เนื้อหาวันที่ : 2010-11-05 15:27:18 จำนวนผู้เข้าชมแล้ว : 35735 views

Lean Procurement: การจัดหาและจัดซื้อแบบลีน

การจัดหาและจัดซื้อ (Procurement) เป็นหน้าที่สำคัญอีกหน้าที่หนึ่ง ที่องค์กรจะต้องดำเนินการและจะขาดกิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้ มิฉะนั้นจะส่งผลให้การดำเนินงานต่าง ๆ ขององค์กรและโซ่อุปทานหยุดชะงักทันที เพราะการจัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบและเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการและกิจกรรมสนับสนุนในการดำเนินงานขององค์กรเปรียบเสมือนเป็นแหล่งจ่ายเลือดเข้าสู่เส้นเลือดในการหล่อเลี้ยงส่วนต่าง ๆ ขององค์กร

ทวีศักดิ์ จุลแก้ว
ดร.วิทยา สุหฤทดำรง*
*ภาควิชาวิศวกรรมอุตสาหการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

.

.

การจัดหาและจัดซื้อ (Procurement) เป็นหน้าที่สำคัญอีกหน้าที่หนึ่ง ที่องค์กรจะต้องดำเนินการและจะขาดกิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้ มิฉะนั้นจะส่งผลให้การดำเนินงานต่าง ๆ ขององค์กรและโซ่อุปทานหยุดชะงักทันที

.

เพราะการจัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบและเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการและกิจกรรมสนับสนุนในการดำเนินงานขององค์กรเปรียบเสมือนเป็นแหล่งจ่ายเลือดเข้าสู่เส้นเลือดในการหล่อเลี้ยงส่วนต่าง ๆ ขององค์กร ซึ่งนอกจากจะต้องมีความถูกต้อง มีอยู่ในจังหวะเวลาที่เหมาะสมแล้ว ปริมาณจำนวน สถานที่ และราคา จะต้องมีความเหมาะสมด้วย

.

ดังนั้นหน้าที่ในการบริหารจัดการงานด้านพัสดุเหล่านี้ของฝ่ายจัดหาจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อการประหยัดต้นทุนและสร้างผลกำไรให้แก่องค์กร ได้เท่า ๆ กับกรรมวิธีการผลิตของฝ่ายผลิตหรือการขายของฝ่ายขายที่มีประสิทธิภาพได้เช่นเดียวกัน

.

การจัดหาและการจัดซื้อ

การจัดหานั้น เป็นกิจกรรมส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการงานพัสดุ ซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่ การคัดเลือกแหล่งผลิตหรือผู้จัดหาวัตถุดิบ การกำหนดระยะเวลาในการจัดซื้อ จนถึงการกำหนดคุณภาพ และปริมาณของวัตถุดิบหรือสินค้าอื่น ๆ ที่จะทำการจัดซื้อ ครอบคลุมไปถึงการวางแผน และการวางนโยบายในกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่ทำให้ได้มาซึ่ง ตัวสินค้าหรือบริการ (Goods or Services) และจัดการ การไหล (Flow) ของสินค้าหรือบริการ นั้น ๆ ให้เป็นไปตามนโยบายที่วางไว้

.

ซึ่งกิจกรรมหลักหนึ่งนั้น ก็คือ การจัดซื้อ (Purchasing) หน้าที่ของการจัดซื้อก็คือ ทำการซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ เพื่อที่จะนำมาแปรสภาพจากวัตถุดิบ (Raw Material) เป็นผลิตภัณฑ์/สินค้ากึ่ง-สำเร็จรูป (Semi-Finished Product) หรือสินค้าสำเร็จรูป (Finished Product) และนำมาใช้ในการสนับสนุน (Support Materials) ในการดำเนินการขององค์กร   

.

เช่น วัตถุดิบ เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ ที่ใช้ในการผลิต คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล อุปกรณ์ที่ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งหน้าที่ในการจัดซื้อนั้น ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ อีกมากมาย เช่น รวบรวมแหล่งขาย ทำการพยากรณ์ราคา งานทางด้านเอกสารที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดระบบการติดตามคำสั่งซื้อ ตรวจสอบพัสดุ ทำการจัดส่งพัสดุ การเก็บรักษาพัสดุ เป็นต้น    

.

ดังนั้น การจัดซื้อ จึงเป็นกิจกรรรมที่รับผิดชอบและประกันว่า สินค้า/บริการ หรือวัตถุดิบและเครื่องมือ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิต และสนับสนุนในการดำเนินการขององค์กร นั้นมีพร้อมอยู่เสมอ ไม่ขาดช่วง และต้นทุนรวมต่ำสุด บรรลุผลตามแผน หรือตามนโยบายของการจัดหาจัดซื้อที่องค์กรได้วางไว้

.
ปัญหาในการจัดหาจัดซื้อ

การจัดหาจัดซื้อ จะทำหน้าที่ในการติดต่อ ประสานงานกันระหว่างผู้จัดหาวัตถุดิบ (Supplier) ในโซ่อุปทานกับองค์กร ซึ่งเป็นส่วนที่ทำการเชื่อมต่อระหว่างแหล่งวัตถุดิบต่าง ๆ ขององค์กรเพื่อที่จะทำการสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุผล ซึ่งต้องมีการประสานงานที่สอดคล้องกันในทุก ๆ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบ เพื่อความรวดเร็วในของการไหลของทั้งวัตถุดิบและข้อมูลระหว่างคู่ค้า ส่งผลให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

.

จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อวัตถุดิบ ซึ่งเริ่มตั้งแต่การแสดงความต้องการวัตถุดิบของเจ้าหน้าที่ในองค์กร ซึ่งถ้าหากวัตถุดิบในคลังสินค้า มีไม่พอหรือไม่มี เจ้าหน้าที่จะต้องแสดงความต้องการขอสั่งซื้อผ่านฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อทำการออกใบสั่งซื้อ ส่งไปยังผู้จัดหาวัตถุดิบ ผู้จัดหาวัตถุดิบก็จะทำการส่งวัตถุดิบมายังองค์กร องค์กรก็ส่งพัสดุหรือวัตถุดิบเหล่านั้นให้กับเจ้าหน้าที่ต่อไป

.

รูปที่ 1 ระบบการจัดซื้อ

.

จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นถึงกระบวนการในการดำเนินงานของการจัดซื้อ ซึ่งจะเห็นว่า มีขั้นตอนในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานหลายฝ่ายทั้งในและนอกองค์กร และปัจจุบันการจัดหาจัดซื้อมีความซับซ้อนมากขึ้น อันเนื่องจากรอบเวลาในการดำเนินงานของการจัดซื้อที่สูง

.

การมีขั้นตอนที่ยุ่งยากซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย เอกสารในการดำเนินการมีจำนวนมาก ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการจัดส่ง สินค้า วัตถุดิบ ให้กับลูกค้าไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร

.

ในรูปที่ 2 แสดงให้เห็นถึงความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร อันเนื่องมาจากการบริหารจัดการ การจัดหาจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การออกแบบกระบวนการจัดหาจัดซื้อที่ไม่เหมาะสม ขั้นตอนในการดำเนินงานที่ยุ่งยากซับซ้อน

.

การออกใบสั่งซื้อนั้นจะต้องผ่านการอนุมัติจากหลายฝ่ายส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการอนุมัติ และการเกิดความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนในการดำเนินการ เช่น ความผิดพลาดในการร่างใบสั่งซื้อ ความผิดพลาดในการชำระเงิน เป็นต้น และจากความสูญเปล่า หรือปัญหา ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ส่งผลให้เกิดความสูญเสียแก่บริษัท ไม่ว่าจะเป็นในด้านของ ต้นทุน เวลา และการให้บริการแก่ลูกค้า รวมถึงภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือขององค์กรเอง

.

รูปที่ 2 ความสูญเปล่าในการจัดหาและจัดซื้อ

.

หลักการแนวคิดแบบลีนและการจัดหาจัดซื้อ

หลักการแนวคิดแบบลีน (Lean Thinking) เป็นอีกหลักการหนึ่งที่หลาย ๆ องค์กรทั่วโลกให้การยอมรับในการที่ จะลดและกำจัดความสูญเปล่า (Waste) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการดำเนินงานต่าง ๆ ภายในองค์กรและทำให้เกิดการไหลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลให้เกิดการการลดค่าใช้จ่าย และรอบเวลาในการดำเนินงาน ลดค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน ลดสินค้าคงคลัง ทำให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น

.

ซึ่งหลักการแนวคิดแบบลีน ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การกำจัดความสูญเปล่าในกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุก ๆ กิจกรรมภายในองค์กร ซึ่งที่ผ่านมานั้นหลาย ๆ องค์กร มีการนำแนวคิดแบบลีนไปใช้ในกระบวนการผลิตอย่างแพร่หลาย ซึ่งผลที่ออกมา สามารถลดปริมาณของสินค้าคงคลัง และจำนวนของเสียได้มากกว่า 90% สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ลดต้นทุนโดยรวมทั้งหมดได้ถึง 50 %

.

ดังนั้น ถ้าหากเรานำแนวคิดแบบลีนมาใช้ในการกำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อ จะส่งผลให้ความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร อันเนื่องมาจากการบริหารจัดการ การจัดหาจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพหมดไป สามารถลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการการจัดหาจัดซื้อ และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่องค์กร

.
การจัดหาจัดซื้อแบบลีน

Lean Procurement เป็นแนวคิดหรือหลักการในการจัดการกับความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาทั้งภายในและระหว่างองค์กรโดยการนำเทคนิคแบบลีนและเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ มาช่วยในการพัฒนาเพื่อลดความสูญเปล่าไม่ว่าจะเป็นการออกแบบกระบวนการจัดซื้อจัดหาที่ไม่เหมาะสม    

.

