตรียมความพร้อมรับมือกับเหตุฉุกเฉิน
1.3 ความล้มเหลวในการประเมินความสอดคล้องกับข้อกฏหมายอย่างเป็นระยะ ๆ
2. ผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม
2.1 การลดการใช้พลังงานไม่ได้ตามเป้าหมาย
2.2 ไม่ได้มีการดำเนินการบำรุงรักษาตามตารางเวลาที่กำหนดไว้
2.3 การดำเนินการไม่ได้ตามเกณฑ์การปฏิบัติงาน (เช่น ขอบเขตที่ได้รับอนุญาต)
นอกจากนั้น กระบวนการตรวจประเมินภายในของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะเป็นอีกแนวทางหนึ่งสำหรับการระบุความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้นในระบบ ทั้งนี้ การระบุถึงความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดควรจะระบุให้เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคน ที่อยู่ใกล้ชิดกับการทำงานที่เกิดปัญหา หรืออาจจะเกิดปัญหาได้
เมื่อมีการระบุถึงความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไป จะเป็นการสำรวจและวิเคราะห์ เพื่อพิจารณาหาสาเหตุของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนั้น ๆ เพื่อดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข นอกเหนือจากการดำเนินการเพื่อเป็นการบรรเทาปัญหาที่เกิดขึ้น ให้กลับสู่สภาพการทำงานปกติ การปฏิบัติการแก้ไขจะเป็นการดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำอีก (การขจัดที่สาเหตุ) โดยรูปแบบการดำเนินการและกรอบเวลา จะต้องเหมาะสมกับลักษณะของความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และผลกระทบที่มีต่อสิ่งแวดล้อม
ในกรณีที่พบว่ามีแนวโน้มที่จะเกิดความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดขึ้น จะต้องมีการดำเนินการปฏิบัติการป้องกัน เพื่อป้องกันไม่ให้ความไม่สอดคล้องนั้นเกิดขึ้นได้ ทั้งนี้ โอกาสที่จะเกิดความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดนั้น สามารถพิจารณาได้จาก การนำผลที่ได้ของการปฏิบัติการแก้ไขไปใช้กับส่วนอื่น ๆ ที่มีกิจกรรมคล้าย ๆ กัน หรือจากการพิจารณาแนวโน้มของผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้น หรือจากการวิเคราะห์สภาพการปฏิบัติงานที่เป็นอันตราย
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่จัดทำขึ้น เพื่อระบุถึงความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้น และที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงการปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสม่ำเสมอของกระบวนการ โดยจะต้องมีการระบุถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจดำเนินการ และขั้นตอนการดำเนินงานตั้งแต่การวางแผน ไปจนถึงการดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน
ในกรณี การดำเนินการส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ก็จะต้องมีการปรับปรุงเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงการฝึกอบรม และบันทึกต่าง ๆ ให้ทันสมัย และได้รับการอนุมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงนั้นได้มีการสื่อสารไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้รับรู้ด้วย
4. การควบคุมบันทึก
บันทึก จะเป็นสิ่งที่ใช้แสดงหลักฐานของการปฏิบัติงาน และผลลัพธ์ของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยลักษณะที่สำคัญของบันทึกคือ ความเป็นถาวร ไม่มีการปลี่ยนแปลงแก้ไข ดังนั้น องค์กรควรจะกำหนดว่าบันทึกอะไรบ้างที่จำเป็นจะต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิผล โดยบันทึกในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะประกอบด้วย
1. ข้อมูลแสดงความสอดคล้องตามข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก
2. รายละเอียดของความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด และการปฏิบัติการแก้ไข
3. ผลลัพธ์ของการตรวจประเมินระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
4. ข้อมูลที่เกี่ยวกับคุณสมบัติทางด้านสิ่งแวดล้อม (Environmental Attributes) ของผลิตภัณฑ์ (เช่น ส่วนผสมทางเคมี และคุณสมบัติ)
5. หลักฐานที่แสดงถึงความสำเร็จของวัตถุประสงค์ และเป้าหมายทางด้านสิ่งแวดล้อม
6. ข้อมูลการเข้าร่วมในการฝึกอบรม
7. การได้รับอนุญาต ใบอนุญาต หรือในรูปแบบอื่น ๆ ของการได้รับการอนุมัติทางกฏหมาย
8. ผลของการตรวจสอบ และการสอบเทียบเครื่องมือวัด
9. ผลของมาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน (การบำรุงรักษา การออกแบบ การผลิต)
องค์ประกอบที่สำคัญของการควบคุมบันทึกด้านสิ่งแวดล้อมอย่างมีประสิทธิผล จะประกอบด้วย การชี้บ่ง การรวบรวม การจัดทำดัชนี การจัดทำแฟ้มข้อมูล การจัดเก็บ การบำรุงรักษา การนำกลับมาใช้ และการทำลายบันทึกที่ยกเลิกการใช้งานแล้ว
5. การตรวจประเมินภายใน
การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมขององค์กร จะถูกดำเนินการตามช่วงเวลาที่ได้มีการวางแผนไว้ เพื่อพิจารณาและจัดทำข้อมูลเสนอให้กับฝ่ายบริหาร ว่าระบบได้รับการจัดเตรียม นำไปปฏิบัติ และดูแลรักษาตามที่ได้มีการกำหนดไว้หรือไม่ รวมถึงยังเป็นการดำเนินการ เพื่อระบุถึงโอกาสในการปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมขององค์กรให้ดีขึ้น
ทั้งนี้ องค์กรจะต้องมีการจัดทำโปรแกรมสำหรับการตรวจประเมิน เพื่อควบคุมการวางแผน และการดำเนินการตรวจประเมิน ให้ได้ตามวัตถุประสงค์ของโปรแกรม โดยการจัดโปรแกรมจะขึ้นอยู่กับลักษณะของการปฏิบัติงานขององค์กร ลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม และผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงผลของการตรวจประเมินที่ผ่านมา และปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
ในการตรวจประเมินแต่ละครั้ง อาจจะไม่ครอบคลุมระบบทั้งหมด แต่ตลอดทั้งโปรแกรมการตรวจประเมินควรจะมั่นใจได้ว่าทุก ๆ หน่วยงาน และหน้าที่งานในองค์กร รวมถึงองค์ประกอบทั้งหมดของระบบงาน และขอบเขตทั้งหมดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมได้รับการตรวจประเมินอย่างครบถ้วน
การตรวจประเมินจะต้องได้รับการวางแผน และดำเนินการโดยผู้ตรวจประเมินที่เป็นกลาง และมีความยุติธรรม ภายใต้ความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคตามความเหมาะสม ซึ่งคัดเลือกมาจากภายในองค์กร ทั้งนี้ ผู้ตรวจประเมินจะต้องมีความสามารถอย่างเพียงพอ เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ และขอบเขตของการตรวจประเมิน รวมถึงสร้างความเชื่อมั่นในผลลัพธ์ของการตรวจประเมินที่ได้
ผลลัพธ์ที่ได้ของการตรวจประเมินภายในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะอยู่ในรูปแบบของรายงาน ซึ่งจะนำมาใช้ในการแก้ไข หรือป้องกันความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้นหรืออาจจะเกิดขึ้น และจะเป็นปัจจัยนำเข้าสำหรับการทบทวนโดยฝ่ายบริหารต่อไป
การทบทวนและการปรับปรุง
ในส่วนนี้ จะระบุให้องค์กรดำเนินการการทบทวน และปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายเพื่อเป็นการปรับปรุงผลการดำเนินงานทางด้านสิ่งแวดล้อมโดยรวม
1. การทบทวนระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร จะต้องทำการทบทวนระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมตามช่วงเวลาที่ได้กำหนดไว้ เพื่อประเมินถึงความเหมาะสม ความเพียงพอ และความมีประสิทธิผลอย่างต่อเนื่องของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยการทบทวนจะครอบคลุมถึงประเด็นทางด้านสิ่งแวดล้อมของกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และการบริการ ที่อยู่ในขอบเขตของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
ปัจจัยนำเข้าสำหรับการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร จะประกอบด้วย
1. ผลลัพธ์ของการตรวจประเมินภายใน และการประเมินความสอดคล้องตามข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้อง และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
2. การสื่อสารจากหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อร้องเรียนทางด้านสิ่งแวดล้อมที่เกิดขึ้น
3. ผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
4. ความสำเร็จของวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
5. สถานะของการปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน
6. การติดตามการดำเนินงานจากการทบทวนโดยฝ่ายบริหารที่ผ่านมา
7. การเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ ประกอบด้วย
• การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ กิจกรรม และการบริการ
• ผลของการประเมินด้านสิ่งแวดล้อมจากการพัฒนาใหม่ หรือตามแผนงานที่วางไว้
• การเปลี่ยนแปลงของข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
• มุมมองของหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
• บทเรียนที่เกิดขึ้นจากเหตุฉุกเฉิน และอุบัติเหตุที่เกิดขึ้น
8. ข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงระบบ
ส่วนผลลัพธ์ของการทบทวนระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะประกอบด้วยการตัดสินใจ และการดำเนินงานที่เกี่ยวกับ
• ความเหมาะสม ความเพียงพอ และความมีประสิทธิผลของระบบ
• การเปลี่ยนแปลงทางกายภาพ บุคลากร และด้านการเงิน
• การดำเนินการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของนโยบาย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และองค์ประกอบอื่น ๆ ของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
