ทวีศักดิ์ จุลแก้ว
ดร.วิทยา สุหฤทดำรง*
*ภาควิชาวิศวกรรมอุตสาหการ คณะวิศวกรรมศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ

การจัดหาและจัดซื้อ (Procurement) เป็นหน้าที่สำคัญอีกหน้าที่หนึ่ง ที่องค์กรจะต้องดำเนินการและจะขาดกิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้ มิฉะนั้นจะส่งผลให้การดำเนินงานต่าง ๆ ขององค์กรและโซ่อุปทานหยุดชะงักทันที

เพราะการจัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบและเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตหรือการบริการและกิจกรรมสนับสนุนในการดำเนินงานขององค์กรเปรียบเสมือนเป็นแหล่งจ่ายเลือดเข้าสู่เส้นเลือดในการหล่อเลี้ยงส่วนต่าง ๆ ขององค์กร ซึ่งนอกจากจะต้องมีความถูกต้อง มีอยู่ในจังหวะเวลาที่เหมาะสมแล้ว ปริมาณจำนวน สถานที่ และราคา จะต้องมีความเหมาะสมด้วย

ดังนั้นหน้าที่ในการบริหารจัดการงานด้านพัสดุเหล่านี้ของฝ่ายจัดหาจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อการประหยัดต้นทุนและสร้างผลกำไรให้แก่องค์กร ได้เท่า ๆ กับกรรมวิธีการผลิตของฝ่ายผลิตหรือการขายของฝ่ายขายที่มีประสิทธิภาพได้เช่นเดียวกัน

การจัดหาและการจัดซื้อ

การจัดหานั้น เป็นกิจกรรมส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการงานพัสดุ ซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่ การคัดเลือกแหล่งผลิตหรือผู้จัดหาวัตถุดิบ การกำหนดระยะเวลาในการจัดซื้อ จนถึงการกำหนดคุณภาพ และปริมาณของวัตถุดิบหรือสินค้าอื่น ๆ ที่จะทำการจัดซื้อ ครอบคลุมไปถึงการวางแผน และการวางนโยบายในกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่ทำให้ได้มาซึ่ง ตัวสินค้าหรือบริการ (Goods or Services) และจัดการ การไหล (Flow) ของสินค้าหรือบริการ นั้น ๆ ให้เป็นไปตามนโยบายที่วางไว้

ซึ่งกิจกรรมหลักหนึ่งนั้น ก็คือ การจัดซื้อ (Purchasing) หน้าที่ของการจัดซื้อก็คือ ทำการซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ เพื่อที่จะนำมาแปรสภาพจากวัตถุดิบ (Raw Material) เป็นผลิตภัณฑ์/สินค้ากึ่ง-สำเร็จรูป (Semi-Finished Product) หรือสินค้าสำเร็จรูป (Finished Product) และนำมาใช้ในการสนับสนุน (Support Materials) ในการดำเนินการขององค์กร   

เช่น วัตถุดิบ เครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ ที่ใช้ในการผลิต คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล อุปกรณ์ที่ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งหน้าที่ในการจัดซื้อนั้น ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ อีกมากมาย เช่น รวบรวมแหล่งขาย ทำการพยากรณ์ราคา งานทางด้านเอกสารที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดระบบการติดตามคำสั่งซื้อ ตรวจสอบพัสดุ ทำการจัดส่งพัสดุ การเก็บรักษาพัสดุ เป็นต้น    

ดังนั้น การจัดซื้อ จึงเป็นกิจกรรรมที่รับผิดชอบและประกันว่า สินค้า/บริการ หรือวัตถุดิบและเครื่องมือ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิต และสนับสนุนในการดำเนินการขององค์กร นั้นมีพร้อมอยู่เสมอ ไม่ขาดช่วง และต้นทุนรวมต่ำสุด บรรลุผลตามแผน หรือตามนโยบายของการจัดหาจัดซื้อที่องค์กรได้วางไว้

การจัดหาจัดซื้อ จะทำหน้าที่ในการติดต่อ ประสานงานกันระหว่างผู้จัดหาวัตถุดิบ (Supplier) ในโซ่อุปทานกับองค์กร ซึ่งเป็นส่วนที่ทำการเชื่อมต่อระหว่างแหล่งวัตถุดิบต่าง ๆ ขององค์กรเพื่อที่จะทำการสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุผล ซึ่งต้องมีการประสานงานที่สอดคล้องกันในทุก ๆ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาและจัดซื้อวัตถุดิบ เพื่อความรวดเร็วในของการไหลของทั้งวัตถุดิบและข้อมูลระหว่างคู่ค้า ส่งผลให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อวัตถุดิบ ซึ่งเริ่มตั้งแต่การแสดงความต้องการวัตถุดิบของเจ้าหน้าที่ในองค์กร ซึ่งถ้าหากวัตถุดิบในคลังสินค้า มีไม่พอหรือไม่มี เจ้าหน้าที่จะต้องแสดงความต้องการขอสั่งซื้อผ่านฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อทำการออกใบสั่งซื้อ ส่งไปยังผู้จัดหาวัตถุดิบ ผู้จัดหาวัตถุดิบก็จะทำการส่งวัตถุดิบมายังองค์กร องค์กรก็ส่งพัสดุหรือวัตถุดิบเหล่านั้นให้กับเจ้าหน้าที่ต่อไป

