ISO 14004 (ตอนที่ 2)
แนวทางการพัฒนาระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

กิตติพงศ์ จิรวัสวงศ์
kitroj@yahoo.com

แหล่งข้อมูลสำหรับการกำหนดลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม และผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

แหล่งข้อมูลที่เป็นไปได้สำหรับการนำข้อมูลมาพิจารณากำหนดลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม และผลกระทบที่มีต่อสิ่งแวดล้อม จะประกอบด้วย
1. เอกสารข้อมูลทั่วไป เช่น แผ่นพับ คู่มือสินค้า และรายงานประจำปี

2. คู่มือการปฏิบัติงาน ผังการไหลของกระบวนการ หรือแผนคุณภาพ และแผนผลิตภัณฑ์
3. รายงานจากการตรวจประเมิน การประเมินผล และการทบทวนที่ผ่านมา เช่น การทบทวนสิ่งแวดล้อมเบื้องต้น (Initial Environmental Review) หรือการประเมินวัฏจักรชีวิต (Life Cycle Assessment)
4. ข้อมูลจากระบบการจัดการอื่น ๆ เช่น คุณภาพ หรืออาชีวอนามัยและความปลอดภัย

5. รายงานข้อมูลทางเทคนิค รายงานศึกษาหรือรายงานวิเคราะห์ที่มีการจัดพิมพ์เผยแพร่ หรือรายการของสารที่เป็นพิษ
6. ข้อกฏหมาย หรือข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก
7. แนวปฏิบัติ (Code of Practices) นโยบาย แนวทางการดำเนินงาน และโปรแกรมการดำเนินงาน

8. ข้อมูลการจัดซื้อ
9. ข้อกำหนดเฉพาะของผลิตภัณฑ์ ข้อมูลการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เอกสารข้อมูลความปลอดภัยของวัสดุและสารเคมี (Material/Chemical Safety Data Sheet) หรือข้อมูลสมดุลของพลังงานและวัสดุ (Energy and Material Balance Data)

10. บัญชีรายการของเสีย (Waste Inventories)
11. ข้อมูลจากการเฝ้าติดตามวัดผล
12. การได้รับอนุญาต หรือใบอนุญาตทางด้านสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ
13. มุมมอง หรือการร้องขอ หรือข้อตกลงที่มีกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
14. รายงานเกี่ยวกับสถานการณ์ฉุกเฉิน และอุบัติเหตุที่เกิดขึ้น

2. ข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ

ในส่วนที่สองของการวางแผนระบุว่า องค์กรควรจะมีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานในการระบุ และการเข้าถึงข้อกฏหมายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมของกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และการบริการที่ได้มีการกำหนดไว้ในส่วนแรกของการวางแผน

โดยจุดประสงค์ของขั้นตอนการปฏิบัติงานดังกล่าว จะช่วยให้องค์กรเกิดความตระหนักในข้อกำหนดต่าง ๆ ที่มีความหลากหลาย และนำมากำหนดเป็นแนวทางสำหรับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมในกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กรได้อย่างครบถ้วน

นอกจากนั้น องค์กรจะต้องดูแลให้มีการสื่อสารข้อมูลที่เหมาะสมเกี่ยวกับข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก ไปยังบุคลากรที่ปฏิบัติงาน หรือเป็นตัวแทนขององค์กร เช่น ผู้รับจ้างช่วง หรือผู้ส่งมอบ ที่ความรับผิดชอบมีส่วนเกี่ยวข้อง หรือส่งผลกระทบต่อความสอดคล้องตามข้อกำหนดดังกล่าวขององค์กรด้วย

ทั้งนี้ แหล่งข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้ในการระบุ และดูแลข้อมูลเกี่ยวกับข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกให้ทันสมัย จะครอบคลุมในทุกระดับของหน่วยงานรัฐ สมาคมอุตสาหกรรม หรือกลุ่มการค้า ฐานข้อมูลและสื่อสิ่งพิมพ์ทางการค้า รวมถึงที่ปรึกษา (Professional Advisors)

ในส่วนของข้อกฏหมาย จะอ้างอิงถึงข้อกำหนดที่เกี่ยวกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่ออกมาโดยหน่วยงานของรัฐ (ทั้งในระดับท้องถิ่น รัฐ ระดับชาติ และระดับนานาชาติ) โดยข้อกฏหมาย สามารถอยู่ในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น

1. ข้อกฏหมาย รวมถึง กฏระเบียบ ข้อบังคับ
2. คำสั่ง ข้อบังคับ พระราชกฤษฎีกา
3. ใบอนุญาต หรือรูปแบบอื่น ๆ ของการอนุญาต
4. คำสั่งจากหน่วยงานของรัฐ
5. คำตัดสินของศาล
6. กฏหมายเกี่ยวการคุ้มครอง การปกครอง
7. สนธิสัญญา มาตรการเฉพาะกิจ

ทั้งนี้ องค์กรอาจจะมีการพิจารณาให้มีการดำเนินงานที่สูงกว่าความสอดคล้องตามข้อกฏหมายที่มีอยู่ เพื่อนำไปสู่การสร้างชื่อเสียง ความสามารถในการแข่งขัน หรือส่งผลต่อข้อกฏหมายใหม่ที่จะออกมาในอนาคต รวมถึงยังช่วยให้มีการปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมที่ดีขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับชุมชนและหน่วยงานของรัฐด้วย

ในบางกรณี องค์กรอาจจะเป็นสมาชิกในหน่วยงานต่าง ๆ ที่มีข้อกำหนดที่จะต้องปฏิบัติตามด้วยความสมัครใจ นอกเหนือจากข้อกฏหมายที่เกี่ยวข้องแล้ว เพื่อนำมาใช้กับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมกับกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กร

โดยตัวอย่างของข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อมในลักษณะนี้ ได้แก่ ข้อตกลงของหน่วยงานสาธารณ ข้อตกลงกับลูกค้า ข้อกำหนดจากสมาคมการค้า ข้อตกลงกับกลุ่ม ชุมชน หรือหน่วยงานที่ไม่ใช่หน่วยงานรัฐ ข้อผูกพันสาธารณะ (Public Commitments) ขององค์กร หรือองค์กรที่อยู่ในเครือเดียวกัน และข้อกำหนดระดับองค์กร

ทั้งนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวกับเกณฑ์การวัดผลการดำเนินงานภายในองค์กร รวมถึงข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ จะช่วยในการจัดทำวัตถุประสงค์ และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม ในกรณีที่ข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก ไม่ระบุไว้อย่างชัดเจน หรือไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอกับความต้องการขององค์กร องค์กรอาจจะต้องมีการจัดทำเกณฑ์การวัดผลการดำเนินงานภายในเองก็ได้

ความสอดคล้องในข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก จะแสดงถึงความมุ่งมั่นที่สำคัญของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมขององค์กร ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูงควรจะมีการทบทวนเป็นระยะ ๆ ถึงความเพียงพอของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม เพื่อให้มั่นใจถึงความมีประสิทธิผล รวมถึงบทความสอดคล้องตามข้อกำหนดต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอ

1. การจัดทำนโยบาย ซึ่งครอบคลุมถึงความมุ่งมั่นในการดำเนินการให้สอดคล้องกับข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานอื่น ๆ ที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่
2. การระบุ การเข้าถึง และการทำความเข้าใจในข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก

3. การกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายโดยพิจารณาถึงความจำเป็นในการดำเนินการให้สอดคล้องตามข้อกำหนดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
4. การดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่เกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนดต่าง ๆ โดยดำเนินการผ่าน

          1.1 โปรแกรมการดำเนินงานที่ระบุถึงบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ วิธีการปฏิบัติงาน แนวทางที่ใช้ และกรอบเวลาเพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่เกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนด

          1.2 มาตรการควบคุมการปฏิบัติงาน (รวมถึงวิธีการปฏิบัติงาน) ในการดำเนินการให้ได้ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่เกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนด

2. การดูแลให้มั่นใจว่าบุคลากรที่ปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาที่สำคัญ ได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมที่เกี่ยวกับข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ รวมถึงวิธีการปฏิบัติงาน และผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นหากไม่ปฏิบัติตามข้อกฏหมาย และข้อกำหนดต่าง ๆ

3. การประเมินถึงความสอดคล้องตามข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิกเป็นระยะ ๆ
4. การระบุถึงความไม่สอดคล้องตามข้อกำหนด และการดำเนินการปฏิบัติการแก้ไขโดยทันที
5. การดูแล และจัดการกับบันทึกที่แสดงถึงความสอดคล้องตามข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก

6. การระบุถึงประเด็นต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับความสอดคล้องตามข้อกำหนด เมื่อมีการดำเนินการตรวจประเมินระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
7. การพิจารณาถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ที่องค์กรเป็นสมาชิกอยู่ จากการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

3. วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และโปรแกรม

เมื่อได้มีการกำหนดลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม และพิจารณาข้อกฏหมาย รวมถึงข้อกำหนดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องแล้ว ในขั้นตอนถัดไปจะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายทางด้านสิ่งแวดล้อม เพื่อให้บรรลุตามนโยบายสิ่งแวดล้อมขององค์กร โดยกระบวนการในการกำหนด และทบทวนวัตถุประสงค์ เป้าหมาย รวมถึงโปรแกรมการดำเนินการ จะเป็นพื้นฐานที่สำคัญสำหรับองค์กรในการปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมต่อไป

การกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม
ในการกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม องค์กรจะต้องพิจารณาถึงปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้
1. หลักการพื้นฐานและความมุ่งมั่นที่มีต่อนโยบายสิ่งแวดล้อม
2. ลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญ
3. ข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก
4. ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากความสำเร็จของวัตถุประสงค์ ในกิจกรรมและกระบวนการอื่น ๆ
5. มุมมองของหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
6. ทางเลือก และความเป็นไปได้ทางเทคโนโลยี
7. การพิจารณาทางด้านการเงิน การปฏิบัติการ และองค์กร รวมถึงข้อมูลจากผู้ส่งมอบ และผู้รับจ้างช่วง
8. ผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นกับภาพลักษณ์ขององค์กร
9. สิ่งที่ได้จากการทบทวนสิ่งแวดล้อม
10. เป้าหมายอื่น ๆ ขององค์กร

วัตถุประสงค์จะถูกกำหนดขึ้นทั้งในระดับสูงสุดขององค์กร และในระดับหน้าที่งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่กิจกรรมนั้น ๆ มีความสำคัญต่อการตอบสนองต่อนโยบายสิ่งแวดล้อม รวมถึงเป้าหมายขององค์กรโดยรวม ทั้งนี้วัตถุประสงค์ที่กำหนดขึ้น จะต้องสอดคล้องกับนโยบายสิ่งแวดล้อม รวมถึงความตั้งใจในการป้องกันมลภาวะ ความสอดคล้องตามข้อกฏหมาย ข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ทั้งนี้ วัตถุประสงค์ จะสามารถอธิบายได้ในรูปของระดับผลการดำเนินงาน โดยเมื่อมีการกำหนดเป้าหมาย จะต้องสามารถวัดได้ด้วยระดับของผลการดำเนินงานที่จะต้องได้ตามที่กำหนด เพื่อให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยเป้าหมายอาจจะรวมไปถึงกรอบเวลาที่ชัดเจนด้วย

นอกจากนั้น วัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่กำหนดขึ้น ยังสามารถนำไปปรับใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร หรืออาจจะใช้เฉพาะกิจกรรม หรือเฉพาะพื้นที่ ตัวอย่างเช่น ในสถานที่ทำการผลิตอาจจะมีวัตถุประสงค์ในการลดพลังงานโดยรวม ซึ่งสามารถทำให้สำเร็จได้โดยกิจกรรมในรูปแบบต่าง ๆ ในแต่ละหน่วยงาน

อย่างไรก็ตาม ในบางสถานการณ์ทุก ๆ ส่วนขององค์กรอาจจำเป็นที่จะต้องมีส่วนร่วมในบางแนวทาง เพื่อให้ประสบความสำเร็จในวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร รวมถึงเป็นไปได้ที่หน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร อาจจะดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์โดยรวมรายการเดียวกัน แต่อาจจะต้องดำเนินการด้วยแนวทางที่แตกต่างกันไป เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ระดับหน่วยงาน (Department Objectives)

ดัชนีวัดผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม สามารถนำมาใช้ในการติดตามความก้าวหน้าของวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย ทั้งนี้ ระบบเอกสารที่ดี รวมถึงการสื่อสารวัตถุประสงค์ และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถขององค์กร ในการดำเนินการให้ได้ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย

ในกระบวนการวางแผน ยังรวมไปถึงการจัดทำโปรแกรมการดำเนินงาน เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กรตามที่ได้มีการกำหนดไว้ โดยโปรแกรมจะระบุถึงบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ กระบวนการ ทรัพยากร กรอบเวลา ลำดับความสำคัญของการดำเนินงาน

เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กร ทั้งนี้ การดำเนินงานจะเป็นการจัดการกับกระบวนการ โครงการ ผลิตภัณฑ์ บริการ สถานที่ตั้ง หรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ในสถานที่ตั้ง

โดยองค์กรอาจจะบูรณาการโปรแกรมการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมนี้ เข้ากับโปรแกรมงานอื่นๆ ภายในกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ขององค์กรก็ได้ ทั้งนี้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในกระบวนการ กิจกรรม การบริการ และผลิตภัณฑ์ภายในขอบเขตของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะต้องมีการทบทวนวัตถุประสงค์ เป้าหมาย รวมถึงโปรแกรมการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องตามความจำเป็นด้วย

ในแต่ละนโยบาย ให้ทำการระบุถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่สอดคล้องกับนโยบายนั้น ๆ จากนั้นทำการกำหนดโปรแกรมการดำเนินงาน เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยจะต้องมีการกำหนดดัชนีวัดผลการดำเนินงานเฉพาะ และขั้นตอนการดำเนินงานในแต่ละโปรแกรมไว้อย่างชัดเจนด้วย

ดัชนีวัดผลการดำเนินงาน

นอกจากการจัดโปรแกรมการดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์แล้ว องค์กรควรจะมีการกำหนดดัชนีวัดผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมที่สามารถวัดได้ด้วย โดยดัชนีวัดดังกล่าวจะต้องมีเป้าหมาย สามารถตรวจสอบได้ และสามารถทำซ้ำได้ รวมถึงจะต้องมีความเหมาะสมกับกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กร สอดคล้องกับนโยบาย แนวปฏิบัติ ความคุ้มค่าทางด้านต้นทุน และความเป็นไปได้ทางเทคนิคด้วย

ทั้งนี้ ดัชนีวัดดังกล่าว จะสามารถนำมาใช้ในการติดตามความก้าวหน้าขององค์กรในการดำเนินงานให้ได้ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงสามารถนำไปใช้ในจุดประสงค์อื่น ๆ ได้ด้วย เช่น เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประเมิน และปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม

โดยองค์กรจะต้องพิจารณาถึงการใช้ดัชนีวัดผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมทั้งในระดับบริหารงาน (Management) และระดับปฏิบัติการ (Operational) ที่เหมาะสมกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม (Aspects)

ตัวอย่างของดัชนีวัดผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม ได้แก่
1. ปริมาณการใช้วัตถุดิบ หรือพลังงาน
2. ปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ (CO2)
3. ของเสียที่เกิดขึ้นต่อปริมาณของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
4. ประสิทธิภาพในการใช้วัสดุ และพลังงาน
5. จำนวนครั้งของเหตุการณ์ (Incidents) ทางด้านสิ่งแวดล้อม
6. จำนวนครั้งของอุบัติเหตุทางด้านสิ่งแวดล้อม
7. เปอร์เซนต์ของการนำของเสียกลับมาใช้ใหม่
8. เปอร์เซนต์การใช้วัสดุที่นำกลับมาใช้ใหม่ในงานบรรจุ
9. ปริมาณของการปล่อยสารพิษ เช่น SO2, CO, VOCs, Pb, CFCs
10. การลงทุนในการรักษาสิ่งแวดล้อม
11. จำนวนเรื่องของการฟ้องร้องดำเนินคดีทางด้านสิ่งแวดล้อม

การดำเนินงานและการปฏิบัติการ

ในส่วนของการดำเนินงานและการปฏิบัติการระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ตามมาตรฐาน ISO 14001 และ ISO 14004 นี้ ได้ระบุให้องค์กรจะต้องจัดให้มีทรัพยากร บุคลากรที่มีความสามารถ โครงสร้างการบริหารงาน และกลไกสนับสนุนอย่างเพียงพอ เพื่อให้

1. การดำเนินงานประสบความสำเร็จตามนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมายทางด้านสิ่งแวดล้อม
2. สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในข้อกำหนดต่าง ๆ ขององค์กร
3. ดำเนินการสื่อสารเกี่ยวกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง
4. สามารถปฏิบัติงาน และปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมได้อย่างต่อเนื่อง

ระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมสามารถออกแบบและดำเนินการ เพื่อให้สอดคล้องและบูรณาการเข้ากับระบบการบริหารจัดการที่เป็นไปอยู่ในปัจจุบัน โดยการบูรณาการดังกล่าวจะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความสมดุล และแก้ไขข้อขัดแย้งต่าง ๆ ระหว่างวัตถุประสงค์ทางด้านสิ่งแวดล้อม กับวัตถุประสงค์อื่น ๆ ขององค์กรได้

องค์ประกอบของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมที่จะได้ประโยชน์จากการบูรณาการ จะประกอบด้วยนโยบาย การจัดสรรทรัพยากร การควบคุมการปฏิบัติงาน และระบบเอกสาร ระบบสารสนเทศและการสนับสนุน การฝึกอบรมและการพัฒนา โครงสร้างองค์กรและหน้าที่รับผิดชอบ ระบบการประเมินงานและการให้รางวัล ระบบการวัดและการเฝ้าติดตาม กระบวนการตรวจประเมินภายในองค์กร รวมถึงการสื่อสารและการรายงาน

1. ทรัพยากร บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจตัดสินใจ

ผู้บริหารขององค์กรจะต้องมีการกำหนด และจัดให้มีทรัพยากรอย่างเพียงพอ สำหรับการจัดทำ การดำเนินการ การดูแลรักษา และการปรับปรุงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยทรัพยากรดังกล่าวจะต้องได้รับการจัดเตรียมให้ทันเวลาและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ทั้งนี้ การระบุถึงทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะต้องพิจารณาถึง

• โครงสร้างพื้นฐาน
• ระบบสารสนเทศ
• การฝึกอบรม
• เทคโนโลยี
• ทรัพยากรด้านการเงิน บุคลากร และอื่น ๆ ที่เฉพาะด้านสำหรับการปฏิบัติงาน

ทั้งนี้ การจัดสรรทรัพยากร จะต้องพิจารณาทั้งความต้องการในปัจจุบัน และในอนาคต โดยองค์กรสามารถจัดทำวิธีการปฏิบัติงานในการติดตามประโยชน์ รวมถึงต้นทุนที่เกิดขึ้นของสิ่งแวดล้อม หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ต้นทุนของการควบคุมมลพิษ ของเสีย และการกำจัด รวมถึง จะต้องมีการทบทวนการจัดสรรทรัพยากรเป็นระยะ ๆ และมีการเชื่อมโยงเข้ากับการทบทวนโดยฝ่ายบริหารด้วย เพื่อให้มั่นใจได้ถึงความเพียงพอของทรัพยากรอย่างต่อเนื่อง

นอกจากนั้น ผู้บริหารระดับสูง จะต้องมีการมอบหมายให้มีผู้แทนฝ่ายบริหารด้านสิ่งแวดล้อมที่มีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ในการ

1. ดูแลให้มั่นใจได้ว่ามีการจัดทำ ดำเนินการ และดูแลรักษาระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมในทุกระดับงานที่เกี่ยวข้องภายในองค์กร
2. รายงานผลการดำเนินงานของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และโอกาสในการปรับปรุงระบบ ให้กับผู้บริหารระดับสูง
3. การติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในประเด็นที่เกี่ยวกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมด้วย

องค์กรจะต้องมีการกำหนด และสื่อสารเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบ และอำนาจการตัดสินใจของบุคลากรที่ปฏิบัติงาน หรือเป็นตัวแทนขององค์กร ที่การทำงานเกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อมให้รับทราบและเข้าใจในบทบาทหน้าที่เป็นอย่างดี

โดยหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมไม่จำเป็นจะต้องเป็นของหน่วยงานด้านสิ่งแวดล้อมเท่านั้น แต่สามารถรวมไว้ในทุก ๆ ส่วนขององค์กรได้ เช่น หน่วยงานด้านการปฏิบัติการ จัดซื้อ วิศวกรรม คุณภาพ เป็นต้น ทั้งนี้บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจการตัดสินใจ ควรจะได้รับการทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงการขององค์กรเกิดขึ้น

โครงสร้างและหน้าที่รับผิดชอบ

ในการจัดทำ และดำเนินการระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล จำเป็นที่จะต้องมีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างเหมาะสมด้วย จากตาราง จะแสดงตัวอย่างของหน้าที่รับผิดชอบที่เกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม

2. ความสามารถ การฝึกอบรม และจิตสำนึก

ผู้บริหารระดับสูง จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างจิตสำนึก และแรงจูงใจให้เกิดขึ้นกับบุคลากรในองค์กร โดยการอธิบายให้เข้าใจถึงค่านิยมทางด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร รวมถึงการสื่อสารให้เห็นถึงความมุ่งมั่นที่มีต่อนโยบายสิ่งแวดล้อม และการส่งเสริมให้บุคลากรที่ทำงาน หรือเป็นตัวแทนขององค์กร ยอมรับในความสำคัญของการบรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายทางด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

ทั้งนี้ การสร้างให้เกิดความมุ่งมั่นในแต่ละบุคคล จะช่วยในการเปลี่ยนระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมจากที่อยู่แต่ในกระดาษ มาสู่กระบวนการทำงานจริงได้อย่างมีประสิทธิผล รวมถึงบุคลากรที่ทำงาน หรือเป็นตัวแทนขององค์กร ควรได้รับการส่งเสริมในการเสนอแนะเพื่อนำไปสู่การปรับปรุงผลการดำเนินด้านสิ่งแวดล้อมที่ดีขึ้นด้วย

นอกจากนั้น องค์กรจะต้องดูแลให้บุคลากรต่าง ๆ เกิดความตระหนักในความสำคัญของการดำเนินการตามนโยบายสิ่งแวดล้อม รวมถึงข้อกำหนดต่าง ๆ ของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

ลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญทั้งในปัจจุบันและที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการทำงานของแต่ละคน ประโยชน์ที่ได้จากผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น และผลกระทบที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

บุคลากรที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวข้องกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมที่สำคัญทั้งที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และที่อาจจะเกิดขึ้น จะต้องมีความสามารถในการดำเนินการให้ได้ตามข้อกำหนดของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยองค์กรจะต้องมีการกำหนดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ หรือขีดความสามารถของแต่ละคนในการดำเนินการดังกล่าว

ทั้งนี้ ความสามารถ จะอยู่บนพื้นฐานของการศึกษา การฝึกอบรม ทักษะ และประสบการณ์ที่เหมาะสม โดยข้อกำหนดเกี่ยวกับความสามารถจะถูกนำมาใช้ในการสรรหา ฝึกอบรม และการพัฒนาทักษะ รวมถึงขีดความสามารถของบุคลากร นอกจากนั้น ความสามารถต่าง ๆ เหล่านี้ยังสามารถนำไปใช้ในการคัดเลือกผู้รับจ้างช่วง และอื่น ๆ ที่ทำงาน หรือเป็นตัวแทนขององค์กรด้วย

องค์กรจะต้องทำการระบุ และประเมินถึงความแตกต่างระหว่างความสามารถที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ และความสามารถที่เป็นอยู่ในปัจจุบันของแต่ละคน โดยความแตกต่างเหล่านั้นจะสามารถแก้ไขได้โดยการจัดให้มีการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม หรือการจัดให้มีการฝึกอบรม การพัฒนาทักษะ เป็นต้น

สำหรับการจัดการฝึกอบรม จะต้องแสดงให้เห็นถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนตามที่มีการกำหนดไว้ในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม โดยกระบวนการในการจัดการฝึกอบรมที่เกี่ยวกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม จะประกอบด้วย

1. การระบุถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมของพนักงาน
2. การออกแบบและพัฒนาแผนการฝึกอบรม เพื่อตอบสนองต่อความจำเป็นในการฝึกอบรมตามที่กำหนดไว้
3. การทวนสอบความสอดคล้องกับข้อกำหนดการฝึกอบรมระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม
4. การจัดการฝึกอบรมให้กับกลุ่มพนักงานเป้าหมาย
5. การจัดทำเอกสาร และเฝ้าติดตามสิ่งที่ได้รับจากการฝึกอบรม
6. การประเมินผลจากสิ่งที่ได้จากการฝึกอบรม เทียบกับความจำเป็นและข้อกำหนดของการฝึกอบรม

จากตารางแสดงถึงตัวอย่างของประเภทการฝึกอบรม ที่สามารถนำมาใช้ในองค์กรได้

3. การสื่อสาร

องค์กรจะต้องมีการกำหนด และดำเนินการขั้นตอนการปฏิบัติงานในการสื่อสารทางด้านสิ่งแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เกี่ยวกับนโยบาย ผลการดำเนินงาน หรือสารสนเทศอื่น ๆ ตามความต้องการขององค์กร และของหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งได้แก่ เพื่อนบ้าน หน่วยงานที่ไม่ใช่ของรัฐ ลูกค้า ผู้รับจ้างช่วง ผู้ส่งมอบ นักลงทุน หน่วยงานที่ดูแลทางด้านเหตุฉุกเฉิน เป็นต้น

ทั้งนี้ จุดประสงค์และประโยชน์ของการสื่อสาร จะประกอบด้วย
1. แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กร และความพยายามในการปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงผลลัพธ์ของความพยายามดังกล่าว

2. สร้างให้เกิดความตระหนัก และส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบายสิ่งแวดล้อม ผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม และความสำเร็จอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

3. สร้างให้เกิดการรับรู้ พิจารณา และตอบสนองต่อคำถาม ข้อกังวล หรือประเด็นอื่น ๆ
4. ส่งเสริมให้เกิดการปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อมอย่างต่อเนื่อง

การสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารระหว่างระดับงาน และหน้าที่งานต่าง ๆ ภายในองค์กร จะเป็นส่วนที่สำคัญต่อความมีประสิทธิผลของระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ตัวอย่างเช่น การสื่อสารจะมีความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหา การประสานงานกิจกรรมต่าง ๆ การติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินงานตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้ และการพัฒนาระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

ดังนั้น การจัดให้มีข้อมูลสารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับพนักงานขององค์กร จะช่วยให้เกิดแรงจูงใจ และสนับสนุนให้เกิดการยอมรับในความพยายามขององค์กรในการปรับปรุงผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงจะช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่รับผิดชอบได้อย่างเต็มที่ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร

ทั้งนี้ องค์กรจะต้องมีกระบวนการในการส่งเสริมให้มีการให้ข้อมูลป้อนกลับจากทุกระดับงานในองค์กร รวมถึงการรับและตอบสนองต่อข้อเสนอแนะต่าง ๆ ของพนักงาน ในบางครั้งอาจจะต้องมีการให้ข้อมูลกับผู้ที่ทำงานในฐานะตัวแทนขององค์กร เช่น ผู้รับจ้างช่วง หรือผู้ส่งมอบด้วย นอกจากนั้น ผลลัพธ์ของการติดตามวัดผลระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

การตรวจประเมินทั้งภายในและจากภายนอก รวมถึงการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร ควรจะมีการสื่อสารไปยังบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องภายในองค์กรด้วย ตัวอย่างของวิธีการที่สามารถนำมาใช้ในการสื่อสารภายใน ได้แก่ รายงานการประชุม ป้ายแสดงข้อมูลข่าวสาร จดหมายข่าวภายใน กล่องรับข้อเสนอแนะ Website E-mail และคณะกรรมการร่วม

การสื่อสารภายนอกองค์กร

การสื่อสารกับหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกองค์กร จะเป็นสิ่งที่สำคัญ และเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลสำหรับการจัดการสิ่งแวดล้อม การใช้วิธีการสื่อสารที่ดี จะช่วยเพิ่มความมีประสิทธิผลให้กับการสื่อสารภายนอกองค์กร โดยองค์กรจะต้องมีการพิจารณาถึงต้นทุน และประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากแนวทางที่แตกต่างกันในการจัดทำแผนการสื่อสารที่เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์

นอกจากนั้น จะต้องมีการพิจารณาถึงการสื่อสารภายนอกไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงในประเด็นที่เกี่ยวกับห่วงโซ่อุปทาน และห่วงโซ่ผลิตภัณฑ์ด้วย

ทั้งนี้ องค์กรควรจะมีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน และนำไปดำเนินการสำหรับการรับ การจัดทำเอกสาร และการตอบสนองต่อการสื่อสารต่าง ๆ ที่มาจากหน่วยงานภายนอกองค์กร รวมถึงการสื่อสารกับหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้อง ในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน หรืออุบัติเหตุที่มีผลกระทบต่อหน่วยงานนั้น ๆ ให้ทราบด้วย

ตัวอย่างของวิธีการสื่อสารไปยังภายนอกองค์กร ได้แก่ การสนทนาแลกเปลี่ยนอย่างไม่เป็นทางการ การติดต่อกับกลุ่มเป้าหมาย การสนทนากับชุมชน การเข้าร่วมในการจัดเทศกาลหรือกิจกรรมของชุมชน Website E-mail จดหมายข่าว การโฆษณา รายงานประจำปี และสายด่วนทางโทรศัพท์

ตัวอย่างของสารสนเทศที่จะต้องมีการสื่อสารไปยังภายนอกองค์กร ได้แก่
• ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร
• คำประกาศจากฝ่ายบริหารเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม
• นโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมายสิ่งแวดล้อม

• กระบวนการจัดการสิ่งแวดล้อม (รวมถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและหน่วยงานต่าง ๆ)
• ความมุ่งมั่นขององค์กรในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และการป้องกันการเกิดมลภาวะ
• ข้อมูลที่เกี่ยวกับลักษณะปัญหาทางด้านสิ่งแวดล้อมของผลิตภัณฑ์ และบริการ ที่แสดงผ่านทางฉลากและคำประกาศสิ่งแวดล้อม (Environmental Labels and Declarations)

• ข้อมูลที่เกี่ยวกับผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงแนวโน้มที่เกิดขึ้น (เช่น การลดลงของของเสีย ผลการดำเนินงานในอดีต)
• การปฏิบัติตามข้อกฏหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของหน่วยงานที่องค์กรเป็นสมาชิก รวมถึงการปฏิบัติการแก้ไข ในการจัดการกับความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• ข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติม เช่น อภิธานศัพท์

• ข้อมูลทางการเงิน เช่น ต้นทุนที่ประหยัดได้ หรือการลงทุนในโครงการด้านสิ่งแวดล้อม
• กลยุทธ์ในการปรับปรุงผลการดำเนินงานขององค์กร
• ข้อมูลที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ (Incident) ทางด้านสิ่งแวดล้อม
• แหล่งที่มาของข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ผู้ติดต่อ หรือ Website

ทั้งนี้ ข้อมูลที่นำมาสื่อสารสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก จะต้อง
• เข้าใจได้ง่าย รวมถึงมีการอธิบายอย่างชัดเจนและเพียงพอ
• สอบกลับได้
• นำเสนอในรูปแบบที่สามารถทำการเปรียบเทียบได้