ทั้งนี้ บันทึกของการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร อาจจะอยู่ในรูปของสำเนารายงานการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วมทบทวน วัสดุหรือเอกสารที่นำเสนอ และบันทึกการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร
2. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จะเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างมากต่อระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยจะดำเนินการผ่านช่องทางความสำเร็จของวัตถุประสงค์ และเป้าหมายทางด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงการปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบให้ดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง
โอกาสสำหรับการปรับปรุงระบบ
องค์กรจะต้องจัดให้มีการประเมินผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง รวมถึงผลการดำเนินงานของกระบวนการต่าง ๆ ในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม เพื่อระบุถึงโอกาสในการปรับปรุง โดยผู้บริหารระดับสูงควรจะเข้ามามีส่วนร่วมโดยตรงในการประเมินผ่านกระบวนการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
นอกจากนั้น ความไม่มีประสิทธิภาพของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม (รวมถึงความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนดที่เกิดขึ้น และที่อาจจะเกิดขึ้น) ยังจะช่วยในการระบุถึงโอกาสในการปรับปรุงระบบ ดังนั้น องค์กรไม่เพียงแต่จะต้องรู้ว่าความไม่มีประสิทธิภาพอะไรที่เกิดขึ้น แต่ยังต้องรู้ว่าทำไมจึงเกิดขึ้น จึงจะสามารถทำการวิเคราะห์ถึงสาเหตุหลักของความไม่มีประสิทธิภาพของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมนั้น ๆ ได้
ทั้งนี้ แหล่งที่มาของสารสนเทศสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ได้แก่
1. ประสบการณ์ที่ได้จากการปฏิบัติการแก้ไข และการปฏิบัติการป้องกัน
2. การเปรียบเทียบกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practices) จากภายนอกองค์กร
3. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อกฏหมาย รวมถึงข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
4. ผลของการตรวจประเมินความสอดคล้อง และระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
5. ผลของการติดตามประเมินผลคุณลักษณะที่สำคัญของการปฏิบัติงาน
6. ผลลัพธ์ที่ได้ของวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
7. มุมมองของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงจากพนักงาน ลูกค้า และผู้ส่งมอบ
การดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เมื่อได้มีการระบุถึงโอกาสในการปรับปรุงแล้ว ขั้นตอนถัดไปจะต้องนำมาประเมิน เพื่อกำหนดถึงสิ่งที่จะต้องดำเนินการ โดยการดำเนินการในการปรับปรุงจะต้องได้รับการวางแผน และการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมจะต้องสอดคล้องกันกับแผนงานดังกล่าว ตัวอย่างของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อระบบสิ่งแวดล้อม ได้แก่
1. การจัดทำกระบวนการสำหรับการประเมินวัสดุใหม่ เพื่อส่งเสริมการใช้วัสดุที่ไม่เป็นอันตราย
2. การปรับปรุงกระบวนการขององค์กรในการระบุถึงข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้องทางด้านสิ่งแวดล้อม
3. การปรับปรุงการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวัสดุ และการเคลื่อนย้าย เพื่อลดความสูญเปล่าที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กร
4. การนำเสนอกระบวนการในการบำบัดน้ำเสีย เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่
5. การออกแบบเส้นทางการขนส่งใหม่ เพื่อลดการใช้พลังงาน
6. การกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย ในการดำเนินการทดแทนพลังงานในการปฏิบัติงานหม้อไอน้ำ และการลดการปล่อยพลังงานอนุภาค (Particulate Emission)
บทสรุป
จากที่อธิบายมาทั้งหมด จะเห็นได้ว่าเนื้อหาของมาตรฐาน ISO 14004 จะเป็นส่วนขยายภาพของการดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO 14001 ให้ชัดเจนขึ้น เพื่อให้การบริหารจัดการสิ่งแวดล้อมขององค์กร สามารถพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ไม่ก่อให้เกิดปัญหาหรือมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อม และสามารถนำระบบไปบูรณาการเข้ากับระบบการจัดการอื่น ๆ ขององค์กรไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดการคุณภาพ หรือการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กรต่อไป
สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.
ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด
Thailandindustrycom_official