รูปที่ 1 ระบบการจัดซื้อ

จากรูปที่ 1 แสดงให้เห็นถึงกระบวนการในการดำเนินงานของการจัดซื้อ ซึ่งจะเห็นว่า มีขั้นตอนในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานหลายฝ่ายทั้งในและนอกองค์กร และปัจจุบันการจัดหาจัดซื้อมีความซับซ้อนมากขึ้น อันเนื่องจากรอบเวลาในการดำเนินงานของการจัดซื้อที่สูง

การมีขั้นตอนที่ยุ่งยากซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย เอกสารในการดำเนินการมีจำนวนมาก ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการจัดส่ง สินค้า วัตถุดิบ ให้กับลูกค้าไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในองค์กรหรือภายนอกองค์กร

ในรูปที่ 2 แสดงให้เห็นถึงความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร อันเนื่องมาจากการบริหารจัดการ การจัดหาจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น การออกแบบกระบวนการจัดหาจัดซื้อที่ไม่เหมาะสม ขั้นตอนในการดำเนินงานที่ยุ่งยากซับซ้อน

การออกใบสั่งซื้อนั้นจะต้องผ่านการอนุมัติจากหลายฝ่ายส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการอนุมัติ และการเกิดความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนในการดำเนินการ เช่น ความผิดพลาดในการร่างใบสั่งซื้อ ความผิดพลาดในการชำระเงิน เป็นต้น และจากความสูญเปล่า หรือปัญหา ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ส่งผลให้เกิดความสูญเสียแก่บริษัท ไม่ว่าจะเป็นในด้านของ ต้นทุน เวลา และการให้บริการแก่ลูกค้า รวมถึงภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือขององค์กรเอง

รูปที่ 2 ความสูญเปล่าในการจัดหาและจัดซื้อ

หลักการแนวคิดแบบลีนและการจัดหาจัดซื้อ

หลักการแนวคิดแบบลีน (Lean Thinking) เป็นอีกหลักการหนึ่งที่หลาย ๆ องค์กรทั่วโลกให้การยอมรับในการที่ จะลดและกำจัดความสูญเปล่า (Waste) ที่เกิดขึ้นในกระบวนการดำเนินงานต่าง ๆ ภายในองค์กรและทำให้เกิดการไหลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลให้เกิดการการลดค่าใช้จ่าย และรอบเวลาในการดำเนินงาน ลดค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน ลดสินค้าคงคลัง ทำให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น

ซึ่งหลักการแนวคิดแบบลีน ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การกำจัดความสูญเปล่าในกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุก ๆ กิจกรรมภายในองค์กร ซึ่งที่ผ่านมานั้นหลาย ๆ องค์กร มีการนำแนวคิดแบบลีนไปใช้ในกระบวนการผลิตอย่างแพร่หลาย ซึ่งผลที่ออกมา สามารถลดปริมาณของสินค้าคงคลัง และจำนวนของเสียได้มากกว่า 90% สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ลดต้นทุนโดยรวมทั้งหมดได้ถึง 50 %

ดังนั้น ถ้าหากเรานำแนวคิดแบบลีนมาใช้ในการกำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อ จะส่งผลให้ความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร อันเนื่องมาจากการบริหารจัดการ การจัดหาจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพหมดไป สามารถลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการการจัดหาจัดซื้อ และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่องค์กร

Lean Procurement เป็นแนวคิดหรือหลักการในการจัดการกับความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาทั้งภายในและระหว่างองค์กรโดยการนำเทคนิคแบบลีนและเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ มาช่วยในการพัฒนาเพื่อลดความสูญเปล่าไม่ว่าจะเป็นการออกแบบกระบวนการจัดซื้อจัดหาที่ไม่เหมาะสม    

การรอคอยที่ยาวนานเกินความจำเป็นในแต่ละขั้นตอนของการจัดซื้อจัดหา การคงคลังสินค้าเกินความต้องการ การจัดส่งหรือเคลื่อนย้ายใบ PR (Purchasing Required) ใบ PO (Purchasing Order) หรือวัตถุดิบสินค้าต่าง ๆ ทั้งภายในและระหว่างองค์กรเกินความจำเป็น การเกิดความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เป็นต้น 

          1. การระบุคุณค่า (Focus on Value) ระบุคุณค่าในทุก ๆ กิจกรรมที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาว่าคุณค่าของกิจกรรมนั้นอยู่ที่ใด ตรงตามความต้องการของลูกค้าหรือไม่ ในการระบุคุณค่านั้นจำเป็นต้องมองในมุมมองของลูกค้า (Customer’s Perspective)

          2. การวิเคราะห์แสดงผังสายธารคุณค่า (Analyze the Value Stream) เป็นการนำเสนอกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหาด้วยแผนผัง ตั้งแต่การแสดงความต้องการในการขอสั่งซื้อจากเจ้าหน้าที่ผู้ขอซื้อไปยังฝ่ายจัดซื้อ

จนกระทั่งได้รับ สินค้าหรือวัตถุดิบที่สั่ง ผังสายธารคุณค่าจะแสดงให้เห็นถึงการไหลของข้อมูล และกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดคุณค่า และไม่เกิดคุณค่า ทำให้สามารถมองเห็น ความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการ ซึ่งทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีความสูญเปล่าถูกกำจัดออกไป  

                    2.1 การลดหรือกำจัดความสูญเปล่า (Eliminate Wastes) ทั้ง 7 ประการ (Over Production, Rework, Motion, Excess Transportation, Excess Inventory, Over Processing, Waiting) กำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกิจกรรมต่างๆ ของกระบวนการจัดซื้อจัดหาโดยประยุกต์ 7 Waste จาก Lean Manufacturing ที่คล้ายคลึงกัน มาเป็นความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดซื้อจัดหา

                    2.2 สร้างการร่วมมือกันทางธุรกิจในการจัดซื้อจัดหา (Build effective collaborative supplier relationships) เพื่อเอื้อประโยชน์ให้กับองค์กร และผู้จัดหาวัตถุดิบ โดยประสานงานร่วมกัน ผ่านระบบการจัดซื้อจัดหาแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-procurement) เป็นพื้นฐาน รวมไปถึงการสร้างความไว้วางใจ ให้ความช่วยเหลือ ซึ่งกันและกัน (Trust and Friendly) ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

                    2.3 ลดขั้นตอน ๆ ที่ยุ่งยากเกี่ยวกับการจัดการหรือการบริหารลง (Reduce Administrative Tasks)

          3. การทำให้ขั้นตอนทั้งหมดที่สร้างคุณค่า การไหล สำหรับ ผลิตภัณฑ์ และข้อมูล (Try to Create Flow for Products and Data) กำจัดความสูญเปล่าหรือคอขวดในส่วนของการบริหารหรือของฝ่ายบริหาร (Eliminate Bottlenecks in Administration) เช่น การเห็นด้วย การอนุญาต (Approvals) การไต่ถาม สอบถาม การสืบสวน (Status Inquiries) ที่ไม่จำเป็นออกไป

          4. ทำให้เกิดการดึง คุณค่าจากกิจกรรมของลูกค้า (Establish Pull from the Customer) จะไม่มีการจัดซื้อจัดหาเกิดขึ้นจนกว่าจะมีการขอสั่งซื้อจากเจ้าหน้าที่ผู้ขอซื้อ จะไม่มีการจัดซื้อจัดหาเกิดขึ้นจนกว่าจะมีการขอสั่งซื้อวัตถุดิบในปริมาณที่มากหรือเหมาะสมคุ้มค่าต่อการสั่งซื้อ การจัดซื้อที่ควบคุมโดยกระบวนการอัตโนมัติโดยการรวมของ Procurement Software กับ Inventory Software

          5. การสร้างคุณค่าและกำจัดความสูญเปล่าอย่างต่อเนื่อง (Improve Continuously for Perfection) พัฒนาปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดหาแบบลีน (Lean Procurement) อย่างต่อเนื่อง รวมถึง สร้างการร่วมมือกันทางธุรกิจในการจัดซื้อจัดหาระหว่างองค์กร

จากการนำแนวคิดแบบลีน เข้ามาใช้ในกระบวนการ การจัดซื้อจัดหา จะช่วย ลดและขจัดขั้นตอน กระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า หรือความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้นให้หมดไป ซึ่งส่งผลให้การดำเนินงานในกระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า ทั้งในและนอกองค์กร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เอกสารอ้างอิง

• Joel D. Wisner, G.Keong Leong and Keah-Choon Tan. “Purchasing Management.” Principles of Supply Chain Management: A Balanced Approach.USA: South-Western, 2005.