การรอคอยที่ยาวนานเกินความจำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการจัดซื้อจัดหา การคงคลังสินค้าเกินความต้องการ การจัดส่งหรือเคลื่อนย้ายใบ PR (Purchasing Required) ใบ PO (Purchasing Order) หรือวัตถุดิบสินค้าต่าง ๆ ทั้งภายในและระหว่างองค์กรเกินความจำเป็น การเกิดความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เป็นต้น 

.
          การนำแนวคิดแบบลีน 5 หลักการ มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดหา

          1. การระบุคุณค่า (Focus on Value) ระบุคุณค่าในทุก ๆ กิจกรรมที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาว่าคุณค่าของกิจกรรมนั้นอยู่ที่ใด ตรงตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่ ในการระบุคุณค่านั้นจำเป็นต้องมองในมุมมองของลูกค้า (Customer’s Perspective)

.

          2. การวิเคราะห์แสดงผังสายธารคุณค่า (Analyze the Value Stream) เป็นการนำเสนอกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาด้วยแผนผัง ตั้งแต่การแสดงความต้องการในการขอสั่งซื้อจากเจ้าหน้าที่ผู้ขอซื้อไปยังฝ่ายจัดซื้อ

.

จนกระทั่งได้รับ สินค้าหรือวัตถุดิบที่สั่ง ผังสายธารคุณค่าจะแสดงให้เห็นถึงการไหลของข้อมูล และกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดคุณค่า และไม่เกิดคุณค่า ทำให้สามารถมองเห็น ความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการ ซึ่งทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีความสูญเปล่าถูกกำจัดออกไป  

.

                    2.1 การลดหรือกำจัดความสูญเปล่า (Eliminate Wastes) ทั้ง 7 ประการ (Over Production, Rework, Motion, Excess Transportation, Excess Inventory, Over Processing, Waiting) กำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกิจกรรมต่างๆ ของกระบวนการจัดซื้อจัดหาโดยประยุกต์ 7 Waste จาก Lean Manufacturing ที่คล้ายคลึงกัน มาเป็นความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหา

.

                    2.2 สร้างการร่วมมือกันทางธุรกิจในการจัดซื้อจัดหา (Build effective collaborative supplier relationships) เพื่อเอื้อประโยชน์ให้กับองค์กร และผู้จัดหาวัตถุดิบ โดยประสานงานร่วมกัน ผ่านระบบการจัดซื้อจัดหาแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-procurement) เป็นพื้นฐาน รวมไปถึงการสร้างความไว้วางใจ ให้ความช่วยเหลือ ซึ่งกันและกัน (Trust and Friendly) ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

.

                    2.3 ลดขั้นตอน ๆ ที่ยุ่งยากเกี่ยวกับการจัดการหรือการบริหารลง (Reduce Administrative Tasks)

.

          3. การทำให้ขั้นตอนทั้งหมดที่สร้างคุณค่า การไหล สำหรับ ผลิตภัณฑ์ และข้อมูล (Try to Create Flow for Products and Data) กำจัดความสูญเปล่าหรือคอขวดในส่วนของการบริหารหรือของฝ่ายบริหาร (Eliminate Bottlenecks in Administration) เช่น การเห็นด้วย การอนุญาต (Approvals) การไต่ถาม สอบถาม การสืบสวน (Status Inquiries) ที่ไม่จำเป็นออกไป

.

          4. ทำให้เกิดการดึง คุณค่าจากกิจกรรมของลูกค้า (Establish Pull from the Customer) จะไม่มีการจัดซื้อจัดหาเกิดขึ้นจนกว่าจะมีการขอสั่งซื้อจากเจ้าหน้าที่ผู้ขอซื้อ จะไม่มีการจัดซื้อจัดหาเกิดขึ้นจนกว่าจะมีการขอสั่งซื้อวัตถุดิบในปริมาณที่มากหรือเหมาะสมคุ้มค่าต่อการสั่งซื้อ การจัดซื้อที่ควบคุมโดยกระบวนการอัตโนมัติโดยการรวมของ Procurement Software กับ Inventory Software

.

          5. การสร้างคุณค่าและกำจัดความสูญเปล่าอย่างต่อเนื่อง (Improve Continuously for Perfection) พัฒนาปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหาแบบลีน (Lean Procurement) อย่างต่อเนื่อง รวมถึง สร้างการร่วมมือกันทางธุรกิจในการจัดซื้อจัดหาระหว่างองค์กร

.

จากการนำแนวคิดแบบลีน เข้ามาใช้ในกระบวนการ การจัดซื้อจัดหา จะช่วย ลดและขจัดขั้นตอน กระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า หรือความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นให้หมดไป ซึ่งส่งผลให้การดำเนินงานในกระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า ทั้งในและนอกองค์กร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

.

เอกสารอ้างอิง

• Joel D. Wisner, G.Keong Leong and Keah-Choon Tan. “Purchasing Management.” Principles of Supply Chain Management: A Balanced Approach.USA: South-Western, 2005.

สงวนลิขสิทธิ์ ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 www.thailandindustry.com
Copyright (C) 2009 www.thailandindustry.com All rights reserved.

ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ www.thailandindustry.com ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฏหมายบัญญัติไว้สูงสุด